Планування керування версіями документів, затвердження вмісту та їх взяття на редагування в SharePoint

Відомості про керування версіями, затвердження вмісту та взяття на перегляд

SharePoint Server 2016 містить наведені нижче функції, які допоможуть керувати документами в бібліотеці документів:

• Керування версіями – це метод, за допомогою якого послідовні ітерації документа нумеруються та зберігаються.

• Затвердження вмісту – це спосіб, за допомогою якого Учасники сайту, які мають дозволи на затвердження, контролюють публікацію вмісту.

• Витягнення та повернення з редагування – це методи, за допомогою яких користувачі можуть краще контролювати, коли створюється нова версія документа, а також примітки щодо змін, внесених під час перевірки документа.

Настроювання параметрів для функцій керування вмістом, обговорених у цій статті, у бібліотеках документів. Щоб надати спільний доступ до цих параметрів у межах бібліотек у рішенні, можна створити шаблони бібліотеки документів, які містять параметри керування вмістом. Це гарантує, що нові бібліотеки відповідають вашим рішенням для керування вмістом.

Докладні відомості про керування версіями наведено в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Планування керування версіями

Керування версіями за замовчуванням для бібліотеки документів залежить від шаблону колекції сайтів. Проте можна настроїти елемент керування версіями для бібліотеки документів залежно від певних вимог. У кожній бібліотеці документів може бути інший елемент керування версіями, який найкращим чином відповідає типу документів у бібліотеці. SharePoint Server 2016 має три варіанти керування версіями:

• Без керування версіями      Указує, що не зберігаються попередні версії документів. Якщо керування версіями не використовується, попередні версії документів не розмір, а журнал документів також не зберігається, оскільки примітки, які супроводжують кожну ітерацію документа, не зберігаються. Використовуйте цей параметр у бібліотеках документів, які містять неважливе вміст або вміст, який ніколи не зміниться.

• Створення основних версій      Визначає, що нумеровані версії документів збережено за допомогою простої схеми керування версіями (наприклад, 1, 2, 3). Щоб контролювати вплив на дисковий простір, можна вказати, скільки попередніх версій потрібно зберегти, поверніться назад від поточної версії.

  У великих версіях керування, щоразу, коли зберігається нова версія документа, усі користувачі, які мають дозволи для бібліотеки документів, зможуть переглядати вміст. Використовуйте цей параметр, якщо не потрібно розрізняти чернетки версій документів і опублікованих версій. Наприклад, у бібліотеці документів, яка використовується робочою групою в організації, Основна версія керування – це хороший вибір, якщо всі користувачі команди мають змогу переглядати всі ітерації кожного документа.

• Створення основних і проміжних версій (чернетки)      Указує на те, що нумеровані версії документів зберігаються за допомогою основної та малої схем керування версіями (наприклад, 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Версії, які закінчуються на .0 , – це основні версії та версії, які закінчуються ненульовими розширеннями, – це проміжні версії. Попередні основні та проміжні версії документів зберігаються разом із поточними версіями. