SharePoint робочі цикли – це запрограмовані міні-програми, які раціоналізації та автоматизації різноманітних бізнес-процесів. Робочі цикли можуть варіюватися від збирання підписів, відгуків або затверджень для плану або документа, щоб відстежувати поточний стан рутинної процедури. SharePoint робочі цикли призначені, щоб заощадити час і зусилля, а також забезпечити узгодженість та ефективність завдань, які ви виконуєте на регулярній основі.
Примітка.: Робочі цикли SharePoint 2010 вийшли з 1 серпня 2020 для нових орендарів і видаляються з діючих орендарів 1 листопада 2020. Якщо ви використовуєте робочі цикли SharePoint 2010, радимо перенести в надбудові Power автоматизувати або інші підтримувані рішення. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю " робочий цикл SharePoint 2010".
Що таке робочий цикл SharePoint ?
Можливо, ви вже знаєте, що таке блок-схема. Це графічна карта процесу з інструкціями про те, що відбувається на кожному кроці.
Робочий цикл SharePoint схожий на автоматизовану блок-схему, яка забирає багато трудових, здогадки та випадковості від стандартних робочих процесів.
Наприклад, перегляньте процес затвердження документа на ілюстрації. Під час виконання цього процесу вручну може знадобитися багато перевірок та відстеження, пересилання документів і надсилання нагадувань, а кожне з цих завдань має виконати користувач або один чи кілька колег. Це означає велику кількість додаткових робіт і постійний потік перерв.
Але якщо ви використовуєте робочий цикл затвердження документів SharePoint, щоб виконати процес, усі ці перевірки та відстеження та нагадування та пересилання здійснюються за робочим циклом автоматично. Якщо хтось запізнився на виконання завдання, або якщо виникає інша проблема, більшість включених робочих циклів створюють сповіщення про те, що ви знаєте про це. Моніторинг процесу зменшується.
Запуск SharePoint робочого циклу дуже просто. Виберіть тип робочого циклу, виберіть потрібні настройки, а потім виконайте запуск робочого циклу. Якщо потрібно, скасуйте або розірвіть робочий цикл.
Усі типи робочих циклів, які включено до шаблону, діють як шаблон. Ви додаєте екземпляр робочого циклу для окремого списку або бібліотеки або для всієї колекції сайтів за допомогою форми ініціювання , щоб указати параметри та варіанти, які потрібно використовувати для екземпляра. Ці параметри та виділення містять дані про те, хто за робочим циклом призначає завдання, кінцеві строки завдань, спосіб запуску робочого циклу, а також вказівки, які слід включити до сповіщень про завдання. Створіть новий робочий цикл, вибравши настройки списку > параметри робочого циклу > Додати робочий цикл. Щоб дізнатися більше про робочі цикли 2010 і 2013, ознайомтесяз ними.
Увага!: За замовчуванням програма затвердження, збирання відгуків і створення робочих циклів підписів не активується і не відображається в списку вибір шаблону робочого циклу форми зв'язку. Щоб зробити їх доступними для використання, адміністратор сайту повинен активувати їх на рівні колекції сайтів. Перейдіть до параметрів сайту > функцій колекції сайтів > активувати функцію робочих циклів. Крім того, SharePoint 2013 надає шаблони робочих циклів на основі SharePoint 2010. У випадку, якщо потрібно створити робочий цикл SharePoint 2013 на основі аналогічної логіки, використовуйте такий інструмент, як SharePoint Designer 2013.
Є п'ять попередньо запрограмованих типів робочих циклів.
робочий цикл затвердження спрямовує документ або інший елемент на призначені для користувачів для затвердження або відхилення. Робочий цикл затвердження також можна використовувати для керування затвердженням вмісту у списку або бібліотеці. Докладні відомості та покрокові вказівки наведено в статті Усі відомості про робочі цикли затвердження.
робочого циклу збирання відгуків спрямовує документ або інший елемент на призначені для користувачів для їх зворотного зв'язку. Робочий цикл збирання відгуків консолідує всі Відгуки від учасників для власника робочого циклу та надає запис про процес рецензування. Щоб дізнатися більше про те, як отримати покрокові вказівки, ознайомтеся з усіма відомостями про робочі цикли збирання відгуків.
робочого циклу збирання підписів спрямовує документ Microsoft Office на призначені користувачам для їх цифрових підписів. Зверніть увагу, що функції робочого циклу збирання підписів призначено лише для документів Word, книг Excel і форм InfoPath. Щоб дізнатися більше, а щоб отримати покрокові вказівки, перегляньте всі відомості про робочі цикли збирання підписів.
Трьохетапний робочий цикл призначено для відстеження стану елемента списку через три стани (етапи). Можна використовувати для керування бізнес-процесами, які вимагають від організацій відстежувати високий рівень проблем або предметів, наприклад, проблеми з підтримки клієнтів, потенційні клієнти або завдання проекту.
