Outlook için en iyi uygulamalar

Arama klasörleri

Arama klasörleri, farklı posta ve RSS klasörleri genelindeki bilgilerin toplanmasında yararlıdır. Arama klasörleri, örneğin üç aylık bir toplantıya hazırlanırken farklı klasörlere kaydedilen bilgileri toplamanız gerektiğinde özellikle yararlı olabilir.

Büyük hacimlerde ileti alıyorsanız (günde 200 iletiden fazla), farklı gönderenlerden gelen postaların işlenmesinde arama klasörleri çok işinize yarayabilir.

Sık Kullanılanlar (isteğe bağlı)

Sık Kullanılanlar, aksi durumda posta klasörü listenizde gömülü kalacak klasörlere görünürlük kazandırır.

Posta klasörlerinizin bir alt kümesini oluşturan Sık Kullanılanlar, gezinti bölmesi'nin en üstünde görünür. Sık Kullanılanlar'ın kullanılması bu sistemin çalışması için bir gereksinim değildir, ancak küçük bir ekranınız varsa Gezinti Bölmesi'ni simge durumuna küçültebilir ve iletileri simge durumuna küçültülmüş çıtaya sürükleyerek iletilerinizi başarıyla dosyalayabilir, ortak aramalar yapabilir ve Calendar, Kişiler ve Görevler'e gidebilirsiniz.

Sık Kullanılanlar'ınızda aşağıdaki klasörlerin olması en iyi yöntem olarak kabul edilir: Gelen Kutusu, 1-Başvuru, Gönderilmiş Öğeler ve Silinmiş Öğeler.

Sayfanın Başı

Varsayılan Bayrak

Hızlı Tıklama bayrağınızı Bugün (varsayılan) olarak ayarlamak en iyi yöntem olarak kabul edilir.

Sayfanın Başı

İsteğe bağlı Hızlı Adımlar

Yukarıda listelenen Hızlı Adımlar'a ek olarak, işinize ve günlük genel etkinliklerinize göre aşağıdaki Hızlı Adım türlerini oluşturmak isteyebilirsiniz:

Hızlı Adımlar'ı oluşturmaya başladıktan sonra, bir işin yapılması için gerekle tıklayma sayısını optimize etmenin başka yolları olabildiğini göreceksiniz. Aynı işi tekrar tekrar yaptığınızı her fark ettiğinizde, bir Hızlı Adım oluşturmayı deneyin. Projeler değiştikçe de Hızlı Adımlarınızı güncelleştirerek gerçekten işlem yaptığınız öğeler olmalarını sağlayın.

Sayfanın Başı

Silin

Okumanız gerekmeyen iletileri silin. Gereksizse silin.

Bir daha bu konuşmanın parçası olarak başka ileti almak istemiyorsanız, iletiyi yoksayın.

Yapın: İki dakikalık iş

İki dakikada yapılabilecekler inanılmaz. Örneğin, çoğu iletiye iki dakika veya daha kısa bir sürede yanıt verebilirsiniz. Ancak bir iletiyle ilgilenilmesi iki dakikadan uzun sürüyorsa, bu iletiyi erteleyin. İki dakikanın nasıl bir olgu olduğunu anlamak için, kendiniz süre tutmayın deneyin.

İletiyle ilgilendikten sonra aşağıdakilerden birini yapın:

• Çok az sonuç doğuran bir şeyse silin.

• Hızlı Adım kullanarak başvuru klasörlerinizden birinde dosyalayın (örneğin, 1-Başvuru).

Özellikle yıllık incelemelerin yapıldığı dönemlerde geriye dönme amacıyla yaptıklarınızın bir kaydını tutmak için, aynı zamanda iletiyi tamamlandı olarak işaretleyen Bitti Hızlı Adım'ını kullanın.

Temsilci seçin

Bazen, aslında başka birinin ilgilenmesi gereken iletiler alırsınız. Böyle durumlarda, iletiyi yanıtlayın ve yönlendireceğiniz kişiyi Kime satırına ekleyin. Bunu çok sık yaptığınızı fark ederseniz iletileri yanıtlayan ve iletinin yönlendirileceği kişiyi Kime satırına ekleyen bir Hızlı Adım oluşturmayı deneyin.

Sonradan takip etmek istiyorsanız, iletiyi göndermeden önce kendiniz için bayrak ekleyin. Yapılacaklar Çubuğunuz'da görevi @Bekliyor kategorisi ile işaretleyin.

Erteleyin

Hayır diyebilme

Takviminizi ve görev listenizi gözden geçirirken başarabilecekleriniz konusunda gerçekçi olun. Bazen bu hayır demek anlamına gelir. Hayır diyerek zamanı geri kazanmanın bazı yolları şunlardır:

• Katılmanız gerekmeyen toplantıları reddedin. Evet, bunu yapabilirsiniz.

• Yapmanız gerekmeyen veya yapmayacağınızı bildiğiniz görevleri silin.

• İnsanlara, bir yanıt üzerinde çalıştığınızı bilmelerini sağlayacak iletiler gönderin (ve gönderdikten sonra da kendiniz için bayrak eklediğinizden emin olun). Bir kişiye gerçekçi bir tarihle yanıt verileceğini bildirmek, kişinin isteği unuttuğunu düşünmesinden daha iyidir.

Takvim yönetimi

İşin gerçeği, bir gününüz toplantılarla doluysa görevleri tamamlamak ve iletiler yazmak için daha az zamanınız olacaktır; o halde görevleri diğer günlere kaydırın.

Bir görev uzun zaman alacaksa veya yapmanız gereken bir şeyse (yapmanız gerekmeyen görevlerin aksine), zaman aşımını engellemek için görevi Günlük Görev Listesi'nden takvime sürükleyin.

Görevleri oluşturmanın yolları

Takviminize ve görevlerinize göz atarken, yapmanız gereken daha fazla iş olduğunu düşünmeye başlamanız kaçınılmazdır. Outlook'ta görev oluşturmak için bazı yollar verilmektedir:

• İletiye bayrak ekleyin.

• Görev listesinin en üstündeki Yeni bir görev yazın kutusuna görevi yazın.

• Yeni bir görev oluşturmak için Ctrl+Üst Krkt+K klavye kısayolunu kullanın.

• Araba kullanıyorsanız ve bunu yapmak yasal ve güvenliyse, görevlerinizi kaydetmek ve bunları daha sonra To-Do Listenize kaydetmek için mobil cihazınızda veya cep telefonunuzdaki sesli not işlevini kullanın.

• Toplantıdaysanız OneNote kullanarak not alın. OneNote'daki işaretlenen öğeler Outlook Görev Listesi'nde görünür.

Görevleri yönetmenin yolları

Görevlerinizle ilgilenirken işinizi kolaylaştırabileceğiniz bazı yöntemler şunlardır:

• Size geldikçe görevleri Yapılacaklar Çubuğu'ndaki veya Görev Listesi'nin en üstündeki Yeni bir görev yazın kutusuna, Günlük Görev Listesi'nde boş bir alana girerek veya şeritte Yeni Görev düğmesine tıklayarak ekleyin.

