Архівування: фільтрування подання списку у SharePoint

Фільтри зменшують обсяг даних, що повертаються, вибираючи елементи на основі операцій (наприклад, "більше" або "менше") і зіставляючих даних. Під час створення відфільтрованого подання перший індексований стовпець у виразі фільтра має зменшити найвигідніший набір даних. Наприклад, фільтрування за полем стану або дати часто може значно зменшити набір даних. Якщо у вас 15 000 елементів, потрібно, щоб перший індекс повертав менше 5000 елементів. Якщо в наборі даних не більше 5000 елементів, ми все одно докладемо більше зушень.

SharePoint вибирає перший індексований стовпець у запиті, а потім за допомогою решти стовпців вибирає дані. Інші стовпці, указані у фільтрі подання, можуть не індексуватись. Ці індекси не використовуються в поданні, навіть якщо результат відфільтрованого подання повертає менше значення подання списку.

Наприклад, у вас є запит: розмір = великий AND колір = червоний. У списку розмір не індексується, а колір. Якщо "червоних" елементів менше 5000, запит буде виконано у великому списку. Однак, якщо у вас є запит розмір = великий OR колір = червоний, хоча база даних може знайти всі червоні елементи, вона має перевірити повний список, щоб знайти всі великі елементи. Якщо повернуто понад 5000 елементів, запит додаються до запиту.

Якщо у виразі фільтра використовується кілька стовпців, визначальний індекс або індекси мають використовувати оператор AND. Наприклад, якщо потрібно повернути собаки з великого списку тварин. У вас є неіндексований стовпець "Вид", у якому значення становило "Собака". Якщо просто запит "Вид = Собака", запит буде дотримано. Однак, якщо у вас є індексований стовпець "Клас", ваш запит стає "Клас = Ссавці AND Вид = Собака". Ви також можете шукати коти та собаки за допомогою запиту Клас = Ссавці AND (Вид = СОБАКА OR Вид = Кіт). Другий запит вибирає всі ссавці, а потім фільтрує їх до собак і коти.

Якщо стовпці, які використовується для фільтрування, не мають індексів, створюючи індекси, створюючи їх. Докладні відомості див. в статтях Додавання індексу до SharePoint стовпців.

Індексоване подання можна додати під час створення або змінення подання, а потім використовувати для фільтрування. Перш ніж створювати подання, ви можете додати більше стовпців до списку, щоб гнучкіше сортувати, групувати та фільтрувати дані. Щоб сортувати й фільтрувати дані, можна вибрати стовпці в наборі даних, але не відображатимуться.

Створення подання

Відкрийте список або бібліотеку, у якій потрібно створити подання.

Залежно від версії виконайте одну з таких дій:

• УSharePoint виконайте наведені нижче дії.

1. Клацніть заголовок стовпця, за який потрібно відфільтрувати дані, і виберіть у параметрах меню пункт Фільтр.
   
   

2. В області фільтрів, яка відкриється в правій частині сторінки, виберіть значення стовпців, за якими потрібно відфільтрувати список. Завершивши, натисніть кнопку Застосувати.
   
   
   
   Тепер ви помітите, що поруч із заголовком стовпця відображається піктограма фільтра, яка вказує на те, що список фільтрується за значеннями в цьому стовпці.
   
   
   
   Докладні відомості про область фільтрів і про те, як фільтрувати дані за значеннями, збереженими в кількох різних стовпцях, див. в статті Область фільтрів списку та бібліотеки.

3. Погляньте на меню подань у верхньому правому куті списку або бібліотеки. Слід помітити ім'я поточного подання, поряд із ним має з'явитись зірочка (*). Це означає, що подання незбережене. Щоб створити нове подання, виберіть ім'я поточного подання, а потім у параметрах меню виберіть Зберегти подання як.
   
   

4. У полі "Зберегти як", що з'явиться, введіть нове ім'я подання. (Щоб усі могли бачити ваше подання, не прибирайте прапорець Зробити це загальнодоступне подання. Якщо ви хочете зробити це подання приватним, щоб його бачить лише ви, зніміть цей прапорець.) Натисніть кнопку Зберегти, щоб створити нове подання.
   
   
   
   Тепер у списку або бібліотеці має з'явитись відфільтрене подання.

   Примітка.: Ви можете відфільтрувати список або бібліотеку, не зберігаючи його як подання. 

• У SharePoint 2016, 2013, 2010 або SharePoint класичній програмі виконайте наведені нижче дії.

1. Перейдіть на вкладку Список або Бібліотека та натисніть кнопку Створити подання.
   
   

2. На сторінці Тип подання виберіть потрібне подання. Якщо ви не хочете вказувати, виберіть стандартне подання.

