Повідомлення електронної пошти можна збирати або оновлювати, використовуючи Microsoft Access 2007 або Access 2010 за допомогою Microsoft Outlook 2007 або Microsoft Outlook 2010. Програма Access допомагає створити форму збирання даних і надіслати форму в повідомленні електронної пошти. Якщо одержувачі електронної пошти повертають завершені форми, можна настроїти автоматичне оброблення зібраних даних і зберегти їх у вказаній базі даних Access. Цей метод збирання даних може зберігати час і зусилля, які зазвичай беруть участь у копіюванні та вставці та ручному процесі введення даних. Нижче наведено деякі сценарії, у яких можна використовувати цей процес для збирання даних.
Опитування Ви можете виконати опитування та компілювати результати, спочатку створивши базу даних Access із необхідними таблицями для зберігання результатів, а також за допомогою майстра, щоб створити форму опитування, а потім надіслати їх учасникам опитування. Коли учасники відповідають, дані опитування зберігатимуться автоматично в базі даних.
Звіти про стан Незалежно від того, чи це останній стан рівня інвентаризації або актуальна інформація про очікування, ваша група може постійно інформувати вас про те, що ви надсилаєте повідомлення електронної пошти, які містять поточну інформацію на регулярних інтервалах.
Керування подіями Організовуючи конференцію або навчальні курси або інші події, ви можете надіслати один або кілька форм як повідомлення електронної пошти, щоб зібрати контактну інформацію, параметри подорожей і готелів тощо. Якщо ви вирішите, що відповіді автоматично обробляються, учасники зможуть змінити свої уподобання в будь-який час, не повідомляючи вас, і ви завжди маєте доступ до найновіших даних для цілей прийняття рішень.
У цій статті пояснюється, що потрібно використовувати цей процес, як почати роботу з майстром, а потім надати додаткову інформацію про різні кроки, щоб можна було зробити найбільш інформоване виділення під час виконання майстра.
Примітка.: Ви не зможете додати зібрані дані, якщо одержувач використав Hotmail або Yahoo, щоб надсилати вам форму збирання даних.
Перед початком роботи
Якщо ви вперше збираєте дані за допомогою повідомлень електронної пошти, виконайте наведені нижче дії.
-
Переконайтеся, що на комп'ютері інстальовано наведені нижче застосунки.
-
Access 2007 або Access 2010.
-
Outlook 2007 або Outlook 2010. Щоб надіслати повідомлення електронної пошти, потрібно інсталювати програму Outlook і настроїти його на комп'ютері, який ви використовуєте. Якщо програму Outlook інстальовано, але ще не настроєно, запустіть програму Outlook і дотримуйтеся вказівок майстра запуску Outlook. Щоб отримати довідку з майстра, ознайомтеся з довідкою Outlook.
-
Якщо ви плануєте використовувати форму InfoPath, переконайтеся, що інстальовано InfoPath 2007 або пізнішу версію, і ваші одержувачі також повинні інсталювати програму InfoPath на їхніх комп'ютерах.
-
Для того, щоб мати змогу переглядати та редагувати форму, у одержувачів електронної пошти має бути інстальовано InfoPath або клієнт електронної пошти, який підтримує формат HTML, інстальований на своїх комп'ютерах.
Форма, яка використовується для збирання даних за допомогою повідомлень електронної пошти, не є формою Access. Майстер створить спеціальну форму в форматі HTML або InfoPath.
Визначте цільову базу даних. База даних може бути в форматі MDB або accdb. Крім того, підтримуються файли. MDE і accde. Якщо ви не хочете використовувати наявну базу даних, потрібно створити новий.
-
-
Визначте або створіть таблиці, які потрібно додати до даних із відповідей на повідомлення електронної пошти. Якщо ви збираєте дані для наявної таблиці, переконайтеся, що таблиці не доступні лише для читання, і у вас є необхідні дозволи для додавання або оновлення їх вмісту.
Примітка.: Типи полів "вкладення", "Автонумерація", "ОЛЕ" і "багатозначні поля" не можна збирати за допомогою повідомлень електронної пошти
Якщо операція збирання даних заповнює дві або кілька таблиць, потрібно створити запит на вибірку та використати його як джерело записів форми. Переконайтеся, що запит включає всі обов'язкові поля з основних таблиць. Якщо використовується наявний запит, переконайтеся, що запит не доступний лише для читання, і у вас є необхідні дозволи, щоб додати або оновити його вміст. Щоб отримати докладні відомості про створення запиту на основі двох або кількох таблиць, перегляньте статтю Загальні відомості про запити.
