Усе про робочі цикли збирання відгуків

Робочі цикли, що входять SharePoint продуктів – це функції, які можна використовувати для автоматизації бізнес-процесів, що робить їх узгодженими та ефективнішими. Робочий цикл збирання відгуків SharePoint спрямувати документи та інші елементи, які зберігаються в продуктах SharePoint, одному або клопотому за їхніми відгуками. А завдяки SharePoint обробки робочого циклу вам доведеться більше часу на виконання решти завдань.

Примітка.: SharePoint 2010 року вилучено з 1 серпня 2020 р. для нових і видалених із наявних клієнтах 1 листопада 2020 р. Якщо ви використовуєте робочі SharePoint 2010, радимо переносити їх до Power Automate інших підтримуваних рішень. Докладні відомості див. в SharePoint 2010 року.

Докладні відомості див. в описі робочих циклів, які входять до складу SharePoint.

Увага!: За замовчуванням робочий цикл збирання відгуків не активовано та не зазначено в списку Виберіть шаблон робочого циклу форми зв'язування. Щоб зробити сайт доступним для використання, адміністратор сайту повинен активувати їх на рівні колекції сайтів.

Виконання завдання робочого циклу збирання відгуків    Просто прокрутіть униз до сегмента COMPLETE і розгорніть його. Наразі не потрібні інші сегменти.

Порівняння ручного процесу автоматизованим робочим циклом

SharePoint робочі цикли:

  • Ефективне й узгоджене    Робочий цикл збирання відгуків автоматично спрямує документ або елемент, призначає перегляд завдань і відстежує їх перебіг виконання, а також за потреби надсилає нагадування й сповіщення. Дія в робочому циклі може відстежуватись і настроюватися на центральній сторінці стану, а журнал подій у запущеному робочому циклі зберігається протягом 60 днів після завершення.

  • Менше роботи    Робочий цикл збирання відгуків зберігає вас і ваших колег як час, так і проблеми, і водночас оптимізує та стандартизує процес відгуків.

Нижче наведено схему дуже простої версії робочого циклу збирання відгуків.

Схема простого робочого циклу збирання відгуків

Підказки про використання цієї статті

Відомості в цій статті представлено в десять сегментів, які можна розгорнути.

Клацніть тут, щоб отримати кілька порад щодо ефективного використання цієї статті.

Виконання завдання робочого циклу збирання відгуків    Просто прокрутіть униз до сегмента COMPLETE і розгорніть його. Наразі не потрібні інші сегменти.

Додавання, запуск, відстеження та обслуговування робочих циклів    Якщо ви ще не знайомі з цими завданнями, можливо, вам буде зручно працювати, описану в цій статті, сегментувати дані за сегментами, сконструюються вперше та додаються робочі цикли. Ознайомившись із відомостями та макетом статті, ви зможете перейти безпосередньо до потрібного сегмента в разі поверненого відвідування.

Примітка про графіку    Зображення з екрана та концептуальні схеми в цій серії статей про робочі цикли зазвичай базуються на типі робочого циклу затвердження. За необхідності для концептуальних або чітких інструкцій зображення та схеми в цій статті були настроєні для робочих циклів збирання відгуків.

Про друк цієї статті    Це довга стаття. Якщо потрібно надрукувати лише вибрані сегменти, під час друку переконайтеся, що під час друку розгортаються лише ці сегменти. (Крім того, якщо потрібно надрукувати повну графіку, роздрукуйте зображення в альбомній орієнтації, а не в книжковій орієнтації).

А також слово про пошук    Перш ніж шукати будь-який текст або термін у цій статті, переконайтеся, що розширено всі сегменти, у яких потрібно виконати пошук.

У цій статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Докладніше''

Докладні відомості про робочі цикли збирання відгуків

Докладні відомості про робочі цикли збирання відгуків

Робочий цикл збирання відгуків – це SharePoint, яка спрямує документ або інший елемент, збережений у списку або бібліотеці SharePoint до одного або кількох користувачів для відгуків користувачів. Робочий цикл автоматизує, оптимізує та стандартизує весь процес.

Елемент спрямування учасникам у робочому циклі

Основний робочий цикл збирання відгуків, який входить до складу функцій SharePoint продуктів як шаблону. За допомогою цього шаблону можна додати кілька робочих циклів збирання відгуків до своїх сайтів. Кожен доданий робочий цикл – це унікальна версія базового робочого циклу збирання відгуків, кожен із яких має власний спеціальний спосіб роботи на основі вказаних параметрів під час додавання.

Розділи в цьому сегменті

  1. Що може зробити для мене робочий цикл збирання відгуків?

  2. Не вдається виконати робочий цикл збирання відгуків?

  3. Who цей тип робочого циклу?

  4. Як планувати, додавати, запускати та підтримувати цей тип робочого циклу?

1. Що може зробити робочий цикл збирання відгуків?

  • Під час першого додавання робочого циклу збирання відгуків до списку, бібліотеки або колекції сайтів можна вказати, скільки учасників слід включити, і вказати, чи призначати їхні завдання один за одним (у серійному) чи одночасно (паралельно). Можна навіть вирішити, чи потрібно розділити завдання учасників на два або більше окремих етапів, а також указати кінцевий термін і/або час, дозволений для кожного завдання, який потрібно виконати. Щоразу, коли робочий цикл запускається вручну для елемента, можна змінити будь-які з цих параметрів.

  • Робочий цикл призначає завдання кожному зазначеному учаснику. Кожен учасник вибирає один із кількох можливих відповідей: щоб надіслати відгук про елемент, надіслати запит на змінення елемента, перепризначити завдання або видалити завдання.

  • Під час виконання робочого циклу можна відстежувати перебіг виконання та за потреби вносити зміни на одній центральній сторінці "Стан робочого циклу".

  • Протягом 60 днів після завершення робочого циклу для неофіційного посилання список усіх подій робочого циклу, які відбулися під час виконання (або екземпляра екземпляра) робочого циклу, досі доступний на сторінці "Стан робочого циклу".

На початок сегмента

2. Що не можна зробити в робочому циклі збирання відгуків?

Робочий цикл збирання відгуків не призначено для збирання схвалень і відхилень для елемента або керування публікаціями веб-сторінок для веб-сайту. Якщо потрібно додати робочий цикл, у якому учасники затверджують або відхиляти переглядають елемент, див. статтю Усе про робочі цикли затвердження врозділі Див. також.

Крім того, робочі цикли збирання відгуків не призначені для збирання підписів. Якщо потрібно використовувати робочий цикл для збирання підписів у документі Microsoft Word, книзі Microsoft Excel або у формі Microsoft InfoPath, див. статтю Усе про робочі цикли збирання підписів урозділі Див. також.

Щоб дізнатися, як використовувати програму Microsoft SharePoint Designer 2013 для подальшого настроювання будь-яких робочих циклів, передбачених у продуктах SharePoint, див. довідкову систему Microsoft Для розробників програмного забезпечення (MSDN).

На початок сегмента

3. Who використовувати цей тип робочого циклу?

Додавання робочого циклу.    Щоб додати робочий цикл, потрібно мати дозвіл "Керування списками". (За замовчуванням група "Власники" має дозвіл "Керування списками"; група "Учасники" та "Відвідувачі" – ні).)

Щоб запустити робочий    цикл Також за замовчуванням, потрібно мати дозвіл на редагування елементів, щоб запустити вже доданий робочий цикл. (За замовчуванням групи "Учасники" та "Власники" мають дозвіл "Редагувати елементи", а група "Відвідувачі" – ні).)

Крім того, власники можуть настроювати певні робочі цикли так, щоб їх почали лише учасники групи "Власники". (Для цього встановіть прапорець Запитувати дозволи на керування списками для запуску цього робочого циклу на першій сторінці форми зв'язування.)

На початок сегмента

4. Як планувати, додавати, запускати та зберігати цей тип робочого циклу?

Нижче наведено основні етапи.

  • BEFORE the workflow runs (plan, add, start)   
    Перш ніж додати робочий цикл, ви плануєте додати його (для окремого списку чи бібліотеки чи всієї колекції сайтів) і відомості про те, як він працюватиме. Після додавання та настроювання робочого циклу будь-який користувач із необхідними дозволами може запустити робочий цикл для певного елемента. Робочий цикл також можна настроїти для автоматичного запуску. Автоматичні запуски можна активувати залежно від двох або двох подій, що ініціюються: додавання будь-якого елемента до списку чи бібліотеки або змінення будь-якого елемента в списку чи бібліотеці.

  • ПОКИ робочий цикл виконується (завершено, відстежується, налаштовувати)   
    Під час виконання робочого циклу окремі учасники виконують призначені завдання. Автоматичні нагадування надсилаються учасникам, які не відповідають крайнім термінам виконання завдань. Тим часом перебіг робочого циклу можна відстежувати з центральної сторінки "Стан робочого циклу" для відповідного екземпляра робочого циклу. Настроювання робочого циклу під час його виконання можна виконати на тій самій сторінці; і за потреби робочий цикл можна скасувати або завершити звідти.

  • ПІСЛЯ запуску робочого циклу (перевірка, звіт, змінення)   
    Коли робочий цикл завершиться, на сторінці "Стан робочого циклу" можна переглянути весь журнал, який виконується (або екземпляр), протягом 60 днів. На тій же сторінці можна створити статистичні звіти про продуктивність цієї версії робочого циклу. Нарешті, якщо потрібно змінити спосіб, яким потрібно змінити функції робочого циклу, можна відкрити й відредагувати форму зв'язування, яку ви завершили, коли робочий цикл вперше додано.

Наведена нижче блок-схема ілюструє ці етапи зору особи, яка додає новий робочий цикл.

Робочий цикл

Подальші кроки

Перш ніж планувати новий робочий цикл збирання відгуків, спочатку перегляньте сегмент ALLOW цієї статті, а потім перейдіть до сегмента PLAN.

На початок сегмента | На початок статті


Піктограма розгортання для розділу ''Увімкнення''

ДОЗВОЛИТИ відгук лише у формі завдання або також у елементі

Дозволити відгук лише у формі завдання або в елементі

Наведені нижче два запитання можуть допомогти прийняти одне основне рішення щодо робочого циклу:

  • Чи можуть учасники надсилати відгук лише в полі "Примітки" у формі завдання або вставляти відстеження змін і примітки в самий елемент?

  • Якщо учасники можуть вставляти відстежені зміни та примітки в сам елемент, зробити це в середовищі для співпраці, у якому кілька учасників можуть одночасно редагувати документ або ж кожен учасник взяв документ на редагування й має лише власні права на редагування?

Нижче наведено схему, яка може допомогти уточнити ці альтернативи.

Різні режими ввімкнення та надання відгуків

Продовжуйте читати, пам'ятайте про такі моменти:

  • Робочий цикл не може початися для елемента, який узято на редагування.

  • Тип робочого циклу збирання відгуків дає можливість негайно скасувати робочий цикл, якщо до елемента, який переглядають, внесені зміни.

  • Записані виправлення та примітки можна вставляти в елемент, лише якщо його відкрито в інстальованій версії програми, у яку його створено, а не коли відкрито у веб-програмі цієї програми.

Розділи в цьому сегменті

  1. Дозволити відгук лише у формі завдання

  2. Дозволити відгуки як у формі завдання, так і на елемент (версія для співпраці)

  3. Дозволити відгуки як у формі завдання, так і на елементі (версія лише для доступу)

1. Надання відгуку лише у формі завдання

У цьому впорядкуванні перевага найпростішого з них механічно. Учасники мають лише два способи пропонувати зміни, в обох із яких є форма завдання:

  • Надсилання приміток.

  • Запит на внесення змін до елемента під час виконання робочого циклу.

Звісно, головний недолік полягає в тому, що учасники не можуть вказувати певні зміни безпосередньо в елементі. Що більша кількість запропонованих змін, то більше учасників захоче працювати безпосередньо в цьому елементі.

Примітка про захист елементів від змін    Найпростіший спосіб переконатися, що учасники не внесли жодних змін у сам елемент, – це витягти елемент на час запуску. Але як було сказано трохи назад, робочі цикли не можуть початися з жодного елемента, який узято на редагування.

Вирішити цю проблему можна двома способами:

  • Ви можете зачекати, доки робочий цикл не розпочато, а потім узяти елемент на обслуговування на час виконання. (Якщо робочий цикл запускається автоматично, переконайтеся, що зазначено в полі Копія на другій сторінці форми зв'язування. Потім, коли з'явиться сповіщення про те, що робочий цикл розпочато для елемента, перевірте цей елемент узяти на роботу.) Одне обмеження цього методу полягає в тому, що жодний інший робочий цикл не зможе запуститися з тим самим елементом, коли ви його взяли на редагування.

