Excel дає змогу захищати дані різними способами: ви можете вимагати пароль для відкриття книги, надавати доступ до неї лише для читання або просто захистити аркуш, щоб запобігти випадковому видаленню формул. У цій статті ми розглянемо кілька способів, за допомогою яких ви можете захистити файли Excel під час їхнього розповсюдження.
Попередження!:
-
Якщо ви забудете або втратите пароль, корпорація Майкрософт не зможе його відновити.
-
Не варто вважати, що книги чи аркуші, захищені паролем, перебувають у безпеці: завжди будьте обачні під час розповсюдження книг Excel, які можуть містити важливі особисті відомості, такі як номери кредитних карток, номери соціального страхування (SSN), імена співробітників тощо.
-
Рівень захисту аркуша не вважається функцією забезпечення безпеки. Це просто не дає користувачам змоги змінювати заблоковані клітинки на аркуші.
Нижче наведено різні варіанти захисту даних в Excel.
-
На рівні файлу: ви можете заблокувати файл Excel, указавши пароль, щоб користувачі не могли його відкрити чи змінити. Підтримуються ось які два варіанти.
-
Шифрування файлів: якщо вибрати цей варіант, ви можете вказати пароль і заблокувати файл Excel. Інші користувачі не зможуть його відкрити. Докладніше див. в статті Захист файлу Excel.
-
Установлення пароля для відкриття або змінення файлу: укажіть пароль для відкриття або змінення файлу. Використовуйте цей варіант, щоб надати різним користувачам доступ лише для читання або редагування. Докладніше див. в статті Захист файлу Excel.
-
Позначити як кінцевий: використовуйте цей варіант, щоб позначити версію файлу Excel як кінцеву та заборонити іншим користувачам вносити в нього зміни. Докладніше див. в статті Додавання й видалення захисту для документа, книги або презентації.
-
Обмежити доступ: якщо в організації налаштовано дозволи за допомогою Засобу керування доступом (засобу IRM), до документа можна застосувати будь-які доступні дозволи IRM. Докладніше див. в статті Додавання й видалення захисту для документа, книги або презентації.
-
Цифровий підпис: до файлу Excel можна додати цифровий підпис. Докладні відомості див. в статті Додавання й видалення цифрових підписів у файлах Office.
Примітка.: Щоб додати цифровий підпис, потрібен дійсний сертифікат, отриманий у центрі сертифікації (ЦС).
-
-
На рівні книги: ви можете заблокувати структуру книги, указавши пароль. Після цього інші користувачі не зможуть додавати, переміщати, видаляти, приховувати та перейменовувати аркуші. Докладніше про захист книг див. в статті Захист книги.
-
На рівні аркуша: захист аркушів дає змогу керувати діями, які користувач може виконувати з аркушами. Ви можете вказати, що саме можна робити з аркушем, щоб запобігти зміненню важливих даних, які він містить. Наприклад, користувачу можна дозволити лише додавати рядки та стовпці або сортувати дані та використовувати автофільтр. Активувавши захист аркуша, ви можете захистити інші елементи, наприклад клітинки, діапазони, формули й елементи керування форми або ActiveX. Докладніше про захист аркушів див. в статті Захист аркуша.
Який рівень захисту слід використовувати?
-
Щоб керувати рівнем доступу користувачів до файлу Excel, скористайтеся захистом на рівні файлу. Припустімо, що у файлі Excel зберігаються щотижневі звіти учасників групи. Ви не хочете, щоб його відкривали співробітники, які не входять у вашу групу. Доступні ось які два варіанти.
-
Щоб заборонити іншим користувачам відкривати файл: ви можете зашифрувати файл Excel. Цей варіант використовується найчастіше. По суті, ви блокуєте файл за допомогою пароля. Ніхто, крім вас, не може його відкрити.
-
Щоб надати різним користувачам доступ лише для читання або редагування: можливо, ви хочете дозволити редагувати щотижневий звіт керівникам у вашій групі та надати іншим її учасникам доступ лише для читання. Ви можете захистити файл Excel, указавши два паролі: один для відкриття файлу, а інший – для його змінення. Пізніше ви зможете надати учасникам групи паролі з урахуванням їхнього рівня доступу.
-
-
Щоб керувати діями користувачів з аркушами в структурі книги, скористайтеся захистом на рівні книги. Припустімо, що книга зі звітом містить кілька аркушів (по одному для кожного учасника групи). Ви хочете, щоб кожний учасник групи міг додавати дані на власний аркуш, але не міг змінювати будь-які аркуші в книзі, наприклад додавати або переміщати їх.
-
Щоб керувати діями користувачів з окремим аркушем, скористайтеся захистом на рівні аркуша. Припустімо, що всі аркуші в книзі зі звітом містять однакові дані, наприклад заголовки рядків або певний макет звіту, і ви не хочете, щоб хтось вносив у них зміни. Захистивши аркуш, ви можете вказати, що користувачі можуть виконувати з ним лише певні дії. Наприклад, ви можете дозволити користувачам вводити дані, але заборонити їм видаляти рядки чи стовпці, або дозволити їм лише вставляти гіперпосилання чи сортувати дані.
Ви можете застосувати один або кілька рівнів захисту залежно від вимог вашої організації. Можна використовувати всі доступні варіанти або їхнє поєднання: саме ви вибираєте рівень захисту для своїх даних Excel. Наприклад, можна зашифрувати спільний файл Excel, а також активувати захист книги й аркуша, застосувавши до особистої книги лише захист аркуша, щоб випадково не видалити формули.
Потрібна додаткова довідка?
Ви завжди можете поставити запитання експерту в спільноті Tech у розділі Excel чи отримати підтримку в спільнотах.
