สรุป: เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบของโซลูชันการจัดการเอกสารและกระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารใน SharePoint 2013
บทความนี้มีคําอธิบายระดับสูงเกี่ยวกับองค์ประกอบต่างๆ ของโซลูชันการจัดการเอกสารที่ยึดตาม SharePoint Server 2016
การจัดการเอกสารจะควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารในองค์กรของคุณ เช่น วิธีสร้าง รีวิว และเผยแพร่เอกสาร และวิธีที่เอกสารจะถูกกําจัดหรือเก็บรักษาในที่สุด แม้ว่าคําว่า "การจัดการ" จะหมายถึงข้อมูลถูกควบคุมจากด้านบนขององค์กร แต่ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพควรสะท้อนถึงวัฒนธรรมขององค์กรที่ใช้ระบบ เครื่องมือที่คุณใช้สําหรับการจัดการเอกสารควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารได้อย่างเข้มงวดหากเหมาะกับวัฒนธรรมและเป้าหมายขององค์กรของคุณ แต่ยังช่วยให้คุณนําระบบที่มีโครงสร้างหลวมๆ ไปใช้ได้หากเหมาะสมกับองค์กรของคุณมากกว่า
องค์ประกอบของระบบการจัดการเอกสาร
โซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพระบุสิ่งต่อไปนี้:
- เอกสารและเนื้อหาประเภทอื่นๆ ใดบ้างที่สามารถสร้างในองค์กรได้
- เทมเพลตที่จะใช้สําหรับเอกสารแต่ละประเภท
- Metadata ที่จะให้สําหรับเอกสารแต่ละประเภท
- ตําแหน่งที่จะจัดเก็บเอกสารในแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิต
- วิธีการควบคุมการเข้าถึงเอกสารในแต่ละขั้นตอนของวงจรชีวิต
- วิธีการย้ายเอกสารภายในองค์กรเนื่องจากสมาชิกทีมมีส่วนร่วมในการสร้าง การตรวจทาน การอนุมัติ การเผยแพร่ และการจัดการเอกสาร
SharePoint Foundation 2013 มีฟีเจอร์ที่นําการจัดการเอกสารทุกด้านเหล่านี้ไปใช้ SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์ที่เหมือนกันและยังเพิ่มสิ่งต่อไปนี้:
- นโยบายที่จะนําไปใช้กับเอกสารเพื่อให้มีการตรวจสอบการดําเนินการที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เก็บรักษาเอกสารหรือยกเลิกอย่างเหมาะสม และเนื้อหาที่สําคัญต่อองค์กรได้รับการป้องกัน
- วิธีการจัดการเอกสารเป็นระเบียนขององค์กร ซึ่งต้องเก็บรักษาไว้ตามข้อกําหนดทางกฎหมายและแนวทางขององค์กร
เพื่อให้แน่ใจได้ว่าผู้ปฏิบัติงานด้านข้อมูลสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องหลีกหนีจากการดําเนินการประจําวันและเครื่องมือที่คุ้นเคย แอปพลิเคชันในระบบ Microsoft Office เช่น Microsoft Outlook และ Word จึงมีฟีเจอร์ที่สนับสนุนแต่ละขั้นตอนในวงจรชีวิตของเอกสารด้วย
กระบวนการวางแผน
กระบวนการวางแผนการจัดการเอกสารประกอบด้วยขั้นตอนหลักๆ ดังต่อไปนี้:
ระบุบทบาทการจัดการเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนของคุณรวมคําติชมจากผู้เกี่ยวข้องหลักขององค์กรของคุณ คุณมีทีมที่ดีที่สุดในการปรับใช้โซลูชัน และคุณรู้ว่าใครจะเข้าร่วมในกระบวนการจัดการเอกสาร
วิเคราะห์การใช้เอกสาร หลังจากที่คุณระบุบุคคลที่ทํางานกับเอกสาร ให้ระบุประเภทของเอกสารที่พวกเขาทํางานและวิธีใช้เอกสารเหล่านั้น สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การระบุผู้ใช้และวิเคราะห์การใช้เอกสาร (SharePoint Server 2010)
