Access'te raporlara giriş

Raporlar, Microsoft Access veritabanınızdaki bilgileri görüntülemek, biçimlendirmek ve özetlemek için bir yol sağlar. Örneğin, tüm kişilerinizin telefon numaraları için basit bir rapor veya farklı bölgelerdeki ve zaman dilimlerindeki toplam satışlarla ilgili özet bir rapor oluşturabilirsiniz.

Bu makalede, Access'teki raporlar hakkında genel bilgiler edineceksiniz. Ayrıca, rapor oluşturmayla ilgili temel konuları öğrenir, verileri sıralama, gruplandırma ve özetleme gibi seçenekleri kullanmayı ve raporu önizleme ile görüntüleyip yazdırmayı öğrenirsiniz.

Access'te raporlara genel bakış

Raporlarla neler yapabilirsiniz?

Rapor, veritabanınızdaki bilgileri aşağıdaki amaçlardan herhangi biriyle sunmak istediğinizde yararlılık sağlayan bir veritabanı nesnesidir:

• Verilerin özetini görüntüleme veya dağıtma
• Verilerin anlık görüntülerini arşivleme
• Tek tek kayıtlarla ilgili ayrıntıları sağlama
• Etiket oluşturma

Raporun parçaları

Veri görüntülemeyen "ilişkisiz" raporlar oluşturabilirsiniz, ancak bu makalede raporun tablo veya sorgu gibi bir veri kaynağına bağlı olduğu varsayılır. Bir raporun tasarımı, Tasarım görünümünde görüntüleyebileceğiniz bölümlere ayrılır. Her bir bölümün çalışma şeklinin anlaşılması daha iyi raporlar oluşturmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, bir hesaplanan denetim yerleştirmeyi seçtiğiniz bölüm, Access'in sonuçları nasıl hesaplayacağını belirler. Aşağıdaki listede, bölüm türleri ve bunların kullanımları özetlenmektedir:

Bölüm	Yazdırıldığında bölümün görüntülenme biçimi	Bölümün kullanılabileceği yerler
Rapor Üstbilgisi	Raporun başında.	Logo, başlık veya tarih gibi normalde kapak sayfasında görünebilen bilgiler için rapor üstbilgisini kullanın. "Topla" toplama işlevini kullanan hesaplanan bir denetimi rapor üstbilgisine yerleştirdiğinizde, raporun tamamı için toplam hesaplanır. Rapor üstbilgisi sayfa üstbilgisinden önce yazdırılır.
Sayfa Üstbilgisi	Her sayfanın başında.	Rapor başlığını her sayfada yinelemek için sayfa üstbilgisi kullanın.
Grup Üstbilgisi	Her yeni kayıt grubunun başında.	Grup adını yazdırmak için grup üstbilgisini kullanın. Örneğin, ürüne göre gruplandırılan bir raporda, ürün adını yazdırmak için grup üstbilgisini kullanın. "Topla" toplama işlevini kullanan hesaplanmış bir denetimi grup üstbilgisine yerleştirdiğinizde, toplam, geçerli gruba aittir. Kaç gruplandırma düzeyi eklediğinize bağlı olarak, bir raporda birden çok grup üstbilgisi bölümünüz olabilir. Grup üstbilgileri ve altbilgileri oluşturma hakkında daha fazla bilgi için "Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme" bölümüne bakın.
Ayrıntı	Kayıt kaynağındaki her satır için bir kez görünür.	Raporun ana gövdesini oluşturan denetimleri yerleştirdiğiniz yer burasıdır.
Grup Altbilgisi	Her kayıt grubunun sonunda.	Grubun özet bilgilerini yazdırmak için grup altbilgisi kullanın. Kaç gruplandırma düzeyi eklediğinize bağlı olarak, bir raporda birden çok grup altbilgisi bölümünüz olabilir.
Sayfa Altbilgisi	Her sayfanın sonunda.	Sayfa numaralarını veya sayfa başına bilgileri yazdırmak için sayfa altbilgisi kullanın.
Rapor Altbilgisi	Raporun sonunda. Bilginize: Tasarım görünümünde, rapor alt bilgisi sayfa alt bilgisinin altında gösterilir. Ancak, diğer tüm görünümlerde (örneğin Düzen görünümünde veya rapor yazdırıldığında ya da önizlemede görüntülendiğinde), rapor altbilgisi sayfa altbilgisinin üstünde, son grup altbilgisinden veya son sayfadaki ayrıntı satırından hemen sonra görüntülenir.	Rapor toplamlarını veya tüm raporla ilgili diğer özet bilgileri yazdırmak için rapor altbilgisini kullanın.

