Ви можете зберігати свої бази даних Microsoft Access організованим і керованим за допомогою періодичній архівації старих або неактивних записів. Ви можете архівувати всі таблиці в базі даних, певні таблиці або лише певні записи, наприклад записи, які старші за певну дату. У цій статті пояснюється, як використовувати три різні варіанти архівування даних у базі даних Access.

У цій статті

Коли слід враховувати архівацію?

Якщо база даних на комп'ютері містить дані, які не планують використовувати більше, але потрібно зберегти ці дані в разі необхідності в певний момент часу або для відповіді на політику збереження даних, архівація – це зручний спосіб зберегти такі дані. Архівування також часто використовується, щоб зберігати дані на основі умов дати, наприклад в кінці місяця.

Способи архівування даних

У таблиці нижче наведено методи архівування даних, Опис способу, пояснення того, коли слід використовувати кожний метод, а також інші конкретні міркування для методу.

Метод

Опис

Використовувати, коли...

Інші зауваження

Періодичне замінювання таблиці

Періодичне створення архівної копії певної таблиці та замінює цю таблицю на нову пусту копію таблиці.

Усі записи в таблиці відповідає умовам, які ви використовуєте, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: у вас є таблиця, яка зберігає щоденні крайнощів температури. Кожен рік ви архівуте таблицю та починаєте свіже з порожнім.

  • Можливо, доведеться працювати навколо цілісності даних. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з розділом, що стосується цілісності даних .

Періодичне замінювання всіх таблиць

Періодичне створення архівної копії бази даних, а потім замініть резервну копію бази даних на нову, пусту. Потрібна розділена база даних (база даних, що включає: файл бази даних, який містить усі таблиці, а також файл бази даних, який містить усі інші об'єкти бази даних).

Усі записи в більшості таблиць у базі даних відповідно до умов, які ви використовуєте, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: база даних складається з кількох таблиць із різними типами метеорологічних даних. Кожен рік ви архівуте всі таблиці.

  • Якщо у вас є таблиці підстановки (таблиці, за допомогою яких можна зберігати значення для пошуку, наприклад поштові індекси або відділи), можливо, знадобиться імпортувати ці дані в нову базу даних для резервного копіювання.

  • Ви повинні архівувати базу даних уручну. Цей метод не можна використовувати за допомогою макросу.

Періодичне переміщення записів до архівної таблиці

Періодично запускає запит, який вибирає записи для архівації та додає дані до таблиці архіву, а потім виконайте запит, щоб вибрати однакові записи (з початкової таблиці) та видалити їх.

Деякі записи в таблиці відповідатимуть умові, яку ви використовуєте, щоб визначити, чи потрібно архівувати.

Приклад: ви хочете, щоб архівні транзакції в бібліотеці (перевірити виходи), якщо дата, що повертається, має принаймні рік.

  • Можливо, доведеться працювати навколо цілісність зв’язків, особливо якщо записи, які потрібно архівувати, розташовані на одній стороні зв’язок "один-до-багатьох". Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з розділом, що стосується цілісності даних .

Попередження!: Якщо потрібно використовувати параметри в запитах, потрібно створити форму для обробки параметрів. Інакше ви ризикуєте втрати даних.

Робота навколо цілісності даних

Якщо записи, які потрібно архівувати, пов'язані з записами в інших таблицях, можливо, доведеться працювати навколо зв'язку. Якщо записи, які потрібно архівувати, – це записи "діти" (вони належать до "багато" на боці зв’язок "один-до-багатьох" ), можливо, ви можете безпечно архівувати їх без проблем. Якщо записи, які потрібно архівувати, – це "батьківський" запис (вони належать до "однієї" сторони зв’язок "один-до-багатьох" ), під час архівації їх пов'язаних записів "дитина" може:

  • Запобігання видаленню "батьківських" записів. Це може спричинити проблеми, якщо у таблиці архіву вже додано записи "батьківський".

    -або-

  • Стають "сиротами" – записи, які належать до "батьківського", які не існують. Це може спричинити проблеми з цілісністю даних і функціональністю в базі даних, які використовують записи "сирота".