   

3. Введіть ім'я подання.

   

4. Змініть веб-адресу подання або прийміть стандартну. Ви можете повернутися та змінити це пізніше.

5. У розділі Фільтр установіть прапорець Відображати елементи, для яких вибрано значення TRUE (істина), а потім виберіть спосіб фільтрування елементів на основі одного з індексованих стовпців.

   Наприклад, щоб створити подання, яке змінилося сьогодні, виберіть стовпець Змінено (індексовано) та умову дорівнює, а потім введіть [Сьогодні].

   

   Примітка.: Якщо стовпці з назвою (індексовано) не бачать, це означає, що для цього списку або бібліотеки немає доступних індексованих стовпців. Спочатку потрібно створити простий або складений індекс.

6. Щоб обмежити кількість елементів, які відображаються на кожній сторінці, прокрутіть униз до пункту Гранична кількість елементів і встановіть значення Кількість елементів для відображення. Коли ви створюєте подання, стандартна кількість показуваних елементів – 30.

   

7. Установивши обмеження кількості елементів на сторінці, можна вибрати один із двох параметрів:

   • Відображати елементи пакетами вказаного розміру, що створює посторіневе відображення даних, яке зручно використовувати під час перегляду елементів неактивним способом.

     Якщо кількість елементів перевищує граничне значення, відображення буде посторонено.

     

   • Якщо обмежити загальну кількість елементів, які повертаються до вказаної кількості, буде створено жорстке обмеження, яке може повертати або не повертати всі результати операції фільтрування. Це може знадобитися, щоб протестувати подання, створити прототип або отримати лише перші значення в поданні.

8. У розділіСтиль виберіть Область перегляду, щоб переглянути всі відомості елементів списку у форматі вертикальної області. Область перегляду – це один зі стилів подання, який можна вибрати в розділі Стиль під час редагування або створення подання.

   

   Ви можете швидше переходити між даними, навівши вказівник миші на заголовок елемента в області прокручування ліворуч на сторінці, щоб переглянути всі значення стовпців поточного елемента по вертикалі, перелічених у правій частині сторінки. Що менше початкових даних відображається, це прискорить відображення подання. Цей стиль також зручно використовувати, якщо список широкий або містить багато стовпців і для перегляду даних потрібно прокручувати по горизонталі.

   

9. Натисніть OK.

З поданням можна виконати й інші дії, але цього достатньо, щоб переглянути дані, які перевищили граничне значення подання списку, якщо це заблоковано. Можна також сортувати та групувати дані, установити підсумки, розгорнути папки та оптимізувати перегляд за допомогою мобільного пристрою.

Змінення подання

Відкрийте список або бібліотеку, у якій потрібно створити подання.

УSharePoint виконайте наведені нижче дії.

1. Внесіть додаткові зміни до подання, як-от сортування, групування або додавання додаткових фільтрів.

2. Виконайте вказівки з кроків 3 та 4 вище, але цього разу не змінюйте ім'я подання. Натисніть кнопку Зберегти. Наявне подання буде перезаписано.
   
   Якщо ви бажаєте отримати більш детальний контроль над поданням, це можна зробити, змінивши подання в класичному редакторі. Для цього в меню подання виберіть назву поточного подання, а потім у параметрах меню виберіть Змінити поточне подання, а потім дотримуйтеся вказівок вище для класичного SharePoint режиму роботи.
   
   

У SharePoint 2016, 2013, 2010 або SharePoint класичній програмі виконайте такі дії:

1. Перейдіть на вкладку Списокабо Бібліотека, виберіть подання в розділі Поточне поданнята натисніть кнопку Змінити подання.
   
   

2. Прокрутіть униз до розділу Подання та виберіть подання.

3. Після цього можна змінити параметри, як описано в кроках 5–9 у розділі Створення подання вище.

4. Натисніть OK.

Щоб швидко відфільтрувати подання з великою кількості елементів, перший стовпець у фільтрі потрібно проіндексувати. Інші стовпці, указані у фільтрі подання, можуть мати індекси або не індексуватись, але ці індекси не використовуються в поданні. Перший стовпець фільтра має повертати кількість елементів, меншу за значення порогу подання списку.

Якщо перший стовпець фільтра повертає більше елементів, ніж значення подання списку, можна скористатися фільтром із двома або більше стовпцями. Визначивши відфільтроване подання, яке використовує два або більше стовпців, використовуйте оператор AND, щоб обмежити загальну кількість повернених елементів. Але навіть у цьому випадку потрібно вказати перший стовпець у фільтрі, який, найімолодший, поверне менший обсяг даних. Фільтр OR майже завжди збільшує кількість повернених елементів і не працюватиме за цих обставин.