Під час кожного переходу між державами робочий цикл призначає завдання особі та надсилає користувачу оповіщення електронної пошти про завдання. Коли це завдання завершиться, робочий цикл оновлює стан елемента та прогресує до наступного стану. Трьохетапний робочий цикл призначено для роботи з шаблоном списку відстеження питань, але його можна використовувати з будь-яким списком, який містить три або більше значень.
Щоб дізнатися більше, і покрокові вказівки наведено в статті використання трьохетапного робочого циклу.
робочий цикл затвердження публікування схожий на інші робочі цикли SharePoint в тому, що він автоматизує маршрутизацію вмісту до експертів і зацікавлених сторін для рецензування та затвердження. Унікальність робочого циклу затвердження публікації полягає в тому, що його спеціально розроблено для сайтів публікування, на яких публікування нових і оновлених веб-сторінок ретельно контролюється. На цих типах сайтів не можна публікувати новий вміст, доки його не буде затверджено кожним затверджувача в робочому циклі. Щоб дізнатися більше, а також покрокові вказівки, перегляньте статтю Робота з робочим циклом затвердження публікування.
Щоб додати або запустити робочий цикл, потрібно мати відповідний дозвіл для списку, бібліотеки або колекції сайтів, де виконується робочий цикл:
-
Додавання робочого циклу За замовчуванням для Додавання робочого циклу потрібно мати дозвіл на керування списками. (Група «власники» та Група «учасники» мають дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «відвідувачі» не.)
-
Запуск робочого циклу Крім того, за замовчуванням потрібно мати дозвіл на редагування елемента, щоб запустити вже доданий робочий цикл. (Група "власники" та Група "Учасники" мають дозвіл на редагування елементів за замовчуванням; Група "відвідувачі" не.)
Крім того, власники можуть настроїти певні робочі цикли таким чином, щоб їх можна було запустити лише учасниками групи "власники". Якщо на вкладеному сайті з унікальними дозволами, власники повинні буде забезпечити необхідні дозволи для користувачів робочого циклу. Перегляд дозволів "Редагувати" та "Керування дозволами" для списку або бібліотеки SharePoint. < це залежить від зворотного зв'язку: "я створив вкладений сайт на веб-сайті компанії SP для тестування функції робочого циклу, тому я повинен мати дозвіл на запуск робочого циклу, але мені не вдалося, чому б не було?" >
На схемі нижче наведено подання з високим рівнем на основі основних етапів планування, додавання, виконання та змінення робочого циклу SharePoint. Окремі розділи для кожної з наведених нижче дій.
-
План Переконайтеся, що ви знаєте, які потрібні варіанти та які відомості потрібно отримати, коли ви використовуєте форму ініціювання, щоб додати свою версію робочого циклу.
-
Додавання Заповніть форму "ініціювання", щоб додати свою версію робочого циклу до списку, бібліотеки або колекції сайтів.
-
Почати Запуск нового робочого циклу вручну або автоматично, на документі або в іншому елементі у списку або бібліотеці. (Якщо ви запускаєте його вручну, у вас буде можливість змінити деякі параметри форми зв'язку робочого циклу у формі ініціації briefer). Під час запуску робочого циклу вона створює завдання, надсилає повідомлення та починає відстежувати дії та події.
-
Монітор Під час роботи робочого циклу можна переглянути сторінку стану робочого циклу, щоб побачити, які завдання завершено, і які інші дії відбулися. За потреби можна настроїти поточні та майбутні завдання, а також скасувати або припинити виконання цього робочого циклу.
-
Рецензування Після завершення запуску уся її історія можна переглянути на сторінці "стан робочого циклу". Крім того, на сторінці стану можна створити статистичні звіти про загальну продуктивність цього робочого циклу.
-
Змінити Якщо робочий цикл не працює так, як потрібно, ви можете відкрити вихідну форму зв'язку, яку ви використовували, щоб додати його, і внесіть потрібні зміни.
Якщо вам потрібна додаткова гнучкість з вбудованим робочим циклом, його можна настроїти за допомогою засобу, наприклад SharePoint Designer 2013. Ви також можете створити власний початковий робочий цикл із нуля.
Використовуючи конструктор робочого циклу, ви створюєте правила, які пов'язуєте умови та дії з елементами в списках і бібліотеках SharePoint. Зміни, внесені до об'єктів у списках або бібліотеках, викликають дії в робочому циклі.
Наприклад, можна створити робочий цикл, який запускає додатковий робочий цикл затвердження, якщо вартість елемента перевищує певну суму.
Ви також можете визначити робочий цикл для набору пов'язаних документів. Наприклад, якщо робочий цикл пов'язано з бібліотекою документів, або якщо його відфільтровано в тип вмісту документа, відобразиться Група контекстуальний набір документів. Набір документів дає змогу групі документів, які слід розглядати як окрему одиницю, тому дія робочого циклу для набору документів буде виконуватися для кожного з цих одиниць цього набору документів.
