SharePoint'teki içerik türleri, meta verileri yönetmek ve kuruluşunuz genelinde tutarlılığı sağlamak için çok önemlidir. SharePoint'teki her içerik bir içerik türünden oluşturulur. Bu kılavuz, içerik türünün ne olduğunu, içerik türlerinin nasıl etkili bir şekilde oluşturulacağını, yayımlanacağını ve yönetileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır.
İçerik Türü nedir?
SharePoint'teki içerik türü, bir öğe veya belge kategorisine ilişkin şablonların, meta verilerin (sütunlar), iş akışlarının, davranışların ve diğer ayarların yeniden kullanılabilir bir koleksiyonudur. İçerik türü, öğeyi ve öğe hakkındaki bilgileri bir araya getirir. Bu öğe farklı dosya türlerinden biri, bir belge, bir excel çalışma kitabı ve hatta bir ilerleme raporunun durum göstergesi olabilir. Bu bir liste veya klasör de olabilir. İçerik türü bu öğeyi önemli meta verilerle veya şablon ya da bekletme ilkesi gibi diğer bilgilerle ilişkilendirir. Bir bilgi kategorisinin ayarlarını merkezi, yeniden kullanılabilir bir şekilde yönetmenize olanak tanır.
Varsayılan ve Özel İçerik Türleri
SharePoint varsayılan olarak birçok yerleşik içerik türü içerir. Boş Belge veya Duyuru gibi önceden tanımlanmış içerik türlerini hiçbir değişikliğe gerek kalmadan kullanabilir veya kuruluşunuzun benzersiz gereksinimlerini karşılamak üzere özel içerik türleri oluşturabilirsiniz.
Varsayılan İçerik Türleri
Burada, SharePoint'teki bazı varsayılan içerik türlerinin kısa bir listesini bulabilirsiniz. SharePoint sitesindeki Site Ayarları sayfasına bakarak görebileceğiniz daha pek çok öğe vardır.
- Belge içerik türleri: Temel sayfa, Belge, Form, Bağlantı ve Wiki Sayfası
- Klasör içerik türleri: Klasör, Tartışma ve Özet Görev
- Liste içerik türleri: Duyuru, Etkinlik, İlgili Kişi, Sorun, Bağlantı, Rezervasyonlar, Görev ve daha fazlası
Bu, kullanılabilir çok çeşitli içerik türlerine yalnızca bir örnektir. Sitenizde kullanılabilen varsayılan türleri görmek için şu adımları izleyin:
Tüm varsayılan içerik türlerini görüntüleme
Not
SharePoint sitesindeki tüm varsayılan içerik türlerini görebilmek için en azından site sahibi rolüne sahip olmanız gerekir.
- Hızlı Başlat'ta çalışmak istediğiniz listeyi seçin veya Ayarlar
-
Site bilgileri'ni seçin.
-
Ardından Tüm site ayarlarını görüntüle'yi seçin.
-
Web DesignerDesigner Galleries altında Site içerik türlerini seçin.
- İçerik türü galerisi sayfasında içerik türlerini (rapor, resim veya belge gibi), üst öğeyi (belge, öğe veya Rich Media Varlığı gibi) ve kaynağı (genellikle geçerli siteniz) görürsünüz.
Yerleşik içerik türlerinin birbiriyle ilişkisini anlamak için bkz. Microsoft 365'te SharePoint varsayılan içerik türü hiyerarşisi.
Bkz . Liste veya kitaplığa içerik türü ekleme
Özel içerik türleri
Özel içerik türleri, kullanıcıların tutarlı olmasını kolaylaştırabilir. Birçok yerleşik içerik türü olmasına karşın, kuruluşunuz için özel içerik türleri oluşturmak isteyebilirsiniz. Her kuruluşun kendine özgü gereksinimleri ve farklı türde içerikleri vardır. Örneğin, resmi sözleşmeler, raporlar, satış teklifleri, tasarım belirtimleri, şirket yordamları vb. olabilir. Bu çeşitliliği yönetmenize yardımcı olması için ayrı içerik türleri oluşturabilirsiniz.
İçerik türleri, SharePoint'teki hemen her öğe için tanımlanabilir. Bunlar belgeleri ve diğer dosyaları, liste öğelerini, medya dosyalarını ve klasörleri içerir. Her içerik türü için aşağıdaki öznitelikleri belirtebilirsiniz. Bu öznitelikler, herhangi bir içerik türünde yeni belge veya dosya oluşturulduğu her seferde otomatik olarak ilişkilendirilir.
- Belge şablonu, eğer bir belgeyse
- Saklama ve denetim ilkelerini belirten Bilgi Yönetimi ilkeleri
- İçerikle ilişkili sütunlar (meta veriler)
- Bu içerik türündeki öğelerin kullanabileceği iş akışları
- Özel özellikler
Örneğin, bir Satış Sözleşmesi içerik türü tanımlayabilir ve bunu ekibinizin kullandığı kitaplığa ekleyebilirsiniz. Daha sonra, birisi satış teklifi oluşturmak istediğinde, Yeni Belge menüsünden Satış Sözleşmesi'ni seçmesi yeterlidir.
