บทนำสู่ชุดเอกสาร

ชุดเอกสารคืออะไร

สำหรับหลายชนิดของโครงการ บุคคลมักจะสร้างชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ในบางกรณี ชุดเอกสารนี้อาจเกิดจากโครงการ หรือ "deliverable" ตัวอย่างเช่น บริษัทบริการระดับมืออาชีพอาจพืชผัก "ระยะห่างหนังสือ" มาตรฐานเมื่อพวกเขาตอบกลับคำขอสำหรับข้อเสนอจากไคลเอ็นต์เป็นไปได้ สมุดรายชื่อระยะห่างเสมออาจประกอบด้วย กับแต่ละส่วนที่กำหนดเองตามความต้องการเฉพาะของโครงการเฉพาะส่วนต่อไปนี้:

• บทนำของบริษัทที่ให้บริการ

• การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และความเสี่ยง (SWOT)

• แผนทางธุรกิจ

• การวิเคราะห์เปรียบเทียบกับบริษัทอื่น

ในกรณีอื่นๆ ชุดเอกสารชุดนี้อาจเป็นข้อมูลชนิดต่างๆ ที่สนับสนุนโครงการขนาดใหญ่ขึ้น และให้ผลลัพธ์เป็นการสร้างหรือการส่งมอบผลิตภัณฑ์อย่างอื่น ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตอาจจัดทำชุดเอกสารมาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับดีไซน์ การทดสอบ และการคิดค้นสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ที่บริษัทผลิตขึ้น

เอกสารเหล่านี้อาจถูกสร้างขึ้นในเวลาเดียวกัน หรือ ในระยะ เอกสารอาจผลิต หรือตรวจทานหนึ่งคน หรือ โดยผู้ใช้หลาย ๆ คน เอกสารอาจเป็นรูปแบบเดียวกัน (เช่นเอกสาร Word) หรืออีกวิธีหนึ่ง พวกเขาอาจเกี่ยวข้องกับการจัดรูปแบบไฟล์อื่น (สำหรับตัวอย่าง เอกสาร Word สมุดบันทึก OneNote งานนำเสนอ PowerPoint ไดอะแกรม Visio เวิร์กบุ๊ก excel และอื่น ๆ) ได้

ชุดเอกสารช่วยให้องค์กรจัดการกับสถานการณ์ดังกล่าวได้ง่ายยิ่งขึ้น ชุดเอกสารจะจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องกันหลายๆ ชุดไว้ในมุมมองเดียว ซึ่งสามารถทำงานและจัดการได้เหมือนกับเป็นเอนทิตีเดียว เมื่อคุณสร้างชุดเอกสารใหม่คุณต้องสร้างชนิดเนื้อหาใหม่ด้วยเช่นกัน ชนิดเนื้อหาจะพร้อมใช้งานผ่านไซต์คอลเลกชัน และคุณสามารถกำหนดค่าชนิดเนื้อหาชุดเอกสารสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารที่แตกต่างกันออกไป

เมื่อเพิ่มชนิดเนื้อหาชุดเอกสารลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้จะสามารถสร้างอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสารด้วยวิธีเดียวกับที่สร้างเอกสารเดียว

คุณสามารถทำอะไรกับชุดเอกสารได้บ้าง

ชนิดเนื้อหาชุดเอกสารมีความสามารถหลายอย่างที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างและจัดการผลิตภัณฑ์งานที่มีหลายเอกสารให้เป็นผลสำเร็จได้ง่ายขึ้น เมื่อคุณกำหนดชนิดเนื้อหาชุดเอกสาร คุณสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

• กำหนดหน้ายินดีต้อนรับ   ของชุดเอกสารที่ประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นผู้ใช้เกี่ยวกับชุด หน้ายินดีต้อนรับคือ หน้าของ Web Part ที่สามารถตั้งค่าเพื่อแสดงข้อมูลโครงการหรือทรัพยากรเพื่อช่วยให้สมาชิกทีมที่กำลังทำงานกับชุดเอกสาร (ตัวอย่างเช่นไทม์ไลน์โครงการ ลิงก์ไปยังทรัพยากร และอื่น ๆ) นอกจากนี้แสดงรายการของเอกสารที่ถูกเพิ่มลงในชุด

