มีอะไรใหม่ใน Microsoft Access 2010

แชร์ฐานข้อมูลบนเว็บ

• ใช้เทมเพลต    เทมเพลตห้าแบบมาพร้อมกับ Access 2010 ได้แก่ ที่ติดต่อ ทรัพย์สิน โครงการ เหตุการณ์ และการบริจาคเพื่อการกุศล คุณสามารถปรับเปลี่ยนเทมเพลตใดๆ ก่อนหรือหลังจากที่คุณเผยแพร่

• เริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น    เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลเปล่าใหม่ คุณสามารถเลือกระหว่างฐานข้อมูลปกติและฐานข้อมูลบนเว็บได้ ตัวเลือกนี้มีผลต่อฟีเจอร์การออกแบบและคําสั่งต่างๆ ที่คุณเห็น เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันของคุณเข้ากันได้กับเว็บ

• แปลงฐานข้อมูลที่มีอยู่เป็นฐานข้อมูลบนเว็บ    คุณสามารถประกาศโปรแกรมประยุกต์ที่มีอยู่ไปยังเว็บได้ ฟีเจอร์ฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปบางฟีเจอร์ไม่ได้รับการสนับสนุนบนเว็บ ดังนั้นคุณอาจต้องปรับฟีเจอร์บางอย่างของแอปพลิเคชันของคุณ

  คุณสามารถเรียกใช้ตัวตรวจสอบความเข้ากันได้กับเว็บใหม่เพื่อช่วยให้คุณระบุและแก้ไขปัญหาความเข้ากันได้

• อินทราเน็ตหรืออินเทอร์เน็ต    คุณสามารถประกาศไปยังเซิร์ฟเวอร์ SharePoint ของคุณเอง หรือคุณสามารถใช้โซลูชัน SharePoint ที่โฮสต์

  หมายเหตุ: จําเป็นต้องมีบัญชีผู้ใช้เพื่อใช้ฐานข้อมูลบนเว็บ การเข้าถึงแบบไม่ระบุชื่อไม่ได้รับการสนับสนุน

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับฐานข้อมูลบนเว็บ ให้ดูบทความ สร้างฐานข้อมูลเพื่อแชร์บนเว็บ

ตัวสร้างแมโครใหม่

Access 2010 มีตัวสร้างแมโครใหม่ที่มี IntelliSense และอินเทอร์เฟซที่สะอาดและตรงไปตรงมา

1. เลือกการกระทําจากรายการ...

2. ... หรือดับเบิลคลิกที่แอคชันในแค็ตตาล็อกแอคชันเพื่อเพิ่มแอคชันนั้นลงในแมโครของคุณ

3. แท็บ ออกแบบ จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณกําลังทํางานบนแมโคร

เมื่อคุณเพิ่มแอคชัน ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฏในตัวสร้างแมโคร ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเพิ่มการดําเนินการ "If" คุณจะเห็น:

ดูวิดีโอต่อไปนี้เพื่อดูว่าตัวสร้างแมโครใหม่ทํางานอย่างไร

นอกจากแมโครแบบดั้งเดิมแล้ว คุณใช้ตัวสร้างแมโครใหม่เพื่อสร้างแมโครข้อมูล ซึ่งเป็นฟีเจอร์ใหม่

แมโครข้อมูล: เปลี่ยนข้อมูลโดยยึดตามเหตุการณ์

แมโครข้อมูลช่วยสนับสนุนการรวมในฐานข้อมูลเว็บ และยังให้วิธีการนํา "ทริกเกอร์" ไปใช้ในฐานข้อมูล Access 2010 ใดๆ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีเขตข้อมูลเปอร์เซ็นต์การทําให้สมบูรณ์และเขตข้อมูลสถานะ คุณสามารถใช้แมโครข้อมูลเพื่อตั้งค่า PercentComplete เป็น 100 เมื่อคุณตั้งค่า สถานะ เป็น เสร็จสมบูรณ์ และ 0 เมื่อคุณตั้งค่า สถานะ เป็น ยังไม่เริ่มต้น