วางแผนการจัดระเบียบเอกสาร คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารในไซต์คอลเลกชัน ไซต์ และไลบรารีได้ SharePoint Server 2016 มีฟีเจอร์มากมายที่ช่วยในการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร ตั้งแต่ไซต์เฉพาะทางไปจนถึงไลบรารีเอกสารที่มีโครงสร้างแบบหลวมๆ สําหรับการสร้างเอกสารและการทํางานร่วมกันอย่างรวดเร็ว ภายในไลบรารี คุณสามารถจัดระเบียบเนื้อหาลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การวางแผนไลบรารีเอกสาร (SharePoint Server 2010)
วางแผนวิธีย้ายเนื้อหาระหว่างตําแหน่งที่ตั้ง คุณอาจจําเป็นต้องย้ายหรือคัดลอกเอกสารจากไซต์หรือไลบรารีหนึ่งไปยังอีกไซต์หรือไลบรารีหนึ่งในช่วงเวลาต่างๆ ของวงจรชีวิต สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ "วางแผนลําดับของเนื้อหา" ใน การวางแผนไลบรารีเอกสาร (SharePoint Server 2010)
ชนิดเนื้อหาของแผน ใช้ชนิดเนื้อหาเพื่อจัดระเบียบข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร เช่น Metadata, เทมเพลตเอกสาร และกระบวนการเวิร์กโฟลว์ นี่เป็นขั้นตอนสําคัญที่ช่วยคุณจัดระเบียบเอกสารของคุณและบังคับใช้ความสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ชนิดเนื้อหาและการวางแผนเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server 2010)
วางแผนเวิร์กโฟลว์ เมื่อคุณวางแผนเวิร์กโฟลว์สําหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถควบคุมและติดตามวิธีการย้ายเอกสารจากสมาชิกในทีมคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งได้ในขณะที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทํางานร่วมกันในวงจรชีวิตของเอกสาร SharePoint Server 2016 มีเวิร์กโฟลว์สําหรับงานทั่วไปของทีม เช่น การตรวจทานและการอนุมัติเอกสาร SharePoint Server 2016 ยังสนับสนุนการสร้างและการติดตั้งเวิร์กโฟลว์แบบกําหนดเองอีกด้วย สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ ชนิดเนื้อหาและการวางแผนเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server 2010)
วางแผนการควบคุมเนื้อหา คุณสามารถวางแผนระดับการควบคุมที่เหมาะสมได้ ซึ่งขึ้นอยู่กับชนิดของเนื้อหาหรือตําแหน่งที่ตั้งที่เก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้เช็คเอาท์เอกสารในไลบรารีเฉพาะก่อนที่จะสามารถแก้ไขได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการวางแผนการเช็คเอาท์ (SharePoint Server 2010)
นโยบายแผน สําหรับเนื้อหาแต่ละชนิด ให้วางแผนนโยบายการจัดการข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการตรวจสอบ เก็บรักษา และจัดการอื่นๆ ตามความต้องการของสถาบันและกฎหมายขององค์กรของคุณ SharePoint Server 2016 มีนโยบายที่ปรับใช้การตรวจสอบ การเก็บข้อมูลเอกสาร และบาร์โค้ด (เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่พิมพ์สามารถเชื่อมโยงกับเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ที่สอดคล้องกันได้) สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การวางแผนนโยบายการจัดการข้อมูล (SharePoint Server 2010)
หมายเหตุ
นโยบายไม่พร้อมใช้งานใน SharePoint Foundation 2013
ระบุผู้ใช้และวิเคราะห์การใช้เอกสาร (SharePoint Server 2010)
การวางแผนไลบรารีเอกสาร (SharePoint Server 2010)
ชนิดเนื้อหาและการวางแผนเวิร์กโฟลว์ (SharePoint Server 2010)
การกําหนดเวอร์ชัน การอนุมัติเนื้อหา และการวางแผนการเช็คเอาท์ (SharePoint Server 2010)