Отримання даних зведеної таблиці по одному елементу фільтра звіту за раз

1. Переконайтеся, що команда Майстер зведених таблиць і діаграм розташована на панелі швидкого доступу. Якщо вона не відображається, виконайте такі дії:

   Де знайти панель швидкого доступу?

   1. Клацніть стрілку поруч із панеллю інструментів і виберіть Інші команди.

   2. У розділі Вибрати команди виберіть Усі команди.

   3. У списку виберіть Майстер зведених таблиць і діаграм, натисніть кнопку Додати, а потім – OK.

2. Тепер клацніть піктограму майстра зведених таблиць і діаграм на панелі швидкого доступу.

3. На сторінці майстра Крок 1 виберіть зовнішнє джерело даних і натисніть кнопку Далі.

4. На сторінці майстра Крок 2 натисніть кнопку Отримати дані.

5. Підключення до джерела даних.

   Докладні відомості про підключення до джерела даних ODBC див. в статті Використання Microsoft Query для отримання зовнішніх даних.

6. На сторінці майстра Крок 3 натисніть кнопку Макет.

7. У діалоговому вікні Макет перетягніть одне або кілька полів до області Фільтр звіту .

8. Для кожного поля фільтра звіту виконайте такі дії:

   1. Двічі клацніть поле.

      Відкриється діалогове вікно Додаткові параметри поля зведеної таблиці .

   2. Щоб отримувати лише актуальні дані з джерела даних щоразу, коли ви вибираєте новий елемент у фільтрі звіту, натискайте кнопку Запит зовнішнього джерела даних під час вибору кожного елемента поля фільтра звіту (потрібно менше пам'яті).

      Щоб запобігти переміщенню поля фільтра звіту до областей Підписи рядків, Підписи стовпців або Значення, установіть прапорець Вимкнути зведення цього поля (рекомендовано).

      Щоб повернутися до операції за промовчанням, завантажуючи всі дані з джерела даних щоразу, коли ви вибираєте новий елемент у фільтрі звіту, виберіть пункт Отримувати зовнішні дані для всіх елементів поля фільтра звіту (пришвидшує продуктивність).

Щоб отримати вибрані дані з джерела даних зведеної таблиці, можна настроїти фільтр звіту за допомогою діалогового вікна Додаткові параметри поля зведеної таблиці в майстрі зведених таблиць і діаграм. За замовчуванням microsoft Office Excel отримує всі вихідні дані для зведеної таблиці, які включають відфільтровані дані (і, таким чином, не відображаються у звіті), коли ви створюєте або оновити звіт. Під час настроювання фільтра звіту для отримання даних лише для елемента, указаного у фільтрі, за потреби можна отримати менші обсяги даних. Щоразу, коли у фільтрі відображається інший елемент, отримується лише підмножина даних для нового елемента. Ви можете налаштувати будь-яку кількість фільтрів звіту, а потім застосувати їх за потреби.

Як впливає продуктивність

Якщо для фільтра звіту настроєно отримання даних для одного або кількох (але не всіх) елементів, елемент (Усі), який підсумовує повний набір даних, недоступний (сірий), а команда Показати сторінки фільтра звіту (на вкладці Параметри в групі Зведена таблиця , якщо клацнути стрілку поруч із пунктом Параметри), також недоступна. Щоразу, коли ви вибираєте інший елемент, ви будете отримувати менше даних, але все одно доведеться дочекатися отримання даних. Якщо комп'ютер буде відключено від зовнішнього джерела даних, ви не зможете вибрати інший елемент, доки не зможете повторно підключитися до джерела даних. Проте цей параметр дає змогу працювати з набагато більшими обсягами даних, ніж можна було б в іншому випадку.

Якщо отримати всі дані для всіх елементів, початкова операція видобування даних може тривати довше, але потім можна вибрати нові елементи у фільтрі звіту без затримки, оскільки всі потрібні дані завантажуються в пам'ять на комп'ютері. Ви також можете відкрити зведення повного набору даних, вибравши ( Усі) елемент і перевпорядкуйте звіт, щоб використовувати фільтри звіту в інших областях. Параметр (Усі) забезпечує максимальну універсальність, якщо загальний обсяг даних, який потрібно отримати, перебуває в межах доступних обмежень пам'яті комп'ютера.

Переміщення фільтрів звіту

Якщо перетягнути фільтр звіту, настроєний для отримання всіх даних для всіх елементів, до іншого розташування, наприклад, якщо спробувати зробити його підписом рядка, Програма Excel спробує отримати дані для всіх елементів, і у вас можуть виникнути ресурси комп'ютера. Однак це можна заборонити користувачу. Докладні відомості див. в розділі Отримання даних фільтра звіту для кожного елемента або для всіх елементів.

Отримання даних для елементів, коли фільтр звіту недоступний

Ця можливість використовувати цю функцію недоступна за таких обставин:

• Звіти на основі вихідних даних із OLAP баз даних автоматично запитують дані за потреби, і тому не використовуйте цю функцію.

• Зведена таблиця обмінюється кешем даних з однією або кількома іншими зведеними таблицями.

• Драйвер ODBC для зовнішньої бази даних, яка запитується, не підтримує параметризовані запити. Драйвери ODBC, які постачаються з Microsoft Office, підтримують усі параметризовані запити. Ви можете звернутися до сторонніх постачальників драйверів, щоб визначити, чи мають їхні драйвери цю підтримку.