• Yapmanız gerekmeyen görevleri temizleyin. Görev listeniz kutsal alanınızdır; kirlenmesine izin vermeyin, aksi takdirde yardımcı programı kaybolur. İşaretli iletileri saklamak istiyorsanız Listeden Kaldır'a tıklayın; aksi hâlde yalnızca Sil'e tıklayın.

• Tamamlanmış görevleri, Yapılacaklar Çubuğu'ndan kaldırılmaları için 'tamamlandı' olarak işaretleyin.

• Bayraklı bir iletinin görev konusunu değiştirerek, görevleri eyleme geçirilebilir hale getirin. Örneğin, konu satırı Klavye aracılığıyla grup üyeliği değiştirilemiyor şeklinde bayrak eklenmiş bir ileti, bu görevin sonraki eylemi olan Ryan'a Yanıtla olarak yeniden adlandırılmalıdır. Görev konusunu değiştirmek için, Yapılacaklar Çubuğu'ndaki öğeye tıklayıp yeni bir konu yazın ya da öğeye sağ tıkladıktan sonra Görevi Yeniden Adlandır komutuna tıklayın. Görev konusunun değiştirilmesi iletinin konusunu değiştirmez. Yalnızca görev listenizde gördüğünüz konu değişir.

• Bir sonraki adıma geçmek üzere bulunmanız gereken yeri daha kolay belirlemek ve bazı görevlerin göze çarpmasını sağlamak için renk kategorileri oluşturun ve atayın.

• Örneğin, aynı kategorideki görevler gibi benzer görevleri bir arada gruplandırmak için görevlerinizi yeniden düzenleyin. Bir görevi taşımak için, görev listesindeki göreve tıklayın ve sürükleyin. Bu yolla, benzer görevler üzerinde birlikte çalışabilirsiniz.

• Görevleri, Günlük Görev Listesi'nde ve Yapılacaklar Çubuğu'nda görevi gerçekleştirmeyi planladığınız güne sürükleyin. Biraz zaman alacak görevler söz konusu olduğunda, bu görevlerin yapılması için gerekli zamanı ayırmak amacıyla görevleri takvime sürükleyin.

Düzenli olmak iyi olsa da, görev listenizi önceliklendirmek ve yönetmek için çok fazla zaman harcamayın. Görev listenizi yönetme süreci hayatınıza egemen olmamalıdır!

Takviminizi kullanma: Zamanınızı yönetmek için randevular oluşturma

Unutmayın: Yapılacak iş her zaman, o işi yapmak için gereken zamandan fazladır.

İyi bir zaman yönetiminin parçası olarak, iletilerinizle ilgilenmek, randevularınızı ve görevlerinizi yönetmek ve yapmanız gerekenlere kafa yormak için zamana ihtiyacınız vardır.

Takviminizde düzenli randevular ve toplantılar ayarlayarak kendiniz için bu zamanı planlayabilirsiniz. Takviminiz, zamanınız için gerçek planınız olarak kabul edilmelidir; zamanlamışsanız, o zaman bunu yapmayı taahhüt etmiş olursunuz.

Aşağıdakileri yapmak için zaman ayarlayın:

• İletilerinizle ilgilenme. İletilerinizle ilgilenmeye zaman ayırmanız, özellikle çok fazla ileti alıyorsanız önem taşır. Gelen Kutunuz'da yalnızca önemli iletiler görüntülenecek şekilde ayarlanmış kurallarınız olsa bile, bu iletilerle ilgilenmek için yine de zamana ihtiyacınız vardır.

• Görevlerinizin ve randevularınızın günlük ve haftalık incelemesini yapın. Takviminize ve görevlerinize bakıp randevularınızı ve görevlerinizi önceliklerinize karşı değerlendirin. Yoğun bir takviminiz varsa, aşağıdakileri yapma zamanıdır:

• Aynı anda iki yerde bulunamayacağınızdan çakışan randevuları temizleme.

• İş yapmak için zaman planlama.

• Yaptıklarınıza, zamanınızı kullanmaya değip değmediğine ve doğru öncelikleri belirleyip belirlemediğinize kafa yorma.

• Yöneticinizle düzenli olarak görüşün. Yöneticinizle yapacağınız düzenli toplantılar üzerinde çalıştıklarınızı açıklamanıza ve gerektiği durumlarda öncelikleri yeniden belirlemenize yardımcı olabilir. Düzenli veya yinelenen toplantıları ayarlamak için Yinele düğmesine tıklayın.

Sayfanın Başı

Haftalık gözden geçirme

Zamanınız ve görevlerinizle ilgili resmin bütününe bakılması, daha az acil olan işler karşısında önemli işlere öncelik vermenize yardımcı olacaktır. Gerçekçi bir şekilde neleri başarmanızı bekleyebileceğinizi ve neleri başarmanızı bekleyememenizi başkalarına net bir şekilde söylemenize yardımcı olur. Geçen haftanızı ve gelecek haftanızı gözden geçirmek de, yöneticinizle yapacağınız haftalık bir toplantıya hazırlanmanıza ve bir durum e-posta iletisi hazırlamanıza yardımcı olacak yararlı bir yoldur.

İşinizi yapacağınız yer

İşledikten sonra iletilerinizi yanıtlamak vb. işleri yapmak için Outlook'taki en iyi yer Görevler'dir. Görevler'e geçtiğinizde Gelen Kutunuza gelen iletiler dikkatinizi dağıtmaz.

Görevlerinizle toplu işlem yapma

Görev listenize ve takviminize göz atarken, benzer görevleri birlikte yapın. Örneğin, yalnızca birkaç dakikanız varsa, tüm telefon görüşmelerinizi yapın (yalnızca birkaç görüşmeniz varsa). Enerji açısından yoğun görevlere (bazıları için bu iletileri yanıtlamak olabilir) enerjinizin fazla olduğu zamanlarda el atın. Durum iletilerini okumak gibi düşük enerji gerektiren görevlerinizle, günün ilerleyen saatlerinde veya enerjinizin düşük olduğu zamanlarda ilgilenin. Görevlerinizle "toplu işlem yaptığınızda", eşzamanlı olarak tüm projelerinizde ilerleme kaydedersiniz.

Görevlerle toplu işlem yapmanın bir yolu, Düzenleme Şekli: Başlangıç Tarihi yerine Düzenleme Şekli: Kategoriler olarak düzenlemeyi değiştirmektir. Bunun için, Düzenleyen başlığına ve ardından Kategoriler'e tıklayın.

Görevlerinizi bitirme

Görevlerinizi bitirdikçe, 'tamamlandı' olarak işaretleyin. Outlook tamamlanmış görevlerinizin listesini otomatik olarak tutar. Bu, başarıyla tamamladığınız işlerin yararlı bir özeti olabilir. Görevin veya iletinin kaydını tutmanız gerekmiyorsa, öğeyi silin veya bayrağı temizleyin.

Çevrimdışı çalışma

Yapılacak çok işiniz varsa, gelen iletilerin dikkatinizi dağıtmasını önlemek için çevrimdışına geçmeyi düşünün.

