Verileri Excel'den Access'e taşıma

Bu makalede, Microsoft Excel ile Access'i birlikte kullanabilmek için verilerinizi Excel'den Access'e nasıl taşıyabileceğiniz ve bunları ilişkisel tablolara nasıl dönüştürebileceğiniz gösterilmektedir. Özetlemek gerekirse, Access verileri yakalama, depolama, sorgulama ve paylaşma için en iyisidir ve Excel ise verileri hesaplama, çözümleme ve görselleştirme için en iyisidir.

Verilerinizi yönetmek için Access'i veya Excel'i kullanma ve Access'i Excel ile kullanmak için başlıca 10 neden başlıklı iki makale, belirli bir görev için hangi programın en uygun olduğunu ve pratik bir çözüm oluşturmak için Excel ve Access'in birlikte nasıl kullanılacağını tartışıyor.

Verileri Excel'den Access'e taşıdığınızda, işlemin üç temel adımı vardır.

1. Adım: Excel'den Access'e veri aktarma

Verileri içeri aktarma, verilerinizi hazırlamak ve temizlemek biraz zaman alırsa çok daha düzgün ilerleyebilecek bir işlemdir. Verileri içeri aktarmak, yeni bir eve taşınmak gibidir. Taşınmadan önce eşyalarınızı temizler ve düzenlerseniz, yeni evinize yerleşmek çok daha kolaydır.

İçeri aktarmadan önce verilerinizi temizleme

Verileri Access'e aktarmadan önce, Excel'de şunları yapmak iyi olur:

• Atomik olmayan veriler (bir hücrede birden çok değer) içeren hücreleri birden çok sütuna dönüştürün. Örneğin, "Beceriler" sütununda "C# programlama", "VBA programlama" ve "Web tasarımı" gibi birden çok beceri değeri içeren bir hücre, her biri tek bir beceri değeri içeren ayrı sütunlara bölünmelidir.
• Baştaki, sondaki ve birden çok eklenmiş boşluğu kaldırmak için KIRP komutunu kullanın.
• Yazdırılmayan karakterleri kaldırın.
• Yazım ve noktalama hatalarını bulma ve düzeltme.
• Yinelenen satırları veya yinelenen alanları kaldırın.
• Veri sütunlarının karışık biçimler, özellikle de metin olarak biçimlendirilmiş sayılar veya sayı olarak biçimlendirilmiş tarihler içermediğinden emin olun.

Daha fazla bilgi için aşağıdaki Excel yardım konularına bakın:

• Verilerinizi temizlemenin ilk on yolu
• Benzersiz değerleri filtreleme veya yinelenen değerleri kaldırma
• Metin olarak depolanan sayıları sayılara dönüştürme
• Metin biçiminde depolanan tarihleri tarihe dönüştürme

İçeri aktarırken en iyi veri türünü seçme

Access'te içeri aktarma işlemi sırasında, el ile müdahale gerektirecek çok az (varsa) dönüştürme hatası almak için iyi seçimler yapmak istersiniz. Aşağıdaki tabloda, Excel'den Access'e veri aktardığınızda Excel sayı biçimlerinin ve Access veri türlerinin nasıl dönüştürüldüğü özetlenir ve Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nda seçilebilecek en iyi veri türleriyle ilgili bazı ipuçları verilir.