Зберігайте дані як нові записи в таких ситуаціях:
-
Якщо дані буде заповнити кілька таблиць.
-
Якщо Таблиця призначення не має поля первинного ключа. Значення первинного ключа необхідні для зіставлення кожної відповіді до наявного запису. Якщо в цільовій таблиці немає поля первинного ключа, додайте його зараз або призначте наявне поле унікальним значенням як первинний ключ.
-
Якщо у таблиці призначення немає записів. Якщо таблиця пуста, майстер припускає, що потрібно додати записи.
-
Якщо адреси електронної пошти одержувачів не зберігаються як поле в базі даних. Під час збирання даних для оновлення записів ви не зможете вручну ввести адреси в повідомленні, створеному майстром. Поле "адреса" має бути в цільовій таблиці або в таблиці, яка має зв'язок із цільовою таблицею.
Початок роботи
-
Відкрийте базу даних, у якій зберігатимуться зібрані дані.
-
Щоб додати дані до окремої таблиці, виберіть таблицю в області переходів. Щоб заповнити кілька пов'язаних таблиць, виберіть запит, який прив'язано до цих таблиць.
-
Щоб запустити майстер, виконайте одну з наведених нижче дій.
-
На вкладці зовнішні дані в групі збирання даних натисніть кнопку Створити повідомлення електронної пошти.
-
Клацніть правою кнопкою миші таблицю або запит, а потім виберіть команду збирати й оновлювати дані електронною поштою.
Примітка.: Якщо таблиця не містить будь-яких полів або лише містить типи полів "Автонумерація", "Об'єкт OLE", "вкладення" або "багатозначні поля підстановки", у програмі Access відобразиться таке повідомлення: вибрана таблиця або запит не мають полів, які підтримують збирання даних за допомогою електронної пошти.
-
Якщо таблиця містить поля, які підтримують колекцію даних, Запуститься майстер. Якщо в цільовій таблиці підтримується додавання та оновлення даних, майстер проведе потрібні кроки, щоб збирати дані за допомогою повідомлень електронної пошти.
Використовуйте наведені нижче розділи як посилання на будь-які запитання, які можуть виникнути через такі сім основних кроків процесу.
Виберіть тип форми введення даних, яку потрібно перемістити.
Виберіть тип форми на основі зручності використання для себе та ваших одержувачів.
Вибір форми HTML У формі HTML можна переглядати та редагувати будь-який користувач, чий клієнт електронної пошти підтримує HTML
Вибір форми Microsoft InfoPath Цей параметр відображатиметься, лише якщо на комп'ютері інстальовано програму InfoPath. Виберіть цей параметр, лише якщо ваші одержувачі мають всі програми InfoPath і Outlook, інстальовані на своїх комп'ютерах. Форма InfoPath пропонує краще введення даних і середовище редагування.
Сторінка майстра, яка відображається далі, залежить від того, чи об'єкт призначення підтримує оновлення даних. Якщо об'єкт – це запит, який базується на двох або кількох таблицях, або якщо це таблиця, яка не має поля первинного ключа або не містить жодних записів, майстер припускає, що потрібно додати нові записи, і запропонує вибрати поля форми. У будь-якому іншому випадку майстер запропонує вказати, чи потрібно додати або оновити дані перед тим, як вибрати поля форми.
Вибір того, чи потрібно збирати нові дані або оновлювати наявну інформацію
Укажіть, що потрібно робити з даними. Тип форми, який використовується, впливає на кількість нових записів, які одержувач може надіслати вам в окрему відповідь. Під час оновлення даних кількість записів, які мають оновлюватися одержувачем, визначає кількість попередньо завершених форм, які буде включено до повідомлення.
Примітка.: Щоб додати нові записи, введіть адреси електронної пошти в полі Адреса повідомлення електронної пошти під час створення повідомлення. Щоб оновити дані, адреси електронної пошти одержувачів мають зберігатися як поле в базовій таблиці або запиті або у відповідній таблиці.
Визначення даних, які потрібно зібрати
Під час вибору полів, які потрібно додати до форми, не обов'язково включати кожне поле, яке міститься в базовій таблиці або запиті у формі. Однак має бути виконано такі умови:
-
Обов'язкові поля: Поля, позначені зірочкою (*), обов'язкові для заповнення поля. Якщо ви збираєте нові записи, майстер автоматично міститиме всі поля, до яких обов'язково має значення так. Якщо обов'язкові поля запису пусті, Access не зможе додати запис до таблиці.
-
Непідтримувані типи полів: Ви не зможете включати певні типи полів у формі, як-от, "Автонумерація", "вкладення", "Об'єкт OLE" або багатозначні поля підстановки.