Çevrimiçi ile çevrimdışı çalışma arasında geçiş yaptığınızda, Outlook profiliniz içindeki tüm e-posta hesapları değişir.

• Gönder / Al sekmesinin Tercihler grubunda Çevrimdışı Çalış'a tıklayın.

  

Siz çevrimdışı çalışırken Çevrimdışı Çalış komutu vurgulanır.

Çevrimiçi moda dönmek için, vurgulanan Çevrimdışı Çalış komutuna tıklayın.

Sayfanın Başı

Belirli bir kişiden gelen iletiyi bulma

• Belirli bir kişiden gelen bir iletiyi bulmak istiyorsanız herhangi bir klasörde Arama kutusuna ve ardından Arama sekmesinde Üzerindenöğesine tıklayın.

  

• Kişinin adını yazın.

  

Bununla birlikte Arama kutusuna adınızı yazarak başlayın ve ardından aşağı oka basıp Kimden'e tıklayarak sonuçları daraltın.

Ek içeren bir iletiyi bulma

Ek içeren bir iletiyi bulmak için Arama kutusuna tıklayın ve Arama sekmesinde Eki Var'a tıklayın.

Tüm arama terimleri ilave edildiğinden, belirli birinden gelen ve ekleri olan bir iletiyi bulmak isterseniz aramanızı yapılandırmak için şeritteki ilgili komutlara yani Kimden, Eki Var komutlarına tıklayın.

Tüm posta kutunuz genelinde ileti bulmak için

Bazen yalnızca başvuru klasörünüzde arama yaparak bir iletiyi bulamayabilirsiniz; gönderdiğiniz bir ileti olabilir veya ileti yanlış sızmış olabilir. Bu durumda, Gelen Kutusu, 1-Başvuru gibi herhangi bir klasörde arayarak işe başlayın ve sonra Tüm Posta'yı seçin.

Ayrıca, Arama sekmesinde Geçerli Posta Kutusu'na seçebilirsiniz.

Aradığınız öğenin kabul edilmiş bir toplantı isteğinde ve dolayısıyla takviminizde olduğundan şüpheleniyorsanız Tüm Outlook Öğeleri'ni seçmeyi deneyin.

Sık sık tüm posta kutunuz genelinde arama yaptığınızı fark ederseniz, Backstage görünümüne giderek varsayılan arama kapsamını her zaman tüm klasörler aranacak şekilde ayarlayabilirsiniz.

1. Dosya sekmesini, ardından Seçenekler'i seçin.

2. Arama'yı seçin.

3. Sonuçlar'ın altından Geçerli Posta Kutusu'nu seçin.

   

Aramayı durdurmak için

Aradığınız öğeyi bulduktan sonra ve bir sonraki görevinize geçmeye hazır olduğunuzda, Hızlı Arama kutusunun yanındaki kapatma düğmesine tıklayın veya Arama sekmesinin Kapat grubunda Aramayı Kapat'ı seçin.

Mükemmel iletilerin temel kuralları: Yapılması gerekenler

• İletinizi göndermeden önce okuyun.

• Konunuzun açıklayıcı ve eylem odaklı olduğundan emin olun. Örneğin: Satış Ekibi: Lütfen Satış Ekibi'nin grubun adı ve Lütfen gönderin eyleminin olduğu önerilen Kurul Toplantı Tarihlerini gönderin. Diğer yararlı önekler arasında Bilginize: ve Eylem Gerekiyor verilebilir.

• Eylem gerekiyorsa, istediklerinizi Konu satırında belirtin.

• Konuşmanın konusu değişirse iletinin konusunu değiştirin.

• Tüm iletileri kısa ve özlü tutun.

• İleti içeriğinizi en önemliden en önemsize doğru düzenleyin.

• Önemli bilgileri kalın yazı tipinde yapmayı düşünün.

• Göze çarpmaları ve dikkat çekebilmeleri için eylem öğelerini veya soruları ayrı satırlara koyun.

• Soru sorarken kişinin adını kalın biçimlendirin. Örneğin: "Ryan: Projenin durumu nedir?

• İletiyi gönderdiğiniz kişi sayısını, iletiyi okuması gereken kişilerle sınırlandırın.

• Bilgilendirilmesi gereken kişileri Bilgi satırına koyun.

• Yanıtlaması veya eylem gerçekleştirmesi gereken kişileri Kime satırına ekleyin.

• Uygun olduğu durumlarda imza kullanın; ancak imzanızın basit, kısa, profesyonel olmasını ve mümkünse grafik içermemesini sağlayın.

• Hemen bir yanıt istiyorsanız ileti göndermeyin. Telefon açın veya anlık ileti gönderin.

• Çözümü olmayan ve ondan fazla ileti bulunan bir e-posta konuşmasındaysanız sorunu tartışmak için bir toplantı ayarlamayı düşünün. Email, karmaşık sorunları çözmek için her zaman verimli bir ortam değildir. İleti seçiliyken, Giriş sekmesinin Yanıtla grubunda Toplantı'yı seçin.

  

• Daha kapsamlı bir yanıt gerektiren iletilerin alındığını onaylayın. Hemen tam bir yanıt veremeyecek kadar çok meşgulseniz, sorunla ilgilendiğinizi ve belirli bir zaman veya tarih itibariyle yanıt vereceğinizi gönderene bildirin. Gereğini daha sonra yapmak üzere kendiniz için bayrakla işaretleyin.

• Yüksek Önem derecesini ölçülü kullanın.

  

• Bir soruyu yanıtlıyorsanız ve yanıt verebilecek birkaç kişi varsa, sorunuzu gruba göndermek yerine tek bir kişi seçin.

İzleme: Gönderildiğinde bayrakla işaretleme

Birisine, yanıt almanız gereken bir ileti gönderirken aşağıdakileri yapın:

• Gönderdiğinizde kendiniz için bayrakla işaretleyin.

• Yapılacaklar Çubuğu'nda, bayraklı ileti görevinin adını İzle ifadesi ile başlayacak şekilde değiştirin.

• @Bekliyor kategorisi ile işaretleyin.

• Bu üç adımı gerçekleştirdiğinizde, bir sonraki eyleminizin başka bir ileti göndermek veya yanıt beklemek olduğunu bilirsiniz.

Mükemmel iletilerin temel kuralları: Yapılmaması gerekenler

• İleti örneği kullanmayın.

• Gönderdiğiniz her iletiye yöneticinizi eklemeyin.

• Sinirliyken ileti göndermeyin. İletiyi yazmak, taslaklar klasörünüze kaydetmek ve sonradan geri dönmek daha iyidir.

• Uzun iletiler (iki paragraftan fazla) gönderirken hızlı bir yanıt beklemeyin.

• İlk toplantıdan sonra, bir günden önce izleme iletisi göndermeyin. Zamanında geri dönüş olmazsa telefon etmeyi veya Microsoft Teams gibi bir mesajlaşma uygulaması kullanmayı deneyin.

• Gönderdiğiniz her iletide okuma alıcıları veya teslimat alıcıları kullanmayın. Bunları yalnızca, alıcıların iletiyi alacağından emin olmadığınızda kullanın.