Excel sayı biçimi	Access veri türü	Açıklamalar	En iyi yöntem
Metin	Metin, Not	Access Metni veri türü, en çok 255 karakter uzunluğunda alfasayısal veriler depolar. Access Not veri türü, en çok 65.535 karakter uzunluğunda alfasayısal veriler depolar.	Herhangi bir verinin kesilmesini önlemek için Not'u seçin.
Sayı, Yüzde, Kesir, Bilimsel	Sayı	Access'te Alan Boyutu özelliğine bağlı olarak değişen tek bir Sayı veri türü vardır (Bayt, Tamsayı, Uzun Tamsayı, Tek, Çift, Ondalık).	Herhangi bir veri dönüştürme hatasından kaçınmak için Çift'i seçin.
Tarih	Tarih	Hem Access hem de Excel, tarihleri depolamak için aynı seri tarih numarasını kullanır. Access'te tarih aralığı daha geniştir: -657.434 (1 Ocak 100) ile 2.958.465 (MS 31 Aralık 9999). Access (Macintosh için Excel'de kullanılan) 1904 tarih sistemini tanımadığından, karışıklığı önlemek için tarihleri Excel veya Access'te dönüştürmeniz gerekir. Daha fazla bilgi için bkz. Tarih sistemini, biçimini veya iki basamaklı yıl yorumunu değiştirme ve Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma.	Tarih'i seçin.
Time	Saat	Hem Access hem de Excel, zaman değerlerini aynı veri türünü kullanarak depolar.	Genellikle varsayılan ayar olan Saat'i seçin.
Para Birimi, Muhasebe	Para Birimi	Access'te Para Birimi veri türü, verileri dört ondalık basamağa duyarlılıkla 8 baytlık sayılar olarak depolar ve mali verileri depolamak ve değerlerin yuvarlanmasını önlemek için kullanılır.	Genellikle varsayılan olan Para Birimi'ni seçin.
Boole	Evet/Hayır	Access tüm Evet değerleri için -1'i ve tüm Hayır değerleri için 0'ı kullanırken, Excel tüm DOĞRU değerleri için 1'i ve tüm YANLIŞ değerleri için 0'ı kullanır.	Temel değerleri otomatik olarak dönüştüren Evet/Hayır'ı seçin.
Köprü	Köprü	Excel ve Access'teki köprüler, tıklatıp takip edebileceğiniz bir URL veya Web adresi içerir.	Köprü seçin; Access varsayılan olarak Metin veri türünü kullanabilir.

Veriler Access'e aktarıldıktan sonra Excel verilerini silebilirsiniz. Silmeden önce özgün Excel çalışma kitabını yedeklemeyi unutmayın.

Daha fazla bilgi için, Access yardımında Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma konusuna bakın.

Verileri otomatik olarak eklemenin kolay yolu

Excel kullanıcılarının en sık karşılaştığı sorunlardan biri, aynı sütunlara sahip verileri büyük bir çalışma sayfasına eklemektir. Örneğin, ilk olarak Excel'de başlayan, ancak günümüzde birçok çalışma grubu ve bölümden dosyaları içerecek şekilde büyümüş bir varlık izleme çözümünüz olabilir. Bu veriler farklı çalışma sayfalarında ve çalışma kitaplarında olabileceği gibi, başka sistemlerden veri akışı olan metin dosyalarında da olabilir. Excel'de benzer verileri eklemenin herhangi bir kullanıcı arabirimi komutu veya kolay bir yolu yoktur.

En iyi çözüm, Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanarak verileri kolayca içeri aktarabileceğiniz ve tek bir tabloya ekleyebileceğiniz Access'i kullanmaktır. Ayrıca, bir tabloya çok fazla veri ekleyebilirsiniz. İçeri aktarma işlemlerini kaydedebilir, zamanlanmış Microsoft Outlook görevleri olarak ekleyebilir ve hatta işlemi otomatikleştirmek için makrolar kullanabilirsiniz.

2. Adım: Tablo Çözümleyicisi Sihirbazı'nı kullanarak verileri normalleştirme

İlk bakışta, verilerinizi normalleştirme sürecinde adım adım ilerlemek göz korkutucu bir görev gibi görünebilir. Neyse ki, Access'te tabloları normalleştirmek, Tablo Çözümleyicisi Sihirbazı sayesinde çok daha kolay bir işlemdir.

1. Seçili sütunları yeni bir tabloya sürükleme ve ilişkileri otomatik olarak oluşturma

2. Tabloyu yeniden adlandırmak, birincil anahtar eklemek, varolan bir sütunu birincil anahtar yapmak ve son eylemi geri almak için düğme komutlarını kullanın

Aşağıdakileri yapmak için bu sihirbazı kullanabilirsiniz:

• Bir tabloyu daha küçük tablolar kümesine dönüştürün ve tablolar arasında otomatik olarak birincil ve yabancı anahtar ilişkisi oluşturun.
• Var olan ve benzersiz değerler içeren bir alana birincil anahtar ekleyin veya Otomatik Sayı veri türünü kullanan yeni bir kimlik alanı oluşturun.
• Basamaklı güncelleştirmelerle bilgi tutarlılığını zorunlu kılmak için otomatik olarak ilişkiler oluşturun. Verilerin yanlışlıkla silinmesini önlemek için art arda silmeler otomatik olarak eklenmez, ancak daha sonra kolayca art arda silmeler ekleyebilirsiniz.
• Yeni tablolarda gereksiz veya yinelenen verileri (aynı müşterinin iki farklı telefon numarası olması gibi) arayın ve bunları istediğiniz şekilde güncelleştirin.
• Orijinal tabloyu yedekleyin ve adına "_OLD" ekleyerek yeniden adlandırın. Ardından, özgün tabloyu yeniden yapılandıran bir sorgu oluşturursunuz, özgün tabloyu temel alan mevcut tüm formlar veya raporlar yeni tablo yapısıyla çalışır.

Daha fazla bilgi için bkz. Tablo Çözümleyicisi'ni kullanarak verilerinizi normalleştirme.

3. Adım: Excel'den Access verilerine bağlanma

Veriler Access'te normalleştirildikten ve özgün verileri yeniden yapılandıran bir sorgu veya tablo oluşturulduktan sonra, Access verilerine Excel'den bağlanmak basit bir işlemdir. Verileriniz artık bir dış veri kaynağı olarak Access'tedir ve dış veri kaynağını bulmak, oturum açmak ve bu kaynağa erişmek için kullanılan bir bilgi kapsayıcısı olan veri bağlantısı üzerinden çalışma kitabına bağlanabilir. Bağlantı bilgileri çalışma kitabında depolanır ve Office Veri Bağlantısı (ODC) dosyası (.odc dosya adı uzantısı) veya Veri Kaynağı Adı dosyası (.dsn uzantısı) gibi bir bağlantı dosyasında da depolanabilir. Dış verilere bağlandıktan sonra, veriler Access'te her güncelleştirildiğinde Excel çalışma kitabınızı Access'ten otomatik olarak da yenileyebilirsiniz (veya güncelleştirebilirsiniz).

Daha fazla bilgi için bkz. Dış veri kaynaklarından verileri içeri aktarma (Power QueryPower Query).

Verilerinizi Access'e alın

Bu bölüm, verilerinizi normalleştirmenin şu aşamalarında size yol gösterir: Satış Temsilcisi ve Adres sütunlarındaki değerleri en atomik parçalarına ayırma, ilgili konuları kendi tablolarına ayırma, bu tabloları Excel'den kopyalayıp Access'e yapıştırma, yeni oluşturulan Access tabloları arasında anahtar ilişkileri oluşturma ve Access'te bilgi döndürmek için basit bir sorgu oluşturma ve çalıştırma.

Normalleştirilmemiş formdaki örnek veriler

Aşağıdaki çalışma sayfasının Satış Elemanı sütununda ve Adres sütununda atomik olmayan değerler vardır. Her iki sütun da iki veya daha fazla ayrı sütuna bölünmelidir. Bu çalışma sayfasında satış elemanları, ürünler, müşteriler ve siparişler hakkında da bilgiler yer alır. Bu bilgiler de konulara göre ayrı tablolara bölünmelidir.

Satış Elemanı	Sipariş Kimliği	Sipariş Tarihi	Ürün Kimliği	Adet	Fiyat	Müşteri Adı	Adres	Telefon
Li, Yale	2349	3/4/09	C-789 Serisi	3	7,00 ABD doları	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Li, Yale	2349	3/4/09	C-795 Serisi	6	9,75 ABD doları	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Adams, Ellen	2350	3/4/09	A-2275 Serisi	2	16,75 ABD doları	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	F-198 Uçağı	6	5,25 ABD doları	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Adams, Ellen	2350	3/4/09	B-205 Serisi	1	4,50 ABD doları	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2351	3/4/09	C-795 Serisi	6	9,75 ABD doları	Meşe Ltd.	2302 Harvard Bulvarı Bellevue, WA 98227	425-555-0222
Hance, Jim	2352	3/5/09	A-2275 Serisi	2	16,75 ABD doları	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Hance, Jim	2352	3/5/09	D-4420 Serisi	3	7,25 ABD doları	Adventure Works	1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234	425-555-0185
Koch, Kamış	2353	3/7/09	A-2275 Serisi	6	16,75 ABD doları	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201
Koch, Kamış	2353	3/7/09	C-789 Serisi	5	7,00 ABD doları	Fourth Coffee	7007 Cornell St Redmond, WA 98199	425-555-0201

En küçük parçalarıyla bilgi: atomik veriler

Bu örnekteki verilerle çalışırken, Excel'de Metinden Sütuna komutunu kullanarak bir hücrenin "atomik" bölümlerini (sokak adresi, şehir, eyalet ve posta kodu gibi) ayrı sütunlara ayırabilirsiniz.

Aşağıdaki tabloda, tüm değerleri atomik hale getirmek için aynı çalışma sayfasındaki yeni sütunlar bölündükten sonra gösterilmektedir. Satış Temsilcisi sütunundaki bilgilerin Soyadı ve Ad sütunlarına, Adres sütunundaki bilgilerin de Sokak Adresi, Şehir, Eyalet ve Posta Kodu sütunlarına bölündüğünü unutmayın. Bu veriler "ilk normal formda" yer alır.

Soyadı	Adı	Posta Adresi	Şehir	Eyalet	Posta Kodu
Li	Yale Belediyesi	2302 Harvard Bulvarı	Balıkesir	WA	98227
Adams	Ellen Belediyesi	1025 Kolombiya Çemberi	Kirkland	WA	98234
Hance	Jim	2302 Harvard Bulvarı	Balıkesir	WA	98227
Koch (Koch)	Kamış	7007 Cornell Caddesi Redmond	Redmond	WA	98199

Excel'de verileri düzenli konulara ayırma

Aşağıdaki örnek verilerden oluşan çeşitli tablolarda, satış elemanları, ürünler, müşteriler ve siparişler için tablolara bölündükten sonra Excel çalışma sayfasından alınan aynı bilgiler gösterilmektedir. Tablo tasarımı henüz tamamlanmamıştır, ancak doğru yoldadır.

Satış Görevlileri tablosunda yalnızca satış personeli hakkındaki bilgiler bulunur. Her kaydın benzersiz bir kimliği (SalesPerson ID) olduğunu unutmayın. SalesPerson ID değeri, Siparişler tablosunda siparişleri satış temsilcilerine bağlamak için kullanılır.

Satış Görevlileri
Satış Elemanı Kimliği	Soyadı	Adı
101	Li	Yale Belediyesi
103	Adams	Ellen Belediyesi
105	Hance	Jim
107	Koch (Koch)	Kamış

Ürünler tablosunda yalnızca ürünler hakkında bilgiler bulunur. Her kaydın benzersiz bir kimliği (Ürün Kimliği) olduğunu unutmayın. Ürün Kimliği değeri, ürün bilgilerini Sipariş Ayrıntıları tablosuna bağlamak için kullanılır.

Ürünler
Ürün Kimliği	Fiyat
A-2275 Serisi	16.75
B-205 Serisi	4.50
C-789 Serisi	7.00
C-795 Serisi	9.75
D-4420 Serisi	7.25
F-198 Uçağı	5.25

Müşteriler tablosunda yalnızca müşteriler hakkında bilgiler bulunur. Her kaydın benzersiz bir kimliği (Müşteri Kimliği) olduğunu unutmayın. Müşteri Kimliği değeri, müşteri bilgilerini Siparişler tablosuna bağlamak için kullanılır.

Müşteriler
Müşteri Kimliği	Ad	Posta Adresi	Şehir	Eyalet	Posta Kodu	Telefon
1001	Meşe Ltd.	2302 Harvard Bulvarı	Balıkesir	WA	98227	425-555-0222
1003	Adventure Works	1025 Kolombiya Çemberi	Kirkland	WA	98234	425-555-0185
1005	Fourth Coffee	7007 Cornell Caddesi	Redmond	WA	98199	425-555-0201

Siparişler tablosu siparişler, satış elemanları, müşteriler ve ürünler hakkında bilgiler içerir. Her kaydın benzersiz bir kimliği (Sipariş Kimliği) olduğunu unutmayın. Bu tablodaki bilgilerden bazılarının, sipariş ayrıntılarını içeren ek bir tabloya bölünmesi gerekir, böylece Siparişler tablosunda yalnızca dört sütun bulunur: benzersiz sipariş kimliği, sipariş tarihi, satış temsilcisi kimliği ve müşteri kimliği. Burada gösterilen tablo, henüz Sipariş Ayrıntıları tablosuna bölünmemiştir.

