Ne kadar çok e-posta gönderip alırsanız, Outlook posta kutunuz da o kadar büyüyebilir. Büyük posta kutularının açılması ve aranması daha uzun sürebilir ve Microsoft 365 dahil olmak üzere birçok e-posta sağlayıcısı, posta kutunuz için en büyük boyutu sınırlar. Posta kutunuzun boyut sınırını aştığını bildiren bir ileti alırsanız, iletileri ve klasörleri silmek yararlı olabilir, ancak bilgilerinizi bir Outlook Veri Dosyasında (.pst) veya Çevrimdışı Outlook Veri Dosyasında (.ost) depolarsanız, bu veri dosyasının boyutu otomatik olarak küçülmeyebilir.
Not
POP hesabı kullanıyorsanız, klasörleriniz, e-posta iletileriniz, kişileriniz, takviminiz ve görev bilgileriniz de içinde olmak üzere tüm e-posta hesap bilgileriniz bir Outlook Veri Dosyası'nda (.pst) depolanır. Microsoft 365, Exchange, IMAP veya Outlook.com hesabı kullanıyorsanız, posta kutunuzun bir kopyası Çevrimdışı Outlook Veri Dosyasında (.ost) depolanır.
Outlook Veri Dosyanızın (.pst) veya Çevrimdışı Outlook Veri Dosyanızın (.ost) boyutunu küçültmek için, veri dosyasını el ile sıkıştırabilirsiniz. Bir .pst veya .ost dosyasının boyutunu küçültme hakkındaki yönergeleri görmek için aşağıdan Outlook sürümünüzü seçin.
Posta kutunuzun boyutunu küçültme
Posta kutunuzun boyutunu küçültmenin çeşitli yolları vardır.
Posta Kutusu Temizleme aracını kullanarak posta kutunuzun ve klasörlerinizin boyutunu görüntüleyebilirsiniz. Bu araç, silmek veya bir Outlook Veri Dosyasına (.pst) taşımak isteyebileceğiniz eski veya çok büyük iletileri aramanıza da yardımcı olabilir.
Posta kutusunun büyük olmasının nedeni çoğu zaman Silinmiş Öğeler klasörünün büyük olmasıdır. Araç, Silinmiş Öğeler klasörünüzün boyutunu görüntülemek ve Silinmiş Öğeler klasörünüzü boşaltmak için bir düğme sağlar.
Outlook bazen çakışan öğeleri Çakışmalar adlı bir klasörde depolar. E-posta sunucunuzda depolanan bir öğenin kopyası, yerel bilgisayarınızda depolanan bir öğenin kopyasıyla eşitlenmediğinde çakışmalar olur. Posta Kutusu Temizleme aracı bu çakışmaları sizin için silebilir.
Posta Kutusu Temizleme aracını çalıştırma
- Dosya sekmesini seçin.
- Araçlar>Posta Kutusu Temizleme'yi seçin.
- İstediğiniz görevi gerçekleştirmek için Posta Kutusu Boyutunu Görüntüle, Daha eski öğeleri bul, Şundan büyük öğeleri bul, Silinmiş Öğeler Boyutunu Görüntüle, Silinmiş Öğeler klasörünü boşalt, Çakışmalar Boyutunu Görüntüle veya Boş Çakışmalar'ı seçin.
Gereksiz iletileri kaldırmak için Konuşma Temizleme'yi kullanma
Uzun bir e-posta yazışmasında, genellikle önceki iletilerle aynı bilgilerin tümünü içeren çok sayıda ileti vardır. Konuşma Temizleme özelliği bu gereksiz iletileri otomatik olarak kaldırabilir. Daha fazla bilgi için bkz . Gereksiz iletileri silmek için Konuşma Temizleme'yi kullanma.
Büyük iletileri arama
Outlook'un Arama kutusunu kullanarak belirli bir boyuttan büyük olan tüm iletileri arayabilirsiniz. Arama kutusuna tıklayın ve şunu yazın: messagesize:>5 mb. Bu işlem 5 MB'den büyük tüm iletileri bulur. Bu iletilerin bazılarını veya tümünü silebilir ya da başka bir Outlook Veri Dosyasına (.pst) taşıyabilirsiniz. Öğeleri taşıma hakkında daha fazla bilgi için bkz . İletiyi klasörler arasında taşıma veya kopyalama.
Outlook Veri Dosyası'nın (.pst) veya Çevrimdışı Outlook Veri Dosyası'nın (.ost) boyutunu küçültme
Outlook Veri Dosyasından (.pst) veya Çevrimdışı Outlook Veri Dosyasından (.ost) öğe silerseniz, bilgisayarınızı kullanmadığınız ama Outlook'un hala çalıştığı çalışma süresinde Outlook dosyayı arka planda otomatik olarak sıkıştırır.
Not
Outlook yalnızca dosyada %20'den fazla 'boş alan' (kullanılmayan alan) varsa dosyayı sıkıştırır.
Düzenleme işlemini el ile hemen başlatmak için aşağıdaki adımları da kullanabilirsiniz, bu işlemin tamamlanması birkaç dakika sürebilir.
Saklamak istemediğiniz öğeleri silin ve Silinmiş Öğeler klasörünü boşaltın.
Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları'nı seçin.
Data FilesFiles sekmesinde, sıkıştırmak istediğiniz veri dosyasını seçin ve ardından Ayarlar'ı seçin.
Not: Bir Exchange veya Outlook.com e-posta hesabı kullanıyorsanız, ek olarak Gelişmiş sekmesi >Outlook Veri Dosyası Ayarları'nı seçmeniz gerekir.
Outlook Veri Dosyası iletişim kutusunda, Şimdi Sıkıştır'ı ve sonra Tamam'ı seçin.
Not
Outlook Veri Dosyasını sıkıştırdıktan sonra Outlook'tan çıkmanız gerekmez.