• Gönderdiğiniz her iletiye bayrak veya yüksek önem düzeyi simgesi eklemeyin. Alıcılarınız bunları görmezden gelmeyi öğrenecektir.

• TÜMÜ BÜYÜK HARF biçimini kullanmayın.

• Ek göndermeyin; bunun yerine bağlantı gönderin. Bu kural özellikle eklerin sunucu kotalarında önemli pay sahibi olabileceği toplantı istekleri için geçerlidir.

• Dağıtım listelerini genişletmeyin. Dağıtım listelerinin genişletilmesi, iletilerin okunmasını zorlaştırır ve kuralları kullanan kişiler açısından iletilerin yanlış posta klasörlerine gitmesine neden olur.

• Alaya almayın. Espriniz yanlış anlaşılabilir.

• Şirketinizdeki herkesin okumasını istemediğiniz bir şey yazmayın. İletinizin kime ulaşabileceğini asla bilemezsiniz.

• Okunması zor el yazısı veya "komik" yazı tipleri kullanmayın.

• Kırmızı yazı tipleri kullanmayın; okuması zordur ve kritik öneme sahip olarak yorumlanabilir.

• Bir Kişi Grubuna, Tümünü Yanıtla'yı kullanarak, gruptan çıkarılmayı isteyen ileti göndermeyin. Asla.

Kişi Grupları (önceki adıyla Dağıtımlı Listeleri) için öneri

Büyük bir Kişi Grubuna yanıt veriyorsanız, Tüm Do's and Don'ts iletisini izleyin.

Daha fazla bilgiye gerek duyuyorsanız veya sorunu ayrı olarak araştırıyorsanız, yanıtladığınızı herkesin bilmesini sağlamak için tüm Kişi Grubunu yanıtlayın ve sonra tek kişiye ayrı olarak yanıt verin. Sorun çözüldükten sonra, çözümle birlikte Kişi Grubunu yanıtladığınızdan emin olun. Bu şekilde, Kişi Grubundaki diğer kişiler ilgili çözüme başvurabilir.

Satır içi açıklamaları kullanma

Aldığınız bir iletiye satır içi açıklamalar eklemek, soruları yanıtlamanın ve sorunlarla ilgili doğrudan yanıt vermenin kullanışlı bir yoludur. Aşağıdakileri yapmak en iyi uygulama olarak kabul edilir:

1. İletinizde, satır içi açıklama yaptığınızı belirtin. Örneğin, "Ek açıklamaları aşağıda bulabilirsiniz" ifadesine yer verin.

2. Metninizi özgün iletiden ayırın. Bazı öneriler şunlardır:

   • Yazı tipi rengini değiştirme.

   • Başına ayraçlar içinde adınızı veya adınızın baş harflerini ekleme; örneğin, [Barış Koçak].

     

   • Yazı tipini italik veya kalın (ya da ikisi birden) olarak değiştirme.

3. Yazmadığınız hiçbir şeyi silmeyin.

Uzun bir iletinin yalnızca küçük bir bölümü hakkında açıklama yapmak istiyorsanız, farklı bir renk kullanarak ve alıntının önüne çift tırnak işareti ekleyerek iletinin ilgili bölümünü yanıtınıza kopyalayın ve sonra yanıtınızı yazın.

Gizli satırının kullanılacağı durumlar

İletideki gizli kopya Gizli kutusuna bir alıcının adını eklerseniz, iletinin bir kopyası alıcıya gönderilir, ancak alıcının adı iletinin diğer alıcıları tarafından görülemez.

Bir e-posta görüşmesindeki fazladan kişilerin artık e-posta almalarına gerek kalmadığını düşündüğünüzde veya konuşma konusu değiştiğinde, bu kişileri e-posta konuşmasından çıkarmak için Gizli özelliğini kullanın.

Örneğin soruyu alan beş kişiden biriyseniz ve yanıtlamak istiyorsanız diğer dört kişiyi Gizli satırına alın ve "Joe, Jeff, James ve Jennifer'ı gizli satırına ekliyorum. Sorduğun sorunun cevabı şu…" benzeri bir ileti yazın.Böylece, gelecekteki iletilere yalnızca size ve iletiyi ilk gönderen kişiye iletilir.

Gizli'yi üçüncü bir tarafa (yöneticiniz gibi) hassas bir iletiden haberdar etmek için kullanmayın. Gizli alıcı Gizli bir ileti aldığını fark etmeyerek yanıtını herkese gönderebilir ve bu durumda Gizli bir ileti almış olduğu ortaya çıkar. Bu da sizin hesabınıza sinsi bir davranış gibi görünebilir.

Üçüncü bir tarafı bir sorun hakkında bilgilendirmek için Gizli satırını kullanmak yerine, iletiyi gönderdikten sonra bu ayrıca kişiye iletin.

Sayfanın Başı

Toplantı çağrısında bulunmak ne zaman uygundur?

Aşağıdaki durumlarda toplantı çağrısında bulunun:

• Yeni bir grup insan ilk kez birlikte çalışıyordur.

• Oldukça uzun sayılabilecek 10'dan fazla ileti birkaç kişi arasında gidip gelmiştir.

• Tartışmaya, beyin fırtınasına veya işbirliğine ihtiyaç vardır.

• İlerlemenin en verimli yolu olduğunda toplantıyı arayın ve toplantıyı çağırmadan önce toplantının amacının ne olduğunu net bir şekilde belirtin.

Kimler davet edilmeli?

Yalnızca katılması gereken kişileri davet edin. Toplantıya fazladan davet ettiğiniz her kişi toplantının karmaşıklığını artırarak denetimini zorlaştırır. Diğer taraftan, bir karar alınması gerekiyorsa, tüm paydaşların hazır bulunacağından emin olun; yoksa toplantı yalnızca bir zaman ve kaynak kaybı olur.

Toplantı zamanı nasıl seçilmeli?

Calendar'da davetlilerin serbest/meşgul bilgilerine bakarak herkesin toplantı yapabilecekleri bir zaman seçin. Tüm toplantı katılımcılarının uygunluk durumunu görmek için Zamanlama Yardımcısı'nı kullanın.

Serbest/meşgul kılavuzu katılımcıların uygunluk durumunu gösterir. Bir çift satır ve vurgu, toplantının tahmini başlangıç ve bitişini gösterir.

Toplantı isteği oluştururken Zamanlama Yardımcısı 'nı görüntülemek için, Toplantı sekmesinin Göster grubunda Zamanlama Yardımcısı'nı seçin.

Oda Bulucu bölmesi, toplantınız ve çoğu katılımcı için en uygun zaman konusunda saat önerileri içerir. Toplantı saati seçmek için Oda Bulucu bölmesindeki Önerilen Saatler bölümünde bir saat önerisini seçin veya serbest/meşgul kılavuzundan saat seçin.

Not:  Oda Bulucu bölmesi görünmüyorsa, Toplantı sekmesinin Seçenekler grubunda Oda Bulucu'ya tıklayın.

Düzenli olarak aynı kişi grubuyla toplantılar oluşturduğunuzu fark ederseniz, kişilerin serbest meşgul bilgilerini daha kolay görebilmeniz için Gezinti Bölmesi'nde bir grup oluşturun. Bu gruplar odaları da içerebilir ve böylece, toplantı için uygun bir oda bulunması kolaylaşabilir.

Bir Takvim Grubu oluşturmak için şunu yapın:

• Takvim'in Gezinti Bölmesi'ndeki Takvim Listesi'ne gidin ve Takvimlerim'e sağ tıklayın.

• Yeni takvim grubunuz için bir ad yazıp Giriş tuşuna basın.

• Yeni takvim grubunuza sağ tıklayıp Takvim Ekle'yi seçin.

• Kaynağı seçin ve ardından eklemek istediğiniz takvimlere tıklayın.

Ne zaman yüz yüze, ne zaman uzaktan toplanılmalı?

Aşağıdaki durumlarda yüz yüze toplanın:

• Bu grup ilk kez birlikte çalışacak.

• Elektronik biçimde olmayan öğeler gösterilecek veya elden ele gezdirilecektir.

• Beyin fırtınası toplantısı.

• Yoğun işbirliği gerektiren bir toplantı.

• Herkesin telefon, çevrimdışı konferans uygulaması veya uygun elektronik toplantı yazılımı ve donanımına erişimi olmayabilir.

Aksi taktirde Microsoft Teams gibi bir çevrimiçi toplantı uygulaması kullanmayı ya da telefon üzerinden toplantı yapmayı deneyin.

İlgili belgelerle işlem yapma

Toplantıya hazırlanırken, çoğu zaman toplantıdan önce veya toplantı sırasında paylaşılması gereken belgeler olur.

Katılımcıların tümü şirket ağınıza bağlıysa, belgeleri SharePoint sitesine veya paylaşılan bir ağ sürücüsüne koyun.

Katılımcılardan herhangi biri şirketiniz dışındaysa (örneğin, intranetinize erişimi olmayan bir satıcı), SharePoint Çalışma Alanı kullanmayı göz önünde bulundurun.

Toplantı isteklerinizde ek göndermeyin.

Ajanda hazırlama: Görevler size yardımcı olsun

• @Toplantı, gündem maddeleriniz için merkezi yerinizdir .   .

Basit bir görev oluşturun; @Toplantı kategorisi ile işaretleyin ve Başlangıç Tarihini ve Son Tarihini toplantınızın tarihi olarak ayarlayın. Toplantı tarihi yaklaştıkça ve tartışma maddeleri ortaya çıktıkça, aklınıza gelen açıklamaları, maddeleri ve düşünceleri göreve ekleyin. Bu görev toplantı ajandanız olacaktır.

Toplantıdan sonra, görevi 'tamamlandı' olarak işaretleyin ve eylem öğeleriniz için yeni görevler oluşturun.

• Bir grup iletiyi veya tek bir iletiyi tartışmak isterseniz…   

Toplantıda tartışmak istediğiniz bir ileti varsa, bu iletiye toplantı günü için bayrak ekleyin ve @Toplantı kategorisi ile işaretleyin.

Tartışmak istediğiniz üçten fazla ileti varsa, görev listenizi kirletecek olmaları nedeniyle bu iletilerin her birine bayrak eklemeyin. Bunun yerine, toplantının adını içeren yeni bir görev oluşturun; bu göreve sağ tıklayın ve ilgili iletileri görevin üzerine sürükleyin (gelişigüzel kopyalayarak). Bu görevi @Toplantı kategorisiyle işaretleyin.

• Düşünceleriniz için daha fazla alan isterseniz...   

Başka kişilerle işbirliği yapıyorsanız ya da yalnızca, düşünceleriniz için daha çok alana ihtiyaç duyuyorsanız, SharePoint sitesi aracılığıyla veya yerel bir sunucuda paylaşılabilen OneNote not defteri kullanmayı düşünün. OneNote, Outlook görevlerinden daha etkin bir not tutma deneyimi sağlar.

Toplantı sırasında: Birlikte çalışma

Toplantı sırasında birlikte çalışmak için kullandığınız araç, katılımcılarınızın bulunduğu yere ve erişim olanaklarına göre değişir.

Bir belge üzerinde birlikte çalışıyorsanız ve herkes aynı odadaysa, Word'ün Değişiklikleri İzleme ve Açıklamalar özelliklerini kullanın.

Sunumu siz yapıyorsanız ve bazı kişiler katılamayacaksa çevrimiçi toplantıyı ve Microsoft Teams'in sohbet özellikleri kullanın veya çok resmi olmayan toplantılar söz konusu olduğunda Microsoft Teams grup sohbetini kullanarak herkesin katılımını sağlayın ve masaüstünüzü ya da ikinci bir monitörü paylaşıma açın.

Daha doğaçlama bir biçimde birlikte çalışmak isterseniz, OneNote'u kullanarak tek bir not defterine birlikte not tutabilirsiniz. Not defteri paylaşılan bir not defteri değilse, notları toplantıdan sonra bir iletide gönderin.

Notları veya toplantı tutanaklarını tutuyorsanız, toplantıyla ilgili ayrıntıları Outlook'tan notlarınıza eklemek için OneNote'u da kullanabilirsiniz. Toplantıdan sonra, notlarınızı katılımcılara ileti olarak gönderebilirsiniz.

Yinelenen bir toplantıyı sonlandırma

Bir dizi toplantı normal seyrinin sonuna geldiğinde, toplantıyı iptal etmek yerine (iptal ettiğinizde toplantının tüm geçmiş oluşumları silinir), yineleme düzenini toplantının son yapıldığı tarihte sonlanacak şekilde değiştirin. Bunun için, Yinele düğmesine tıklayın ve bitiş tarihini değiştirin.

Takviminizi ne zaman ve nasıl paylaşmalı?

Kuruluşunuzdaki herkes serbest veya meşgul olduğunuz zamanları görebildiğinden ve toplantılarınızın veya randevularınızın içeriğini ya da konusunu mutlaka görmeleri gerekmediğinden, takviminizi paylaşmaya gerek olmayabilir. Yine de, tüm toplantılarınızı ve randevularınızı görebilmelerini isterseniz, takviminizi ekibinizle kolayca paylaşabilirsiniz.

Bir başkasının takviminizi sizin adınıza yönetmesini isteyebilirsiniz; örneğin, bir yardımcı sizin yerinize toplantıları kabul edebilir veya reddedebilir. Bu durumda, takviminiz için temsilci seçebilirsiniz. Takviminizi temsilci olarak belirlerseniz, yalnızca bir kişi seçin: Herkesi takviminizin temsilcisi yapmayın. Birden fazla temsilci olması takviminizde hatalar olmasına yol açabilir.

Herkesin erişim sağlayabildiği grup etkinlikleri için, takviminizi paylaşmak yerine bir SharePoint takvimi oluşturun. Örneğin, grubun tatil zamanlamalarını takip etmek için SharePoint sitesinde bir takvim oluşturun.

Şirketinizin dışındaki kişiler gibi serbest/meşgul bilgilerinizi göremeyen kişilerle toplantılar ayarlarken takviminizi bir iletiyle gönderin.

Sayfanın Başı

Şirket ortamında Outlook Kişiler'in kullanılacağı durumlar

Genel Adres listesi bulunan bir şirket için çalışıyor bile olsanız, Outlook'da bir kişiyi tutmak istediğiniz zamanlar olacaktır. Aşağıdakiler için kişi oluşturun:

• Şirketinizin dışından kişiler.

• Haklarında bir şeyler hatırlamak istediğiniz veya kişi bilgilerine doğum günü gibi bir bilgi eklemek istediğiniz kişiler.

• Özellikle telefonunuz kurumsal adres defterinize bağlı değilse veya bağlantınızın olmadığı durumlarda cep telefonunuzla eşitlemek istediğiniz People.

Outlook'ta Kişi Grubu oluşturulacak durumlar

Şirketinizin dışından bir grup kişiye ileti gönderme işlemini kolaylaştırmak istediğinizde, Outlook'da Kişi Grupları (daha önce kişisel dağıtım listeleri olarak bilinirdi) oluşturun. Şirketinizin içindeki tüm gruplar için bir genel Kişi Grubu oluşturun (bunun nasıl yapıldığını BT yöneticinize sorun).

Sayfanın Başı

Hızlı Adımlar nedir?

Hızlı Adımlar, tek bir tıklamayla birden çok eylem yapma kabiliyetini size sunar. Gelen Kutunuzu temiz tutmanıza yardımcı olacak ve Outlook kullanırken genel olarak daha etkin olmanızı sağlayacak yararlı bir araçtır. Outlook'ta kendinizi tekrar aynı adımları takip ederken bulursanız Hızlı Adım oluşturmayı deneyin.

Okuma Bölmesi neden sağda gösterilmeli? Altta (veya kapalı) olamaz mı?

Uzun ve dar bir metin sütununu okumak, daha kısa ve geniş bir metin bölümünü okumaktan kolaydır. Bunun nedeni gözlerinizi uzun mesafeler boyunca soldan sağa doğru hareket ettirmekten daha kolay olmasıdır. Bu da başınızı ve boynunuzu hareket ettirmenize ve yorgunluğa yol açmanıza neden olabilir. İçeriğini okumak için her iletiyi açmanız gerekmeyecek şekilde Okuma Bölmesi'nin açık olması daha iyidir.

Artık ihtiyacım olmayan klasörleri ne yapmalıyım?

Gezinti Bölmesi klasör listesi sık kullandığınız klasörler için ayrılmalıdır. Adını bile bilmediğiniz klasörlerle doluysa, tüm postaları başvuru klasörüne taşıyın ve varolan klasörlerinizi silin.

Yalnızca bana gönderilen tüm iletilerin mavi görünmesini nasıl sağlayabilirim?

1. Görünüm sekmesinin Geçerli Görünüm grubunda Görünüm Ayarları'na tıklayın.

   

2. Gelişmiş Görünüm Ayarları iletişim kutusunda Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın.

   

3. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusunda Ekle'ye tıklayın.

4. Ad kutusuna Bana yazıp ardından Yazı Tipi'ne tıklayın.

5. Yazı Tipi iletişim kutusunda, Renk'in altında Mavi'ye ve ardından Tamam'a tıklayın.

6. Koşullu Biçimlendirme iletişim kutusunda Koşul'a tıklayın.

7. Filtre iletişim kutusunda, Kime satırındaki tek kişi ifadesinin yanında Neredeyim onay kutusunu seçin ardından açık olan her iletişim kutusunda Tamam'a tıklayın.

   Not: Açılan menüyü kullanarak, Neredeyim durumunu değiştirebilirsiniz.

Konuşma görünümünü ne zaman kullanmalıyım?

Konuşma görünümü aşağıdaki durumlarda yararlıdır:

• İletilerinizi seyrek denetliyorsunuzdur ve dolayısıyla bir seferde bakmanız gereken çok ileti vardır.

• Gidip gelen tartışma yazılarının yer aldığı çok sayıda ileti zinciriniz vardır.

• Kimin kime yanıt verdiğini görmeniz gerekiyordur.

• Birçok ileti alıyorsunuzdur.

İletilerinizi konuşma görünümünde görüntüleyerek, gidip gelen tartışma yazılarının en çok olduğu iletileri kolaylıkla görebilirsiniz. Böyle durumlarda, konuşmadaki yalnızca son iletiyi okuyup yanıtlamak isteyebilirsiniz. Ayrıca, tüm bir konuşmayı seçebilir ve buna yönelik bir işlem yapabilirsiniz. Örneğin, son iletinin "Teşekkür ederim, bu benim sorumu yanıtlıyor" olduğu uzun bir ileti dizisi olabilir; bu durumda tüm konuşmayı silebilirsiniz.

Konuşma görünümündeyken diğer klasörlerdeki iletileri de görebilirsiniz. Bu, uzun bir konuşmada yeni bir ileti aldığınızda çok yararlı olur; yanıtlarınız da dahil olmak üzere tüm geçmişi görebilirsiniz.

Kişisel iletiler ile iş iletilerini bir arada mı tutmalıyım?

İletileri okuduğunuz yer sayısını azaltmak, iş ve kişisel iletilerinizi karıştırmanız gerektiği anlamına gelmez. Uygulamada en iyi yöntem, iş iletişiminiz ve kişisel iletişiminiz için ayrı posta hesapları kullanmaktır. Bununla birlikte, ilgilenmeniz gereken e-posta adreslerinin sayısını da azaltmalısınız. Neyse ki, Outlook'ta birden çok hesabı aynı anda görüntüleyebilirsiniz. İş e-posta hesabınızın yanı sıra (Exchange Server), Outlook'ta aynı profil için Outlook.com veya Gmail gibi başka hesaplar da ekleyebilirsiniz.

"Okundu" ve "okunmadı" durumları bana nasıl yardımcı olur?

Outlook'ta "okundu" ve "okunmadı" durumları, en az bir kez okunmuş ve hiç okunmamış iletileri hızlıca görmenizi sağlayarak size yardımcı olur. Bununla birlikte, iletilerin okundu ve okunmadı durumları kolayca tetiklenebilir, böylece bunlar mükemmel bir kayıt değil, yalnızca bir araçtır.

İletiyi hızlı bir şekilde 'okundu' olarak işaretlemek için Ctrl+Q klavye kısayoluna basın. 'Okunmadı' olarak işaretlemek için Ctrl+U tuşlarına basın.

"Okundu/Okunmadı" durumu neden yeterli değil?

