Verileri yönetmek için Access'i veya Excel'i kullanma

Access ve Microsoft Excel'in birçok benzerliği vardır ve bu da hangi programı kullanmanız gerektiğine karar vermeyi zorlaştırabilir. Örneğin, her iki program da büyük miktarlarda veri depolayabilir, bu verileri dilimlemek ve küçük parçalara ayırmak için güçlü sorgular ve çözümleme araçları çalıştırabilir ve ihtiyacınız olan verileri döndüren karmaşık hesaplamalar yapabilir.

Bununla birlikte, yönettiğiniz verilerin türüne ve bu verilerle ne yapmak istediğinize bağlı olarak her programın belirgin avantajları vardır. Örneğin, amacınız birden çok kullanıcının erişebileceği bir biçimde veri bütünlüğünü korumaksa en iyi seçeneğiniz Access'tir; ötelemesiyle çözümlemek istediğiniz karmaşık sayısal veriler için ise Excel daha uygundur.

Çoğu durumda, her iki programı da kullanabilir ve her birini en uygun amaç için kullanabilirsiniz. Genel olarak, Access verileri yönetmek için daha iyidir: Düzenli tutmanıza yardımcı olur, aramayı kolaylaştırır ve aynı anda birden çok kullanıcı tarafından kullanılabilir. Excel genellikle veri çözümleme açısından daha iyidir: karmaşık hesaplamalar yapma, olası sonuçları araştırma ve yüksek kaliteli grafikler üretme. Verilerinizi depolamak için Access'i ve bunları çözümlemek için Excel'i kullanırsanız, her iki programdan da yararlanabilirsiniz.

Hangi programı kullanacağınıza karar vermeden önce, her programın avantajlarını karşılaştırmak, birini veya diğerini kullanmanın en iyi olduğu zamanı öğrenmek ve tam olarak istediğiniz sonuçları elde etmek için her iki programla nasıl çalışacağınızı öğrenmek isteyebilirsiniz.

Her programın avantajlarını karşılaştırın

Bilgilerinize maksimum performans ve doğrulukla erişmek ve bunları güncellemek istiyorsanız doğru programı seçmek çok önemlidir. Gerçekleştirmek istediğiniz görevler için hangi programın en uygun olduğunu bulmak için, her programın veri depolama, veri çözümleme, çok kullanıcılı işbirliği ve güvenlikle ilgili olarak sunduğu avantajları karşılaştırmak yardımcı olabilir.

Veri depolama

İlişkisel verilere karşı düz veriler Verilerinizi hangi programın en iyi depoladığına karar vermenize yardımcı olması için kendinize şu soruyu sorun: Veriler ilişkisel mi değil mi? Tek bir tablo veya çalışma sayfasında etkin bir şekilde yer alabilen verilere düz veya ilişkisel olmayan veriler denir. Örneğin, her müşteri için yalnızca bir adres ve ilgili kişi içeren basit bir müşteri listesi oluşturmak istiyorsanız, Excel daha iyi bir seçim olabilir. Öte yandan, her müşterinin fatura ve sevkiyat adreslerini veya her müşteri için birden fazla irtibat kişisini içeren daha karmaşık bir müşteri listesi depolamak istiyorsanız, Access daha iyi bir çözümdür.

İlişkisel veritabanında, bilgilerinizi birden çok tablo halinde düzenlersiniz. İyi tasarlanmış bir ilişkisel veritabanında, her tablo düzdür ve yalnızca bir veri türü hakkında bilgi içerir. Örneğin, bir müşteri veritabanı oluşturuyorsanız, müşterilerin adları bir tabloda, bu müşterilerin fatura ve sevkiyat adresleri ise ayrı bir tabloda depolanmalıdır. Her müşterinin birden çok adresi olabileceğinden ve her adres için müşteri adını yeniden girmek zorunda kalmadan her müşteri için birden çok adres girebilmek istediğinizden, adresleri adlardan ayrı olarak depolamak iyi bir fikirdir.

