คุณได้รับคําเตือนข้อความรายสัปดาห์หรือแม้แต่รายวันว่าพื้นที่กล่องจดหมายของคุณใกล้จะหมดแล้วใช่หรือไม่ การล้างข้อมูลกล่องจดหมายเป็นเครื่องมือการล้างข้อมูลแบบครบวงจรที่คุณสามารถใช้เพื่อตัดแต่งขนาดกล่องจดหมายของคุณ
|
การสนับสนุนที่แนะนําในเบราว์เซอร์ของคุณสามารถให้โซลูชันทางดิจิทัลสําหรับปัญหา Office ได้ ลองใช้การสนับสนุนตามคําแนะนํา |
|---|
ใน Outlook ให้เลือกเครื่องมือ>ไฟล์>ล้างกล่องจดหมาย
เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- ดูขนาดรวมของกล่องจดหมายของคุณและของแต่ละโฟลเดอร์ภายในกล่องจดหมาย
- ค้นหารายการที่เก่ากว่าวันที่ใดวันที่หนึ่งหรือใหญ่กว่าขนาดที่กําหนด
- Archive รายการโดยใช้ เก็บถาวรอัตโนมัติ
- ดูขนาดของโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ และล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ ของคุณ
- ดูขนาดของโฟลเดอร์ ข้อขัดแย้ง ของคุณ และลบโฟลเดอร์นี้
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อรักษากล่องจดหมายของคุณให้ทํางานได้ไม่ติดกัน
ถ้าอีเมลของคุณถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล เช่น Exchange เมื่อกล่องจดหมายของคุณถึงขีดจํากัดสูงสุด ผู้ดูแลระบบของคุณอาจเริ่มจํากัดฟังก์ชันการทํางาน ตัวอย่างเช่น ที่ขนาด 90 MB คุณอาจได้รับคําเตือนที่ขนาด 100 MB คุณอาจไม่สามารถส่งอีเมลและขนาด 110 MB คุณอาจไม่สามารถรับอีเมลได้
ต่อไปนี้เป็นบางวิธีในการควบคุมขนาดกล่องจดหมายของคุณ:
Archive รายการเก่า – ย้ายรายการเก่าที่คุณต้องการเก็บไปยังที่เก็บถาวร คุณสามารถสร้างไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) แยกต่างหากซึ่งคุณสามารถเปิดจาก Outlook ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะเก็บถาวรรายการโดยอัตโนมัติตามช่วงเวลาที่สม่ําเสมอ คุณยังสามารถ เก็บถาวรรายการด้วยตนเอง ได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเก็บถาวรรายการใด เมื่อใดควรเก็บถาวรเมื่อใด และจะจัดเก็บรายการเหล่านั้นไว้ที่ใด
หมายเหตุ
ถ้าคุณไม่เห็นคําสั่ง Archive แสดงว่าองค์กรของคุณอาจปิดฟีเจอร์นี้
ล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ – ล้างโฟลเดอร์ รายการที่ถูกลบ เป็นประจําเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เก็บข้อความที่คุณไม่ต้องการไว้
ล้างโฟลเดอร์ อีเมลขยะ – ล้างโฟลเดอร์อีเมลขยะ เป็นระยะๆ เพื่อบันทึกพื้นที่กล่องจดหมายเข้าของคุณสําหรับข้อความที่คุณต้องการจริงๆ
เก็บสิ่งที่แนบมาไว้ภายนอกกล่องจดหมายของคุณ เนื่องจากสิ่งที่แนบมาจะสะสมเมื่อเวลาผ่านไป สิ่งที่แนบมาเหล่านั้นอาจใช้พื้นที่จํานวนมาก สําหรับสิ่งที่แนบมาที่คุณต้องการเก็บไว้ ให้พิจารณาการบันทึกไปยังไซต์ทีม ไปยัง OneDrive หรือไปยังโฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