Bazı kullanıcılar 'okundu' ve 'okunmadı' durumlarını iletinin yeni olup olmadığını veya başvuru öğesi olup olmadığını belirtmek için kullanmaya çalışır. Ancak okunmamış durum güvenilir değildir, çünkü bir ileti odağı kaybettiğinde (başka bir ileti seçtiğinizde), otomatik olarak okundu olarak işaretlenir ve diğer cihazlar (örneğin telefonlar) iletileri okundu olarak işaretler. Kaçınılmaz surette iletilerin yeniden okunması gerekecek ve bunun bedeli, ne yapmanız gerektiğini anlamaya çalışmak gibi bir zihinsel külfet olarak ödenecektir. Gelen Kutunuzda "görev" olan öğelerle henüz işlenmemiş öğeler arasında "satır" olarak okunmamış/okunmamış durumu kullanmak, pek çok ileti aldığınızda parçalanmaya eğilimlidir; bazıları hiç okumazsınız çünkü konuya bakarak bunları okumanız gerekmediğini anlayabilirsiniz. Çok daha etkin bir Gelen Kutusu planı, iletilerinize göz gezdirip her biriyle ne yapmanız gerektiğine karar vermektir. Ardından Gelen Kutunuzdan ayrılmalıdır; "okunmadı" olarak kalmaz.

İletilerimi neden dosyalamalıyım?

İletilerinizle "ilgilendikten" sonra bunlara başvurabilmeniz için, iletileriniz için merkezi bir depoya sahip olmak en iyi yöntemdir. İçine bakılması gereken sınırlı sayıda klasör bulundurduğunuzda (1-Başvuru ve 2-Kişisel), bir iletiyi yanlış dosyalama veya birden fazla konu veya projeyi ilgilendiriyorsa birden çok klasöre kopyalamanız gerektiği gibi konularda kaygı duymanıza gerek kalmaz.

Bu, belirli bir konu veya proje hakkındaki tüm iletilere göz gezdirmeye gerek olmadığı anlamına gelmez. Outlook, etkili bir şekilde arama yapabileceğiniz kategoriler ve arama klasörleri gibi daha iyi araçlar sağlar.

Neden yalnızca tek bir başvuru klasörüm olmalı?

Tek bir klasörünüz olduğunda, hangi klasörde hangi iletilerin bulunduğunu düşünmenize gerek kalmaz ve bu klasörde bulunan tüm öğelerin daha önce baktığınız ve saklamak istediğiniz iletiler olduğunu bilirsiniz.

Birden çok klasörünüzün olması, her ileti dosyalayışınızda hangi klasörü kullanacağınıza karar vermek zorunda kalmanız anlamına gelir. İleti başına birden fazla uygun klasör olduğundaysa bu işlem daha da karmaşıklaşır. Birden fazla seçenek olduğunda çoğu klasör kullanılmama eğiliminde olduğundan, bu durum karışıklık yaratır.

Tüm iletilerinizi Gelen Kutunuz'da bırakma fikri çok da büyük bir sorun oluşturmazmış gibi görünebilmesine karşın, bir iletiye bakıp "Bu ilgilenmem gereken bir ileti mi, yoksa yalnızca başvuru için mi burada duruyor?" diye düşündüğünüz her seferinde ödediğiniz gizli bir bedel söz konusudur. Ayrıca, Gelen Kutunuz'un yalnızca yeni iletilerle dolu olması da ayrı bir gönül rahatlığı sağlar. Gelen Kutunuz, başka kişilerin yönlendirebileceği bir yerdir; oysa ki, başvuru klasörünüze koyduğunuz iletiler tamamen size kalmıştır.

Kişi Grupları için neden farklı klasörlere ihtiyacım var?

• Farklı arşivleme sıklıkları    Otomatik Arşivleme sıklığı ve konusunda göre farklı Kişi Grupları için farklı klasörleriniz olmalıdır. Örneğin, paylaşımlı araç kullanımı Kişi Grubunda iseniz, Paylaşımlı Araç Kullanımı klasöründeki iletiler günlük olarak silinmelidir. İşle ilgili konuları kapsayan bir Kişi Grubu ise daha seyrek olarak, örneğin yılda bir arşivlenmelidir.

• Verimli konuşma gruplandırma    Konusal Kişi Grupları için ayrı klasörleriniz olduğunda, konuşmaların bütününü birlikte gruplandırılmış olarak görebilirsiniz. Gerektiğinde, bir klasör içinde etkin şekilde arama yapabilirsiniz.

Kişi Grupları ile RSS klasörlerini neden ayırmam gerekir?

Büyük dağıtım listelerine ve RSS akışlarına gönderilen iletiler Gelen Kutunuzu boğabilir. Bu bilgi akışlarını büyük bir gazete gibi değerlendirin; yararlı veya ilginç bir makale olabilir, ancak tüm makaleyi okumak önemli ölçüde zaman alabilir. Kuralların, ilginç ve sizinle ilgili iletileri okumanız için size yardım etmesine izin verin.

Hangi Kişi Grupları Gelen Kutuma değil de, bir klasöre gitmelidir?

Aşağıdaki özelliklere sahip dağıtım listeleri, bir dağıtım listesi kuralı ve klasörü için uygun adaylardır:

• Çok fazla ileti alan listeler.

• Birçok kişiye yönlendirilen listeler.

Önemli haberler içeren şirket düzeyinde iletiler (örneğin, CEO'dan gelen iletiler) ve sunucunun hizmet dışı olduğu zamanlarla ilgili olarak BT bölümünüzden gelen iletiler bir klasöre gitmemelidir. Sıklığından bağımsız olarak, yalnızca ara sıra yararlı veya ilginç içerik barındıran Kişi Grubu iletileri için bir kural ve bir klasör olmalıdır.

RSS için kuralları nasıl ayarlarım?

Birkaç RSS Akışına aboneyseniz, bunları bir diğer dağıtım listesiymiş gibi düşünün. İlginç RSS öğelerini (anahtar sözcüklere dayanarak) Gelen Kutusu'na taşıyın; aksi takdirde, otomatik olarak RSS klasörlerinde dosyalanmalarına izin verin.

Bekletme ilkelerim veya Exchange Server Çevrimiçi Arşivim varsa ne olacak?

Otomatik Arşiv yerine kuruluşunuzun çözümünü kullanın ve her zaman olduğu gibi şirket ilkenizi izleyin. Kurumsal ilkeleriniz her öğe türü için birden çok klasör bulundurmanızı gerekli görüyorsa, bu ilkeye uyun.

Neden kuralları kullanmalıyım?

Zaman geçtikçe, muhtemelen giderek daha fazla ileti alacaksınız. Aldığınız her iletiyi okuyamazsınız ve okumanız da gerekmez. Bunun yerine, yalnızca okumanızın önem taşıdığı iletileri okuyun. Kurallar, önemli iletilerin önceliğini belirlemenize ve dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmeye yardımcı olacaktır.

Bayraklar hangi tarihleri ayarlar?

Yapılacaklar Çubuğum'da yıllar öncesinden kalmış görevleri ve bayraklı postaları ne yapmalıyım?

Görevleri veya bayrakları herhangi bir amaçla etkin olarak kullanmıyorsanız, tüm öğeleri seçin, sağ tıklayın ve sil'i seçin. Bu eylem, öğeleri silmeden, tüm eski görevleri siler ve bayraklı iletiler ve kişilerdeki bayrağı kaldırır.

Kullanılmayan kategorileri ne yapmalıyım?