  • Також можна залишити елемент позицію з редагування, але переконайтеся, що учасники знають, що важливо не позбутись елемента та не вносити в нього зміни. Звісно, варто включити цю інструкцію до нотаток, доданих до сповіщень про завдання. Якщо учасники не бачать робочі цикли збирання відгуків, варто зробити точку ще чіткішою – надішліть окреме повідомлення електронної пошти перед початком робочого циклу (наприклад, або особисто) з учасниками.

На початок сегмента

2. Надання відгуку як у формі завдання, так і на елементі (версія для співпраці)

Це впорядкування постійно зберігає елемент доступним для всіх учасників. Ніхто не має чекати, доки інші не завершать свою рецензію, перш ніж починати власну перевірку. Ця гнучкість доступна завдяки функціям співпраці в SharePoint продуктів.

Просто переконайтеся, що учасники знають, що вони мають виконати такі дії:

  • Залиште елемент позицію з редагування під час внесення змін.

  • Відкрийте елемент у інстальованій версії програми, де його було створено, а не у веб-програмі цієї програми.

  • Увімкніть відстеження змін, перш ніж вносити будь-які зміни або вставляти примітки.

  • Збережіть внесені зміни на сервері.

Пам'ятайте, що тип робочого циклу збирання відгуків містить можливість негайно скасувати робочий цикл, якщо до елемента, який переглядають, внесені зміни. Якщо цей параметр вибрано, перший раз, коли будь-який учасник зберігає зміни до елемента (навіть виправлення та/або примітки), робочий цикл буде негайно скасовано.

Крім того, якщо ви хочете дозволити змінення самого елемента, переконайтеся, що в параметрах керування версіями для списку або бібліотеки в розділі Обов'язково потрібно взяти документи на редагування, перш ніж їх можна буде редагувати, – Ні.

На початок сегмента

3. Надання відгуку як у формі завдання, так і на елементі (версія для окремого доступу)

У такому випадку лише один учасник може внести зміни в нього в будь-який час.

  • Якщо завдання в робочому циклі призначаються по одному (серійним), імовірно, проблема не буде.

  • Якщо всі завдання призначаються одночасно (паралельно), учасникам іноді потрібно зачекати, доки інший учасник завершує роботу над елементом.

Оскільки робочий цикл не може початися для елемента, коли елемент узято на редагування, перш ніж запускати цей робочий цикл для них, переконайтеся, що елементи взято на редагування.

Повідомте учасників про те, що їм слід виконати такі дії:

  • Перш ніж відкрити елемент, ознайомтесь із ним.

  • Відкрийте елемент у інстальованій версії програми, де його було створено, а не у веб-програмі цієї програми.

  • Увімкніть відстеження змін, перш ніж вносити будь-які зміни або вставляти примітки.

  • Збережіть внесені зміни на сервері та поверніть елемент із редагування, щойно він завершить роботу з ним.

Ще раз пам'ятайте, що в типі робочого циклу збирання відгуків є можливість негайно скасувати робочий цикл, якщо до елемента, який переглядаєте, внесено будь-які зміни. Якщо цей параметр вибрано, перший раз, коли будь-який учасник зберігає зміни до елемента (навіть виправлення та/або примітки), робочий цикл буде негайно скасовано.

Подальші кроки

Якщо ви готові запланувати новий робочий цикл збирання відгуків, перейдіть до сегмента PLAN цієї статті.

На початок сегмента | На початок статті


Концептуальна піктограма для розділу ''План''

ПЛАНУВАННЯ нового робочого циклу збирання відгуків

Планування нового робочого циклу збирання відгуків

У цьому сегменті ми визначаємо рішення, які потрібно прийняти, і відомості, які необхідно зібрати, перш ніж додавати версію робочого циклу збирання відгуків.

Якщо ви вже знайомі з додаванням такого типу робочого циклу та потребуєте нагадування лише про певні кроки, ви можете відразу перейти до відповідного сегмента ADD(Список/бібліотека або Колекціясайтів) цієї статті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Шаблони та версії

  2. Представляємо форму зв'язування

  3. Дванадцять запитань, які потрібно відповісти

1. Шаблони та версії

Робочі цикли, включені до SharePoint продуктів, як основні шаблони, на яких базуються окремі робочі цикли, які додаються до списків, бібліотек і колекцій сайтів.

Щоразу, коли ви додаєте робочий цикл збирання відгуків, наприклад ви додаєте версію загального шаблону робочого циклу збирання відгуків. Кожній версії присвоєно власне ім'я та окремі параметри, які ви вказуєте у формі зв'язування під час додавання цієї версії. Таким чином, можна додати кілька робочих циклів, усі версії на основі шаблону "Зразок робочого циклу збирання відгуків", але кожну версію з іменем і відповідно до конкретного способу використання.

На ілюстрації додано три робочі цикли на основі шаблону робочого циклу затвердження: один для всіх типів вмісту в одній бібліотеці, один – для одного типу вмісту в одній бібліотеці, а один – для одного типу вмісту в усій колекції сайтів.

Три робочі цикли на основі шаблону робочого циклу затвердження

На початок сегмента

2. Знайомство з формою зв'язування

Під час додавання нової версії робочого циклу на основі одного з включених шаблонів робочого циклу заповнюйте форму зв'язування, щоб указати спосіб роботи нової версії.

У наступному розділі наведено список запитань, які підготуватимуться до заповнення форми зв'язування. Але спочатку візьміть до моменту або двох моментів, щоб подивитися на форму та її поля.

Перша сторінка форми зв'язування

Перша сторінка форми ініціалізації

Друга сторінка форми зв'язування

Друга сторінка форми ініціалізації з указаними полями форму ініціалізації

Примітка.: Поля в червоному полі на цій другій сторінці також відображаються у формі ініціалації ,яка відображається щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, і їх можна редагувати для цього єдиного запуску.

На початок сегмента

3. Дванадцять запитань, які потрібно відповісти

Коли ви отримайте відповіді на всі запитання в цьому розділі, ви зможете додати свій робочий цикл.

  1. Це правильний тип робочого циклу?

  2. Один список, бібліотека чи вся колекція сайтів? (і) Один тип вмісту або всі типи вмісту?

  3. Що таке гарне ім'я?

  4. Списки завдань і списки журналу: Наявні або нові?

  5. Як (і хто) може запустити цей робочий цикл?

  6. Чи успадковуватимуться типи вмісту цього робочого циклу?

  7. Учасники: які користувачі, у якому порядку?

  8. Які додаткові відомості потрібні учасникам?

  9. Відгуки лише в формі завдання або також у елементі

  10. Термін виконання завдань

  11. Коли цей робочий цикл закінчується?

  12. Who потрібно повідомити?

01. Чи правильний тип робочого циклу?

Ця стаття стосується шаблону робочого циклу, який відображається в меню у вигляді списку збирання відгуків SharePoint 2010 р. Якщо ви не впевнені, що цей тип робочого циклу найкраще підійти, поверніться до сегмента LEARN цієї статті. Докладні відомості про доступні шаблони робочого циклу див. в статті Про робочі цикли, включені до SharePoint, у розділі Див. також.

На початок сегмента

02. Один список, бібліотека або вся колекція сайтів? (і) Один тип вмісту або всі типи вмісту?

Ви можете зробити свою нову версію робочого циклу збирання відгуків доступною лише в одному списку чи бібліотеці або зробити його доступним лише в усій колекції сайтів.

  • Якщо додати робочий цикл для окремого списку або бібліотеки, ви можете налаштувати його на запуск лише для всіх типів вмісту або лише для одного типу вмісту.

  • Проте, якщо додати робочий цикл до всієї колекції сайтів, потрібно налаштувати його запуск лише для одного типу вмісту сайту.

Карта колекції сайтів з поясненням 3 способів додавання

Що таке тип вмісту?

Кожен документ або інший елемент, збережений у SharePoint списку чи бібліотеці, належить до одного чи іншого типу вмісту. Тип вмісту може бути основним і універсальним у вигляді документа або Excelелектронної таблиці або високою спеціалізованістю, як-от Юридичний контракт або Специфікація розробки продукту. Деякі типи вмісту доступні в продуктах SharePoint за замовчуванням, але їх можна настроїти та додати інших створених вами вмісту.

На початок сегмента

03. Яке гарне ім'я?

Надайте версії робочого циклу ім'я, що:

  • Чітко вказує, для чого вона використовується.

  • Чітко відрізняє його від інших робочих циклів.

Приклад

Уявіть, що ви – учасник групи редакторів. Ваша група має використовувати два різні робочі цикли збирання відгуків:

  • Ви запускате перший робочий цикл для кожного документа, надісланого учасником власної групи. Цей робочий цикл збирає відгуки лише відкерівника групи.

  • Ви виконає другий робочий цикл для кожного документа, надісланого користувачами за межами власної групи. У цьому робочому циклі збираються відгукивід кожного учасника групи.

Можна назвати перший робочий цикл Усередині надсилання відгуків і другий – Зовнішній відгук.

Порада.: Як зазвичай, варто встановити узгоджені правила іменування та переконатися, що всі користувачі, пов'язані з робочими циклами, знають ці правила.

На початок сегмента

04. Списки завдань і списки журналу: Наявні або нові?

У робочому циклі можна використовувати стандартний список завдань і список завдань сайту, використовувати інші наявні списки або запитувати нові списки лише для цього робочого циклу.

  • Якщо на сайті буде багато робочих циклів, або якщо кілька робочих циклів знайдуть багато завдань, слід надіслати запит на створення нових списків для кожного робочого циклу. (Керування задовгими списками – це одна з елементів, які можуть уповільнити продуктивність. Система може підтримувати кілька коротших списків, ніж один дуже довгий.

  • Якщо завдання та історія робочого циклу міститиме конфіденційні або конфіденційні дані, які потрібно відокремити від загальних списків, обов'язково вказуйте на те, що вам потрібні нові окремі списки для цього робочого циклу. (Після додавання робочого циклу переконайтеся, що для нових списків настроєно відповідні дозволи.)

На початок сегмента

05. Як (і від кого) можна запустити цей робочий цикл?

Робочий цикл можна налаштувати на запуск лише вручну, лише автоматично або в будь-який спосіб.

  • Якщо вручну запустити робочий цикл збирання відгуків для певного документа або елемента, для іншої форми пропонується форма ініціалації. Форма ініціалації містить більшість параметрів із другої сторінки форми зв'язування. Таким чином, якщо користувач, який запускає робочий цикл, хоче змінити будь-які з цих параметрів (лише для поточного екземпляра), він зможе зробити це, перш ніж натиснути кнопку Почати.

  • Звісно, під час автоматичного запуску немає можливості представити форму ініціалації, тому настройки за промовчанням, указані у формі зв'язування, використовуються без жодних змін.

На зображенні нижче показано різницю між запуском вручну та автоматичним запуском.

Порівняння форми для запуску вручну та автоматичного запуску

Будь-які зміни, внесені у формі ініціалації, застосовуються лише в поточному екземплярі робочого циклу. Щоб змінити постійністандартні параметри робочого циклу, відредагувати вихідну форму зв'язку, як описано в сегменті CHANGE цієї статті.

Запуск вручну

Якщо дозволити запуск вручну, будь-хто з необхідними дозволами може запустити робочий цикл для будь-якого відповідного елемента в будь-який час.

Перевагами запуску вручну є те, що ви й ваші колеги можете запускати робочий цикл лише тоді, коли та якщо ви вирішите, і щоразу, коли ви запускаєте його, у вас буде можливість змінити деякі параметри, використовуючи форму ініціалації.

Короткий приклад    Якщо потрібно запускати робочий цикл лише для елементів, які створює автор поза робочою групою, його запускатиме лише вручну, щоб він автоматично запускався для елементів, які створюєте ви та ваші товариші по команді. (Альтернативне рішення. Зберігайте один список або бібліотеку для елементів від авторів робочої групи та окремий список або бібліотеку для елементів від усіх інших авторів. Таким чином робочий цикл можна запускати автоматично, але лише в списку зовнішніх авторів.)

Основний недолік запуску вручну полягає в тому, що ніхто не забув запускати робочий цикл щоразу, коли це потрібно зробити.

Автоматичні запуски

Ви можете налаштувати автоматичний запуск робочого циклу для кожної з наведених нижче подій.

  • У списку чи бібліотеці буде створено новий елемент або передано до неї.

  • Елемент, який уже зберігається в списку або бібліотеці, буде змінено.

Перевага автоматичного запуску полягає в тому, що ніхто не забув запускати робочий цикл. Вона запускається щоразу, коли відбувається викликаюча подія.

Короткий приклад    Припустімо, що бухгалтеру організації потрібно переглянути всі бюджети, завантажені до бібліотеки бюджетів або створені в їй. До цієї бібліотеки можна додати робочий цикл збирання відгуків і вказати свого бухгалтера як єдиного учасника. Ви можете налаштувати автоматичний запуск робочого циклу під час кожного додавання нового елемента до списку ("створено в"). Таким чином ваш бухгалтер завжди буде завжди в курсі останніх результатів.