Yerel ve dış veriler karşılaştırması Çeşitli dış veri kaynaklarından gelen verilere bağlanmak için Access'i kullanabilir, böylelikle verileri içeri aktarmak zorunda kalmadan görüntüleyebilir, sorgulayabilir ve düzenleyebilirsiniz. Örneğin, Access, bir Microsoft SQL ServerSQL Server veritabanındaki, bir dBASE dosyasındaki veya bir Outlook klasöründeki ve diğer birçok veri kaynağındaki varolan verilere bağlanmak için komutlar sağlar. Excel'i kullanarak Access, SQL Server ve Analysis Services veritabanları, metin ve XML dosyaları, ODBC ve OLE DB veri kaynakları gibi çok çeşitli veri kaynaklarına bağlanabilirsiniz. Ancak, Excel kullanıcı arabirimi aracılığıyla kaynak verileri değiştirmek üzere verileri düzenleyemezsiniz.

Hem Access hem de Excel, Windows SharePoint ServicesWindows SharePoint Services listelerindeki verilere bağlanmak için komutlar sağlar. Ancak, Excel SharePoint listelerine yalnızca salt okunur bir bağlantı sağlar; Access, SharePoint listelerindeki verileri okumanıza ve yazmanıza izin verir.

Veri bütünlüğü ve esneklik karşılaştırması Benzersiz tanımlayıcılar verilerinizin bütünlüğünü korumaya yardımcı olur ve iki satırın (veya kaydın) tam olarak aynı verileri içermemesini sağlar. Benzersiz tanımlayıcılar, verilerinizi aradığınızda veya sıraladığınızda verileri almanın en hızlı yolunu da sağlar. Access'te, her kayıt için otomatik olarak benzersiz bir tanımlayıcı oluşturmak için Otomatik Sayı veri türünü kullanabilirsiniz. Daha sonra bu tanımlayıcıları kullanarak bir tablodaki kayıtları başka bir tablodaki bir veya birden çok kayıtla ilişkilendirebilirsiniz.

Access'in verilerinize uyguladığı yapı, veri bütünlüğünü sağlamaya yardımcı olur. Access, bir tablodaki yeni kayıtların başka bir tabloda karşılık gelen bir değere sahip olmasını zorunlu tutabilir, böylece "başı boş" kayıtlar oluşturamazsınız. Örneğin, müşteri bilgileri içermeyen bir sipariş vermek istemezsiniz. Access, Siparişler tablonuzdaki her yeni kaydın Müşteriler tablonuzda buna karşılık gelen bir müşteri değeri olmasını zorunlu tutabilir. Bu gerekli değer karşılığı bilgi tutarlılığı olarak adlandırılır.

Verilerin doğru girildiğinden emin olmak için kendi kısıtlamalarınızı ve kurallarınızı da uygulayabilirsiniz. Excel, verileri daha serbest biçimli bir biçimde girmenize izin verir, ancak Excel ilişkisel verileri desteklemediğinden, bilgi tutarlılığını destekleyemez. Bununla birlikte, Excel'de veri girişini denetlemek için Veri Doğrulama komutunu kullanabilirsiniz.

Veri çözümleme

Sorgulama Değişen koşullara veya olaylara bağlı olarak verilerinizi çeşitli şekillerde sık sık görüntülemeniz gerekiyorsa, verilerinizi depolamak ve verilerinizle çalışmak için Access daha iyi bir seçim olabilir. Access, ister bir ister birçok tabloda yer alsın, yalnızca istediğiniz veri satırlarını ve sütunlarını almak için Yapılandırılmış Sorgu DiliYapılandırılmış Sorgu Dili (SQL) sorgularını kullanmanıza olanak tanır. Hesaplanan alanlar oluşturmak için sorgularda ifadeler de kullanabilirsiniz. Access'te ifade kullanmak, Excel'de değerleri hesaplamak için formülleri kullanma işlemine benzer. Access sorgularını kullanarak verileri özetleyebilir ve toplam, ortalama ve sayım gibi toplam değerleri gösterebilirsiniz.

Modelleme Excel'de, bir çalışma sayfası modelinin sonucunu tahmin etmek için durum çözümlemesi araçlarını kullanabilirsiniz. Durum çözümlemesi, verileriniz üzerinde en iyi ve en kötü durum senaryoları gibi farklı senaryolar çalıştırmanıza ve çeşitli senaryoların sonuç verilerini bir özet raporunda karşılaştırmanıza olanak tanır. Access'te benzer bir özellik yoktur.