คุณสามารถดูการทํางานของแมโครข้อมูลได้ในวิดีโอต่อไปนี้

ตัวสร้างนิพจน์ที่ได้รับการปรับปรุง

ขณะนี้ตัวสร้างนิพจน์มี IntelliSense เพื่อให้คุณเห็นตัวเลือกขณะที่คุณพิมพ์ นอกจากนี้ ยังแสดงวิธีใช้สําหรับค่านิพจน์ที่เลือกในปัจจุบันในหน้าต่างตัวสร้างนิพจน์ด้วย ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกฟังก์ชัน ตัดแต่ง ตัวสร้างนิพจน์จะแสดง:

ตัดแต่ง(สตริง) ส่งกลับตัวแปรของสตริงชนิดที่มีสําเนาของสตริงที่ระบุโดยไม่มีช่องว่างนําหน้าและต่อท้าย

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ ใช้ตัวสร้างนิพจน์

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงผลลัพธ์ของการคํานวณได้ การคํานวณต้องอ้างอิงถึงเขตข้อมูลอื่นในตารางเดียวกัน คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณ

เทมเพลตฐานข้อมูลใหม่

Access 2010 มีชุดเทมเพลตฐานข้อมูลที่ออกแบบมาอย่างมืออาชีพสําหรับการติดตามที่ติดต่อ งาน เหตุการณ์ นักเรียน และทรัพย์สิน และข้อมูลประเภทอื่นๆ คุณสามารถใช้ได้ทันทีหรือปรับปรุงและปรับปรุงข้อมูลเพื่อติดตามข้อมูลในแบบที่คุณต้องการ

แต่ละเทมเพลตเป็นแอปพลิเคชันการติดตามที่สมบูรณ์ซึ่งมีตาราง ฟอร์ม รายงาน คิวรี แมโคร และความสัมพันธ์ที่กําหนดไว้ล่วงหน้า เทมเพลตได้รับการออกแบบมาให้มีประโยชน์ทันทีเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ถ้าการออกแบบเทมเพลตตรงตามความต้องการของคุณ คุณก็พร้อมใช้งานแล้ว มิฉะนั้น คุณสามารถใช้เทมเพลตเพื่อสร้างฐานข้อมูลที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของคุณได้

นอกจากเทมเพลตที่มาพร้อมกับ Access 2010 แล้ว คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Office.com และดาวน์โหลดเทมเพลตเพิ่มเติมได้

ส่วนของแอปพลิเคชันสําหรับการเพิ่มฟังก์ชันการทํางานลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่

คุณสามารถเพิ่มฟังก์ชันการทํางานลงในฐานข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ส่วนของแอปพลิเคชัน ส่วนใหม่ใน Access 2010 ส่วนของแอปพลิเคชันคือเทมเพลตที่ประกอบด้วยส่วนหนึ่งของฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น ตารางที่ถูกจัดรูปแบบไว้ล่วงหน้า หรือตารางที่มีฟอร์มและรายงานที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น เพิ่มส่วนของแอปพลิเคชันงานลงในฐานข้อมูลของคุณ และคุณได้รับตารางงาน ฟอร์มงาน และตัวเลือกเพื่อเชื่อมโยงตารางงานกับตารางอื่นในฐานข้อมูลของคุณ

สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูบทความ บันทึกและนําองค์ประกอบการออกแบบฐานข้อมูลกลับมาใช้ใหม่

มุมมองแผ่นข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

คุณสามารถสร้างตารางและเริ่มต้นใช้งานโดยไม่ต้องกําหนดเขตข้อมูลล่วงหน้า เพียงคลิก ตาราง บนแท็บ สร้าง แล้วเริ่มใส่ข้อมูลในแผ่นข้อมูลใหม่ที่ปรากฏขึ้น Access 2010 จะกําหนดชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดสําหรับแต่ละเขตข้อมูลโดยอัตโนมัติ เพื่อให้คุณใช้งานได้รวดเร็วขึ้น คอลัมน์ คลิกเพื่อเพิ่ม จะแสดงให้คุณเห็นตําแหน่งที่จะเพิ่มเขตข้อมูลใหม่ และถ้าคุณต้องการเปลี่ยนชนิดข้อมูลหรือรูปแบบการแสดงของเขตข้อมูลใหม่หรือเขตข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถใช้คําสั่งบน Ribbon บนแท็บ เขตข้อมูล คุณยังสามารถวางข้อมูลจากตาราง Microsoft Excel ลงในแผ่นข้อมูลใหม่ได้ Access 2010 สร้างเขตข้อมูลทั้งหมดและจดจําชนิดข้อมูลโดยอัตโนมัติ

