Сортування даних у діапазоні або таблиці в Excel

Сортування тексту

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб швидко відсортувати дані за зростанням, виберіть (Сортування від А до Я).
   • Щоб швидко відсортувати дані за спаданням, виберіть (сортування від Я до А).

Сортування чисел

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб сортувати від найменшого до найбільшого, виберіть (Сортування від найменшого до найбільшого).
   • Щоб сортувати від найбільшого до найменшого, виберіть (сортування від найбільшого до найменшого).

Сортування дат або часу

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

   • Щоб сортувати від найранішої до найпізнішої дати або часу, виберіть сортування від найстаршого до найновішого).
   • Щоб сортувати від найпізнішої до найранішої дати або часу, виберіть сортування від найновішого до найстаршого).

Сортування за кількома стовпцями або рядками

Сортувати дані можна за кількома стовпцями або рядками, якщо потрібно групувати дані за однаковим значенням в одному стовпці або рядку, а потім сортувати інший стовпець чи рядок у межах цієї групи однакових значень. Наприклад, маючи стовпці "Підрозділ" і "Працівник", можна спочатку сортувати дані за підрозділом (щоб згрупувати всіх працівників одного підрозділу), а потім– за іменами (щоб розташувати імена кожного підрозділу в алфавітному порядку). Одночасно можна сортувати до 64 стовпців.

1. Виділіть будь-яку клітинку в діапазоні.
   

2. На вкладці " Дані " в групі "Сортування & фільтр " натисніть кнопку "Сортування".
   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть перший стовпець, який потрібно сортувати.
   

4. У розділі Сортування за виберіть тип сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб сортувати дані за текстом, числом, або датою та часом, виберіть "Значення клітинок".
   • Щоб сортувати дані за форматом, виберіть елемент Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.

5. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Для текстових значень виберіть елемент Від А до Я або Від Я до А.
   • Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.
   • Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.
   • Щоб сортувати дані за настроюваним списком, виберіть елемент Настроюваний список.

6. Щоб додати ще один стовпець, за яким потрібно сортувати, виберіть " Add Level" (Додати рівень), а потім повторіть кроки 3–5.
   

7. Щоб скопіювати стовпець, за яким виконується сортування, виділіть запис і виберіть пункт "Копіювати рівень".

8. Щоб видалити стовпець, за сортуються дані, виділіть відповідний запис і виберіть команду "Видалити рівень".

   Примітка.

   У списку потрібно залишити принаймні одне значення.

9. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виберіть запис і натисніть стрілку вгору або вниз поруч із кнопкою "Параметри ", щоб змінити порядок.

   Спочатку таблиця сортується за записами вгорі списку, а потім – за записами, розташованими нижче.

Сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою

Якщо діапазон клітинок чи стовпець таблиці вручну або умовно відформатовано за кольором клітинки або за кольором шрифту, ви можете також сортувати за цими кольорами. Крім того, можна сортувати за набором піктограм, створених із застосуванням умовного форматування.

1. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

2. На вкладці " Дані " в групі "Сортування & фільтр " натисніть кнопку "Сортування".
   

3. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за виберіть стовпець, який потрібно сортувати.
   

4. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.
   

5. У розділі "Порядок" клацніть стрілку поруч із кнопкою, а потім залежно від типу формату виберіть колір клітинки, колір шрифту або піктограму клітинки.

6. Далі виберіть спосіб сортування. Виконайте одну з таких дій:

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою догори чи ліворуч, виберіть елемент Згори, якщо сортуються стовпці, або Зліва, якщо сортуються рядки.

   • Щоб перемістити клітинку з певним кольором, кольором шрифту або піктограмою донизу чи праворуч, виберіть елемент Знизу, якщо сортуються стовпці, або Справа, якщо сортуються рядки.

     Примітка.

     Порядок сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою за замовчуванням не задано. Його необхідно визначати для кожної операції сортування.

7. Щоб указати наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму, за якими потрібно сортувати дані, натисніть кнопку "Додати рівень" і повторіть кроки 3–5.
   У полі Потім за вибирайте один і той самий стовпець, а в розділі Порядок – однакове значення.
   Повторіть цю послідовність дій для кожного додаткового кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми, які потрібно долучити до сортування.