Özetleme ve grafik oluşturma Her iki programda da PivotTable raporları ve PivotTable grafikleri oluşturabilirsiniz. Bununla birlikte, Excel Access'ten daha gelişmiş PivotTable raporlama ve grafik oluşturma özellikleri sağlar. Kapsamlı PivotTable raporları oluşturmayı veya düzenli olarak profesyonel görünümlü grafikler sağlamayı planlıyorsanız, Access'teki özellikler yerine Excel'de PivotTable raporlaması veya PivotTable grafiği kullanmalısınız.

Çok kullanıcılı işbirliği

Hem Access hem de Excel, Windows SharePoint Services ve ağ dosya paylaşımları gibi işbirliğine dayalı ortamlarda kullanılabilir, ancak verilere birden çok kullanıcı tarafından erişilebilme yöntemlerinde farklılıklar vardır.

Verilere birden çok kullanıcı erişimi Normal işlemde, Access birden çok kullanıcının aynı anda tek bir veritabanını açmasına izin verir; Access yalnızca düzenlenmekte olan verileri kilitlediğinden bu işe yarar; Sonuç olarak, diğer kullanıcılar çakışma olmadan farklı kayıtları düzenleyebilir. Excel'de başka kullanıcılarla çalışma kitabını paylaşabilirsiniz, ancak çok kullanıcılı işbirliği en iyi işlevini, kullanıcıların bu çalışma kitabındaki veriler üzerinde aynı anda değil de farklı zamanlarda çalışması durumunda çalışır. Gerçekte, Access veritabanı kullanıcıları bir veri kümesi üzerinde işbirliği yaparken, Excel çalışma kitabı kullanıcıları da belge üzerinde işbirliği yapar.

İşbirliği için Windows SharePoint Services kullanma Her iki program da SharePoint listeleri ve belge kitaplıkları gibi Microsoft Windows SharePoint Services teknolojilerle tümleştirilir.

Access, SharePoint sitesinde birden çok kullanıcıyla işbirliği yapmak için çeşitli yollar sağlar. Örneğin, bir Windows SharePoint ServicesWindows SharePoint Services belge kitaplığına tam veritabanını yükleyebilir, formları ve raporları Windows SharePoint ServicesWindows SharePoint Services görünümleri olarak kullanıma sunabilir ve veritabanını SharePoint listelerinde depolanan verilere bağlayabilirsiniz.

Excel, SharePoint Services sitesinde birden çok kullanıcıyla işbirliği yapmak için tek bir yol sağlar. Bir çalışma kitabını Windows SharePoint ServicesWindows SharePoint Services belge kitaplıklarına yükleyebilirsiniz. Burada tek tek kullanıcılar çalışma kitabını kullanıma alıp değişiklikler yapabilir ve bu sayede diğer kullanıcıların aynı anda çalışma kitabını değiştirmesi engellenebilir. Kullanıcılar çalışma kitabını belge kitaplığından kullanıma almadan düzenleyebilir ve bu durumda veri çakışmalarını önlemek için diğer kullanıcılarla işbirliği yapmak zorundadır.

İşbirliği için ağ klasörlerini kullanma Access veritabanını paylaşılan bir ağ klasöründe depoluyorsanız, birden fazla kullanıcı veritabanını açabilir ve verileriyle eş zamanlı olarak çalışabilir. Kullanıcı tarafından düzenlendiklerinde tek tek kayıtlar kilitlenir. Bir Excel çalışma kitabını paylaşılan bir ağ klasöründe depoluyorsanız, çalışma kitabını aynı anda yalnızca bir kullanıcı düzenleyebilir. Görüntüleme amacıyla, başka bir kullanıcı çalışma kitabını düzenlerken birden fazla kullanıcı çalışma kitabını açabilir, ancak bu kullanıcılar çalışma kitabını düzenlemekte olan kullanıcı dosyayı kapatıncaya kadar verilerde herhangi bir değişiklik yapamaz.