Два недоліки для автоматичних запусків:

  • Ви не можете зупинити запуск робочого циклу, коли відбувається подія-тригер.

  • Параметри на початку окремого екземпляра змінити не можна.

На початок сегмента

06. Чи успадковуватимуться типи вмісту цього робочого циклу?

Коли ви додаєте робочий цикл до типу вмісту для всієї колекції сайтів, ви також можете додати робочий цикл до всіх інших типів вмісту в колекції сайтів, які успадковувати від типу вмісту, до яких ви додаєте робочий цикл. (Якщо ви додаєте робочий цикл для одного списку або бібліотеки, цей параметр не відображатиметься у формі зв'язування.)

Примітки

  • Операція, яка видає всі додаткові операції, може тривати довго.

  • Якщо успадкування для будь-яких сайтів або підсайтів, до яких потрібно додати цей робочий цикл, успадкувавши типи вмісту, переконайтеся, що ви учасник групи "Власники" на всіх цих сайтах або підсайтах, перш ніж виконувати цю операцію.

На початок сегмента

07. Учасники: які люди, у якому замовленні?

Призначатимуться ім'я або адресу електронної пошти кожного користувача, який переглядає завдання.

Один або кілька стадій?    Ви можете мати лише один етап перевірки завдань або кілька стадій. Якщо етапів кілька, вони виконуються одна за одною.

Паралельні відгуки або серійні    відгуки? Учасникам на будь-якому етапі можна призначити завдання перевірки одночасно (паралельно) або призначити їхні завдання рецензування по одному (у серійному) у зазначеному порядку. Серійний параметр може бути корисний, якщо, наприклад, робочий цикл настроєно так, щоб він завершився після першого відхилення, або якщо потрібно, щоб учасники могли переглядати примітки раніших учасників у контексті їх відгуків.

Приклад

У цьому простому сценарії ілюструється кілька переваг кількох стадій і серійних відгуків:

Уявіть, що Іван додає новий робочий цикл збирання відгуків. Він хоче, щоб його колеги Анна та Ганна спочатку перевіряли кожен елемент, перш ніж він його зацікавить. Таким чином, він зможе переглянути свої коментарі, перш ніж він почне власну перевірку. Іван може налаштувати це двома способами:

  • У серійній    рецензії Іван налагоджує одноетапну серійну перевірку, у якій Анна та Коваль є першими двома учасниками, а він третій.
    У цьому розташовуванні Ганна має надіслати свій відгук, перш ніж завдання Ганни призначається; а потім Коваль має надіслати свій відгук, перш ніж призначено завдання Івана.
    Ось як Іван налагоджує свою одноетапний серійний перегляд.
    Форма з виділеною настройкою для етапу послідовного процесу

  • Використовуючи два етапи. Якщо Іван хоче, щоб Ганна та Ганна одночасно призначали свої відгуки, щоб Ганна не чекала, поки Анна завершить роботу, він може настроїти два етапи в робочому циклі: першу паралельну стадію для відгуків Ганни та Ганни, а другий окремий етап – лише для власного перегляду. Якщо першу стадію не завершено, розпочинається другий етап ніколи.
    Ось як Іван налагоджує паралельну перевірку двоетапної перевірки.
    Форма з виділеною настройкою для етапу паралельного процесу

Нижче наведено схеми обох рішень.

Послідовний робочий цикл і робочий цикл із двома етапами поруч

Зовнішні учасники    Ось особливий процес, який включає учасників, які не находять до SharePoint організації. У цьому процесі учасник сайту виступає проксі-сервером для зовнішнього учасника.

Ось схема такого процесу:

Блок-схема процесу включення зовнішнього учасника

Призначення одного завдання кожному учаснику групи або кожному учаснику групи    Якщо до учасників робочого циклу включити адресу групи або список розсилки, можна призначити одне завдання кожному учаснику групи або призначити лише одне завдання всій групі (але все одно надсилати сповіщення про це окреме завдання кожному учаснику). Коли групі призначається лише одне завдання, будь-який учасник групи може затвердити та виконати це одне завдання. (Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

На початок сегмента

08. Які додаткові відомості потрібні учасникам?

У формі зв'язування є текстове поле, у якому можна вказати інструкції, відомості про вимоги, ресурси тощо.

Запитання, на які ви можете звертати увагу в цьому текстовому полі:

  • Якщо учасники мають труднощі або запитання, з ким їм слід звертатися?

  • Чи можуть рецензенти надсилати відгук лише у формі завдання або вставляти відстеження виправлень і примітки до елементатак:?

  • Якщо рецензенти можуть вставляти виправлення та примітки в сам елемент, вони мають узяти елемент на редагування, перш ніж вносити до нього зміни або залишити його поданим із редагування, щоб одночасно працювати з кількома рецензентами?

  • Якщо робочий цикл призначить кожному групі або списку розсилки лише одне завдання, згадайте тут, що одному учаснику кожної такої групи має претендувати на завдання перед його завершенням. Таким чином, інші учасники групи не зрадити часу, починаючи з того самого завдання. (Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

На початок сегмента

09. Відгук лише в формі завдання або в елементі?

Є кілька моментів, пов'язаних із цим важливим запитанням. Якщо ви цього ще не зробили, відкрийте і прочитайте розділ ALLOW цієї статті, щоб отримати докладні відомості.

На початок сегмента

10. Термін виконання завдань

Термін виконання завдань робочого циклу можна вказати двома способами:

За датою календаря    Ви можете вказати одну дату календаря, до якої мають виконуватися всі завдання.

  • Якщо ви налаштуєте автоматичний запуск робочого циклу, цей параметрзазвичай не слід використовувати. Це пов'язано з тим, що вказане значення дати не призначається автоматично порівняно з поточною датою кожного разу, коли робочий цикл запускається автоматично.

За тривалістю завдання    Ви можете вказати кількість днів, тижнів або місяців, які дозволено для виконання кожного завдання, починаючи з дати призначення цього завдання.

  • Термін виконання календаря перевизначає вказану тривалість завдання. Ось так: якщо сьогодні 10 червня, і сьогодні мені призначено завдання, тривалість якого три дні, а також має календарний термін 11 червня, це завдання триватиме 11 червня (термін виконання календаря), а не 13 червня (останній день триденної тривалості).

На початок сегмента

11. Коли робочий цикл закінчується?

Щоб уникнути зайвого часу, витраченого на непотрібні відгуки, можна відразу скасувати робочий цикл, якщо до елемента внесено будь-які зміни.

Якщо вибрати цей параметр, учасники з можуть надавати відгуки лише у формах завдань. Тобто вони не можуть вставляти відстежовані зміни та примітки в самий елемент, оскільки це може змінити елемент, що, у свою чергу, скасує робочий цикл. Якщо ви вибрали цей параметр, обов'язково додайте примітку в поле Request (Запит), щоб учасники не вносити зміни безпосередньо в елемент для перевірки.

Примітка.: Робочий цикл не можна запустити для елемента, який узято на редагування. Після запуску робочого циклу елемент для перевірки можна взяти на редагування, щоб захистити його від змін. (Хоча елемент узято на редагування, інші робочі цикли не можна запустити.)

На початок сегмента

12. Who потрібно повідомити?

У полі Копія на другій сторінці форми зв'язування можна вводити імена або адреси для всіх, кому слід повідомляти щоразу, коли цей робочий цикл запускається або закінчується.

  • Якщо ввести тут ім'я, це не призведе до призначення завдання робочого циклу цьому користувачу.

  • Коли робочий цикл запущено вручну, користувач, який запускає його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який додав його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

Подальші кроки

Якщо ви готові додати новий робочий цикл збирання відгуків до списку, бібліотеки або колекції сайтів, перейдіть до відповідного сегмента ДОДАВАННЯ("Список", "Бібліотека" або "Колекціясайтів") цієї статті.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Додавання''

ДОДАВАННЯ робочого циклу збирання відгуків (лише для одного списку або бібліотеки)

Додавання робочого циклу збирання відгуків
(лише для одного списку або бібліотеки)

Якщо ви ще не знайомі з додаванням робочих циклів, варто переглянути попередні сегменти LEARN,ALLOWі PLAN у цій статті, перш ніж переходити до кроків у цьому сегменті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Підготовка

  2. Додавання робочого циклу

1. Перш ніж почати

Перш ніж додати робочий цикл, потрібно впорядкувати два важливі питання:

Електронна пошта    Щоб робочий цикл надсилав сповіщення електронною поштою та нагадування, потрібно ввімкнути для сайту SharePoint електронної пошти. Якщо ви не впевнені, що це вже зроблено, зверніться до SharePoint адміністратора.

Дозволи    Щоб додавати робочі цикли для списків, бібліотек або колекцій сайтів за замовчуванням, потрібно мати дозвіл на керування списками. (За замовчуванням група "Власники" має дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні. Докладні відомості про дозволи див. в сегменті LEARN цієї статті.)

На початок сегмента

2. Додайте робочий цикл.

Указівки

  1. Відкрийте список або бібліотеку, для якої потрібно додати робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку Списокабо Бібліотека.

    Примітка.: Ім'я вкладки може відрізнятися за типом списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка має назву Календар.

  3. У групі Настройки натисніть кнопку Робочий цикл Настройки.

  4. На сторінці Робочий цикл Настройки виберіть один тип вмісту для робочого циклу, для якого потрібно виконати робочий цикл, або Усі (для всіх типів вмісту), а потім натисніть кнопку Додати робочий цикл.
    Сторінка додавання робочого циклу з обведеними параметрами ''Усі типи вмісту'' ''Додати робочий цикл''

  5. Заповнення першої сторінки форми зв'язування.
    (Указівки наведено на ілюстрації).

Перша сторінка форми зв’язку з нумерованими виносками

Виноска номер один

Тип вмісту

Залишити вибраним за замовчуванням як Усіабо вибрати певний тип вмісту.

Виноска номер два

Робочий цикл

Виберіть шаблон Збирання відгуків SharePoint 2010 р.

Примітка.: Якщо шаблон Збирання відгуків – SharePoint 2010 немає в списку, зверніться до адміністратора служби SharePoint, щоб дізнатися, чи активовано його для колекції сайтів або робочої області.

Виноска номер три

Ім’я.

Введіть ім'я для цього робочого циклу. Ім'я визначить цей робочий цикл для користувачів цього списку або бібліотеки.

Пропозиції щодо іменування робочого циклу див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

Список завдань

Виберіть список завдань, який потрібно використовувати з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список завдань або вибрати елемент Завдання (новий), щоб створити новий список.

Відомості про підстави для створення нового списку завдань (а не вибору наявного), див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер 5

History List

Виберіть список журналу, який потрібно використовувати з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список журналу або клацнути Створити список журналу, щоб створити новий список.

Відомості про причини для створення нового списку журналу (а не вибору наявного), див. в сегменті PLAN цієї статті.

Номер виноски шість

Параметри запуску

Укажіть спосіб і спосіб запуску цього робочого циклу.

Відомості про різні варіанти див. в сегменті PLAN цієї статті.

  1. Коли всі параметри в цій формі мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Далі.

  2. Заповнення другої сторінки форми зв'язування.
    (Указівки наведено на ілюстрації).

    Примітка.: У продуктах SharePoint є перші кілька варіантів на цій другій сторінці форми зв'язування: числа від 1 до 7 на ілюстрації нижче, від "Призначено" до "Копія" щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, щоб можна було вносити зміни до цих параметрів лише для цього екземпляра.

Друга сторінка форми зв’язку з нумерованими виносками

Виноска номер один

Призначити

Введіть імена або адреси користувачів, якому потрібно призначити завдання в робочому циклі.

  • Якщо завдання призначаються по одному (серійним)   
    Введіть імена або адреси в порядку, у якому потрібно призначати завдання.

  • Якщо призначати всі    завдання одночасно (паралельно)
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Призначення завдання користувачу за межами організації    SharePoint завдання
    Докладні відомості про зовнішніх учасників див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

Виноска номер два

порядок

Укажіть, що слід призначати: завдання слід призначати по одному (у серійному режимі) чи одночасно (паралельно).

Докладні відомості про використання серійних і паралельних етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер три

Додавання нового етапу

Додайте всі потрібні стадії, ніж уперше настроєні.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть у полі Призначити для цього етапу, а потім натисніть клавіші Ctrl+Delete.

Докладні відомості про використання кількох етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

Розгортання груп

  • Установіть цей прапорець, щоб мати одне завдання, призначене кожному учаснику кожної групи, введеної в полі Призначити. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме власне завдання, щоб виконати його.)

  • Зніміть цей прапорець,щоб кожній групі, яку введено в поле Призначити, було призначено лише одне завдання. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може затвердити й виконати одне завдання від імені всієї групи. Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

Виноска номер 5

Запит

Будь-який текст, включений тут, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасникам, зокрема:

  • Контактна особа для запитань і проблем

  • Відгуки можна надсилати лише у формі завдання або в самому елементі. (А якщо в елементі, чи можуть рецензенти взяти документ на редагування, чи залишити його позицію з редагування).
    Докладні відомості див. в сегменті ALLOW цієї статті.

