Надання спільного доступу до поштової скриньки або папки іншого користувача в Outlook і доступ до неї

Доступ до поштової скриньки іншого користувача можна отримати, якщо вам надано відповідні дозволи для його поштової скриньки. Дозволи можуть варіюватися від лише для читання до створення, видалення та надання відповідей на повідомлення.

Примітка.: У цій статті описано, як надати спільний доступ до поштової скриньки або папки, пов'язаної з вашим обліковим записом електронної пошти. Якщо потрібно створити одну поштову скриньку, до якої може отримати доступ один або кілька користувачів, див. статтю Відкриття та використання спільної поштової скриньки в Outlook.

Що слід враховувати під час надання спільного доступу до поштової скриньки або папки

Надаючи спільний доступ до поштової скриньки або папки, пов'язаної з вашим обліковим записом електронної пошти, потрібно враховувати спосіб взаємодії запрошених користувачів із поштовою скринькою.

Запрошені користувачі відповідають як самі: керівнику потрібен помічник або колега, щоб відстежувати певну папку в його поштовій скриньці, коли їх немає. У цьому випадку ясла надає помічнику або колезі дозвіл на відповідь на повідомлення, але відповіді на повідомлення в цій поштовій скриньці або папці відображатимуться як такі, що надходять з облікового запису електронної пошти запрошеного користувача.
Запрошені користувачі відповідають від вашого імені (також відомого як доступ представника): керівнику потрібен помічник або колега, щоб відстежувати повідомлення електронної пошти та відповідати на них від його імені. У цьому сценарії керівник надає помічнику або колезі дозволи на доступ до папки або поштової скриньки, але коли запрошений відповідає на повідомлення, їхні відповіді відображаються так: <запрошені> від імені керівника <>. Для спільного доступу цього типу потрібні дозволи на доступ представника . Довідку з настроювання дозволів представника див. в статті Надання дозволу на надсилання повідомлень від вашого імені під час надання спільного доступу до папки або поштової скриньки.

Примітка.: Спільний доступ до папок або поштових скриньок можна виконувати лише за допомогою робочого або навчального облікового запису з відповідною передплатою на Microsoft 365 або робочим або навчальним обліковим записом, розміщеним Exchange Online.

Виберіть варіант вкладки нижче для версії Outlook, яка використовується. Визначення своєї версії Outlook

Надання спільного доступу до поштових скриньок або папок без доступу представника

Примітка.: Якщо кроки на цій вкладці Створити Outlook не допомогли, можливо, ви ще не використовуєте нову програму Outlook для Windows. Перейдіть на вкладку Класична програма Outlook і виконайте ці кроки.

Надання спільного доступу до папки або поштової скриньки в новій програмі Outlook і доступ до неї

Є два способи взаємодії зі спільними папками: власник поштової скриньки, який хоче надати спільний доступ до однієї або кількох папок або надати спільний доступ до всієї своєї поштової скриньки. Запрошена особа, яку власник запросив надати спільний доступ до своєї папки або поштової скриньки.

Власник папки або поштової скриньки. Як власник поштової скриньки ви вирішуєте надати спільний доступ до всієї поштової скриньки або однієї або кількох папок іншим користувачам. Для цього потрібно спочатку настроїти відповідні рівні дозволів для тих, кому потрібно надати спільний доступ до папки, а потім надіслати запрошення.
Запрошений користувач. Коли хтось надає вам спільний доступ до папки або поштової скриньки, ви отримаєте запрошення надати спільний доступ до своєї папки або поштової скриньки. Коли ви приймете запрошення, папка з'явиться в області папок. Дії, які ви робите з цією спільною папкою, залежать від рівня дозволів, які вам надав власник.

Кроки власника:

Вибір папки або поштової скриньки та надання до неї спільного доступу іншим користувачам

Щоб надати спільний доступ до однієї або кількох папок або надати спільний доступ до всієї поштової скриньки іншим користувачам в організації, виконайте такі дії:

У нова версія Outlook перейдіть до папки, до якої потрібно надати спільний доступ.
Клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт Спільний доступ і дозволи.
Якщо користувач ще не входить до списку користувачів, яким надано спільний доступ, у вікні Дозволи для папки виберіть , щоб додати його.
Введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій ви надаєте дозвіл, а потім натисніть кнопку Додати.
У списку імен у вікні Дозволи для папки виберіть ім'я щойно доданого користувача.
У розділі Дозволи виберіть розкривний список Рівень дозволів і виберіть дозволи, які потрібно надати цьому користувачу. Якщо ви не знаєте, який рівень дозволів вибрати, див. розділ Загальні відомості про дозволи на спільний доступ.
Підтвердьте параметри спільного доступу та натисніть кнопку OK. Користувач, якому ви надаєте спільний доступ, отримає повідомлення електронної пошти про те, що ви надали їм спільний доступ до папки.

Порада.: Якщо потрібно надати спільний доступ до вкладеної папки, потрібно виконати ті самі дії, але й надати спільний доступ до батьківських папок.

Видалення прав спільного доступу

У нова версія Outlook перейдіть до папки, до якої потрібно надати спільний доступ.
Клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт Спільний доступ і дозволи.
Виберіть особу, якій ви надаєте спільний доступ, і натисніть кнопку Видалити піктограму.

Кроки запрошених осіб:

Прийняття та перегляд папки або поштової скриньки, до яких вам надано спільний доступ

Коли хтось надає вам доступ до папки з електронним листом, щоб повідомити вам про це. Тепер ви можете додати цю папку до області папок, щоб мати доступ до неї в нова версія Outlook.

В області папок клацніть правою кнопкою миші елемент Мені надано спільний доступ.
Виберіть Додати спільну папку або поштову скриньку.
Введіть адресу електронної пошти або ім'я користувача, який надав вам доступ до папки, і натисніть кнопку Додати.
Ім'я користувача з'явиться під вузлом Я маю доступ. Розгорніть вузол, щоб переглянути всі папки, до яких вам надано спільний доступ.

Видалення спільної папки або поштової скриньки з області папок

Якщо ви вирішите більше не бачити поштову скриньку або папку іншого користувача щоразу, коли ви відкриваєте нова версія Outlook, клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть видалити спільну папку.

Загальні відомості про дозволи на спільний доступ

Під час надання спільного доступу до папки можна встановити дозволи, які визначають, що може робити кожен користувач, який має доступ до неї. Вибір параметра в розкривному списку Рівень дозволів ініціює вибір дозволів на доступ для читання, записування, інших і видалення . На знімку екрана праворуч показано, який рівень дозволів вибирається автоматично під час вибору рівня дозволів редактора публікації.

Порада.: Якщо видалити один із цих прапорця, пов'язаних із рівнем дозволів, рівень зміниться на Настроюваний.

Знімок екрана: редактор публікації, вибраний як рівень дозволів

У таблиці нижче докладно описано тип дій, які може виконувати запрошений користувач залежно від набору рівнів дозволів .

Рівень дозволів	Дії, які може виконувати запрошений користувач
Власник	Створюйте, читайте, змінюйте та видаляйте всі елементи в спільній папці. Як власник користувач може змінити рівні дозволів, які мають інші користувачі для папки.
Відповідальний редактор	Створюйте, читайте, змінюйте та видаляйте всі елементи, а також створюйте вкладені папки.
Редактор	Створюйте, читайте, змінюйте та видаляйте всі елементи.
Відповідальний автор	Створюйте та читайте елементи, створюйте вкладені папки, а також змінюйте та видаляйте створені елементи.
Автор	Створюйте та читайте елементи, а також змінюйте та видаляйте створені елементи.
Автор, який не є автором	Створюйте та читайте елементи, а також видаляйте створені елементи.
Рецензент	Лише для читання елементів.
Вкладником	Лише створення елементів.
Немає	Не вдалося виконати жодну дію. Користувач залишається в списку дозволів, але не має дозволів і не може відкрити папку.
Спеціальний	Виконуйте дії, спеціально визначені власником папки.

Надання спільного доступу до папки або поштової скриньки в інтернет-версія Outlook

Є два способи взаємодії зі спільними папками: ви можете бути власником поштової скриньки, який хоче надати спільний доступ до однієї або кількох папок або всієї поштової скриньки.

Власник папки або поштової скриньки. Ви володієте папкою та вирішуєте надати до неї спільний доступ іншим користувачам. Ви встановлюєте відповідні рівні дозволів для тих, кому потрібно надати спільний доступ до папки.
Запрошений користувач. Коли хтось надає вам спільний доступ до папки або поштової скриньки, ви отримаєте запрошення надати спільний доступ до папки. Коли ви приймете запрошення, папка з'явиться в області папок. Дії, які можна виконувати в спільній папці, залежать від набору рівнів дозволів.

Власник папки або поштової скриньки: надання спільного доступу до папки або поштової скриньки іншим користувачам

У Інтернет-версія Outlook перейдіть до папки, до якої потрібно надати спільний доступ.
Клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт Спільний доступ і дозволи.
Якщо користувач ще не входить до списку користувачів, яким надано спільний доступ, у вікні Дозволи для папки виберіть , щоб додати його.
Введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій ви надаєте дозвіл, а потім натисніть кнопку Додати.
У списку імен у вікні Дозволи для папки виберіть ім'я щойно доданого користувача.
У розділі Дозволи виберіть розкривний список Рівень дозволів і виберіть дозволи, які потрібно надати цьому користувачу. Якщо ви не знаєте, який рівень дозволів вибрати, див. розділ Параметри надання спільного доступу до папки.
Підтвердьте параметри спільного доступу та натисніть кнопку OK. Користувач, якому ви надаєте спільний доступ, отримає повідомлення електронної пошти про те, що ви надали їм спільний доступ до папки.

Порада.: Якщо потрібно надати спільний доступ до вкладеної папки, потрібно виконати ті самі дії, але й надати спільний доступ до батьківських папок.

Власник папки або поштової скриньки: видалення прав спільного доступу

Перейдіть до папки, до якої потрібно надати спільний доступ.
Клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть пункт Спільний доступ і дозволи.
Виберіть особу, якій ви надаєте спільний доступ, і натисніть кнопку Видалити піктограму.

Запрошений користувач. Прийміть і перегляньте папку або поштову скриньку, до яких вам надано спільний доступ

Коли хтось надає вам доступ до папки з електронним листом, щоб повідомити вам про це. Тепер ви можете додати цю папку до області папок у Інтернет-версія Outlook, щоб мати доступ до неї.

В області папок клацніть правою кнопкою миші елемент Мені надано спільний доступ.
Виберіть Додати спільну папку або поштову скриньку.
Введіть адресу електронної пошти або ім'я користувача, який надав вам доступ до папки, і натисніть кнопку Додати.
Ім'я користувача з'явиться під вузлом Я маю доступ. Розгорніть вузол, щоб переглянути всі папки, до яких вам надано спільний доступ.

Invitee ( Видалити спільну папку або поштову скриньку з області папок)

Якщо ви вирішили більше не бачити поштову скриньку або папку іншого користувача щоразу, коли ви відкриваєте інтернет-версія Outlook, клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити спільну папку.

Параметри спільного доступу до папки