Сортування за настроюваним списком

Настроюваний список можна використовувати, щоб сортувати дані у визначеному користувачем порядку. Припустімо, наприклад, що стовпець містить такі значення, як "Високий", "Середній" і "Низький". Як відсортувати його так, щоб першими відображалися рядки зі значенням "Високий", за ними йшли рядки зі значенням "Середній", а потім – зі значенням "Низький"? Якщо відсортувати дані в алфавітному порядку (від А до Я), першими йтимуть рядки зі значенням "Високий", але рядки зі значенням "Низький" передуватимуть рядкам зі значенням "Середній". Якщо ж сортувати значення в порядку "Від Я до А", першими будуть рядки зі значенням "Середній", а рядки зі значенням "Низький" будуть посередині. Проте необхідно, щоб стовпці зі значенням "Середній" завжди лишалися посередині, незалежно від напрямку сортування. Створивши власний настроюваний список, можна вирішити цю проблему.

1. За потреби можна створити настроюваний список.

   1. У діапазоні клітинок введіть у потрібному порядку (згори донизу, як у цьому прикладі) значення, за якими слід відсортувати дані.
      

   2. Виділіть введений діапазон. У наведеному прикладі потрібно виділити клітинки A1:A3.

   3. Перейдіть до розділу "Параметри> файлу>""Додатково>>", щобредагувати користувацькі списки, а потім у діалоговому вікні "Списки" виберіть "Імпорт", а потім натисніть кнопку "OK" двічі.

      Примітка.

      • Настроюваний список можна створювати лише на основі значення (текст, число, дата або час). Створити настроюваний список на основі формату (кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми) не можна.
      • Максимальна довжина настроюваного списку — 255 символів. Перший символ не може починатися з числа.

2. Виберіть клітинку в стовпці, де потрібно сортувати дані.

3. На вкладці " Дані " в групі "Сортування & фільтр " натисніть кнопку "Сортування".
   

4. У діалоговому вікні Сортування в розділі Стовпець у полі Сортувати за або Потім за вкажіть стовпець, який потрібно сортувати за настроюваним списком.

5. У розділі Порядок виберіть пункт Настроюваний список.

6. У діалоговому вікні Списки виберіть потрібний список. Використовуючи настроюваний список, створений у попередньому прикладі, виберіть "Високий", "Середній" і "Низький".

7. Натисніть кнопку OK.

Сортування з урахуванням регістра

1. На вкладці " Дані " в групі "Сортування & фільтр " натисніть кнопку "Сортування".
   
2. У діалоговому вікні " Сортування " виберіть " Параметри".
   
3. У діалоговому вікні Параметри сортування виберіть пункт Враховувати регістр.
   
4. Натисніть кнопку "OK " двічі.

Сортування зліва направо

Зазвичай дані сортуються зверху вниз, але їх можна також сортувати зліва направо.

1. Виберіть клітинку в діапазоні, який потрібно відсортувати.

2. На вкладці " Дані " в групі "Сортування & фільтр " натисніть кнопку "Сортування".
   

3. У діалоговому вікні " Сортування " виберіть " Параметри".
   

4. У діалоговому вікні "Параметри сортування" в розділі "Орієнтація" виберіть пункт "сортування зліва направо" та натисніть кнопку "OK".
   

5. У розділі Рядок у полі Сортувати за виберіть рядок, який потрібно сортувати. Зазвичай це рядок 1, якщо дані потрібно відсортувати за рядком заголовка.
   

   Порада.

   Якщо рядок заголовка містить текст, але стовпці потрібно впорядкувати за числами, можна вставити новий рядок над діапазоном даних і додати числа в потрібному порядку.

6. Щоб сортувати за значенням, виберіть один із параметрів із розкривного списку "Порядок".

   1. Для текстових значень виберіть сортування Від А до Я або Від Я до А.
   2. Для числових значень виберіть елемент Від найменшого значення до найбільшого або Від найбільшого значення до найменшого.
   3. Для значень дати або часу виберіть елемент Від найстаршого до наймолодшого чи Від наймолодшого до найстаршого.

7. Щоб сортувати за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою:

   1. У розділі Сортування за виберіть пункт Колір клітинки, Колір шрифту або Піктограма клітинки.
   2. У розділі Порядок виберіть "Колір клітинки", "Колір шрифту" або "Піктограма клітинки", а потім виберіть Зліва або Справа.