Щоб створити обліковий запис для цілісності даних, виконайте наведені нижче дії.

  1. Визначте, які записи "дочірні" належать до записів, які потрібно архівувати. Наприклад, щоб архівувати записи активів, які позичили в бібліотеці, спочатку визначте, чи є операції, відкриті на цих активах, тобто про те, чи є активи узято на редагування, але не повертаються.

  2. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо записи "дитина" завжди можна безпечно видалити, переконайтеся, що зв'язок має цілісність посилальної цілісності даних із каскадними видаленням. Це гарантує, що всі пов'язані з ним записи "дочірні" буде видалено.

    • Якщо записи "дитина" не завжди можна безпечно видалити, спробуйте архівувати всі таблиці в базі даних.

    • Створіть запит, який вибирає записи "батьківський", у яких немає записів "дочірні". Потім Використайте цей перший запит, щоб створити архівні запити (див. розділ періодично переміщають записи до архівної таблиці) замість того, щоб використовувати "батьківській" таблиці.

На початок сторінки

Періодичне замінювання таблиці

Якщо потрібно архівувати всі дані в таблиці, можна періодично замінювати таблицю на пусту копію.

Увага!: Якщо таблиця, яку ви архівувалися, пов'язана з іншими таблицями, можливо, знадобиться обійти цілісність даних.

  1. В області переходів виберіть таблиці, які потрібно архівувати, натисніть клавіші CTRL + C, а потім натисніть клавіші CTRL + V.

  2. У діалоговому вікні Вставлення таблиці як у розділі настройки вставленнявиберіть пункт лише структура, а потім натисніть кнопку OK.

    У програмі Access імена копіюються як копія імені оригінальної таблиці.

  3. В області переходів клацніть правою кнопкою миші вихідну таблицю, а потім у контекстному меню виберіть команду Перейменувати .

    Надайте таблиці іншу назву, щоб указати, що вона містить, наприклад "DailyTemperatureExtremes_archive_2019".

  4. В області переходів клацніть правою кнопкою миші пусту копію, а потім у контекстному меню виберіть команду Перейменувати . Перейменуйте його, використовуючи ім'я початкової таблиці.

На початок сторінки

Періодичне замінювання всіх таблиць

Якщо використовується розділена база даних, можна періодично замінювати всі таблиці, замінюючи її на пусту копію.

Для цього спочатку підготуйте пусту копію. Якщо макет бази даних не змінюється, ви можете повторно використовувати цю пусту копію під час кожного архівування. Щоб архівувати, просто перейменуйте наявну базу даних, щоб указати, що це Архів, і збережіть пусту копію як нову базу даних для резервного копіювання.

Підготовка пустої копії бази даних для резервного копіювання

Спочатку імпортуйте визначення таблиці для всіх таблиць у базі даних для резервного завершення.

  1. На вкладці файл натисніть кнопку створити, виберіть пункт Пуста база данихі натисніть кнопку створити.

  2. Закрийте Таблиця1.

  3. На вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Access.

  4. У діалоговому вікні отримати зовнішні дані – база даних Access виберіть імпортувати таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі в поточну базу даних, а потім натисніть кнопку Огляд.

  5. У діалоговому вікні відкриття файлу виберіть резервну базу даних. Натисніть кнопку Відкрити , щоб закрити діалогове вікно відкриття файлу , а потім натисніть кнопку OK.

  6. У діалоговому вікні Імпорт об'єктів натисніть кнопку настройки.

  7. У розділі Імпорт таблицьвиберіть пункт лише визначення.

  8. На вкладці таблиці натисніть кнопку виділити все, натисніть кнопку OK, а потім натисніть кнопку закрити.

Додавання даних до будь-яких таблиць підстановки в пустій копії 

Для кожної таблиці підстановки виконайте наведені нижче дії.

  1. Посилання на таблицю підстановки в наявній базі даних, що закінчується.

  2. Створіть запит на додавання, який додає всі записи з оригіналу до копії.