• ระบุเนื้อหาเริ่มต้น   ที่คุณต้องการได้สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และรวมอยู่ในแต่ละอินสแตนซ์ใหม่ของชุดเอกสาร คุณสามารถทำให้เอกสารบางอย่างโดยอัตโนมัติรวม และคุณสามารถควบคุมเทมเพลที่ผู้ใช้ คุณสามารถไม่แน่ใจว่า เอกสารเริ่มต้นมาชนิดเนื้อหาที่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรของคุณได้ใส่ตราสินค้าเทมเพลตที่คุณใช้ชนิดเฉพาะของการติดต่อสื่อสาร คุณสามารถอัปโหลดสิ่งเหล่านี้เมื่อคุณกำหนดค่าชนิดเนื้อหาของชุดเอกสาร

• ระบุชนิดเนื้อหาที่อนุญาต    ที่สามารถนำมาใช้ในชุดเอกสารได้ (ตัวอย่างเช่น ไฟล์เอกสาร รูปภาพ เสียง หรือวิดีโอ)

• ระบุ Metadata ที่แชร์    และคอลัมน์ Metadata ที่คุณต้องการสำหรับเอกสารทั้งหมดในชุด เอกสารเริ่มต้นจะถูกเตรียมใช้งานโดยอัตโนมัติด้วยข้อมูล Metadata เมื่อชุดเอกสารถูกสร้างขึ้น และคุณสามารถแสดง Metadata ที่แชร์กันบนเพจยินดีต้อนรับได้

• กำหนดเวิร์กโฟลว์   ที่คุณต้องการใช้สำหรับชุดเอกสาร คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์การรีวิวหรือการอนุมัติมาตรฐานกับชุดเอกสาร และชุดเอกสารทั้งหมดจะดำเนินการตามขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ว่าจะมีไฟล์เดียว นอกจากนี้ องค์กรของคุณสามารถพัฒนาเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองสำหรับชุดเอกสาร

• ส่งชุดเอกสาร    ไปยังตัวจัดระเบียบเนื้อหาเพื่อกำหนดเส้นทางไปยังโฟลเดอร์เป้าหมาย ไซต์ หรือไลบรารี

หลังจากที่คุณเพิ่มชนิดเนื้อหาของชุดเอกสารลงในไลบรารีแล้ว ผู้ใช้ไซต์สามารถใช้ฟีเจอร์การจัดการเอกสารที่คุ้นเคย และฟีเจอร์พิเศษของชุดเอกสารได้

ผู้สร้างชุดเอกสารสามารถดำเนินการดังต่อไปนี้ได้

• สร้างผลิตภัณฑ์งานใหม่ที่มีหลายเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยใช้คำสั่ง สร้างเอกสาร ในไลบรารีเอกสาร

• เก็บสแนปช็อตประวัติรุ่นของคุณสมบัติปัจจุบัน และเอกสารต่างๆ ภายในชุดเอกสาร

• เริ่มเวิร์กโฟลว์กับชุดเอกสารทั้งชุด หรือบางรายการภายในชุดเอกสารเพื่อจัดการงานทั่วไป เช่น รีวิวและการอนุมัติ

• อีเมลลิงก์ไปยังชุดเอกสาร

• ใช้คำสั่ง ส่งไปยัง เพื่อย้ายหรือคัดลอกชุดเอกสารไปยังตำแหน่งที่ตั้งอื่น (ปลายทางจะต้องได้รับการกำหนดค่าภายในการดูแลจากศูนย์กลาง)

• จัดการสิทธิ์สำหรับชุดเอกสาร

ดูเพิ่มเติม

สร้าง และกำหนดค่าชุดเอกสารชนิดเนื้อหาใหม่

สร้าง และจัดการชุดเอกสาร

กำหนดหน้ายินดีต้อนรับสำหรับชุดเอกสาร