บานหน้าต่างรายการเขตข้อมูล

บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางอื่นได้ คุณสามารถลากเขตข้อมูลจากตารางในแหล่งระเบียนของคุณ จากตารางที่เกี่ยวข้อง หรือจากตารางที่ไม่เกี่ยวข้องในฐานข้อมูล ถ้าจําเป็นต้องมีความสัมพันธ์ระหว่างตาราง จะมีการสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ หรือคุณจะได้รับพร้อมท์ให้ดําเนินการตามขั้นตอน

มุมมองเค้าโครงช่วยให้การออกแบบฟอร์มและรายงานรวดเร็วขึ้น

ใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณดูข้อมูลในฟอร์มหรือรายงาน

มุมมองเค้าโครงมีการปรับปรุงหลายอย่าง และจําเป็นถ้าคุณกําลังออกแบบฟอร์มหรือรายงานสําหรับเว็บ

Ribbon

Ribbon คือชุดของแท็บที่ประกอบด้วยกลุ่มของคําสั่งที่จัดระเบียบตามฟีเจอร์และฟังก์ชันการทํางาน Ribbon จะแทนที่เลเยอร์ของเมนูและแถบเครื่องมือที่พบใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า รูปต่อไปนี้แสดง Ribbon ที่มีแท็บ หน้าแรก ถูกเลือกอยู่

ฟีเจอร์หลักของ Ribbon ได้แก่:

• แท็บคําสั่ง — แท็บที่แสดงคําสั่งที่ใช้กันทั่วไปเพื่อให้คุณสามารถค้นหาคําสั่งที่คุณต้องการได้เมื่อคุณต้องการ

• แท็บคําสั่งตามบริบท — แท็บคําสั่งที่จะปรากฏขึ้นโดยขึ้นอยู่กับบริบทของคุณ นั่นคือ วัตถุที่คุณกําลังทํางานอยู่หรืองานที่คุณกําลังทํางานอยู่ แท็บคําสั่งตามบริบทมีคําสั่งที่มักจะนําไปใช้กับสิ่งที่คุณกําลังทําอยู่

• แกลเลอรี — ตัวควบคุมใหม่ที่แสดงการแสดงตัวอย่างของสไตล์หรือตัวเลือกเพื่อให้คุณสามารถดูผลลัพธ์ก่อนที่คุณจะยอมรับตัวเลือก

มุมมอง Backstage

สิ่งใหม่ใน Access 2010 มุมมอง Backstage มีคําสั่งที่คุณนําไปใช้กับทั้งฐานข้อมูล เช่น กระชับและซ่อมแซม หรือเปิดฐานข้อมูลใหม่ คําสั่งต่างๆ จะจัดเรียงอยู่บนแท็บทางด้านซ้ายของหน้าจอ และแต่ละแท็บจะมีกลุ่มของคําสั่งหรือลิงก์ที่เกี่ยวข้องกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณคลิก ใหม่ คุณจะเห็นชุดปุ่มที่ช่วยให้คุณสร้างฐานข้อมูลใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น หรือโดยการเลือกจากไลบรารีของเทมเพลตฐานข้อมูลที่ออกแบบอย่างมืออาชีพ

คําสั่งต่างๆ ที่คุณพบในมุมมอง Backstage จะพร้อมใช้งานบนเมนู ไฟล์ ใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า นอกเหนือจากฐานข้อมูลที่คุณเปิดล่าสุด และลิงก์ไปยังบทความ office.com (ถ้าคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต)

เมื่อต้องการไปยังมุมมอง Backstage ให้คลิกแท็บ ไฟล์

บานหน้าต่างนำทาง

รายการบานหน้าต่างนําทางและให้การเข้าถึงวัตถุทั้งหมดในฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ในปัจจุบันได้อย่างง่ายดาย