Siparişler
Sipariş Kimliği	Sipariş Tarihi	Satış Temsilcisi Kimliği	Müşteri Kimliği	Ürün Kimliği	Adet
2349	3/4/09	101	1005	C-789 Serisi	3
2349	3/4/09	101	1005	C-795 Serisi	6
2350	3/4/09	103	1003	A-2275 Serisi	2
2350	3/4/09	103	1003	F-198 Uçağı	6
2350	3/4/09	103	1003	B-205 Serisi	1
2351	3/4/09	105	1001	C-795 Serisi	6
2352	3/5/09	105	1003	A-2275 Serisi	2
2352	3/5/09	105	1003	D-4420 Serisi	3
2353	3/7/09	107	1005	A-2275 Serisi	6
2353	3/7/09	107	1005	C-789 Serisi	5

Ürün kimliği ve miktar gibi sipariş ayrıntıları Siparişler tablosunun dışına taşınır ve Sipariş Ayrıntıları adlı bir tabloda depolanır. 9 sipariş olduğunu unutmayın, dolayısıyla bu tabloda 9 kayıt olması mantıklıdır. Siparişler tablosunun, Sipariş Ayrıntıları tablosundan başvurulacak benzersiz bir kimliği (Sipariş Kimliği) olduğunu unutmayın.

Siparişler tablosunun son tasarımı aşağıdaki gibi görünmelidir:

Siparişler
Sipariş Kimliği	Sipariş Tarihi	Satış Temsilcisi Kimliği	Müşteri Kimliği
2349	3/4/09	101	1005
2350	3/4/09	103	1003
2351	3/4/09	105	1001
2352	3/5/09	105	1003
2353	3/7/09	107	1005

Sipariş Ayrıntıları tablosunda benzersiz değerler gerektiren hiçbir sütun yoktur (başka bir deyişle, birincil anahtar yoktur), bu nedenle sütunların bir bölümünün veya tümünün "artık" veriler içermesi sorun değildir. Bununla birlikte, bu tablodaki iki kayıt tamamen birbirinin aynı olmamalıdır (bu kural veritabanındaki tüm tablolar için geçerlidir). Bu tabloda, her biri tek bir siparişteki bir ürüne karşılık gelen 17 kayıt olmalıdır. Örneğin, 2349 siparişinde, üç C-789 ürünü tüm siparişin iki bölümünden birini oluşturur.

Dolayısıyla Sipariş Ayrıntıları tablosu aşağıdaki gibi görünmelidir:

Sipariş Detayları
Sipariş Kimliği	Ürün Kimliği	Adet
2349	C-789 Serisi	3
2349	C-795 Serisi	6
2350	A-2275 Serisi	2
2350	F-198 Uçağı	6
2350	B-205 Serisi	1
2351	C-795 Serisi	6
2352	A-2275 Serisi	2
2352	D-4420 Serisi	3
2353	A-2275 Serisi	6
2353	C-789 Serisi	5

Excel'den Access'e veri kopyalama ve yapıştırma

Artık satış elemanları, müşteriler, ürünler, siparişler ve sipariş ayrıntıları hakkındaki bilgiler Excel'de ayrı konulara ayrıldığından, bu verileri doğrudan Access'e kopyalayabilir ve burada tablolara dönüşebilirsiniz.

Access tabloları arasında ilişki oluşturma ve sorgu çalıştırma

Verilerinizi Access'e taşıdıktan sonra, tablolar arasında ilişkiler oluşturabilir ve çeşitli konularla ilgili bilgileri döndürmek için sorgular oluşturabilirsiniz. Örneğin, 05.03.09 ile 08.03.09 tarihleri arasında girilen siparişler için Sipariş Kimliği'ni ve satış elemanlarının adlarını döndüren bir sorgu oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, veri girişini ve satış analizini kolaylaştırmak için formlar ve raporlar oluşturabilirsiniz.

Daha fazla yardım mı gerekiyor?

Dilediğiniz zaman Excel Teknoloji Topluluğundaki uzmanlara sorabilir veya Topluluklar'dan destek alabilirsiniz.