Kullanmayı planlamadığınız tüm kategorileri silin. Aynı kategori kümesi tüm öğelere uygulanır; bu nedenle, kişiler için bir kategori kullanıyorsanız, bu kategoriyi koruyun.

Renkleri seçmenin en iyi yolu nedir?

Renk kategorileri oluştururken, renk tercihlerinde dikkatli davranın. Örneğin, @phone için @email aynı rengi seçmeyin, ancak 1:1 kategorilerinizin tümü için benzer renkler (örneğin yeşil tonları) seçin. Zamanla, görev listenize bakarak, görevin o anda eyleme geçirilebilir olup olmadığını yalnızca görevin renginden anlayabileceksiniz. Örneğin, @Ev mor ise ve siz işyerindeyseniz, mor görevleri yapamazsınız.

Neden kendim için zaman planlamalıyım?

Takviminizde kendiniz için zaman planladığınızda, serbest/meşgul bilgileriniz güncelleştirilir ve insanların sizi bu zaman dilimi için planlaması olasılığı azalır. Meşgul bir takviminiz varsa, işinizi yapmaya zaman ayırmanın tek yolu bu olabilir.

Ayrıca, iş yapma taahhüdünde bulunmanıza da yardımcı olur. Takviminize eklerseniz, o zaman bu işi yapmaya kararlı olmanız gerekir. Birisi sizin çalışma zamanınız üzerinden planlama yaparsa, zamanınızı yeniden planladığınızdan emin olun. Kendinizi kandırmayın!

Gelen Kutum'daki 10.000 iletiyi nasıl idare edebilirim?

Gelen Kutunuz'da 20'den fazla öğe varsa, son haftanın iletilerini işlemden geçirin ve sonra geri kalan iletileri seçip 1-Başvuru klasörünüze taşıyın. Evet, bunu yapabilirsiniz; kendinizi çok da iyi hissedeceksiniz.

Neden çok fazla ileti alıyorum?

İletilerin sizi boğduğunu düşünüyorsanız, muhtemelen imkan dahilinde işlem yapabileceğinizden fazla ileti alıyorsunuz demektir ve daha girişken kurallar ayarlamanız gerekebilir. İletilerinizi Kimden bilgisine göre düzenleyip nereden geldiklerini çözümlemeye çalışın ve sonra tüm başlıkları daraltın. Okumanız gerekmeyen Kişi Gruplarını mı okuyorsunuz? O halde, bir kural oluşturun. Görünümünüzü değiştirirseniz, geri almayı unutmayın!

10 dakikam var: Gelen Kutum'da önce neleri okumalıyım?

Zamanınız kısıtlıysa, örneğin iki toplantı arasındaysanız, mavi renkli iletileri, yani doğrudan size gönderilen iletileri okuyabilirsiniz. Çoğu zaman bu iletilerde bir sonraki adımı sizin atmanız beklenir ve en önemli iletilerdir.

İletilerimi ne kadar sıklıkla okumalıyım?

Birçoğumuz için ileti okumak neredeyse bir bağımlılıktır. Sabah 20 dakikanızı iletilere göz gezdirerek geçirin ve sonra dikkatinizi görev listenizin günlük incelemesini yapmaya çevirin. Daha sonra da o günkü işlerinize bakın! İleti okuyarak geçirdiğiniz zamanı sabah bir kez ve günün sonunda bir kez olarak sınırlandırmak, üretkenliğinizi önemli ölçüde artırabilir. Bunu bir hafta deneyin ve sonucunu kendiniz görün.

Karmaşık görevleri nasıl yönetebilirim?

Bazı görevlerin planlanması için daha fazla alana ihtiyaç vardır. Bu tür görevlerde OneNote'u kullanın. Örneğin, çok adımlı bir projeyi, iç içe geçen görevleri vb. işleri planlıyorsanız, OneNote daha uygun bir araçtır.

Yalnızca birkaç ilgili görevi anımsamak istiyorsanız, bunları görevin gövdesinde listeleyin. İlgili iletiler varsa, bu iletileri göreve sürükleyin.

Kişisel görevler ile işle ilgili görevleri bir arada mı tutmalıyım?

Mümkünse, kişisel görevlerinizi ve işle ilgili görevlerinizi tek bir yerde tutun. Tek bir liste tutulması, yapılması gerekenleri görmek için bakmanız gereken konum sayısını azaltır. Tek bir listeniz olsa bile, kişisel görevlerinizi işle ilgili görevlerinizden ayırmak ve listenizi etkili bir şekilde yönetmek için kategorileri kullanın. Kişisel görevleriniz şirketinizin Exchange Server'ında depolandığından ve BT bölümünüz bunları görebileceğinden, yalnızca uygun kişisel görevleri listenize koyun.

Görevleri kafamda tutmanın nesi yanlış?

Görevleri kafanızda tutmak her zaman işe yaramaz. Görevlerinizi takip etmek için aşırı yüklenmiş beyniniz yerine Outlook bağımlı olmak özgürleştiricidir. Böylece, görevlerinizi hatırlamak için hafızanızı zorlamak ve sürekli "John'a şablonlar hakkında ileti göndermeyi unutma, John'a şablonlar hakkında ileti göndermeyi unutma" diye düşünmek zorunda kalmazsınız. Bu sayede sıradaki etkinliğe odaklanabilirsiniz.

Görevlerimi neden Outlook'ta tutmalıyım?

Outlook'daki bir görev listesinin, kağıt listeden daha çok işe yaramasının nedenleri şunlardır:

• Kağıt listeler otomatik olarak güncel tutulamaz.

• Kağıt listeler kolay bir şekilde yeniden düzenlenemez.

• Görev listenizi istediğiniz yerden görüntülemek için Web üzerinde Outlook'i kullanabilirsiniz.

• Outlook, OneNote, Microsoft SharePoint Server ve mobil cihazınız/cep telefonunuz ile bütünleşir.

• Kağıt listeler kolaylıkla kaybolabilir.

Gelişmiş: E-posta iletileri için bir Arama Klasörü nasıl oluşturabilirim?

Bir toplantı için belirli bir konudaki ileti kümesine kolay erişim sağlayabilirsiniz. Toplantınız için bir kategori oluşturun ve sonra şu ölçütleri içeren bir Arama Klasörü oluşturun: kategori <ad> ve tamamlanmadı ve belirli bir zaman diliminden. Bu konuda iletiler aldıkça, iletileri bu kategori ile işaretleyin. Toplantıyı yaptığınızda, ele aldığınız iletileri 'tamamlandı' olarak işaretleyin.

Sayfanın Başı

Kitaplar ve diğer kaynaklar

• Getting Things Done (GTD) System (İşlerin Halledilmesi Sistemi), David Allen & Company'den temin edilebilir

• Total Workday Control Using Microsoft Outlook (Microsoft Outlook Kullanarak Tam İşgünü Denetimi), Michael Linenberger

• Lifehacker İşleri halletmek için ipuçları ve yüklemeler

• How Bill Gates Works (Bill Gates Nasıl Çalışır?), CNNMoney.com'da Fortune 500 dergisi

Sayfanın Başı