ใช้บานหน้าต่างนําทางเพื่อจัดระเบียบวัตถุของคุณตามชนิดวัตถุ วันที่สร้าง วันที่ปรับเปลี่ยน ตารางที่เกี่ยวข้อง (ขึ้นอยู่กับการขึ้นต่อกันของวัตถุ) หรือในกลุ่มแบบกําหนดเองที่คุณสร้าง ต้องการพื้นที่มากขึ้นในการทํางานในการออกแบบแบบฟอร์มของคุณหรือไม่ คุณสามารถยุบบานหน้าต่างนําทางได้อย่างง่ายดายเพื่อให้ใช้พื้นที่เพียงเล็กน้อย แต่ยังคงใช้ได้

วัตถุในแท็บ

ตามค่าเริ่มต้น ตาราง คิวรี ฟอร์ม รายงาน และแมโครของคุณจะแสดงเป็นวัตถุที่อยู่ในแท็บในหน้าต่าง Access

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่านี้ต่อฐานข้อมูล และใช้หน้าต่างวัตถุแทนแท็บได้

ด้วยการคลิกแท็บวัตถุ คุณสามารถสลับระหว่างวัตถุต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

หน้าต่างวิธีใช้

Access 2010 มีทั้งเนื้อหาการอ้างอิงวิธีใช้ Access และการอ้างอิงสําหรับนักพัฒนา Access ในหน้าต่างวิธีใช้เดียวกัน ระบบสองระบบมีเนื้อหาความช่วยเหลือที่แตกต่างกัน ตัวแสดงวิธีใช้ช่วยให้คุณเลือกเนื้อหาที่จะแสดงได้ คุณสามารถเปลี่ยนขอบเขตการค้นหาของคุณเป็นเนื้อหาการอ้างอิงสําหรับนักพัฒนา Access เท่านั้น เป็นต้น ไม่ว่าคุณจะตั้งค่าใดในหน้าต่างวิธีใช้เนื้อหาการอ้างอิงวิธีใช้ Access และ Access Developer Reference ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานแบบออนไลน์เสมอที่ Office.com หรือที่ MSDN

สร้างแท็บ

ใช้แท็บ สร้าง เพื่อสร้างฟอร์ม รายงาน ตาราง คิวรี และวัตถุฐานข้อมูลอื่นๆ ใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ถ้าคุณเลือกตารางหรือคิวรีในบานหน้าต่างนําทาง คุณสามารถสร้างฟอร์มหรือรายงานใหม่โดยยึดตามวัตถุนั้นด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวโดยใช้คําสั่ง ฟอร์ม หรือ รายงาน

ฟอร์มและรายงานใหม่ที่สร้างขึ้นโดยกระบวนการแบบคลิกเดียวนี้ใช้การออกแบบที่อัปเดตแล้วเพื่อช่วยให้ฟอร์มและรายงานเหล่านั้นดูน่าสนใจและมีประโยชน์มากขึ้นในทันที ฟอร์มและรายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติจะได้รับการออกแบบที่ดูเป็นมืออาชีพด้วยส่วนหัวที่มีโลโก้และชื่อเรื่อง นอกจากนี้ รายงานที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติยังรวมถึงวันที่และเวลา ตลอดจนส่วนท้ายและผลรวมที่ให้ข้อมูล

มุมมองรายงานและมุมมองเค้าโครง

มุมมองเหล่านี้ที่ได้รับการปรับปรุงใน Access 2010 ช่วยให้คุณสามารถทํางานกับฟอร์มและรายงานแบบโต้ตอบได้ เมื่อใช้มุมมองรายงาน คุณสามารถเรียกดูการแสดงรายงานของคุณได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องพิมพ์หรือแสดงในการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ เมื่อต้องการโฟกัสที่บางระเบียน ให้ใช้ฟีเจอร์ตัวกรอง หรือใช้การดําเนินการค้นหาเพื่อค้นหาข้อความที่ตรงกัน คุณสามารถใช้คําสั่ง คัดลอก เพื่อคัดลอกข้อความไปยังคลิปบอร์ด หรือคลิกไฮเปอร์ลิงก์ที่ใช้งานอยู่ที่แสดงในรายงานของคุณเพื่อไปตามลิงก์ในเบราว์เซอร์ของคุณ

มุมมองเค้าโครงช่วยให้คุณทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบในขณะที่คุณเรียกดูข้อมูลของคุณ คุณสามารถใช้มุมมองเค้าโครงเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงการออกแบบทั่วไปในขณะที่คุณดูข้อมูลในแบบฟอร์มหรือรายงาน ตัวอย่างเช่น เพิ่มเขตข้อมูลโดยการลากชื่อเขตข้อมูลจากบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล ใหม่ หรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติโดยใช้แผ่นคุณสมบัติ

ในตอนนี้ มุมมองเค้าโครงมีเค้าโครงการออกแบบที่ได้รับการปรับปรุงแล้ว ซึ่งเป็นกลุ่มของตัวควบคุมที่คุณสามารถปรับเป็นชุดเดียวเพื่อให้คุณสามารถจัดเรียงเขตข้อมูล คอลัมน์ แถว หรือเค้าโครงทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย คุณยังสามารถเอาเขตข้อมูลออกหรือเพิ่มการจัดรูปแบบได้อย่างง่ายดายในมุมมองเค้าโครง

การสร้างการจัดกลุ่มและการเรียงลําดับในรายงานที่คล่องตัว

Access มีวิธีใหม่ในการจัดกลุ่มและเรียงลําดับข้อมูลในรายงาน และเพิ่มผลรวม ส่วนต่อประสานนั้นง่ายต่อการนําทางและทําความเข้าใจและเมื่อใช้กับมุมมองเค้าโครงใหม่คุณจะเห็นผลของการเปลี่ยนแปลงของคุณทันที

สมมติว่าคุณต้องการดูยอดขายรวมตามภูมิภาคในรายงาน ใช้มุมมองเค้าโครงและบานหน้าต่าง การจัดกลุ่ม การเรียงลําดับ และการหาผลรวม เพื่อเพิ่มระดับกลุ่มและร้องขอผลรวม และดูการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ในรายงานของคุณ แถว ผลรวม ทําให้การเพิ่มผลรวม ค่าเฉลี่ย จํานวน ค่าสูงสุด หรือต่ําสุดลงในส่วนหัวหรือส่วนท้ายของรายงานของคุณเป็นเรื่องง่าย ผลรวมอย่างง่ายไม่จําเป็นต้องสร้างเขตข้อมูลจากการคํานวณด้วยตนเองอีกต่อไป ตอนนี้คุณเพียงแค่ชี้และคลิก

ปรับปรุงเค้าโครงตัวควบคุมเพื่อช่วยให้คุณสร้างฟอร์มและรายงานที่ดูดียิ่งขึ้น

Forms และรายงานมักจะมีข้อมูลแบบตาราง เช่น คอลัมน์ที่มีชื่อลูกค้าหรือแถวที่มีเขตข้อมูลทั้งหมดสําหรับลูกค้า คุณสามารถจัดกลุ่มตัวควบคุมเหล่านี้เป็นเค้าโครงที่สามารถจัดการได้เป็นหน่วยเดียวรวมถึงป้ายชื่อได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากคุณสามารถเลือกตัวควบคุมจากส่วนต่างๆ เช่น ป้ายชื่อในหัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของส่วน คุณจึงมีความยืดหยุ่นอย่างมาก คุณสามารถทําสิ่งต่อไปนี้ได้อย่างง่ายดาย:

• ย้ายหรือปรับขนาดเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ย้ายคอลัมน์ไปทางซ้ายหรือขวา

• จัดรูปแบบเค้าโครง ตัวอย่างเช่น ตั้งค่าคอลัมน์ชื่อลูกค้าเป็นตัวหนาเพื่อให้มีความโดดเด่น

• เพิ่มคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ลงในเค้าโครง

• ลบคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ออกจากเค้าโครง

• ผสานและแยกเซลล์

เค้าโครงจะถูกบันทึกด้วยการออกแบบของคุณ เพื่อให้เค้าโครงเหล่านั้นพร้อมใช้งาน วิดีโอต่อไปนี้แสดงให้คุณเห็นว่าเค้าโครงทํางานอย่างไรในแบบฟอร์มและรายงาน

ฟอร์มแยกสําหรับการเรียกดูข้อมูลอย่างรวดเร็ว

ใช้ฟอร์มแยกเพื่อสร้างฟอร์มที่รวมมุมมองแผ่นข้อมูลและมุมมองฟอร์ม คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเพื่อบอกให้ Access วางแผ่นข้อมูลไว้ด้านบน ด้านล่าง ซ้าย หรือขวา