Veritabanınız iyi tasarlanmış bir tablo yapısına ve ilişkilere sahip olduğunda anlamlı raporlar oluşturmanın çok daha kolay olduğunu fark edersiniz. Veritabanı planlama ve tasarlamaya giriş için Veritabanı tasarımında temel bilgiler başlıklı makaleye bakın.

Access'te rapor oluşturma

Bu bölümdeki adımları izleyerek Access masaüstü veritabanınız için raporlar oluşturabilirsiniz.

Adım 1: Kayıt kaynağını seçme

Raporun kayıt kaynağı bir tablo, adlandırılmış sorgu veya eklenmiş sorgu olabilir. Kayıt kaynağı, raporda görüntülemek istediğiniz tüm veri satırlarını ve sütunlarını içermelidir.

• Veriler varolan bir tablo veya sorgudan geliyorsa, Gezinti Bölmesi'nde o tabloyu veya sorguyu seçin ve sonra 2. Adıma geçin.

• Henüz kayıt kaynağı yoksa aşağıdakilerden birini yapın:

  • 2. Adım'a geçin ve Boş Rapor aracını kullanın veya
  • Gerekli verileri içeren tablo veya sorguyu oluşturun. Gezinti Bölmesi'nde sorguyu veya tabloyu seçin ve sonra Adım 2'ye geçin.

Adım 2: Rapor aracı seçme

Rapor araçlarını, şeridin Oluştur sekmesinde, Raporlar grubunda bulabilirsiniz. Aşağıdaki tabloda seçenekler açıklanmıştır:

Araç	Açıklama
Rapor	Gezinti Bölmesi'nde seçtiğiniz kayıt kaynağındaki tüm alanları içeren basit bir tablolu rapor oluşturur.
Rapor Tasarımı	Tasarım görünümünde, gerekli alanları ve denetimleri ekleyebileceğiniz boş bir rapor açar.
Boş Rapor	Düzen görünümünde boş bir rapor açar ve rapora alan ekleyebileceğiniz Alan Listesi'ni görüntüler.
Rapor Sihirbazı	Alanları, gruplandırma ve sıralama düzeylerini ve düzen seçeneklerini belirtmenizi sağlayan çok adımlı bir sihirbazı görüntüler.
Etiketler	Standart veya özel etiket boyutlarının yanı sıra hangi alanların görüntülenmesini ve bunların nasıl sıralanmasını istediğinizi seçmenizi sağlayan bir sihirbaz görüntüler.

Adım 3: Raporu oluşturma

1. Kullanmak istediğiniz aracın düğmesini seçin. Bir sihirbaz görünürse, sihirbazdaki adımları izleyin ve son sayfada Son'u seçin. Access raporu Düzen görünümünde görüntüler.

2. İstediğiniz görünümü elde etmek üzere raporu biçimlendirme:

   • Alan ve etiketleri seçip sonra istediğiniz boyuta gelene dek kenarlarını sürükleyerek onları yeniden boyutlandırın.
   • Bir alanı seçip (varsa etiketini de) sonra yeni konumuna sürükleyerek alanı taşıyın.
   • Alanı sağ tıklatın ve kısayol menüsündeki komutları kullanarak hücreleri birleştirin veya bölün, alanları silin veya seçin ve diğer biçimlendirme görevlerini gerçekleştirin.
     Ek olarak, raporunuzu daha güzel görünümlü ve okunaklı yapmak için aşağıdaki bölümlerde açıklanan özellikleri kullanın.

Gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleme

Bir masaüstü veritabanı raporuna gruplandırma, sıralama veya toplamlar eklemenin en hızlı yolu grup, sıra veya toplam uygulamak istediğiniz alana sağ tıklamak ve ardından kısayol menüsünden istediğiniz komutu seçmektir.

Rapor Düzen veya Tasarım görünümünde açıkken Gruplandırma, Sıralama veya Toplam bölmesini kullanarak da gruplandırma, sıralama veya toplamlar ekleyebilirsiniz:

1. Gruplandırma, Sıralama ve Toplam bölmesi açık değilse, Rapor Tasarımı sekmesinin Gruplandırma ve Toplamlar grubunda Gruplandır& Sırala'yı seçin.
2. Grup ekle'yi veya Sıralama ekle'yi seçin ve ardından gruplandırmak veya sıralamak istediğiniz alanı seçin.
3. Daha fazla seçenek ayarlamak ve toplam eklemek için gruplandırma veya sıralama satırında Diğer'i seçin.

Gruplandırma, sıralama ve toplamlar hakkında daha ayrıntılı bilgi için bkz. Gruplandırılmış veya özet rapor oluşturma.

Koşullu biçimlendirmeyle verileri vurgulama

Access, rapordaki verileri vurgulamaya yönelik araçlar içerir. Her denetim veya denetim grubu için koşullu biçimlendirme kuralları ekleyebilirsiniz ve istemci raporlarında verileri karşılaştırmak için veri çubukları da ekleyebilirsiniz.