  • Якщо потрібно, зверніть увагу на вимогу окремих завдань, призначених усім групам або спискам розсилки.
    Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.

Номер виноски шість

Терміни та тривалість завдань

Укажіть кінцевий термін для всього робочого циклу та/або вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для виконання кожного завдання з часу, коли його призначено.

  • Якщо робочий цикл запускатись автоматично, зазвичай варто залишити поле Термін для всіх завдань пустим і використовувати лише два поля тривалості, щоб керувати терміном. Ви завжди можете вказати точний термін у формі ініціалації, якщо та коли робочий цикл запускається вручну.

Докладні відомості про те, коли слід використовувати терміни та коли використовувати тривалість завдань, див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер сім

Копія

Введіть імена або адреси електронної пошти всіх користувачів, які мають бути повідомлені щоразу, коли робочий цикл починає або закінчується.

  • Якщо ввести тут ім'я,призначення завдання робочого циклу не призначається.

  • Коли робочий цикл запущено вручну, користувач, який запускає його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який додав його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

Виноска номер вісім

Завершення робочого циклу

Виберіть цей параметр, щоб робочий цикл зупинився та скасувався відразу після внесення змін до елемента, який переглядаються.

Пам'ятайте: якщо ви вибрали цей параметр, рецензенти не здадуться додавати виправлення та примітки до елемента без завершення робочого циклу.

  1. Коли всі параметри на цій сторінці мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Зберегти, щоб створити робочий цикл.

SharePoint продуктів створюють нову версію робочого циклу.

Подальші кроки

Якщо все готово, перейдіть до сегмента START цієї статті та почніть перший екземпляр, щоб перевірити новий робочий цикл.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Додавання''

ДОДАВАННЯ робочого циклу збирання відгуків (для всієї колекції сайтів)

Додавання робочого циклу збирання відгуків
(для всієї колекції сайтів)

Якщо ви ще не знайомі з додаванням робочих циклів, варто переглянути попередні сегменти LEARN,ALLOWі PLAN у цій статті, перш ніж переходити до кроків у цьому сегменті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Підготовка

  2. Додавання робочого циклу

1. Перш ніж почати

Перш ніж додати робочий цикл, потрібно впорядкувати два важливі питання:

Електронна пошта. Щоб робочий цикл надсилав сповіщення електронною поштою та нагадування, для сайту має бути активовано електронну пошту. Якщо ви не впевнені, що це вже зроблено, зверніться до SharePoint адміністратора.

Дозволи    Щоб SharePoint настройок за замовчуванням, потрібно мати дозвіл "Керування списками", щоб додавати робочі цикли для списків, бібліотек або колекцій сайтів. (За замовчуванням група "Власники" має дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні. Докладні відомості про дозволи див. в сегменті LEARN цієї статті.)

На початок сегмента

2. Додайте робочий цикл.

Указівки

  1. Перейдіть на домашню сторінку колекції сайтів(не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму Настройки піктограми Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online виберіть вкладку Настройки.

  3. На сторінці Настройки у розділі Колекції веб-конструктораклацніть Типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "Типи вмісту сайту" клацніть ім'я типу вмісту сайту, для якого потрібно додати робочий цикл.

    Примітка.: Робочий цикл, доданий до всієї колекції сайтів, слід додати лише для елементів одного типу вмісту.

    Типи вмісту документа з виділеним типом

    1. На сторінці для вибраного типу вмісту в розділі Настройкиклацніть Робочий цикл Настройки.
      Посилання на настройки робочого циклу в розділі ''Настройки''

    2. На сторінці Настройки робочий цикл клацніть посилання Додати робочий цикл.
      Посилання ''Додати робочий цикл''

    3. Заповнення першої сторінки форми зв'язування.
      (Указівки наведено на ілюстрації).

Перша сторінка форми зв’язку з нумерованими виносками

Виноска номер один

Робочий цикл

Виберіть шаблон Затвердження SharePoint 2013 року.

Примітка.: Якщо шаблон Затвердження – SharePoint 2013 не відображається в списку, зверніться до адміністратора служби SharePoint, щоб дізнатися, чи активовано його для колекції сайтів або робочої області.

Виноска номер два

Ім’я.

Введіть ім'я для цього робочого циклу. Ім'я визначить цей робочий цикл для користувачів цієї колекції сайтів.

Пропозиції щодо іменування робочого циклу див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер три

Список завдань

Виберіть список завдань, який потрібно використовувати з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список завдань або вибрати елемент Завдання (новий), щоб створити новий список.

Відомості про підстави для створення нового списку завдань (а не вибору наявного), див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

History List

Виберіть список журналу, який потрібно використовувати з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список журналу або клацнути Створити список журналу, щоб створити новий список.

Відомості про причини для створення нового списку журналу (а не вибору наявного), див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер 5

Параметри запуску

Укажіть спосіб і спосіб запуску цього робочого циклу.

Відомості про різні варіанти див. в сегменті PLAN цієї статті.

Номер виноски шість

Оновлення типів вмісту списку та сайту

Укажіть, чи слід додавати цей робочий цикл до (пов'язаний із) усіма іншими типами вмісту сайту та списку, які успадковувати від цього типу вмісту.

  • Операція, яка видає всі додаткові операції, може тривати довго.

  • Якщо успадкування для будь-яких сайтів або підсайтів, до яких потрібно додати цей робочий цикл, успадкувавши типи вмісту, переконайтеся, що ви учасник групи "Власники" на всіх цих сайтах або підсайтах, перш ніж виконувати цю операцію.

  1. Коли всі настройки на цій сторінці мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Далі.

  2. Заповнення другої сторінки форми зв'язування.
    (Указівки наведено на ілюстрації).

    Примітка.: У продуктах SharePoint наведено перші кілька варіантів на цій другій сторінці форми зв'язування: числа від 1 до 7 на ілюстрації нижче, від рецензентів до CC – щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, щоразу, коли ви вносите зміни до цих параметрів лише для одного екземпляра.

Друга сторінка форми зв’язку з нумерованими виносками

Виноска номер один

Призначити

Введіть імена або адреси користувачів, якому потрібно призначити завдання в робочому циклі.

  • Якщо завдання призначаються по одному (серійним)   
    Введіть імена або адреси в порядку, у якому потрібно призначати завдання.

  • Якщо призначати всі    завдання одночасно (паралельно)
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Призначення завдання користувачу за межами організації    SharePoint завдання
    Докладні відомості про зовнішніх учасників див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

Виноска номер два

порядок

Укажіть, де слід призначати завдання на цьому етапі: по одному (у серійному режимі) чи одночасно (паралельно).

Докладні відомості про використання серійних і паралельних етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер три

Додавання нового етапу

Додайте всі потрібні стадії, ніж уперше настроєні.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть у полі Призначити для цього етапу, а потім натисніть клавіші Ctrl+Delete.

Докладні відомості про використання кількох етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

Розгортання груп

  • Установіть цей прапорець, щоб мати одне завдання, призначене кожному учаснику кожної групи, введеної в полі Призначити. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме власне завдання, щоб виконати його.)

  • Зніміть цей прапорець, щоб кожній групі, яку введено в поле Призначити, було призначено лише одне завдання. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може затвердити й виконати одне завдання від імені всієї групи. Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

Виноска номер 5

Запит

Будь-який текст, включений тут, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасникам, зокрема:

  • Контактна особа для запитань і проблем

  • Відгуки можна надсилати лише у формі завдання або в самому елементі. (А якщо в елементі, чи можуть рецензенти взяти документ на редагування, чи залишити його позицію з редагування).
    Докладні відомості див. в сегменті ALLOW цієї статті.

  • Якщо потрібно, зверніть увагу на вимогу окремих завдань, призначених усім групам або спискам розсилки.
    Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.

Номер виноски шість

Терміни та тривалість завдань

Укажіть кінцевий термін для всього робочого циклу та/або вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для виконання кожного завдання з часу, коли його призначено.

  • Якщо робочий цикл запускатись автоматично, зазвичай варто залишити поле Термін для всіх завдань пустим і використовувати лише два поля тривалості, щоб керувати терміном. Ви завжди можете вказати точний термін у формі ініціалації, якщо та коли робочий цикл запускається вручну.

Докладні відомості про те, коли слід використовувати терміни та коли використовувати тривалість завдань, див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер сім

Копія

Введіть імена або адреси електронної пошти всіх користувачів, які мають бути повідомлені щоразу, коли робочий цикл починає або закінчується.

  • Якщо ввести тут ім'я,призначення завдання робочого циклу не призначається.

  • Коли робочий цикл запущено вручну, користувач, який запускає його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який додав його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

Виноска номер вісім

Завершення робочого циклу

Виберіть цей параметр, щоб робочий цикл зупинився та скасувався відразу після внесення змін до елемента, який переглядаються.

Пам'ятайте: якщо ви вибрали цей параметр, рецензенти не здадуться додавати виправлення та примітки до елемента без завершення робочого циклу.

  1. Коли всі параметри на цій сторінці мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Зберегти, щоб створити робочий цикл.

SharePoint продуктів створюють нову версію робочого циклу.

Подальші кроки

Якщо все готово, перейдіть до сегмента START цієї статті та почніть перший екземпляр, щоб перевірити новий робочий цикл.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Запуск''

ЗАПУСК робочого циклу збирання відгуків

Запуск робочого циклу збирання відгуків

Робочий цикл можна налаштувати на запуск лише вручну, лише автоматично або в будь-який спосіб.

  • Користувач із необхідними дозволами в будь-який час вручну.

  • Автоматично щоразу, коли відбувається вказана подія-тригер, тобто щоразу, коли елемент додається до списку чи бібліотеки та/або щоразу, коли елемент, який уже є в списку, змінюється в будь-який спосіб.
    (Події, що ініціюються, указано на першій сторінці форми зв'язування під час початкового додавання та настроювання робочого циклу. Докладні відомості див. в сегменті PLAN цієї статті.)

Примітка.: Робочий цикл не може запуститися для будь-якого елемента, узятого на редагування. (Елемент можна взяти на редагування після запуску робочого циклу, але після цього подальші робочі цикли не можна запустити для цього елемента, доки його знову не буде повернуто з редагування.)

Розділи в цьому сегменті

  1. Автоматичний запуск робочого циклу

  2. Запуск робочого циклу вручну

  3. Запуск вручну зі списку або бібліотеки

  4. Запуск вручну в програмі Microsoft Office пошти

1. Запуск робочого циклу автоматично

Якщо робочий цикл настроєно на автоматичний запуск, щоразу, коли настає подія-тригер, робочий цикл запускається для елемента, який ініціював його.

Під час запуску робочий цикл призначає перше завдання або завдання та надсилає сповіщення про завдання кожному призначеному працівнику. Тим часом вона також надсилає сповіщення про початок (відрізняти від сповіщень про завдання) особі, яка додала робочий цикл, і будь-якому користувачу, зазначеному в полі Копія другої сторінки форми зв'язування.

Примітка.: Коли додається новий робочий цикл, який буде автоматично розпочато, поле Термін для всіх завдань (на другій сторінці форми зв'язування) зазвичай має залишатися пустим, оскільки вказане явне значення дати не зміниться автоматично щодо дати, коли робочий цикл починається щоразу. Докладні відомості див. в сегменті PLAN цієї статті.

На початок сегмента

2. Запуск робочого циклу вручну

Примітка про дозволи    Зазвичай, щоб запустити робочий цикл, потрібно мати дозвіл на редагування елементів. (За замовчуванням групи "Учасники" та "Власники" мають цей дозвіл, а група "Відвідувачі" – ні. Проте власник також може вибирати в процесі робочого циклу дозвіл Керування списками для користувачів, які запускають робочий цикл. Вибравши цей параметр, власники можуть по суті вказати, що лише власники та інші власники можуть запустити певний робочий цикл. Докладні відомості див. в сегменті Докладні відомості про цю статтю.)

Два місця, звідки слід почати

Робочий цикл можна запустити вручну в будь-якому з двох розташпів:

  • Зі списку або бібліотеки, де зберігається елемент

  • Відкритий у самому елементіпрограму Microsoft Office, у якій його створено. (Зверніть увагу, що це має бути повна, інстальована програма, а не версія веб-програми.)

У двох інших розділах цього сегмента наведено інструкції для обох методів.

На початок сегмента

3. Почніть вручну зі списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент, для якого потрібно виконати робочий цикл.

  2. Клацніть піктограму перед іменем елемента, щоб вибрати його, а потім на вкладці Файли стрічки в групі Робочі цикли натисніть кнопку Робочі цикли.