แมโครฝังตัวในฟอร์มและรายงาน

ใช้แมโครฝังตัวเพื่อหลีกเลี่ยงการต้องเขียนโค้ด แมโครฝังตัวจะถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติและเป็นส่วนหนึ่งของวัตถุที่แมโครนั้นอยู่ คุณสามารถเปลี่ยนการออกแบบของแมโครฝังตัวได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับตัวควบคุมอื่นๆ ที่อาจใช้แมโคร แมโครฝังตัวแต่ละแมโครจะเป็นอิสระ แมโครฝังตัวได้รับความเชื่อถือเนื่องจากแมโครเหล่านั้นจะถูกป้องกันไม่ให้ดําเนินการที่อาจไม่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

เขตข้อมูลจากการคำนวณ

คุณสามารถสร้างเขตข้อมูลที่แสดงค่าที่คํานวณจากข้อมูลอื่นในตารางเดียวกันได้ คุณสามารถใช้ตัวสร้างนิพจน์เพื่อสร้างการคํานวณ เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์จาก IntelliSense และการเข้าถึงวิธีใช้สําหรับค่านิพจน์ได้ง่าย

ไม่สามารถใช้ข้อมูลจากตารางอื่นเป็นแหล่งข้อมูลสําหรับข้อมูลจากการคํานวณได้ บางนิพจน์ไม่ได้รับการสนับสนุนโดยเขตข้อมูลจากการคํานวณ

เขตข้อมูลแบบหลายค่า

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าสามารถเก็บได้มากกว่าหนึ่งค่าต่อระเบียน สมมติว่าคุณต้องมอบหมายงานให้กับหนึ่งในพนักงานหรือผู้รับเหมาของคุณ แต่คุณต้องการมอบหมายงานนั้นให้กับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน ในระบบการจัดการฐานข้อมูลส่วนใหญ่และใน Access เวอร์ชันก่อนหน้า Office Access 2007 คุณต้องสร้างความสัมพันธ์แบบกลุ่ม-ต่อ-กลุ่มเพื่อดําเนินการอย่างถูกต้อง

เขตข้อมูลที่มีหลายค่าจะเหมาะสมอย่างยิ่งเมื่อคุณทํางานกับรายการ SharePoint ที่มีหนึ่งในชนิดเขตข้อมูลที่มีหลายค่าที่ใช้ใน Windows SharePoint ServicesAccess 2010 เข้ากันได้กับชนิดข้อมูลเหล่านี้

เขตข้อมูลสิ่งที่แนบมาสําหรับไฟล์

ชนิดข้อมูลสิ่งที่แนบมาช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารและไฟล์ไบนารีทุกชนิดในฐานข้อมูลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีการขยายขนาดฐานข้อมูลที่ไม่จําเป็น Access จะบีบอัดสิ่งที่แนบมาโดยอัตโนมัติ เมื่อเป็นไปได้ เพื่อลดการใช้พื้นที่ คุณต้องการแนบเอกสาร Word กับระเบียนหรือบันทึกชุดรูปภาพดิจิทัลในฐานข้อมูลของคุณหรือไม่ การใช้สิ่งที่แนบมาทําให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้นมาก คุณยังสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบมาหลายรายการลงในระเบียนเดียวได้ด้วย

ขณะนี้เขตข้อมูลบันทึกช่วยจําจัดเก็บ Rich Text และประวัติการแก้ไขการสนับสนุน

เขตข้อมูลบันทึกช่วยจํา Rich Text หมายความว่าคุณไม่ถูกจํากัดเฉพาะข้อความธรรมดาในระเบียนของคุณอีกต่อไป คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวเลือก (เช่น ตัวหนา ตัวเอียง นอกเหนือจากฟอนต์และสีอื่น และตัวเลือกการจัดรูปแบบทั่วไปอื่นๆ) และจัดเก็บข้อความในฐานข้อมูลของคุณ ข้อความที่จัดรูปแบบแบบ Rich-Format จะถูกเก็บไว้ในเขตข้อมูล Memo ในรูปแบบ HTML ที่เข้ากันได้กับชนิดข้อมูล Rich Text ใน Windows SharePoint Services คุณตั้งค่าคุณสมบัติ TextFormat ใหม่ เป็น RichText หรือ PlainText และข้อมูลจะถูกจัดรูปแบบอย่างถูกต้องในตัวควบคุมกล่องข้อความและในมุมมองแผ่นข้อมูล