-
Поле первинного ключа: Користувач зможе ввести значення в полі під час додавання записів; Відповідь не буде оброблено, якщо вказане значення уже використовується.
Примітка.: Для кожного включеного поля в розділі Властивості полявкажіть підпис і натисніть кнопку лише для читання , якщо ви не хочете, щоб користувач не міг змінити дані в цьому полі.
Визначення автоматичної або ручної обробки даних
Ви можете вибрати автоматичну або ручну обробку відповідей. Автоматична обробка означає, що коли ви отримаєте відповіді, Outlook і Access разом, щоб експортувати дані до цільових таблиць у базі даних. Автоматична обробка може заощадити час і зусилля. Оброблення вручну означає, що ви запускаєте операцію експорту, щоб перенести дані з вказаної папки в Outlook, до кінцевої таблиці в програмі Access.
Відповіді успішно експортуються до кінцевої таблиці, доки виконуються такі умови, коли відповіді потраплять до поштової скриньки:
-
Програма Outlook уже має бути запущена на комп'ютері. Якщо програму Outlook не запущено, обробку почнеться під час наступного запуску програми Outlook.
-
Програма Access не має бути захищена паролем і не має відкритися в монопольному режимі. Не потрібно змінювати ім'я або розташування бази даних, оскільки ви надіслали повідомлення електронної пошти.
-
Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених у форму, не потрібно змінювати, оскільки ви надіслали повідомлення електронної пошти.
-
Щоб додати або оновити вміст основних таблиць і запитів, потрібно мати потрібні дозволи.
Примітка.: Якщо не вдалося виконати автоматичну обробку, спробуйте виправити будь-які проблеми, а потім експортуйте відповіді вручну. Будь-які відповіді, які досягають папки "Вхідні" після вирішення проблем, які надалі обробляються автоматично.
Установлення властивостей для керування автоматичною обробкою відповідей
Щоб указати іншу папку Outlook, у якій зберігаються відповіді, у вікні визначення способу обробки відповідей на сторінці майстра клацніть ім'я папки. У діалоговому вікні вибір папки виберіть іншу папку або натисніть кнопку створити , щоб створити нову папку.
Якщо натиснути кнопку установити властивості, щоб керувати автоматичною обробкою відповідей , щоб змінити або настроїти параметри імпорту, ознайомтеся з наведенною нижче таблицею для отримання відомостей про доступні параметри.
|
Параметр |
Результат |
|---|---|
|
Скасування відповідей від тих, кому не надіслано повідомлення |
Установіть цей прапорець, якщо потрібно автоматично обробити лише ті відповіді, які надсилали вихідні одержувачі повідомлення. Відповіді від інших користувачів зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. |
|
Прийняття кількох відповідей від кожного одержувача |
Установіть цей прапорець, якщо потрібно автоматично обробляти лише першу відповідь від кожного одержувача. Друга та наступна відповіді зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. Примітка.: Цей параметр керує лише кількістю відповідей, а не кількістю записів у межах однієї відповіді, які обробляються. Іншими словами, якщо ви надсилаєте форму InfoPath, користувач може надіслати вам кілька записів в одному відповіді, і програма Access автоматично обробляє всі записи у відповіді, навіть якщо цей прапорець не встановлено. |
|
Дозволити оновлення лише наявними даними |
Якщо одержувачі використовують форму InfoPath для оновлення даних, вони можуть отримувати нові записи на додачу до оновлень наявного запису. Установіть цей прапорець, щоб обробляти лише оновлення до наявного запису. |
|
Кількість відповідей для обробки |
Введіть загальну кількість відповідей (від усіх одержувачів), які потрібно автоматично обробити. Якщо ви хочете, щоб усі відповіді були автоматично оброблені, введіть велике значення, наприклад 5000, у текстовому полі. Відповіді, отримані після досягнення вказаного значення, зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. |
|
Дата й час припинення |
Укажіть, коли автоматичну обробку відповідей слід припинити для цього повідомлення електронної пошти. Відповіді, отримані після цієї дати й часу, зберігаються в папці призначення, але не обробляються автоматично. |
Щоб змінити ці варіанти в пізнішу дату, на вкладці зовнішні дані в групі збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями для збирання даних виберіть повідомлення, для якого потрібно змінити настройки, а потім виберіть пункт Параметри повідомлення. Зміни, внесені в діалоговому вікні, впливають на всі подальші відповіді, які ви отримали для цього повідомлення.
Оброблення відповідей уручну
Щоб керувати, коли й відповіді, які обробляються, не вибирайте параметр автоматичного процесу. Відповіді буде зберігатися в указаній папці в програмі Outlook, доки ви не виберете та клацніть правою кнопкою миші кожну відповідь у папці, а потім у контекстному меню виберіть пункт експортувати дані до Microsoft Access .