Заміна кінцевої бази даних на пусту копію

Спочатку перейменуйте наявну базу даних, щоб указати, що це зараз Архів. Потім відкрийте пусту копію та збережіть його, використовуючи вихідну назву бази даних для резервного копіювання.

  1. Перейдіть на вкладку файл і виберіть пункт зберегти базу даних як. Можливо, вам буде запропоновано закрити всі відкриті об'єкти; Якщо так, натисніть кнопку OK. Відкриється діалогове вікно Зберегти як .

  2. У полі зберегти в (у верхній частині діалогового вікна збереження документа) переконайтеся, що файл збережено в тому самому місці, що й вихідна база даних для зберігання.

  3. У полі ім'я файлу введіть ім'я початкової бази даних для резервної копії.

  4. У полі тип файлу виберіть пункт база даних Access (*. accdb).

На початок сторінки

Періодичне переміщення записів до архівної таблиці

Це чотири етапи, що вимагає створення пустої копії таблиці, яка міститиме записи, які потрібно архівувати, створюючи запит на додавання, щоб скопіювати записи з початкової таблиці до таблиці архіву, створивши запит на видалення, щоб видалити архівні записи з початкової таблиці, і, нарешті, створити макрос, щоб запустити обидва запити, які можна запускати, коли потрібно архівувати. Цей складний процес можна легко використовувати, якщо виконати наведені нижче дії, у тому порядку, у якому їх подано нижче.

Крок 1: створення архівної таблиці

Крок 2: створення запиту на додавання для копіювання даних до архівної таблиці

Крок 3: створення запиту на видалення для видалення даних із початкової таблиці

Крок 4: створення макросу для запуску як додавання та видалення запитів

Крок 1: створення архівної таблиці

Щоб зберегти всі архівні записи в одній таблиці, виконайте цей крок один раз. У таблиці архіву, що створюється на цьому кроці, будуть зберігатися всі архівні записи.

Щоб видалити стару таблицю архіву під час створення нової, замість цього кроку, можна використати запит на створення таблиці, щоб скопіювати дані до архівної таблиці. Щоб виконати цю дію, перейдіть до кроку 2.

Щоб використовувати нову таблицю архівації під час кожного архівування, але також зберігати старі архівні таблиці, перейменуйте стару таблицю архіву, перш ніж створювати нову. Якщо ви архівуте на основі дати, враховуючи іменування старих таблиць архіву відповідно до діапазону дат, які вони представляють.

  1. В області переходів виберіть таблицю, яка містить записи для архівації, натисніть клавіші CTRL + C, а потім – клавіші CTRL + V.

  2. У полі ім'я таблиці видаліть слова, скопіюйте та додайте підкреслення та слово "Архів" до наявної імені таблиці, а потім натисніть кнопку OK. Наприклад, якщо вихідну таблицю присвоєно під назвою " транзакції ", таблиця архіву має назву " Transactions_archive".

    Вставлення таблиці

  3. У діалоговому вікні Вставлення таблиці як у розділі настройки вставленнявиберіть пункт лише структура.

Крок 2: створення запиту на додавання для копіювання даних до архівної таблиці

  1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Додайте таблицю з записами, які потрібно архівувати.

  3. У вікні Конструктор запитів двічі клацніть зірочку (*) у щойно доданого таблиці. Ім'я таблиці та зірочка відображаються в першому стовпці сітки макета запиту.

    Примітка.: Зірочка вказує на те, що запит має містити всі поля з таблиці у вихідному запиті. Якщо ви використовуєте зірочку, якщо поля додано або видалено з таблиці, результат запиту коригує відповідно.

  4. У вікні Конструктор запитів двічі клацніть поле, яке потрібно використати, щоб указати умову, за допомогою яких записи слід відповідно до їх архівування. Наприклад, якщо таблиця транзакції має поле " датай час", а ви хочете архівувати всі записи, у яких ці дати перевищують рік, двічі клацніть поле, і вона відображається в наступному пустому стовпці сітки конструктора запитів.

    Конструктор запиту

    Повторіть цей крок, якщо потрібно використовувати умови з додатковими полями.

  5. Використовуйте рядок умови , щоб указати умови для щойно доданих полів. Наприклад, ви можете вказати, що дата, що повертається, має бути ранішою за 1 січня 2019 за допомогою виразу <#1/1/2019 # у рядку критерії .

    Якщо значення умов змінюватиметься під час кожного архівування, потрібно зробити запит на отримання запиту на ввід. Для цього використовується параметр у рядку критерії , щоб запит запитуватиме про введення даних. Щоб використовувати параметр, скористайтеся виразом, як зазвичай, але замість вказаного значення, використовуйте коротке запитання, оточене квадратними дужками. Наприклад, ви можете скористатися виразом < [операції архівації завершено перед:], наприклад:

    Вираз параметра

    Щоб отримати докладні відомості про використання параметрів, ознайомтеся зі статтею знайомство з запитами.

    Щоб указати альтернативні умови, також може знадобитися використовувати рядок or . Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.

    Порада.: Якщо ви використовуєте поле дати, щоб указати умови, і потрібно архівувати всі записи, старші за поточну дату, введіть <Date () у рядку критерії для поля дати.

  6. Виконайте одну з таких дій:

    Якщо ви вже створили таблицю архіву, використовуйте запит на додавання, щоб додати указані записи до цієї таблиці:

    1. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

    2. У діалоговому вікні Додавання в полі ім'я таблиці виберіть ім'я таблиці архіву, а потім натисніть кнопку OK.

      Додавання до

      У сітці макета запиту відображається рядок Додати до .

    3. Зніміть прапорець Додати до рядка для будь-яких полів, які використовувалися для визначення умов. (Тільки зірочка має мати значення для Додавання до.)

      Рядок «Додавання до» у бланку запиту

      Якщо ви не створили таблицю архіву, скористайтеся запитом на створення таблиці, щоб створити таблицю архіву, використовуючи зазначені записи:

    4. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.

    5. У діалоговому вікні створення таблиці в полі ім'я таблиці введіть ім'я таблиці архіву, а потім натисніть кнопку OK.

  7. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.

Крок 3: створення запиту на видалення для видалення даних із початкової таблиці

  1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

  2. Додайте таблицю з записами, які потрібно архівувати.

  3. У вікні Конструктор запитів двічі клацніть зірочку (*) у щойно доданого таблиці. Ім'я таблиці та зірочка відображаються в першому стовпці сітки макета запиту.

  4. У вікні Конструктор запитів двічі клацніть ті самі поля, які використовувалися, щоб указати умову в запиті на додавання.

  5. Використовуйте рядок умови , щоб указати умови для щойно доданих полів. Докладні відомості про використання умов див. в статті Приклади умов запиту.

    Увага!: Якщо запит на додавання або створення таблиці використовувався параметром, переконайтеся, що запит на видалення також виконується. Також пам'ятайте, що ви ввели однакові значення для обох запитів. Якщо ви ввели різні значення параметра, ви можете втратити дані. Щоб запобігти втраті даних, розгляньте можливість використання форми для збирання значень і внесення запитів до форми для вхідного значення. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся зі статтею знайомство з запитами.

  6. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Видалення.

    Рядок видалення відображається в сітці макета запиту.

    Рядок «Видалення» у бланку запиту

  7. Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти запит.

Крок 4: створення макросу для запуску як додавання та видалення запитів

  1. на вкладціСтворити у групі Макроси та код натисніть кнопку Макрос.

  2. Клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Додати нову дію, а потім виберіть пункт Відкрити запит.

    З'явиться Дія " Відкрити запит " і відображає аргументи.

  3. У полі ім'я запиту виберіть запит (додати або створити таблицю), створений на кроці 2.

  4. Клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Додати нову дію, а потім виберіть пункт Відкрити запит.

    З'явиться Дія " Відкрити запит " і відображає аргументи.

  5. У полі ім'я запиту виберіть запит на видалення, створений на кроці 3.

  6. Натисніть сполучення клавіш CTRL + S, щоб зберегти макрос.

    Якщо потрібно архівувати записи, запустіть макрос.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до оцінювачів Microsoft Office

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за ваш відгук!

×