  3. На сторінці Робочі цикли: ім'я елемента в розділі Запуск нового робочого циклуклацніть робочий цикл, який потрібно запустити.
    Посилання для запуску робочого циклу

  4. У формі ініціалації внесіть потрібні зміни до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка.: Зміни, внесені тут, у формі ініціалації використовуються лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести будь-які зміни, які застосовуватимуться щоразу під час запуску робочого циклу, або змінити параметри робочого циклу, які не відображаються в цій формі, див. сегмент CHANGE цієї статті.

Форма ініціалізації з нумерованими виносками

Виноска номер один

Призначити

Внесіть зміни до списку користувачів, яким робочий цикл має призначати завдання.

  • Якщо завдання призначаються по одному   
    Введіть імена або адреси в порядку, у якому слід призначати завдання.

  • Якщо призначати    всі завдання одночасно,
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Призначення завдання користувачу за межами організації    SharePoint завдання
    Докладні відомості про зовнішніх учасників див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

Виноска номер два

порядок

Переконайтеся, що специфікації, які стосуються призначення завдань у кожному сегменті по одному (послідовно) або одночасно (паралельно) мають правильний вигляд.

Докладні відомості про використання серійних і паралельних етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер три

Додавання нового етапу

Додайте будь-які потрібні стадії, що виходять за межі настроєних стадій.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть у полі Призначити для цього етапу, а потім натисніть клавіші Ctrl+Delete.

Докладні відомості про використання кількох етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

Розгортання груп

  • Установіть цей прапорець, щоб мати одне завдання, призначене кожному учаснику кожної групи, введеної в полі Призначити. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме власне завдання, щоб виконати його.)

  • Зніміть цей прапорець, щоб кожній групі, яку введено в поле Призначити, було призначено лише одне завдання. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може затвердити й виконати одне завдання від імені всієї групи. Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

Виноска номер 5

Запит

Будь-який текст, включений тут, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасникам, зокрема:

  • Контактна особа для запитань і проблем

  • Відгуки можна надсилати лише у формі завдання або в самому елементі. (А якщо в елементі, чи можуть рецензенти взяти документ на редагування, чи залишити його позицію з редагування).
    Докладні відомості див. в сегменті ALLOW цієї статті.

  • Якщо потрібно, зверніть увагу на вимогу окремих завдань, призначених усім групам або спискам розсилки.
    Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.

Номер виноски шість

Терміни та тривалість завдань

Укажіть кінцевий термін для всього робочого циклу та/або вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для виконання кожного завдання з часу, коли його призначено.

Докладні відомості про те, коли слід використовувати терміни та коли використовувати тривалість завдань, див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер сім

Копія

Внесіть потрібні доповнення або видалення. Пам'ятайте:

  • Якщо ввести тут ім'я,призначення завдання робочого циклу не призначається.

  • Коли робочий цикл запущено вручну, користувач, який запускає його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який додав його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  1. Якщо всі параметри у формі ініціалації мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Почати, щоб запустити робочий цикл.

Робочий цикл призначає перше завдання або завдання, а тим часом надсилає вам і всім учасникам, зазначеним у полі Копія форми ініціалації.

На початок сегмента

4. Розпочніть запуск вручну в Microsoft Office програмі

  1. Відкрийте елемент у інстальованій Office на комп'ютері.

  2. У відкритому елементі перейдіть на вкладку Файл, виберіть команду Зберегти &Надіслати, а потім виберіть робочий цикл, який потрібно виконати для цього елемента.

  3. Якщо з'явиться повідомлення про те, що для робочого циклу потрібно позняти файл із редагування, натисніть кнопку Ні.

  4. Натисніть велику кнопку Робочий цикл запуску.

  5. На сторінці Змінення робочого циклу у формі ініціалації внесіть потрібні зміни до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка.: Зміни, внесені тут, у формі ініціалації використовуються лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести будь-які зміни, які застосовуватимуться щоразу під час запуску робочого циклу, або змінити параметри робочого циклу, які не відображаються в цій формі, див. сегмент CHANGE цієї статті.

    Форма ініціалізації з нумерованими виносками

Виноска номер один

Призначити

Внесіть зміни до списку користувачів, яким робочий цикл має призначати завдання.

  • Якщо завдання призначаються по одному   
    Введіть імена або адреси в порядку, у якому слід призначати завдання.

  • Якщо призначати    всі завдання одночасно,
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Призначення завдання користувачу за межами організації    SharePoint завдання
    Докладні відомості про зовнішніх учасників див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

Виноска номер два

порядок

Переконайтеся, що специфікації, які стосуються призначення завдань у кожному сегменті по одному (послідовно) або одночасно (паралельно) мають правильний вигляд.

Докладні відомості про використання серійних і паралельних етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер три

Додавання нового етапу

Додайте будь-які потрібні стадії, що виходять за межі настроєних стадій.

  • Щоб видалити весь етап, клацніть у полі Призначити для цього етапу, а потім натисніть клавіші Ctrl+Delete.

Докладні відомості про використання кількох етапів див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер чотири

Розгортання груп

  • Установіть цей прапорець, щоб мати одне завдання, призначене кожному учаснику кожної групи, введеної в полі Призначити. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме власне завдання, щоб виконати його.)

  • Зніміть цей прапорець, щоб кожній групі, яку введено в поле Призначити, було призначено лише одне завдання. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може затвердити й виконати одне завдання від імені всієї групи. Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.)

Виноска номер 5

Запит

Будь-який текст, включений тут, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасникам, зокрема:

  • Контактна особа для запитань і проблем

  • Відгуки можна надсилати лише у формі завдання або в самому елементі. (А якщо в елементі, чи можуть рецензенти взяти документ на редагування, чи залишити його позицію з редагування).
    Докладні відомості див. в сегменті ALLOW цієї статті.

Якщо потрібно, зверніть увагу на вимогу окремих завдань, призначених усім групам або спискам розсилки.
Інструкції щодо вимагання виконання завдання групи можна знайти в сегменті COMPLETE цієї статті.

Номер виноски шість

Терміни та тривалість завдань

Укажіть кінцевий термін для всього робочого циклу та/або вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для виконання кожного завдання з часу, коли його призначено.

Докладні відомості про те, коли слід використовувати терміни та коли використовувати тривалість завдань, див. в сегменті PLAN цієї статті.

Виноска номер сім

Копія

Внесіть потрібні доповнення або видалення. Пам'ятайте:

  • Якщо ввести тут ім'я,призначення завдання робочого циклу не призначається.

  • Коли робочий цикл запущено вручну, користувач, який запускає його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який додав його, отримує сповіщення про початок і зупинення без необхідності вказувати в цьому полі.

  1. Якщо параметри у формі ініціалації налаштовано в потрібному вигляді, натисніть кнопку Почати, щоб запустити робочий цикл.

Робочий цикл призначає перше завдання або завдання, а тим часом надсилає вам і всім учасникам, зазначеним у полі Копія форми ініціалації.

Подальші кроки

  • Якщо робочий цикл запускається вперше, чи потрібні іншим учасникам відомості та допомогу для виконання призначених завдань? (Можливо, знадобиться сегмент COMPLETE цієї статті).)

  • Крім того, варто перевірити, чи отримують учасники сповіщення електронною поштою, і особливо, що їхні фільтри небажаної пошти не забирають сповіщення.

  • І, звісно, для себе може бути виконано одне або кілька завдань робочого циклу. Докладні відомості див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

  • Тим часом, щоб дізнатися, як відстежувати перебіг виконання поточного екземпляра робочого циклу, перейдіть до сегмента МОНІТОР цієї статті.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Завершення''

ВИКОНАННЯ завдання робочого циклу збирання відгуків

Виконання завдання робочого циклу збирання відгуків

Якщо ви вперше призначили завдання в робочому циклі збирання відгуків, варто переглянути цей сегмент статті повністю, перш ніж завершувати завдання. Таким чином, ви знатимете про всі варіанти, які можуть відкриватись для вас.

Примітка.: Якщо відомо, що завдання робочого циклу призначено вам, але повідомлення про те, що повідомлення не відображається в папці "Вхідні" електронної пошти, переконайтеся, що фільтр небажаної пошти не влаштував сповіщення. Якщо фільтр міститься, відповідним чином змініть параметри фільтра.

Спочатку переконайтеся, що ви отримали правильну статтю

Для різних типів робочих циклів потрібні різні дії завдань.

Тому, перш ніж почати, переконайтеся, що призначене завдання – це завдання робочого циклу збирання відгуків, а не завдання іншого типу робочого циклу.

Знайдіть текст Перевірте в будь-якому з таких розташцій:

  • У рядку "Тема" сповіщення про
    Текст із проханням виконати перевірку в рядку теми сповіщення про завдання

  • У рядку повідомлень елемента, який потрібно перевірити
    Текст із проханням виконати перевірку в рядку повідомлень в елементі

  • У заголовку завдання на сторінці "Стан робочого
    циклу Текст із проханням виконати перевірку в іменах завдань на сторінці стану

Якщо текст Перевірте текст у цих розташуваннях не відображається, зверніться до користувача, який зайняв робочий цикл, або спочатку додав робочий цикл, щоб з'ясувати, на якому шаблоні робочого циклу він ґрунтується, чи це настроюваний робочий цикл. Посилання на статті про використання інших типів робочих циклів, передбачених у продуктах SharePoint, див. в розділі Цієї статті.

Якщо це завдання збирання відгуків, продовжуйте читати далі!

Розділи в цьому сегменті

  1. Огляд процесу

  2. Доступ до елемента та форми завдання з повідомлення про завдання

  3. Доступ до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

  4. Перегляньте елемент

  5. Заповнення та надсилання форми завдання

  6. Сповіщення про провіщення

  7. Позначення групового завдання перед його завершенням (необов'язково)

  8. Запит на змінення елемента (необов'язково)

  9. Перепризначте завдання іншому користувачу (необов'язково)

  10. Завершення завдання від імені зовнішнього учасника (необов'язково)

1. Огляд процесу

Призначивши завдання в робочому циклі, зазвичай його можна дізнатися одним із трьох способів:

  • Ви отримаєте сповіщення про завдання електронною поштою.

  • Якщо відкрити Microsoft Office, у рядку повідомлень з'явиться повідомлення про те, що пов'язане завдання призначено.

  • Ви перевіряєте сайт SharePoint та виявите, що вам призначено одне або кілька завдань.

Коли з'ясується, що вам призначено завдання робочого циклу збирання відгуків, зазвичай потрібно виконати дві дії:

  • Перегляньте елемент    Ви відкриваєте та переглядаєте елемент.

  • Завершення завдання    Форми завдання використовуються для надсилання результатів перевірки.

Часто до завершення завдання залучаються такі три елементи:

  • Сповіщення (отримане електронною поштою)

  • Елемент надіслано для перевірки (ви відкриваєте та переглядаєте)

  • Форма завдання (яка відкривається, завершується та надсилається)

Ось як виглядають ці три елементи.

Сповіщенням про завдання, елемент для перевірки та форма завдання

Примітка.: Кнопка Відкрити це завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображається, лише якщо повідомлення відкрито в повній інстальованій версії Outlook, а не у відкритій у веб-програмі Outlook Web Access.

На початок сегмента

2. Отримання до елемента та форми завдання з повідомлення про завдання

Указівки

  1. У повідомленні про завдання в інструкції для виконання цього завдання виберіть посилання на елемент.

  2. У відкритому елементі натисніть кнопку Відкрити завдання в рядку повідомлень.

Перехід до елемента та форми завдання з повідомлення електронної пошти

Примітка.: Кнопка Відкрити це завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображається, лише якщо повідомлення відкрито в повній інстальованій версії Outlook, а не у відкритій у веб-програмі Outlook Web Access.

На початок сегмента

3. Доступ до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

Указівки

  1. У списку або бібліотеці, де зберігається рецензування елемента, клацніть посилання Виконується, пов'язане з елементом і робочим циклом.

  2. На сторінці "Стан робочого циклу" клацніть заголовок завдання.

  3. У формі завдання в рядку повідомлень Застосовується до цього завдання робочого циклу клацніть посилання на елемент.

Перехід до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

На початок сегмента

4. Перегляньте елемент.

У цьому прикладі елемент – це документ Microsoft Word документі.

Порада.: Якщо це групове завдання, тобто одне завдання, призначене всій групі або списку розсилки, щоб окремий учасник групи могло виконати завдання для всієї групи, тоді радимо порекомендувати це завдання, перш ніж переглядати цей елемент. Це дасть вам змогу зменшити ймовірність того, що інший учасник групи також перегляне статтю. Указівки наведено в розділі 7 цього сегмента. Вимагати групове завдання, перш ніж завершити його.

Елемент для перевірки із двома жовтими рядками повідомлень

Зверніть увагу на два жовті рядки повідомлень у верхній частині документа:

Сервер для читання–   Лише цей документ відкрито в режимі лише для читання, тобто документ можна читати, але вносити в нього зміни не можна.