Докладні відомості про подання див. в статті Створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Фільтрувати дані можна за допомогою двох ключових слів на основі поточного дня [Сьогодні] або поточного користувача [Я]. Вони динамічні, коли вони змінюються з користувачем або датою.

[Я] може допомогти, якщо потрібно просто переглянути документи у великій бібліотеці. [Я] працює на основі стовпців, створених користувачами, як-от "Автор" або "Автор змін". Наприклад, щоб переглянути всі документи, які ви створили, налаштуйте фільтр, використовуючи стовпець Створено дорівнює [Я]. Якщо ви редактор і хочете переглянути останні файли, з яких ви працювали, установіть для стовпця Автор змін значення [Я]. Щоб переглянути їх, створіть два фільтри, підключені або.

Ключове слово [Сьогодні] працює на основі стовпців дат. За допомогою математиків можна отримати діапазони, які змінюються із сьогоднішньою датою. Наприклад, щоб переглянути всі документи, змінені за останні 30 днів, можна створити фільтр у стовпці "Дата", який більше або дорівнює [Сьогодні] – 30. Щоб не вийти з поточного дня, установіть другий фільтр для стовпця Дата значення менше [Сьогодні] та з'єднайте їх за допомогою поля And.

Ви можете відфільтрувати SharePoint, який містить стовпець метаданих. 

Додавання стовпця метаданих до списку

Перейдіть до списку та виберіть +Додати стовпець.

Виберіть Додатково... перемикач Керовані метадані, а потім натисніть кнопку OK.

Крім того, створивши стовпець Керовані метадані та додавши елементи до списку, можна застосувати позначки метаданих, клацнувши піктограму в області редагування елемента списку.

Застосування позначок метаданих в області подання дерева.

Фільтрування за позначками керованих метаданих

1. Виберіть піктограму фільтра щоб відкрити область фільтрів.

   

   Примітка.: У розкривному списку у верхній частині області можна вибрати подання дерева з ієрархічним поданням термінів, пов'язаних із вибраним стовпцем.

2. Виберіть позначки метаданих, які потрібно відфільтрувати.

   

3. Або, якщо в стовпці Керовані метадані є принаймні 5 значень, виберіть посилання Переглянути всі, щоб переглянути область фільтрів.

   

4. Перевірте позначки метаданих, які потрібно відфільтрувати, і натисніть кнопку Застосувати.

Нижче наведено деякі рекомендації для звичайних подань, які добре підіб'єдують індексовані стовпці.

Щоб фільтрувати за:	Індексування	Приклади.
Нещодавно змінені елементи	Стовпець Змінено	Щоб переглянути лише елементи, змінені за останній тиждень, застосуйте фільтр Змінено більше[Сьогодні]-7.
Нові елементи	Створено стовпець	Щоб створити подання лише для елементів, доданих за останній тиждень, застосуйте фільтр Створено більше[Сьогодні]-7.
Мої елементи	Стовпець Автор	Щоб створити подання, використовуючи лише додані елементи, застосуйте фільтр Створено дорівнює[Я].
Елементи, які на сьогодні	Стовпець Дата завершення (створений у списку або бібліотеці)	Щоб створити подання лише з тими елементами, термін виконання на сьогодні, застосуйте фільтр Датазавершеннядорівнює[Сьогодні].
Оновлення дошки обговорень	Стовпець Останнє оновлення	Щоб створити подання лише обговорень, оновлених за останній місяць, застосуйте фільтр Останнєоновлення більше[Сьогодні]-30.
Архівування файлів у бібліотеці документів	Дата змінення	Щоб створити подання документів, не змінених з моменту 2016 року (який потім потрібно заархівувати), застосуйте фільтр Дата змінення менше 31 грудня 2016 р.
Пошук підмножиної фінансових даних	Регіон, Рік (як два прості індекси)	Щоб створити подання фінансових даних для північно-східного регіону в 2015 році, застосуйте фільтр Регіон дорівнює "Н/А" 2015, тому що стовпець Регіон, імовірно, матиме менше значень, ніж стовпець Рік.
Метадані	Стовпець керованих метаданих	Щоб створити подання керованих метаданих, застосуйте фільтр на основі позначок метаданих, визначених в області фільтрів списку та бібліотеки. Докладні відомості див. в розділі Область фільтрів списку та бібліотеки.

Підтримувані типи стовпців Однорядковий текст Вибір (одне значення) Число Грошова одиниця Дата й час Особа або група (одне значення) Керовані метадані Так/Ні Підстановка

Непідтримувані типи стовпців Багаторядковий текст Вибір (багатозначний) Обчислюваний Гіперпосилання або рисунок Настроювані стовпці Особа або група (кілька значень) Зовнішні дані