เตรียมแหล่งข้อมูล Excel ของคุณสำหรับจดหมายเวียนของ Word

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้ Excel สเปรดชีตเป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ข้ามขั้นตอนนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ให้ใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณใน Excel

หลังจากที่คุณนำเข้าไฟล์ .txt หรือ .csv เสร็จแล้ว ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 2

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมแหล่งข้อมูลของคุณ

ใน Excel แหล่งข้อมูลของคุณที่คุณจะใช้สำหรับรายการผู้รับจดหมายใน Word จดหมายเวียน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดรูปแบบคอลัมน์ของข้อมูลตัวเลขได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น การจัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีตัวเลขเพื่อจับคู่ประเภทที่ระบุ เช่น สกุลเงิน

ถ้าคุณเลือกเปอร์เซ็นต์เป็นประเภท โปรดทราบว่ารูปแบบเปอร์เซ็นต์จะคูณค่าในเซลล์ด้วย 100 ถ้าคุณต้องการหลีกเลี่ยงตัวคูณนั้น ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ของเปอร์เซ็นต์เป็นข้อความ

นอกจากนี้ รหัสไปรษณีย์ต้องถูกจัดรูปแบบเป็นข้อความเพื่อรักษาข้อมูลในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่เสร็จสิ้นเมื่อนำเข้า ให้จัดรูปแบบเดี๋ยวนี้ เลขศูนย์นำหน้าในรหัส—ตัวอย่างเช่น 00399—จะถูกละทิ้งไปในระหว่างจดหมายเวียน ถ้าไม่ได้รับการจัดรูปแบบเป็นข้อความ

1. เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์หรือข้อมูลอื่นๆ ที่จะจัดรูปแบบ

2. ไปที่ หน้าแรก และในกลุ่ม ตัวเลข ให้เลือกกล่องลูกศรลง รูปแบบตัวเลข จากนั้นเลือกตัวเลือกในรายการ (เช่น ข้อความ)

   

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเพิ่มสัญลักษณ์ที่เหมาะสมทั้งก่อนและหลังเขตข้อมูลผสาน ตัวอย่างเช่น ค่าสกุลเงินและเปอร์เซ็นต์จะแสดงในลักษณะนี้ถ้าคุณละเว้นสัญลักษณ์

ถ้าคุณใส่สัญลักษณ์ จะทำให้ตัวเลขเข้าใจได้ง่ายขึ้น

ในเอกสารจดหมายเวียนของคุณ ให้คุณเพิ่มสัญลักษณ์ก่อนหรือหลังเขตข้อมูลผสานดังนี้:

ดูเพิ่มเติม

• ใช้จดหมายเวียนเพื่อสร้างและส่งจดหมาย ป้ายชื่อ และซองจดหมายเป็นกลุ่ม

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าแหล่งข้อมูลของคุณใน Excel

ถ้าคุณกำลังใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลของคุณสำหรับจดหมายเวียนใน Word ให้ไปยังขั้นตอนที่ 2 ในหัวข้อนี้ ถ้าแหล่งข้อมูลเป็นไฟล์ .txt หรือ .csv ที่มีที่ติดต่อ Gmail ของคุณ ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเพื่อตั้งค่าข้อมูลของคุณExcel

1. เปิด Excel และบนแท็บ ข้อมูล แล้วเลือก จากข้อความ

   

2. เลือกไฟล์ .csv หรือ .txt ที่คุณต้องการ แล้วเลือก รับข้อมูล

3. ใน ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ ให้เลือก ถัดไป

4. ใน ตัวคั่น ตรวจสอบกล่องที่ตรงกับตัวคั่นที่แยกแต่ละองค์ประกอบของข้อมูลของคุณ (เช่นแท็บหรือเครื่องหมายจุลภาค) แล้วเลือก ถัดไป

   เคล็ดลับ: บานหน้าต่าง แสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก จะแสดงให้คุณเห็นผลลัพธ์ในลักษณะรูปแบบตาราง

   
   
    

5. ในแสดงตัวอย่างข้อมูลที่เลือก ให้เลือกคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์ จากนั้น ในรูปแบบข้อมูลคอลัมน์ เลือกข้อความ

   
    

6. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ตามความจำเป็น โดยการเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนแปลงและรูปแบบข้อมูลที่คุณต้องการนำไปใช้

   หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณนำรูปแบบข้อมูลไปใช้ในคอลัมน์ ชื่อของรูปแบบจะปรากฏในส่วนหัวของตารางสำหรับคอลัมน์นั้น

7. คลิก เสร็จสิ้น

8. ในกล่องตอบโต้ นำเข้าข้อมูล เลือกตำแหน่งที่คุณต้องExcel เพื่อใส่ข้อมูลของคุณ แล้วคลิก ตกลง

   หมายเหตุ: บันทึกสเปรดชีตของคุณด้วยชื่อไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: จัดรูปแบบข้อมูลที่เป็นตัวเลขในสเปรดชีต Excel

วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสไปรษณีย์ที่อยู่ในจดหมายเวียนไม่มีหมายเลขศูนย์หายไป ให้จัดรูปแบบคอลัมน์ที่มีรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความ

1. เปิดสเปรดชีตของคุณ แล้วเลือกคอลัมน์ที่ประกอบด้วยรหัสไปรษณีย์

2. บนแท็บ หน้าแรก ในกล่อง รูปแบบ ให้เลือก ข้อความ

   

ขณะนี้ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้ในจดหมายเวียนได้