Güvenlik

Her iki program da veri kaybını önlemenize ve verilerinizi yetkisiz erişimden korumanıza yardımcı olabilecek benzer özellikler (parola ve şifreleme) sağlar. Bununla birlikte, kullanıcı düzeyinde veri korumanın çalışma şekli açısından Access ile Excel arasında bazı farklılıklar vardır.

Veri kaybını önleme Access'te çalışmanız sürekli olarak kaydedilir, böylece beklenmeyen bir başarısızlık durumunda (varsa) fazla çalışma kaybetme olasılığınız olmaz. Bununla birlikte, Access çalışmanızı sürekli kaydettiğinden, sonradan uygulamak istemediğinize karar verdiğiniz değişiklikler yapmanız da mümkündür. Veritabanınızı istediğiniz şekilde geri yükleyebilmek için gereksinimlerinize uygun bir zamanlamayla veritabanı dosyasının yedek kopyasını oluşturmalısınız. Bir yedek veritabanının tamamını kurtarabilir veya yalnızca ihtiyacınız olan tabloyu veya diğer veritabanı nesnesini geri yükleyebilirsiniz. Dosya sistemi yedekleme yardımcı programını kullanıyorsanız, verilerinizi geri yüklemek için bir dosya sistemi yedeklemesinden veritabanının bir kopyasını da kullanabilirsiniz. Excel'de, verilerinizi güncelleştirirken belirli aralıklarla Otomatik Kurtarma bilgilerini kaydedebilirsiniz.

Kullanıcı düzeyinde veri koruması Excel'de, sütunları ve veri satırlarını gizleyerek kritik veya gizli verileri görünümden kaldırabilir ve sonra gizli verilere kullanıcı erişimini denetlemek için çalışma sayfasının tamamını koruyabilirsiniz. Çalışma sayfasını ve öğelerini korumanın yanı sıra, diğer kullanıcıların önemli verileri istemeden değiştirmesini önlemek için çalışma sayfasındaki hücreleri kilitleyebilir ve kilitlerini açabilirsiniz.

Dosya düzeyinde güvenlik Dosya düzeyinde, yetkisiz kullanıcıların verileri görmesini engellemek için her iki programda da şifreleme kullanabilirsiniz. Ayrıca, veritabanı dosyasını veya çalışma kitabını açmak için parola girilmesini de zorunlu kılabilirsiniz. Buna ek olarak, dijital imza kullanarak veritabanı dosyasının veya çalışma kitabının güvenliğini sağlamaya yardımcı olabilirsiniz.

Verilere kısıtlı erişim Excel'de, verilere erişmek için kullanıcı tabanlı izinler belirleyebilir veya diğer kullanıcıların erişimleri olan verilerde değişiklik yapmasını engelleyen salt okunur haklar ayarlayabilirsiniz. Access kullanıcı düzeyi güvenlik özellikleri sağlamaz, ancak Access'in bağlandığı herhangi bir veritabanı sunucusunun kullanıcı güvenlik modelini destekler. Örneğin, bir SharePoint listesine bağlanırsanız, Access SharePoint listesi için kullanıcı izinlerini dikkate alır. Yetkisiz kullanıcıları Access verilerinizin dışında tutmak istiyorsanız, bir parola ayarlayarak veritabanınızı şifreleyebilirsiniz. Excel gibi başka bir program kullanarak erişmiş olsalar bile, kullanıcıların veritabanındaki verileri okumak için parolayı girmesi gerekir.

Verilerinizin korunmasına yardımcı olma hakkında daha fazla bilgi için bkz. Access 2007 veya üstünde Access 2003 kullanıcı düzeyi güvenliğini ayarlama veya değiştirme ve Excel'de koruma ve güvenlik.

Access ne zaman kullanılır?

Çok genel bir ifadeyle, verileri düzenli olarak izleyip kaydetmeniz ve sonra da bu verilerin alt kümelerini görüntülemeniz, vermeniz veya yazdırmanız gerektiğinde Access en iyi seçimdir. Access formları, verilerinizle çalışmak için Excel çalışma sayfasından daha kullanışlı bir arabirim sağlar. Access'i kullanarak sık gerçekleştirilen eylemleri otomatikleştirebilirsiniz; Access raporları da verileri basılı veya elektronik biçimde özetlemenize olanak tanır. Access, verilerinizi daha iyi yapılandırır; Örneğin, ne tür verilerin girilebileceğini ve hangi değerlerin girilebileceğini denetleyebilir ve bir tablodaki verilerin diğer tablolardaki verilerle nasıl ilişkili olacağını belirtebilirsiniz. Bu yapı, yalnızca doğru türde verilerin girilmesini sağlamanıza yardımcı olur.