Користувач, який виконує робочий цикл, може дозволити відгуки лише у формі завдання або дозволити відстеження змін і приміток у самому елементі. Якщо ви не знаєте, чи потрібно працювати з елементом, зверніться до користувача, який запустив робочий цикл, або особу, яка його додала. Якщо потрібно вставити виправлення та примітки, натисніть кнопку Редагувати документ.

Щоб переконатися в тому, що:

  • Переконайтеся, що ви знаєте, чи потрібно узяти документ на редагування, перш ніж вставляти виправлення та примітки, або чи потрібно залишити цей документ узятим на редагування, щоб кілька рецензентів одночасно працювали з ним.

  • Перш ніж вставляти зміни та примітки, переконайтеся, що ввімкнуто відстеження змін. Докладні відомості див. в сегменті ALLOW у цій статті.

  • Завершивши роботу з елементом, обов'язково збережіть зміни на сервері. Якщо ви взяли елемент на редагування, поверніть його з редагування знову.

Робочий цикл    Завдання. Коли будете готові завершити та надіслати форму завдання, натисніть кнопку Відкрити це завдання.

На початок сегмента

5. Заповніть і надішліть форму завдання

Форма завдання для завдання робочого циклу збирання відгуків має такий вигляд:

Форма завдання збирання відгуків з обведеними полями

Зверніть увагу, що перші два елементи керування ("Видалити елемент" і "Це завдання робочого циклу" застосовується до елемента "Назва елемента") не відображаються у формі завдання, якщо його відкрито з елемента для перевірки.

Виноска номер один

Видалення елемента

Щоб видалити це завдання з поточного екземпляра робочого циклу, клацніть тут посилання.

  • Якщо видалити завдання, елемент, який потрібно переглянути, не буде видалено.

  • Видалене завдання більше не відображатиметься в області завдань на сторінці "Стан робочого циклу". (Проте видалення й надалі записується в області Журнал сторінки.)

Примітка.: Якщо ви не запускали цей екземпляр робочого циклу, зверніться до користувача, який запускав його, перш ніж видаляти завдання.

Виноска номер два

Це завдання робочого циклу застосовується до поля "Назва елемента"

Щоб відкрити елемент для перевірки, клацніть тут посилання.

Виноска номер три

Стан, запитано, консолідовані примітки, термін

Редагувати або змінювати записи в цих чотирьох полях не можна, але вони можуть виявитися корисними для них.

Зверніть увагу, що в полі Консолідовані примітки містяться не лише додаткові інструкції щодо виконання завдання, а й усі примітки, надіслані у формі учасниками, які вже виконали свої завдання в цьому самому екземплярі робочого циклу.

Так само після надсилання власної форми для подальших учасників відображатиметься текст, включений у поле Примітки (4).

Виноска номер чотири

Примітки

Введіть або вставте свій відгук тут.

Будь-який текст, введений тут, записується в журналі робочого циклу та відображатиметься в полі Консолідовані примітки (3) для наступних учасників.

Виноска номер 5

Send Feedback

Ввівши відгук, який потрібно внести, у поле Примітки (4) і (4) або вставивши всі виправлення та примітки в самому елементі, натисніть цю кнопку, щоб надіслати відгук і завершити завдання.

Примітка.:  Перш ніж вносити будь-якізміни у самому смужці,переконайтеся,що це потрібнозробити. Докладні відомості див. врозділ 4 вцьому сегменті, Перегляньте елемент.

Номер виноски шість

Скасувати

Щоб закрити форму завдання без збереження змін і відповідей, натисніть цю кнопку. Завдання залишиться неповне та призначене вам.

Виноска номер сім

Запит на змінення

Щоб надіслати запит на змінення елемента, який ви переглядаєте, натисніть цю кнопку.

На ілюстрації форми, де потрібно ввести відомості про запит, і подальші інструкції, перейдіть до розділу 8 цього сегмента Запит на змінення елемента.

Примітка.: Цей параметр може бути вимкнуто для деяких завдань робочого циклу.

Виноска номер вісім

Перепризначте завдання

Щоб перепризначити це завдання іншому користувачу, натисніть цю кнопку.

На ілюстрації сторінки, на якій потрібно ввести відомості про перепризначення, а також подальші інструкції, перейдіть до розділу 9 цього сегмента, Перепризначте завдання іншому користувачу.

Примітка.: Цей параметр може бути вимкнуто для деяких завдань робочого циклу.

На початок сегмента

6. Сповіщення про прокладання

Якщо для виконання завдання або всього екземпляра робочого циклу прорази, сповіщення автоматично надсилаються до:

  • Особа, кому призначено завдання.

  • Користувач, який зайняв робочий цикл (або, якщо запуск був автоматичний, користувач, який додав робочий цикл).

На початок сегмента

7. Вимагати виконання групового завдання (необов'язково)

Якщо призначити лише одне завдання всій групі, до якої ви належите, будь-який учасник групи зможе вимагати й виконати це окреме завдання від імені всієї групи.

Затвердіть завдання, перш ніж переглядати елемент. Щойно ви вимагате виконання завдання, воно призначається вам і жодний інший учасник групи не зможе його виконати. (Таким чином, лише одна особа виконує необхідну роботу.)

  1. На сторінці "Стан робочого циклу" наведіть вказівник миші на ім'я завдання, призначеного групі, доки не з'явиться стрілка.

  2. Клацніть стрілку, виберіть Редагувати елемент, а потім у формі завдання натисніть кнопку Твердити завдання.
    Як зарезервувати групове завдання

Коли сторінку "Стан робочого циклу" оновлюється, можна побачити, що завдання більше не призначено групі, але це саме призначено вам.

Пізніше, щоб знову звільнити завдання групі, не вибираючи його, виконайте ті самі кроки, щоб повернутися до форми завдання, але тепер натисніть кнопку Випуск завдання.

Кнопка ''Звільнити завдання'' у формі завдання

Повернутися до перевірки елемента

8. Запит на змінення елемента (необов'язково)

Перш ніж почати цей процес, зверніть увагу, що робочий цикл може бути настроєно на завершення відразу після внесення змін до елемента. Можливо, варто з'ясувати, хто запустив робочий цикл або додав його спочатку, щоб переконатися, що він має право вносити зміни, а також щоб у цей момент робочий цикл завершався.

Ми продемонструємо варіант запиту на змінення, вклавши його в сценарій:

Спочатку уявіть, що ваше ім'я – Іван.

Потім припустімо, що співробітник з ім'ям Ганна запустила робочий цикл збирання відгуків для документа, який вона створила.

Коли ви переглядаєте новий документ Ганни, ви вважаєте, що вступ задовгий.

Натисніть кнопку Запитати зміну в нижній частині форми завдання робочого циклу, а потім заповніть цю форму.

Форма запиту на змінення елемента

Виноска номер один

Запит на змінення з

Введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, від яку потрібно надіслати запит на змінення.

(Щоб надіслати запит користувачу, який запустив цей запуск робочого циклу, або, якщо робочий цикл запущено автоматично, користувачу, який додав цей робочий цикл збирання відгуків, також можна залишити це поле пустим.)

Виноска номер два

Створити запит

Опишіть потрібну зміну та надайте відомості про те, що знадобиться особі, яка вносить зміни.

(Будь-який текст, введений тут, буде додано в області Консолідовані примітки.)

Виноска номер три

Нова тривалість

Виконайте одну з таких трьох кроків:

  • Щоб залишити наявний термін Залиште    це поле пустим.

  • Щоб повністю видалити термін,    введіть число 0.

  • Щоб указати нову дату завершення    Введіть тут число, а потім укажіть одиниці тривалості в наведеному нижче полі. Ці два записи визначають крапку до завершення завдання-зміни.

Виноска номер чотири

Нові одиниці тривалості

Якщо ви вказуєте нову тривалість завдання, використовуйте це поле в поєднання з полем Нова тривалість, щоб визначити крапку до завершення завдання. (Наприклад, 3 Дні або1 Місяць або 2 тижні.)

Якщо всі записи форми мають потрібний спосіб, натисніть кнопку Надіслати,і поточне завдання помітиться як Завершене. (Але це ще не зроблено. Завдання перевірки буде призначено знову після того, як Ганна завершить завдання зміни.)

Тим часом Ганна отримує таке сповіщення електронною поштою:

Після запиту на змінення елемента надіслано повідомлення

Анна може відразу розповісти про те, що це не звичайне сповіщення про збирання відгуків, але замість запиту на змінення елемента. Вона знаходить відомості про конкретну зміну, яку було запитано в текстовому рядку "Запитано зміну" (число 2).

Ганна взяла на редагування елемент, вносить запитані зміни (або ні), зберігає внесені їй зміни (якщо є) і повертає елемент із редагування. (Пам'ятайте: якщо робочий цикл настроєно на завершення після внесення будь-якої зміни до елемента, ця дія призведе до завершення робочого циклу.)

Потім Анна перейде на сторінку "Стан робочого циклу" та відкриє завдання з запитом на змінення з області завдань.


Після внесення запитаного змінення до елемента надіслано форму

Анна додає потрібну інформацію в поле Примітки, а потім натискає кнопку Надіслати відповідь. Робочий цикл виконує дві дії:

  • Завдання з запиту на змінення Ганни позначиться як Завершене.

  • Вона призначає вам нове завдання перевірки (з примітками Ганни, доданої в області Консолідовані примітки) і надсилає вам сповіщення про це завдання.

Тепер ви можете пройти рецензування зміненого елемента.

Тим часом усі ці дії відстежуються та відображаються в розділі Журнал робочого циклу сторінки Стан робочого циклу, як показано на ілюстрації нижче.

В журналі робочого циклу вказані операції, пов’язані з запитом на змінення

Ось схема всього процесу.

Блок-схема запиту на змінення

На початок сегмента

9. Перепризначте завдання іншому користувачу (необов'язково).

Якщо потрібно, щоб інший користувач виконував призначене вам завдання робочого циклу, натисніть кнопку Перепризначати завдання у формі завдання робочого циклу.

Ця форма відобразиться.

Форма повторного призначення завдання

Виноска номер один

Reassign Task To

Введіть ім'я або адресу особи, якій потрібно призначити це завдання.

Щоб призначити це завдання користувачу, який запустив робочий цикл, або, якщо робочий цикл запущено автоматично, користувачу, який додав цей робочий цикл, залиште це поле пустим.

Виноска номер два

Створити запит

Указувати всі відомості, які особа, якій ви призначає завдання, має виконати завдання. (Будь-який текст, введений тут, буде додано в області Консолідовані примітки.)

Виноска номер три

Нова тривалість

Виконайте одну з таких трьох кроків:

  • Щоб залишити наявний термін Залиште    це поле пустим.

  • Щоб повністю видалити термін,    введіть число 0.

  • Щоб указати нову дату завершення    Введіть тут число, а потім укажіть одиниці тривалості в наведеному нижче полі. Ці два записи визначають крапку до завершення завдання-зміни.

Виноска номер чотири

Нові одиниці тривалості

Якщо ви вказуєте нову тривалість завдання, використовуйте це поле в поєднання з полем Нова тривалість, щоб визначити крапку до завершення завдання. (Наприклад, 3 Дні або1 Місяць або 2 тижні.)

Коли форма завершиться, натисніть кнопку Надіслати. Завдання позначено якВиконане , нове завдання призначається користувачу, який тепер відповідає за завдання, і буде надіслано сповіщення про завдання.

Усі нові вказані відомості додаються до тексту Делеговано за текстом у сповіщення про нове завдання (номер 1 на ілюстрації нижче).

Сповіщення про завдання для повторно призначеного завдання

Тим часом усі ці зміни відстежуються та відображаються в розділах Завдання та Журнал на сторінці "Стан робочого циклу", як показано тут.

Області завдань і журналу на сторінці ''Стан робочого циклу'' для повторно призначеного завдання

На початок сегмента

10. Завершення завдання від імені зовнішнього учасника (необов'язково)

Ось особливий процес, який включає учасників, які не находять до SharePoint організації. У цьому процесі учасник сайту виступає проксі-сервером для зовнішнього учасника:

  1. Додайте адресу електронної пошти зовнішнього учасника у відповідному етапі Призначити на другій сторінці форми зв'язування.

  2. Робочий цикл фактично призначає завдання зовнішнього учасника учаснику, який запускає робочий цикл, або, якщо робочий цикл запускається автоматично, учаснику, який додав робочий цикл, спочатку. Ця особа, кому фактично призначено завдання, виступає проксі-сервером для зовнішнього учасника.

  3. Цей учасник сайту отримує сповіщення про завдання з інструкціями щодо надсилання копії елемента для перевірки зовнішньому учаснику. (Тим часом зовнішній учасник отримує копію сповіщення про завдання, яке може слугувати корисним оповіщенням або попереджати.)

  4. Учасник сайту, яким фактично призначено завдання, надсилає копію елемента зовнішньому учаснику.

  5. Зовнішній учасник переглядає цей елемент і повертає його відповідь учаснику сайту.

  6. Коли надходить відповідь зовнішнього учасника, учасник сайту завершує завдання SharePoint продуктів від імені зовнішнього учасника.

Ось схема процесу.

Блок-схема процесу включення зовнішнього учасника

На початок сегмента | На початок статті

Значок частини монітора

МОНІТОР, настроювання або зупинка запущеного робочого циклу збирання відгуків

Моніторинг, настроювання або зупинка запущеного робочого циклу збирання відгуків

Центральне розташування, з якого можна відстежувати, налаштовувати або зупиняти запущений робочий цикл, – це сторінка "Стан робочого циклу" для цього екземпляра робочого циклу.

Спочатку ми покажемо, як дістатися до цієї сторінки, а потім покажемо, як використовувати доступні тут параметри та відомості. Нарешті, ми покажемо дві інші сторінки, на яких можна отримати додаткову інформацію про моніторинг.

Розділи в цьому сегменті

  1. Вибирання сторінки "Стан робочого циклу"

  2. Використання сторінки "Стан робочого циклу" для відстеження перебігу робочого циклу

  3. Змінення активних завдань (уже призначених завдань)

  4. Змінення майбутніх завдань (завдання, які ще не призначено)

  5. Скасування або завершення виконання цього робочого циклу

  6. Дізнайтеся, які робочі цикли виконуються для елемента

  7. Відстеження робочих циклів для всієї колекції сайтів

1. Вибирання сторінки "Стан робочого циклу"

У списку або бібліотеці, де розташовано елемент, клацніть посилання Виконується для потрібного елемента й робочого циклу.

У цьому прикладі елемент – це документ під назвою "Чернетка ключових виносок", а робочий цикл – затвердження 3.

Клацніть посилання на стан робочого циклу

Відкриється сторінка Стан робочого циклу.

Примітки.: 

  • Якщо список або бібліотека містить велику кількість елементів, можна скористатися сортуванням і/або фільтруванням, щоб швидше знайти потрібний елемент. Якщо виявите, що сортування та/або фільтрування повторюється однаково, може знадобитися створити настроюване подання, яке автоматизує відповідне впорядкування.

  • Щоб відкрити сторінку "Стан робочого циклу", також можна клацнути посилання Переглянути стан цього робочого циклу в повідомленні електронної пошти про початок роботи або посилання Переглянути журнал робочого циклу в електронному листі зі сповіщенням про "завершено" для потрібного екземпляра.

На початок сегмента

2. Використовуйте сторінку "Стан робочого циклу", щоб відстежувати перебіг робочого циклу.

Тут під кожним розділом сторінки Стан робочого циклу ви знайдете моніторинг запитань, на які відповідає цей розділ.

Розділ ''Відомості про робочий цикл''

Розділ відомостей про робочий цикл сторінки ''Стан робочого циклу''

Відповіді на запитання

  • Who розпочато цей екземпляр робочого циклу?

  • Коли цей екземпляр розпочато?

  • Коли в цьому екземплярі відбулася остання дія?

  • Який елемент працює для цього екземпляра?

  • Який поточний стан цього екземпляра?

Розділ Завдання

Область завдань сторінки ''Стан робочого циклу''

Відповіді на запитання

  • Які завдання вже створено та призначено, і які їхні поточні стани?

  • Які завдання вже виконано та які результати потрібно виконати для кожного з цих завдань?

  • Термін для кожного створеного та призначеного завдання

Видалені завдання та ще не призначені завдання не відображаються в цьому розділі.

Розділ Журнал робочого циклу

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

Відповіді на запитання

  • Які події вже відбулися в цьому екземплярі робочого циклу?

  • Зверніть увагу, що в цій області не відображаються про залишки завдань і сповіщення про прокладене завдання.

На початок сегмента

3. Змінення активних завдань (уже призначених завдань)

Змінити вже призначені, але ще не виконані завдання можна двома способами:

  • Змінення одного активного завдання

  • Змінення всіх активних завдань

Змінення одного активного завдання

Дозволи. Щоб внести будь-які зміни до одного завдання, призначеного користувачу, призначеному не собі, потрібно мати дозвіл на керування списками. (За замовчуванням група "Власники" має дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні. Отже, ви можете мати дозволи, які дають змогу запускати робочий цикл, але не вносити зміни до завдання іншого учасника.)

Якщо ви маєте необхідні дозволи:

  1. На сторінці "Стан робочого циклу" клацніть заголовок завдання в списку завдань.
    Вибір заголовка завдання у списку

  2. Використовуйте форму завдання, щоб завершити, видалити або перепризначати завдання або надіслати запит на змінення елемента.

Докладні вказівки з використання форми завдання див. в сегменті COMPLETE цієї статті.

Змінення всіх активних завдань

Дозволи. Усі чотири посилання на команди, наведені нижче, відображаються на сторінці "Стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці користувача, який запустив екземпляр робочого циклу, але посилання Завершити цей робочий цикл не відображається, якщо цей користувач не має дозволу на керування списками. (Знову ж таки, група "Власники" має за замовчуванням дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні.)

  1. На сторінці "Стан робочого циклу" в області під графічним відображенням робочого циклу клацніть посилання Оновити активні завдання збирання відгуків.

  2. Внесіть зміни у формі, що відкриється, і натисніть кнопку OK.

    • Повідомлення про внесені зміни надсилаються користувачам, яким зараз призначено завдання.

    • На завдання, уже виконані або видалені, а завдання, які ще не призначено, не впливають на зміни, внесені в цій формі.

    • Якщо потрібно внести зміни до ще не призначених завдань, див. наступний розділ цього сегмента Змінення майбутніх завдань.

      Змінення форми для активних завдань

Виноска номер один

Тривалість для завдання, одиниці тривалості

Щоб залишити наявну дату завершення Залишати    тривалість для завдання пустою та не змінювати значення одиниць тривалості.

Щоб видалити термін, у    полі Тривалість кожного завдання немає значення 0.

Щоб перемістити термін, збільшивши    тривалість завдання, задайте значення обох полів тривалості, щоб указати кількість і тип одиниць, на які потрібно збільшити тривалість.

Виноска номер два

Запит

Щоб змінити текст запиту    Внесіть потрібні зміни в текстове поле.

  1. Мивши всі поля у формі в потрібний спосіб, натисніть кнопку OK.

Усі активні завдання в поточному екземплярі оновлюються.

На початок сегмента

4. Змінення майбутніх завдань (завдання, які ще не призначено)

Дозволи. Усі чотири посилання на команди, наведені нижче, відображаються на сторінці "Стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці користувача, який запустив екземпляр робочого циклу, але посилання Завершити цей робочий цикл не відображається, якщо цей користувач не має дозволу на керування списками. (Знову ж таки, група "Власники" має за замовчуванням дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні.)

  1. На сторінці "Стан робочого циклу" в області під графічним відображенням робочого циклу клацніть посилання Додати або оновити рецензентів збору відгуків.

  2. Внесіть зміни у формі, що відкриється, і натисніть кнопку ОНОВИТИ.

    Примітка.: Зміни, які ви вносите в цій формі, не впливають на вже створені та призначені завдання.

Змінення форми для майбутніх завдань

Виноска номер один

Учасники, порядок, розгортання груп

  • Додавання або видалення учасників і змінення порядку завдань    Додайте, вилучіть і (або) упорядкувати імена або адреси учасників у полі Учасники.

  • Видалення всього етапу Клацніть у полі Призначити для цього етапу, а потім натисніть клавіші Ctrl+Delete.

Примітка.: За допомогою прапорців Розгорнути групи можна вказати, чи потрібно призначати перелічені групи розсилки лише одне завдання для всієї групи або одного завдання для кожного учасника.

Докладні відомості про використання цих полів див. в сегменті PLAN і відповідному сегменті ADD (Списокабо бібліотека або Колекціясайтів) цієї статті.

Виноска номер два

Запит

  • Щоб змінити текст запиту    Внесіть потрібні зміни до тексту в полі.

Виноска номер три

Термін для всіх завдань, тривалості для завдання, одиниць тривалості

  • Щоб змінити або видалити    термін виконання календаря, видаліть наявну дату, а потім указати нову або залиште поле пустим, щоб видалити певний термін. (Невводьте в цьому полі нуль. Це поле має містити значення дати календаря або бути пустим.)

  • Щоб залишити наявну тривалість Залишати    тривалість для завдання пустою та не змінювати значення одиниць тривалості.

  • Щоб видалити тривалість, щоб для кожного    завдання було відсутнє, введіть число 0у полі Тривалість кожного завдання.

  • Збільшення тривалості завдання.    Використовуйте обидва поля тривалості, щоб указати кількість і тип одиниць, на які потрібно подовжити тривалість. Докладні відомості про налаштування термінів і тривалості див. в сегменті PLAN цієї статті.

  1. Мивши всі поля у формі в потрібний спосіб, натисніть кнопку OK.

Усі майбутні завдання поточного екземпляра відображатимуться зміни.

На початок сегмента

5. Скасуйте або заверште виконання цього робочого циклу.

Запустити запущений екземпляр робочого циклу перед звичайним завершенням можна двома способами:

  • Скасування робочого циклу    Усі завдання скасовуються, але вони зберігаються в області завдань на сторінці "Стан робочого циклу".

  • Завершити цей робочий цикл    Усі завдання скасовуються та видаляються з області завдань сторінки "Стан робочого циклу". (Проте вони відображаються в області Журнал робочого циклу).)

Інструкції для обох способів.

Скасувати (усі завдання скасовано, але зберігаються як у списку завдань, так і в журналі)

Дозволи. Усі чотири посилання на команди, наведені нижче, відображаються на сторінці "Стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці користувача, який запустив екземпляр робочого циклу, але посилання Завершити цей робочий цикл не відображається, якщо цей користувач не має дозволу на керування списками. (Знову ж таки, група "Власники" має за замовчуванням дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні.)

Якщо поточний екземпляр робочого циклу більше не потрібен або він потрібен, його можна зупинити.

  • На сторінці "Стан робочого циклу" в області під графічним відображенням робочого циклу клацніть посилання Скасувати всі завдання збирання відгуків.

Усі поточні завдання скасовуються, а робочий цикл закінчується станом Скасовано. Скасовані завдання й надалі буде перелічено як в області завдань, так і в області Журнал робочих циклів.

Припинити (усі завдання, видалені зі списку завдань, але зберігаються в журналі)

Дозволи. Усі чотири посилання на команди, наведені нижче, відображаються на сторінці "Стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці користувача, який запустив екземпляр робочого циклу, але посилання Завершити цей робочий цикл не відображається, якщо цей користувач не має дозволу на керування списками. (Знову ж таки, група "Власники" має за замовчуванням дозвіл "Керування списками"; групи "Учасники" та "Відвідувачі" – ні.)

Якщо станеться помилка або робочий цикл припиняється та не відповідає, його можна завершити.

  • На сторінці "Стан робочого циклу" в області під графічним відображенням робочого циклу клацніть посилання Завершити цей робочий цикл.

Усі завдання, створені в робочому циклі, скасовуються, і їх буде видалено з області "Завдання" на сторінці "Стан робочого циклу", хоча вони й надалі відображаються в області "Журнал робочого циклу". Робочий цикл закінчується станом Скасовано.

На початок сегмента

6. Дізнайтеся, які робочі цикли виконуються для елемента

На сторінці Робочі цикли для будь-якого елемента можна знайти список робочих циклів, які зараз виконуються для цього елемента.

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Клацніть піктограму перед іменем елемента, щоб вибрати його, а потім на вкладці Файли стрічки в групі Робочі цикли натисніть кнопку Робочі цикли.

  3. На сторінці Workflows: Item Name (Робочі цикли: ім'я елемента) у розділі Running Workflows(Запущені робочі цикли) ви знайдете список екземплярів робочого циклу, які зараз виконуються для цього елемента.

Примітка.: Зверніть увагу, що в одному елементі не можна запускати кілька екземплярів однієї версії робочого циклу. Наприклад, додано два робочі цикли на основі шаблону Збирання відгуків. Один із них – Відгук про план, а інший – Відгук про бюджет. У будь-якому елементі за один раз можна запустити кожен із відгуків про план і відгук про бюджет, але не два екземпляри будь-якого робочого циклу.

На початок сегмента

7. Відстеження робочих циклів для всієї колекції сайтів

Адміністратори колекції сайтів можуть переглянути:

  • Кількість робочих циклів, основаних на кожному поточному шаблоні робочого циклу, наявних у колекції сайтів.

  • Незалежно від того, чи активовано сам кожен шаблон робочого циклу в колекції сайтів, чи неактивний.

  • Кількість екземплярів версій робочих циклів на основі кожного шаблону робочого циклу, які зараз виконуються в колекції сайтів.

Ось як це зробити:

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (а не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму Настройки піктограми Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online виберіть вкладку Настройки.