Сортування за частковим значенням у стовпці

Якщо потрібно сортувати дані за частиною значення в стовпці, наприклад кодом виробу (789-WDG-34), прізвищем (Наталія Пушкар) або ім’ям (Пушкар Наталія), спочатку потрібно розділити стовпець на кілька, щоб значення, за яким потрібно сортувати дані, опинилося в окремому стовпці. У цьому випадку можна використати текстові функції, щоб відокремити частини клітинок, або скористатися майстром перетворення тексту на стовпці. Приклади й докладні відомості див. в статтях Розділення тексту на кілька клітинок і Розділення тексту на стовпці за допомогою функцій.

Сортування діапазону в межах більшого діапазону

На щастя, Excel попередить вас, якщо ви спробуєте зробити щось подібне.

Якщо ви не збираєтеся сортувати дані таким чином, натисніть автоматично розширити виділений діапазон. В іншому разі виберіть сортувати в межах указаного виділення.

Якщо результати вас не влаштовують, натисніть "Скасувати" .

Додаткові відомості про помилки під час сортування

Якщо, сортуючи дані, ви отримали несподівані результати:

Перевірте, чи не змінилися значення, які повертає формула Якщо відсортовані дані містять одну або кілька формул, значення, повернуті цими формулами, можуть змінитися, коли значення на аркуші обчислюються повторно. У цьому випадку застосуйте сортування ще раз, щоб отримати оновлені результати.

Відобразіть приховані рядки та стовпці, перш ніж сортувати дані . Приховані стовпці не переміщуються, коли сортуються стовпці, а приховані рядки не переміщуються, коли сортуються рядки. Перш ніж сортувати дані, радимо відобразити приховані стовпці й рядки.

Перевірте параметр локалізації. Порядок сортування залежить від вибраної мови. Переконайтеся, що в розділі Регіональні параметри або Мова та регіональні стандарти на Панелі керування комп’ютера вказано правильні регіональні параметри. Докладні відомості про те, як змінити регіональні параметри, див. в довідковій системі Windows.

Введіть заголовки стовпців тільки в одному рядку. Якщо потрібні надписи з кількох рядків, переносьте текст у межах клітинки.

Активування або вимкнення рядка заголовка Сортуючи стовпець, зазвичай краще мати рядок заголовка, щоб легше розуміти значення даних. За замовчуванням рядок заголовка не сортується. Іноді потрібно активувати або вимкнути заголовок, щоб значення в заголовку сортувалися чи не сортувалися. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб виключити з сортування перший рядок даних, оскільки він містить заголовок стовпця, на вкладці Основне в групі Редагування виберіть елементи Сортування & Фільтр, Настроюване сортування, а потім виберіть пункт "Дані із заголовками".
• Щоб долучити до сортування перший рядок даних, оскільки він не є заголовком стовпця, на вкладці Основне в групі Редагування виберіть елементи Сортування & Фільтр, Настроюване сортування, а потім зніміть прапорець "Дані містять заголовки".

Сортування даних у таблиці

Відкрийте нову книгу в вебпрограма Excel або відкрийте поточну. Якщо дані відформатовано як таблицю Excel, ви можете швидко сортувати й фільтрувати їх за допомогою кнопок у рядку заголовка.

1. Якщо дані ще не в таблиці, відформатуйте їх як таблицю. У верхній частині кожного стовпця таблиці автоматично з’явиться кнопка фільтрування.
2. Натисніть кнопку фільтра вгорі стовпця, дані якого потрібно відсортувати, і виберіть порядок сортування.
   
3. Щоб скасувати сортування, натисніть кнопку Скасувати на вкладці Основне.

Сортування даних у діапазоні

1. Виберіть клітинку, за якою потрібно сортувати:

   • Якщо дані мають рядок заголовка, виберіть той, за яким потрібно сортувати, наприклад Населення.
     
   • Якщо дані не містять рядка заголовка, виберіть найвище значення, за яким потрібно сортувати, наприклад 634535.
     

2. На вкладці Дані виберіть один зі способів сортування:

   • Сортувати за зростанням, щоб сортувати дані від А до Я, від найменшого до найбільшого значення або від найранішої до найпізнішої дати.
   • Сортувати за спаданням, щоб сортувати дані від Я до А, від найбільшого до найменшого значення або від найпізнішої до найранішої дати.

Сортування за кількома стовпцями або рядками

Припустімо, що в таблиці доступні стовпці "Підрозділ" і "Працівник". Ви можете спочатку сортувати дані за підрозділом, щоб згрупувати всіх працівників кожного підрозділу, а потім – за іменами, щоб розташувати імена для кожного підрозділу в алфавітному порядку.

Виберіть будь-яку клітинку в діапазоні даних.

1. На вкладці " Дані " виберіть "Настроюване сортування".

2. У діалоговому вікні " Спеціальне сортування " в розділі "Стовпець" у полі "Сортувати за " виберіть перший стовпець, який потрібно відсортувати.
   

   Примітка.

   Параметр Сортування за неактивний, тому що поки що не підтримується. Змінити його значення можна в класичній програмі Excel.

3. У розділі Порядок виберіть спосіб сортування:

   • Сортувати за зростанням, щоб сортувати дані від А до Я, від найменшого до найбільшого значення або від найранішої до найпізнішої дати.
   • Сортувати за спаданням, щоб сортувати дані від Я до А, від найбільшого до найменшого значення або від найпізнішої до найранішої дати.

4. Щоб додати ще один стовпець, за яким потрібно сортувати, натисніть кнопку "Додати ", а потім повторіть кроки п'ятий і шостий.
   

5. Щоб змінити порядок сортування стовпців, виберіть запис і натисніть стрілку вгору або вниз поруч із кнопкою "Параметри ".

Сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою

Якщо діапазон клітинок чи стовпець таблиці вручну або умовно відформатовано за кольором клітинки або за кольором шрифту, ви можете також сортувати за цими кольорами. Крім того, можна сортувати за набором піктограм, створених із застосуванням умовного форматування.

1. Виберіть клітинку у стовпці, де потрібно сортувати дані

2. На вкладці " Дані " виберіть "Настроюване сортування".

3. У діалоговому вікні " Спеціальне сортування " в розділі "Стовпці" виберіть стовпець, за яким потрібно сортувати дані.

4. У розділі " Сортування за" виберіть "Колір клітинки", "Колір шрифту " або " Піктограма умовного форматування".

5. У розділі "Порядок" виберіть потрібний порядок (що ви бачите, залежить від типу формату). Потім виберіть колір клітинки, колір шрифту або піктограму клітинки.

6. Далі потрібно вибрати спосіб сортування, перемістивши колір клітинки, колір шрифту або піктограму.

   Примітка.

   Порядок сортування за кольором клітинки, кольором шрифту або піктограмою за замовчуванням не задано. Його необхідно визначати для кожної операції сортування.

   • Щоб перейти вгорі або ліворуч, виберіть значення " Згори ", щоб сортувати стовпці, і "Зліва ", щоб сортувати рядки.
   • Щоб перейти вниз або праворуч, виберіть " Унизу ", щоб сортувати стовпці, і "Праворуч ", щоб сортувати рядки.

7. Щоб указати наступний колір клітинки, колір шрифту або піктограму, за якими потрібно сортувати дані, натисніть кнопку "Додати рівень" і повторіть кроки 1–5.

• Переконайтеся, що стовпець у полі " Потім за" збігається з вибраним параметром " Порядок ".
• Повторіть цю дію для кожного додаткового кольору клітинки, кольору шрифту або піктограми, які потрібно долучити до сортування.

Сортування з урахуванням регістра

1. На вкладці " Дані " виберіть "Настроюване сортування".
2. У діалоговому вікні " Спеціальне сортування " виберіть " Параметри".
   
3. У меню "Параметри " виберіть пункт "Враховувати регістр".
   
4. Натисніть кнопку OK.

Сортування зліва направо

Зазвичай дані сортуються зверху вниз, але їх можна також сортувати зліва направо.

1. Виберіть клітинку в діапазоні, який потрібно відсортувати.

2. На вкладці " Дані " виберіть "Настроюване сортування".

3. У діалоговому вікні "Спеціальне сортування" виберіть " Параметри".

4. У розділі " Орієнтація" виберіть "Сортування зліва направо".

5. У розділі " Рядок" у розкривному списку "Сортувати за" виберіть рядок, який потрібно відсортувати. Зазвичай це рядок 1, якщо дані потрібно відсортувати за рядком заголовка.

6. Щоб сортувати за значенням, виберіть один із параметрів із розкривного списку "Порядок ".

   • Сортувати за зростанням, щоб сортувати дані від А до Я, від найменшого до найбільшого значення або від найранішої до найпізнішої дати.
   • Сортувати за спаданням відповідно до сортування від Я до А, від найбільшого до найменшого або від найпізнішої до найранішої дати