Denetimlere koşullu biçimlendirme eklemek için:

1. Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve Düzen Görünümü'ne tıklayın.

2. İstediğiniz denetimleri seçin. Biçim sekmesinin Denetim Biçimlendirmesi grubunda Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın.

   İpucu

   Birden çok denetim seçmek için CTRL tuşunu basılı tutun ve denetimleri tıklatın.

3. Koşullu Biçimlendirme Kuralları Yöneticisi iletişim kutusunda, Yeni Kural'ı tıklatın.

4. Yeni Biçimlendirme Kuralı iletişim kutusunda, Bir kural türü seçin başlığı altındaki değerlerden birini seçin:

   • Her kaydı ayrı ayrı değerlendiren bir kural oluşturmak için, Geçerli kayıttaki değerleri denetle veya bir ifade kullanın'ı seçin.
   • Veri çubuklarını kullanarak kayıtları birbiriyle karşılaştıran bir kural oluşturmak için Diğer kayıtlarla karşılaştır'ı tıklatın.

5. Kural açıklamasını düzenle altında, biçimlendirmenin ne zaman uygulanacağını ve hangi biçimlendirmenin uygulanacağını belirten kuralı belirtin ve sonra Tamam'a tıklayın.

6. Aynı denetime veya denetim kümesine yönelik ek bir kural oluşturmak için bu yönergeyi 4. adımdan itibaren tekrarlayın.

Renk ve yazı tiplerini özelleştirme

Renk ve yazı tiplerini özelleştirmek için bir Uygulama Teması seçeneğini deneyin.

1. Raporu, Gezinti Bölmesi'nde sağ tıklatıp ardından Düzen Görünümü'nü tıklatarak Düzen görünümünde açın.
2. Rapor Düzeni Tasarımı sekmesinde Temalar'a tıklayın ve imleci galerideki çeşitli temaların üzerine getirerek etkilerini önizleme ile görüntüleyin. Bir temayı tıklatıp seçin ve sonra raporunuzu kaydedin.
3. Renk ve yazı tiplerini ayrı ayrı ayarlamak için Renkler veya Yazı tipleri galerilerini kullanın.

Logo veya arka plan görüntüsü ekleme

Rapora logo veya arka plan görüntüsü ekleyebilirsiniz. Resmi güncelleştirirseniz, Access onu veritabanında kullanıldığı her yerde otomatik olarak güncelleştirir.

Logo resmi eklemek veya kaldırmak için:

1. Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve ardından Düzen Görünümü'nü tıklatın.
2. Raporda, resmi eklemek istediğiniz yeri tıklatın. Rapor Düzeni Tasarımı sekmesinin Üst Bilgi/Alt Bilgi grubunda Logo'ya tıklayın.
3. Resmin bulunduğu yere gidin ve ardından Aç'ı tıklatın. Access resmi rapora ekler.
4. Resmi kaldırmak için, sağ tıklatın ve ardından kısayol menüsünden Sil'i tıklatın.

Arka plan görüntüsü eklemek için:

1. Gezinti Bölmesi'nde raporu sağ tıklatın ve ardından Düzen Görünümü'nü tıklatın.
2. Biçim sekmesinde, Arka plan grubunda, Arka Plan Resmi'ni tıklatın.
3. Resim Galerisi listesinden bir resim seçin veya Gözat'a tıklayın, bir resim seçin ve sonra Tamam'a tıklayın.

Raporu önizleme ve yazdırma

Raporu önizleme

1. Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve Baskı Önizleme'yi seçin. Aşağıdakileri yapmak için Baskı Önizleme sekmesindeki komutları kullanın:

   • Raporu yazdırma
   • Sayfa boyutunu veya düzenini ayarlama
   • Yakınlaştırma veya uzaklaştırma ya da aynı anda birden çok sayfa görüntüleme
   • Rapordaki verileri yenileme
   • Raporu başka bir dosya biçimine aktarma

2. Baskı Önizlemeyi Kapat'ı seçin.

Rapor yazdırma

Önizlemeyi görüntülemeden raporu yazdırmak için:

• Gezinti Bölmesi'nde rapora sağ tıklayın ve Yazdır'ı seçin. Rapor varsayılan yazıcınıza gönderilir.

  Not

  Gezinti Bölmesi'nde raporu seçer ve Dosya sekmesinden Yazdır'ı seçerseniz, sayfa ve kopya sayısı gibi diğer yazdırma seçeneklerini de belirleyebilir ve bir yazıcı belirtebilirsiniz.

  • Yazıcı seçebileceğiniz, kopya sayısını ve daha fazlasını belirleyebileceğiniz bir iletişim kutusunu açmak için Yazdır'ı seçin.