Access, verileri çalışma sayfalarına çok benzeyen tablolarda depolar; ancak Access tabloları, diğer tablolarda depolanan verilere göre karmaşık sorgulama için tasarlanmıştır.

Access'i şu durumlarda kullanın:

• Veritabanında birçok kişinin çalıştığını düşündüğünüzde, kayıt kilitleme ve çakışma çözme gibi verilerinizde yapılan güncelleştirmeleri güvenli bir şekilde gerçekleştirecek güçlü seçenekler isteyebilirsiniz.
• Düz veya ilişkisel olmayan bir tablo olarak oluşturulan bir veri kümesine daha fazla tablo eklenmesi gerektiğini tahmin edin.
• Karmaşık sorguları çalıştırmak istiyorsanız.
• Çeşitli raporlar veya posta etiketleri oluşturmak istiyorsanız.

Access'i kullanmaya yönelik genel senaryolar

• Kişileri yönetme Kişilerinizi ve posta adreslerinizi yönetebilir, sonra Access'te raporlar oluşturabilir veya form mektupları, zarflar veya posta etiketleri yazdırmak için Microsoft Office Word ile verileri birleştirebilirsiniz.
• Stok ve Varlık izleme Evinizdeki veya iş yerinizdeki öğelerin stoğunu oluşturabilir ve verilerle birlikte fotoğrafları ve diğer ilgili belgeleri de depolayabilirsiniz.
• Sipariş izleme Ürünler, müşteriler ve siparişler hakkındaki bilgileri girebilir ve sonra çalışana göre, bölgeye göre, zaman aralığına göre veya başka bir değere göre satışları gösteren raporlar oluşturabilirsiniz.
• Görev izleme Bir grup kişinin görevlerini izleyebilir ve diğer kişiler aynı veritabanında var olan görevlerini güncelleştirirken aynı anda siz de yeni görevler girebilirsiniz.
• Ödünç veren kütüphaneleri organize etme Kitaplarınız ve CD'leriniz hakkındaki verileri depolamak ve bunları kimlere ödünç verdiğinizi izlemek için Access'i kullanabilirsiniz.
• Etkinlik Planlama Etkinlik tarihleri, yerleri ve katılımcıları hakkındaki bilgileri girebilir ve sonra etkinliklerle ilgili zamanlamaları veya özetleri yazdırabilirsiniz.
• Beslenme takibi Yemek tariflerini takip edin ve diyet ve egzersiz aktivitelerini günlüğe kaydedin.

Excel ne zaman kullanılır?

Bir elektronik tablo programı olarak Excel, bir veya daha fazla çalışma sayfası içeren çalışma kitaplarında çok büyük miktarlarda veri depolayabilir. Bununla birlikte, Excel, Access gibi bir veritabanı yönetim sistemi işlevi görmek yerine, veri çözümlemesi ve hesaplaması için en iyi duruma getirilmiştir. Bu esnek programı kullanarak veri çözümlemeye yönelik modeller oluşturabilir, bu veriler üzerinde hesaplamalar yapmak üzere basit ve karmaşık formüller yazabilir, verileri istediğiniz şekilde özetleyebilir ve verileri profesyonel görünümlü çeşitli grafiklerde sunabilirsiniz. Microsoft Create'da, aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç Excel tasarım şablonu vardır

Şu durumlarda Excel kullanın:

• Birden çok tablo kullanan ve verileriniz çoğunlukla sayısal olan ilişkisel bir veritabanı yerine verilerinizin düz veya ilişkisel olmayan bir görünümünü zorunlu kılma.
• Verileriniz üzerinde sık sık hesaplamalar ve istatistiksel karşılaştırmalar çalıştırın.
• Hiyerarşik verileri derli toplu ve esnek bir düzende görüntülemek için PivotTable raporlarını kullanmak istiyorsanız.
• Düzenli olarak grafik oluşturmayı planlıyor ve Excel'de sağlanan yeni grafik biçimlerini kullanmak istiyorsanız.
• Koşullu biçimlendirme simgeleri, veri çubukları ve renk ölçekleri kullanarak verilerinizi vurgulamak istiyorsanız.
• Verileriniz üzerinde istatistik, mühendislik ve regresyon çözümlemesi gibi gelişmiş durum çözümlemesi işlemleri yapmak istiyorsanız.
• Kişisel kullanım veya sınırlı işbirliği amacıyla öğeleri basit bir listede izlemek istiyorsanız.

Excel'i kullanmak için genel senaryolar

• Muhasebe Birçok mali muhasebe raporunda, örneğin nakit akışı raporları, gelir tabloları veya kar/zarar raporlarında Excel'in güçlü hesaplama özelliklerini kullanabilirsiniz.
• Bütçeleme İster kişisel ister işle ilgili olsun, gereksinimlerinize göre Excel'de pazarlama bütçe planı, etkinlik bütçesi veya emeklilik bütçesi gibi her tür bütçeyi oluşturabilirsiniz.
• Faturalama ve satış Excel, fatura ve satış verilerini yönetmek için de kullanışlıdır ve ihtiyacınız olan formları, örneğin satış faturaları, sevk irsaliyeleri veya satın alma siparişleri gibi formları kolayca oluşturabilirsiniz.
• Raporlama Excel'de veri çözümlemenizi yansıtan veya verilerinizi özetleyen çeşitli türlerde raporlar oluşturabilirsiniz (örneğin, proje performansını ölçen, verileri tahmin eden, verileri özetleyen veya sapma verilerini gösteren raporlar).
• Planlama Excel, haftalık ders planı, pazarlama araştırması planı, yıl sonu vergi planı veya haftalık yemek, parti veya tatil planlarınıza yardımcı olacak planlayıcılar gibi profesyonel planlar veya kullanışlı planlayıcılar oluşturmak için harika bir araçtır.
• Gönderi Takibi Zaman çizelgesi veya listedeki verileri (örneğin, çalışmayı izlemeye yönelik zaman çizelgesi veya ekipmanı izlemeye yarayan envanter listesi) izlemek için Excel'i kullanabilirsiniz.
• Takvimleri kullanma Kılavuz benzeri yapısı nedeniyle, Excel her tür takvimi oluşturmaya uygundur; örneğin, okul yılı boyunca etkinliklerin izlenmesine yarayan akademik takvim veya iş olaylarını ve kilometre taşlarını izlemeye yarayan mali yıl takvimi.

Bu kategorilerden herhangi birindeki kullanışlı Excel şablonları için, bkz: Microsoft Office Online'da Excel için şablonlar .

Access ve Excel'i birlikte kullanma

Her iki programın sunduğu avantajlardan yararlanmak isteyeceğiniz zamanlar olabilir. Örneğin, Excel'de verileri hesaplayıp çözümleyebileceğiniz bir çalışma sayfası oluşturduğunuzda, çalışma sayfası fazla büyük ve karmaşık bir hale gelmiştir ve diğer birçok kullanıcının verilere erişmesi gerekmektedir. Bu noktada, çalışma sayfanızı Excel'de kullanmak yerine Access'e aktarmak veya bağlamak ve bunu bir veritabanı olarak kullanmak isteyebilirsiniz. Ya da belki de bir Access veritabanında bazı ayrıntılı Excel PivotTable raporları ve profesyonel görünümlü Excel grafikleri oluşturmak istediğiniz verileriniz var.

İlk olarak hangi programı kullanırsanız kullanın, verileri her zaman bir programdan diğerine aktarabilir ve onunla çalışmaya devam edebilirsiniz. Veri bağlantısı olsun ya da olmasın, verileri kopyalayarak, içeri aktararak veya tam tersi yaparak Excel'den Access'e aktarabilirsiniz.

İki program arasında veri alışverişi hakkında daha fazla bilgi için bkz. Excel'den Access'e veri taşıma.