У деяких випадках, можливо, потрібно вручну обробити відповіді, які не вдалося обробити автоматично.
Перш ніж експортувати дані, пам'ятайте про таке:
-
Базу даних Access не можна відкрити в монопольному режимі, а ім'я або розташування бази даних не потрібно змінювати з моменту надсилання повідомлення електронної пошти.
-
Імена таблиць і запитів, а також властивості полів, включених у форму, не потрібно змінювати, оскільки ви надіслали повідомлення електронної пошти.
-
Щоб додати або оновити вміст основних таблиць і запитів, потрібно мати потрібні дозволи.
Виберіть, як потрібно вказати адреси електронної пошти одержувачів.
Якщо ви збираєте лише нову інформацію, можна вказати адреси електронної пошти двома способами:
-
Введіть адреси електронної пошти окремо в повідомленні електронної пошти Outlook або виберіть адреси з адресної книги.
-
Використовуйте поле "адреса електронної пошти" в таблиці або запиті поточної бази даних Access.
Примітка.: Під час збирання даних для оновлення доступних записів не відображається це діалогове вікно, тому що адреси електронної пошти одержувачів спочатку мають бути доступні як поле в базі даних.
Введення адрес електронної пошти безпосередньо в програмі Outlook
Якщо ви указаєте одержувачів у програмі Outlook, ви можете попередньо переглядати та настроювати повідомлення перед надсиланням. У тілі повідомлення електронної пошти міститься короткий вступ і форма. Радимо не вносити зміни до форми. Зміни, внесені до структури форми, можуть призвести до того, що відповідь не обробляється.
Використання адрес електронної пошти, що містяться в полі в базі даних
Параметр для вибору пов'язаної таблиці посилається на таблиці, пов'язані між собою. Щоб переглянути або відредагувати зв'язки між таблицями в базі даних, у розділі Знаряддя бази даних. клавіша табуляції у групі зв'язки натисніть кнопку зв'язки .
Докладні відомості про зв'язки наведено в статті посібник із зв'язків між таблицями.
Перегляд і зазначення списку одержувачів
Остаточний основний крок включає попередній перегляд і настроювання повідомлення електронної пошти, настроювання списку одержувачів і надсилання повідомлення про збирання даних.
Створення та надсилання повідомлення електронної пошти
Коли майстер інформує вас про те, що тепер ви можете створити повідомлення електронної пошти, а також переглядати стан повідомлення електронної пошти за допомогою команди Керування відповідями , може з'явитися кілька попереджувальних повідомлень. У наведеній нижче таблиці описано всі попередження та дії, які можна виконати, щоб вирішити цю проблему.
|
Попереджувальне повідомлення |
Опис |
З olution |
|---|---|---|
|
Деякі записи не містять припустимої адреси в указаній полі адреси електронної пошти. Дані для цих рядків буде повернуто. |
Поле адреси електронної пошти, яке ви вибрали, містить Null-значення. |
Якщо потрібно зібрати дані для кожного запису, закрийте майстер і замініть Null-значення на адреси електронної пошти. Потім знову запустіть майстер. |
|
Наразі ви маєте монопольне блокування в базі даних; автоматичну обробку не вдасться, доки не буде випущено блокування. |
Зараз база даних відкрита в монопольному режимі. |
Якщо ви вибрали автоматичну обробку відповідей, оброблення не вдається додати до бази даних, яка має монопольний вхід, і не може його оновити. Закрийте та знову відкрийте базу даних у немонопольному режимі відразу після надсилання повідомлення |
|
Ці повідомлення електронної пошти можуть містити дані, які мають конфіденційний або чутливий характер. |
Ви збираєте дані, щоб оновлювати доступні записи, а також форму, яку потрібно передати, буде попередньо завершено наявними даними. |
Якщо деякі поля форми містять конфіденційні дані, поверніться до кроку майстра, де ви вибрали поля, і видаліть поля, які містять конфіденційні дані зі форми. |
Після того, як ви попередньо налаштували та Настроюйте повідомлення, можна відфільтрувати поле Адреса електронної пошти та вибрати одержувачів. Виберіть адреси електронної пошти, які потрібно використовувати, вибравши відповідні прапорці. Якщо з'явиться діалогове вікно, у якому перелічено неприпустимі адреси електронної пошти, запишіть адреси в списку та натисніть кнопку вийти. Перевірте неприпустимі адреси, внесіть необхідні зміни, а потім спробуйте повторно надіслати повідомлення.