ฟิลด์บันทึกช่วยจํามีประโยชน์ในการจัดเก็บข้อมูลจํานวนมาก คุณสามารถกําหนดค่าคุณสมบัติ ผนวกเท่านั้น เพื่อเก็บรักษาประวัติของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังเขตข้อมูล Memo จากนั้นคุณสามารถดูประวัติของการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ ฟีเจอร์นี้ยังสนับสนุนฟีเจอร์การติดตามใน Windows SharePoint Services เพื่อให้คุณสามารถใช้ Access เพื่อดูประวัติเนื้อหาของรายการ SharePoint ได้

ปฏิทินสําหรับวันที่เบิกสินค้า

เขตข้อมูลและตัวควบคุมที่ใช้ชนิดข้อมูลวันที่/เวลาจะได้รับการสนับสนุนสําหรับปฏิทินแบบโต้ตอบที่มีอยู่แล้วภายในโดยอัตโนมัติ ปุ่มปฏิทินจะปรากฏทางด้านขวาของวันที่โดยอัตโนมัติ ต้องการทราบวันที่สําหรับวันศุกร์ที่จะมาถึงนี้หรือไม่ คลิกปุ่ม และปฏิทินจะปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติเพื่อให้คุณค้นหาและเลือกวันที่ คุณสามารถเลือกที่จะปิดปฏิทินสําหรับเขตข้อมูลหรือตัวควบคุมได้โดยใช้คุณสมบัติ

เครื่องมือการเรียงลําดับและการกรองที่ได้รับการปรับปรุง

สมมติว่าคุณต้องค้นหาค่าที่ตรงกันหรือเรียงลําดับคอลัมน์ของข้อมูลอย่างรวดเร็ว ฟีเจอร์ตัวกรองอัตโนมัติจะเพิ่มความสามารถในการกรองที่มีประสิทธิภาพอยู่แล้ว เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเลือกจากค่าที่ไม่ซ้ํากันในคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งมีประโยชน์สําหรับสถานการณ์เมื่อคุณไม่สามารถเรียกคืนชื่อที่คุณต้องการ หรือคุณสามารถเรียงลําดับค่าโดยใช้ตัวเลือกเมนูบริบทเป็นภาษาธรรมดา เช่น เรียงลําดับจากเก่าที่สุดไปหาใหม่ที่สุด หรือ เรียงลําดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด

ตัวเลือกตัวกรองทั่วไปจะมองเห็นได้ง่ายในคําสั่งเมนู หรือคุณสามารถใช้ตัวกรองด่วนเพื่อจํากัดข้อมูลตามข้อมูลที่คุณใส่ ตัวเลือกการกรองด่วนจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติโดยยึดตามชนิดข้อมูล เพื่อให้คุณจะเห็นตัวเลือกที่เหมาะสมสําหรับข้อความ วันที่ และข้อมูลตัวเลข

ผลรวมและสีพื้นหลังแบบสลับในแผ่นข้อมูล

มุมมองแผ่นข้อมูลมีแถว ผลรวม ซึ่งคุณสามารถแสดงผลรวม นับจํานวน ค่าเฉลี่ย ค่าสูงสุด ค่าต่ําสุด ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน หรือค่าความแปรปรวนได้ หลังจากที่คุณเพิ่มแถว ผลรวม ให้คุณชี้ไปที่ลูกศรในเซลล์ของคอลัมน์ แล้วเลือกการคํานวณที่คุณต้องการ

แผ่นข้อมูล รายงาน และฟอร์มต่อเนื่องสนับสนุนสีพื้นหลังแบบสลับสําหรับแถว ซึ่งคุณสามารถกําหนดค่าได้อย่างอิสระจากสีพื้นหลังเริ่มต้น การแรเงาแถวเว้นแถวเป็นเรื่องง่าย และคุณสามารถเลือกสีใดก็ได้

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

Access 2010 เพิ่มฟีเจอร์การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใหม่ ซึ่งจะทําให้คุณสามารถใช้สไตล์การจัดรูปแบบแบบเดียวกับที่มีให้ใช้งานใน Excel ได้ ตัวอย่างเช่น ในตอนนี้ คุณสามารถเพิ่มแถบข้อมูลเพื่อทําให้คอลัมน์ของตัวเลขอ่านได้ง่ายขึ้น ดังที่แสดงในภาพประกอบต่อไปนี้:

รวบรวมข้อมูลโดยใช้ฟอร์ม InfoPath และ Outlook

ฟีเจอร์การรวบรวมข้อมูลช่วยให้คุณเก็บรวบรวมคําติชมโดยใช้ Outlook และ InfoPath เพิ่มเติม คุณสามารถสร้างฟอร์ม InfoPath หรือฟอร์ม HTML และฝังลงในเนื้อความของข้อความอีเมลได้โดยอัตโนมัติ จากนั้นคุณสามารถส่งฟอร์มไปยังผู้รับที่เลือกจากที่ติดต่อ Outlook ของคุณ หรือไปยังชื่อของผู้รับที่เก็บไว้ในเขตข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณ

คุณเลือกว่าจะรวบรวมข้อมูลใหม่หรืออัปเดตข้อมูลที่มีอยู่ จากนั้นผู้รับกรอกแบบฟอร์มและส่งคืน Outlook รู้จักฟอร์มขาเข้าและบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูล Access ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยไม่จําเป็นต้องมีการพิมพ์ใหม่

ส่งออกเป็น PDF และ XPS

ใน Access 2010 คุณสามารถส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์ PDF (Portable Document Format) หรือ XPS (XML Paper Specification) สําหรับการพิมพ์ การโพสต์ และการแจกจ่ายอีเมล โดยคุณต้องติดตั้ง Add-in เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS ก่อน การส่งออกฟอร์ม รายงาน หรือแผ่นข้อมูลไปยังไฟล์ .pdf หรือ .xps ช่วยให้คุณสามารถเก็บข้อมูลในฟอร์มที่แจกจ่ายได้ง่าย ซึ่งจะเก็บรักษาลักษณะการจัดรูปแบบทั้งหมดของคุณ ไว้ แต่ไม่จําเป็นต้องให้ผู้อื่นติดตั้ง Access บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขาเพื่อพิมพ์หรือรีวิวผลลัพธ์ของคุณ

• Portable Document Format    PDF เป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่มีเค้าโครงคงที่ซึ่งรักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยในการแชร์ไฟล์ รูปแบบ PDF จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อดูไฟล์แบบออนไลน์หรือพิมพ์ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้และข้อมูลในไฟล์จะไม่สามารถคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย รูปแบบ PDF ยังมีประโยชน์สําหรับเอกสารที่จะทําซ้ําโดยใช้วิธีการพิมพ์เชิงพาณิชย์

• ข้อกําหนด XML Paper    XPS เป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่รักษาการจัดรูปแบบเอกสารและช่วยในการแชร์ไฟล์ รูปแบบ XPS จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อดูไฟล์ออนไลน์หรือพิมพ์ไฟล์จะรักษารูปแบบที่คุณต้องการไว้และข้อมูลในไฟล์จะไม่สามารถคัดลอกหรือเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดาย

การทํางานกับข้อมูลภายนอกทําได้ง่ายขึ้น

ขณะนี้คุณสามารถเชื่อมต่อกับบริการเว็บเป็นแหล่งข้อมูลภายนอกได้แล้ว คุณจําเป็นต้องมีแฟ้มข้อกําหนดของบริการเว็บที่ได้รับมาจากผู้ดูแลบริการเว็บ หลังจากที่คุณติดตั้งไฟล์คํานิยามแล้ว คุณสามารถเชื่อมโยงไปยังข้อมูลบริการเว็บเป็นตารางที่เชื่อมโยงได้

ฟีเจอร์ใหม่ทําให้การนําเข้าและส่งออกข้อมูลง่ายขึ้น คุณสามารถบันทึกการดําเนินการนําเข้าหรือส่งออก แล้วนําการดําเนินการที่บันทึกไว้กลับมาใช้ใหม่ในครั้งถัดไปที่คุณต้องการดําเนินการงานเดียวกัน ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีตช่วยให้คุณแทนที่ชนิดข้อมูลที่เลือกโดย Access และคุณสามารถนําเข้า ส่งออก และลิงก์ไปยังไฟล์ที่มี Office Excel 2007 รูปแบบไฟล์เป็นอย่างน้อย