Bu Satış Sözleşmesi gibi bir belge içerik türü şu özniteliklere sahip olabilir:
Belge şablonu
İçerikle ilişkili sütunlar; burada her sütun bir meta veri öğesini temsil eder. Örneğin, aşağıdaki listede sık kullanılan bazı belge meta verileri gösterilmektedir:
- Satış elemanı
- Müşteri şirket
- Satın alma siparişi numarası
ve benzeri...
Kullanıcı bu türden her yeni dosya oluşturduğunda Belge Bilgileri Bölmesi'ni otomatik olarak görüntüleme ve gerekli bilgileri toplama gereksinimi
Bekletme ilkesini, denetlenip denetlenemeyeceğini vb. açıklayan Bilgi Yönetimi ayarları
Özel İçerik Türleri Oluşturma
Özel site içerik türü oluşturmak için, var olan bir kategoriyi kullanıyor olmanız veya yeni kategori oluşturmak istemenizden bağımsız olarak, her zaman var olan içerik türünden başlarsınız. İçerik türü galerisinde, önceden tanımlanmış site içerik türlerinden oluşan geniş koleksiyon arasından seçim yapabilirsiniz. Yeni site içerik türü, üst içerik türünün belge şablonu, salt okunur ayarı veya sütunlar gibi tüm özniteliklerini devralır. Oluşturduktan sonra, bu özniteliklerden herhangi birini değiştirebilirsiniz. Örneğin, üst belgede belirtilenden farklı bir şablon kullanmak isteyebilirsiniz.
Özel bir içerik türü oluşturmak için şu adımları izleyin:
Özel içerik türleri oluşturma
- Hızlı Başlat'ta çalışmak istediğiniz listeyi seçin veya Ayarlar
- Site bilgileri'ni ve ardından Tüm site ayarlarını görüntüle'yi seçin.
- Web DesignerDesigner Galleries altında Site içerik türlerini seçin.
- İçerik türü galerisi sayfasında + İçerik türü oluştur'u seçin.
- İçerik türü oluştur panelinde, özel içerik türünüz için bir Ad ve Açıklama girin.
- Mevcut bir kategoriyi kullanma veya Yeni kategori oluşturma'yı seçin.
- Üst İçerik Türü altında, Dijital Varlık İçerik Türleri veya Belge İçerik Türleri gibi bir üst öğe seçin. Üst içerik türü altında, açılan kutu değişir. Daha belirgin bir üst içerik türü seçin. Örneğin, Klasör İçerik Türleri'ni seçtiyseniz, bu kutuda bunu Tartışma, Klasör veya Özet Görev olarak daraltabilirsiniz.
- Oluştur’u seçin.
İçerik türü yayımlama
İçerik türleri site için tanımlanır ve o sitede ve alt sitelerinde geçerli olur. Ancak bazen, belirli bir içerik türünü birden çok sitede veya site koleksiyonlarında kullanmak istersiniz. Örneğin, kuruluşunuz standartlaştırılmış meta veriler gerektiren belgeler için standart bir şablon kullanabilir. Şirketteki tüm kullanıcıların belgeler için bu içerik türünü kullanmasını istediğiniz için, bunu tüm site koleksiyonlarında yayımlamak iyi bir adaydır. Mühendislik departmanı tasarım belirtimleri için bir içerik türü oluşturuyor ve bunu yalnızca mühendislik site koleksiyonlarında yayımlamak istiyor da olabilir.
İçerik türleri meta verileri içerdiğinden, içerik türleri ve meta veriler birbirleriyle çok yakından bağlantılıdır. SharePoint'teki Yönetilen Meta Veri hizmeti, bir içerik türünün kullanıldığı sitelerde yayımlanmasını mümkün kılar. Yönetilen Meta Veri hizmetinin parçası olan siteler ve site koleksiyonları "abone siteleri" olarak adlandırılır.
Yönetilen Meta Veri hizmeti açıkça oluşturulmalı ve yapılandırılmalıdır. İçerik türü yayımlamayı dahil etmek için, yönetici belirli bir site koleksiyonunu hub olarak belirtir. Bağlı uygulamalar ve site koleksiyonları hub'daki içerik türlerine abone olabilir. Yönetilen Meta Veri hizmetlerini yapılandırarak, içerik türlerini merkezi olarak yönetmeyi mümkün kılarsınız. İçerik türleri merkez sitede oluşturulur ve tüm güncelleştirmeler abone sitelerine otomatik olarak dağıtılabilir.
İçerik türlerini yayımlama hakkında daha fazla bilgi için İçerik yayımlama hub'ından içerik türü yayımlama bölümüne bakın.