  3. На сторінці Настройки у розділі Адміністрування сайтувиберіть робочі цикли.

Відкриється сторінка Workflows (Робочі цикли) з відомостями.

Подальші кроки

Якщо ця версія робочого циклу виконується вперше, можна скористатися інструкціями в сегменті REVIEW цієї статті, щоб переглянути події в цьому екземплярі та з'ясувати, чи потрібні функції робочого циклу.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Перегляд''

ПЕРЕГЛЯД результатів робочого циклу збирання відгуків і створення звітів

Перегляд результатів робочого циклу збирання відгуків і створення звітів

Коли екземпляр робочого циклу завершиться, можна переглянути події, записані в його журналі. (Ви можете отримати доступ до запису для будь-якого екземпляра протягом 60 днів після завершення екземпляра.)

Увага!: Зверніть увагу, що журнал робочого циклу надається лише для неофіційних посилань. Його не можна використовувати для офіційних перевірок або для будь-яких інших юридичних, evidentiary purpose.

Ви також можете запускати звіти про загальну продуктивність робочого циклу в різних екземплярах.

Розділи в цьому сегменті

  1. Перегляд подій у найновішому екземплярі

  2. Журнал екземплярів Access за 60 днів

  3. Створення звітів про продуктивність робочого циклу

1. Перегляд подій в останнього екземпляра

Якщо елемент залишається в тому самому списку або бібліотеці, і доки той самий робочий цикл не буде запущено знову для цього елемента, до журналу останніх екземплярів можна буде отримати доступ зі списку або бібліотеки.

Щоб переглянути сторінку "Стан робочого циклу" для останнього екземпляра робочого циклу для будь-якого елемента:

  • У списку або бібліотеці, де розташовано елемент, клацніть посилання на стан для потрібного елемента та робочого циклу.

У цьому прикладі елемент – це документ під назвою "Чернетка основної виноски", а робочий цикл – Затвердження нового документа.

Клацніть посилання на стан робочого циклу

На сторінці "Стан робочого циклу" в нижній частині розташовано розділ Журнал робочого циклу.

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

На початок сегмента

2. Журнал екземплярів Access протягом 60 днів

Що робити, якщо потрібно переглянути журнал екземпляра після повторного запуску цього ж робочого циклу для цього ж елемента?

Це можна зробити протягом 60 днів, з однієї з двох точок входу: списку чи бібліотеки або сповіщення про завершення робочого циклу. (Шістдесять днів, протягом SharePoint продуктів зберігається журнал завдань для робочих циклів.)

Зі списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Клацніть піктограму перед іменем елемента, щоб вибрати його, а потім на вкладці Файли стрічки в групі Робочі цикли натисніть кнопку Робочі цикли.

  3. На сторінці Workflows: Item Name (Робочі цикли: ім'я елемента) у розділі Completed Workflows(Завершені робочі цикли) клацніть ім'я або стан екземпляра робочого циклу, який потрібно переглянути.

    Список виконаних робочих циклів на сторінці ­''Робочі цикли'' для елемента Відкриється сторінка "Стан робочого циклу" для цього екземпляра.

У сповіщенні про завершення робочого циклу

  • Відкрийте сповіщення про завершення робочого циклу для екземпляра, який потрібно переглянути, а потім клацніть посилання Переглянути журнал робочого циклу.


Сповіщення про завершення робочого циклу з виділеним посиланням на журнал Відкриється сторінка "Стан робочого циклу" для цього екземпляра.

Щоб зберегти всі сповіщення про завершення роботи, можна створити Outlook правил. Настройте правило, щоб скопіювати всі вхідні повідомлення, у яких текст у рядку Тема завершено, до власної окремої папки. (Переконайтеся, що правило Outlook копіює вхідні повідомлення та не переміщує їх, ні також не відображається в папці "Вхідні"). Докладні відомості про створення правил Outlook див. в статті Керування повідомленнями електронної пошти за допомогою правил.

На початок сегмента

3. Створення звітів про продуктивність робочого циклу

Щоб дізнатися, як одна з версій робочого циклу виконується в цілому (з часом і з кількох екземплярів), можна створити або обидва з двох попередньо визначених звітів:

  • Звіт про тривалість діяльності    Цей звіт містить середні значення того, скільки часу потрібно для виконання кожної дії в робочому циклі, а також тривалість виконання кожного повного запуску або екземпляра робочого циклу.

  • Звіт про скасування та помилки    Цей звіт містить відомості про те, як часто скасовується робочий цикл або що стаються помилки до завершення.

Створення доступних звітів для робочого циклу

  1. У списку або бібліотеці в стовпці Стан для цього робочого циклу виберіть будь-яке посилання на відомості про стан.
    Вибір стану робочого циклу

  2. На сторінці "Стан робочого циклу" в розділі Журнал робочого циклуклацніть Перегляд звітів про робочий цикл.
    Вибір посилання ''Перегляд звітів про робочі цикли'' в розділі ''Журнал робочого циклу''

  3. Знайдіть робочий цикл, для якого потрібно переглянути звіт, і клацніть назву звіту, який потрібно переглянути.
    Вибір посилання ''Звіт про тривалість дії''

  4. На сторінці Настроювання залиште або змініть розташування, де буде створено файл звіту, а потім натисніть кнопку OK.

    Натискання кнопки ­''OK'' в місці для збереження файлу Буде створено звіт і збережено в указаному розташуванні.

  5. Коли звіт буде завершено, клацніть посилання, показане на рисунку нижче, щоб переглянути його. В іншому разі натисніть кнопку OK, щоб завершити та закрити діалогове вікно. (Пізніше, коли будете готові переглянути звіт, він з'являється в розташуванні, указаному на попередньому кроці.)
    Вибір посилання для перегляду звіту

Подальші кроки

Якщо робочий цикл функціонує саме так, як потрібно, усе гаразд, щоб використовувати його.

Відомості про те, як це працює, див. в сегменті "ЗМІНЕННЯ" цієї статті.

На початок сегмента | На початок статті

Концептуальна піктограма для розділу ''Коригування''

ЗМІНЕННЯ, вимкнення або видалення робочого циклу збирання відгуків

Змінення, вимкнення або видалення робочого циклу збирання відгуків

Після запуску першого екземпляра нового робочого циклу збирання відгуків і перегляду результатів можна внести зміни в спосіб настроювання робочого циклу.

Крім того, може знадобитись у майбутньому змінити конфігурацію в будь-який час.

Нарешті, на певному етапі ви можете вимкнути робочий цикл на коротший або довший період, але не видалити його ( або, можливо, ви вирішили повністю видалити його).

Розділи в цьому сегменті

  1. Змінення постійних параметрів робочого циклу

  2. Вимкнення або видалення робочого циклу

1. Змінення постійних параметрів робочого циклу

Щоб остаточно змінити настройки наявного робочого циклу, відкрийте та змініть форму зв'язування, яка використовувалася раніше, щоб додати її.

Робочий цикл, запущений лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку Списокабо Бібліотека.

    Примітка.: Ім'я вкладки може відрізнятися за типом списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка має назву Календар.

  3. У групі Настройки натисніть кнопку Робочий цикл Настройки.

  4. На сторінці Настройки робочого циклу в розділі Ім'я робочого циклу (клацніть, щоб змінити настройки)клацніть ім'я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.

    Примітка.: Якщо потрібний робочий цикл збирання відгуків не відображається в списку, можливо, його пов'язано лише з одним типом вмісту. Які робочі цикли відображаються в цьому списку, керує елементом керування Показати зв'язки робочого циклу цього типу, розташованого над списком. (Див. ілюстрацію). Клацніть параметри типу вмісту в розкривному меню, щоб з'ясувати, який із них відображає потрібний робочий цикл. Коли потрібний робочий цикл з'явиться в списку, клацніть його ім'я.

  5. У тій самій двосторіневій формі зв'язування, яка використовувалася для додавання робочого циклу, внесіть і збережіть потрібні зміни.

    Докладні відомості про поля та елементи керування у формі зв'язування див. в сегменті PLAN і відповідному сегменті ADD(Список/бібліотека або Колекціясайтів) цієї статті.

Якщо робочий цикл запускається в усіх списках і бібліотеках у колекції сайтів

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (а не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму Настройки піктограми Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online виберіть вкладку Настройки.

  3. На сторінці Настройки у розділі Колекції виберітьпункт Типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "Типи вмісту сайту" клацніть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.

  5. На сторінці для вибраного типу вмісту в розділі Настройкиклацніть Робочий цикл Настройки.

  6. На сторінці Настройки робочого циклу в розділі Ім'я робочого циклу (клацніть, щоб змінити настройки)клацніть ім'я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.

  7. У тій самій двосторіневій формі зв'язування, яка використовувалася для додавання робочого циклу, внесіть і збережіть потрібні зміни.

    Докладні відомості про поля та елементи керування у формі зв'язування див. в сегменті PLAN і відповідному сегменті ADD(Список/бібліотека або Колекціясайтів) цієї статті.

На початок сегмента

2. Вимкнення або видалення робочого циклу

Робочий цикл, запущений лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку Списокабо Бібліотека.

    Примітка.: Ім'я вкладки може відрізнятися за типом списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів ця вкладка має назву Календар.

  3. У групі Настройки натисніть кнопку Робочий цикл Настройки.

  4. На сторінці Настройки клацніть посилання Remove a workflow (Видалити робочий цикл).
    Сторінка ''Настройки робочого циклу'' з обведеним посиланням ­''Видалити робочий цикл''

  5. Скористайтеся формою на сторінці "Видалення робочих циклів", щоб вимкнути, повторно ввімкнути або видалити робочі цикли.
    Форма на сторінці ''Видалення робочих циклів''

У формі є п'ять стовпців:

  • Робочий цикл    Ім'я робочого циклу.

  • Екземпляри    Кількість екземплярів робочого циклу, який зараз виконується для елементів.

  • Дозволити    Параметр, який дає змогу робочому циклу продовжувати працювати нормально.

  • Немає нових екземплярів    Параметр, який дає змогу виконувати всі запущені екземпляри робочого циклу, але вимикає робочий цикл, роблячи його недоступним для запуску нових екземплярів. (Цю дію можна змінити. Щоб повторно ввімкнути робочий цикл пізніше, поверніться на цю сторінку та виберіть Дозволити.)

  • Вилучити    Параметр, який дає можливість взагалі видалити робочий цикл зі списку або бібліотеки. Усі запущені екземпляри негайно припиняються, і стовпець для цього робочого циклу більше не відображатиметься на сторінці списку або бібліотеки. (Цю дію не можна змінити.)

На початок сегмента

Якщо робочий цикл запускається в усіх списках і бібліотеках у колекції сайтів

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (а не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму Настройки піктограми Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online виберіть вкладку Настройки.

  3. На сторінці Настройки у розділі Колекції виберітьпункт Типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "Типи вмісту сайту" клацніть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.

  5. На сторінці для вибраного типу вмісту в розділі Настройкиклацніть Робочий цикл Настройки.

  6. На сторінці Настройки клацніть посилання Remove a workflow (Видалити робочий цикл).

  7. Скористайтеся формою на сторінці "Видалення робочих циклів", щоб вимкнути, повторно ввімкнути або видалити робочі цикли.
    Форма на сторінці ''Видалення робочих циклів''

У формі є п'ять стовпців:

  • Робочий цикл    Ім'я робочого циклу.

  • Екземпляри    Кількість екземплярів робочого циклу, який зараз виконується для елементів.

  • Дозволити    Параметр, який дає змогу робочому циклу продовжувати працювати нормально.

  • Немає нових екземплярів    Параметр, який дає змогу виконувати всі запущені екземпляри робочого циклу, але вимикає робочий цикл, роблячи його недоступним для запуску нових екземплярів. (Цю дію можна змінити. Щоб повторно ввімкнути робочий цикл пізніше, поверніться на цю сторінку та виберіть Дозволити.)

  • Вилучити    Параметр, який дає можливість взагалі видалити робочий цикл із колекції сайтів. Усі запущені екземпляри негайно припиняються, і стовпець для цього робочого циклу більше не відображатиметься на сторінці списку або бібліотеки. (Цю діюнеможназмінити.)

Подальші кроки

Якщо ви внесли будь-які зміни, запустіть тестовий екземпляр робочого циклу, щоб двічі перевірити вплив змін.

На початок сегмента

Подальше налаштування

Існує багато способів подальшого налаштування робочих циклів, передбачених у SharePoint продуктів.

Ви навіть можете створювати настроювані робочі цикли з нуля.

Ви можете використовувати будь-яку або всі з наведених нижче програм.

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Настроювання форм, дій і дій робочого циклу.

  • Microsoft Visual Studio    Створіть власні настроювані дії робочого циклу.

Докладні відомості див. в довідковій системі мережі Microsoft для розробників програмного забезпечення (MSDN).

На початок сегмента | На початок статті

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до оцінювачів Microsoft Office

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за ваш відгук!

×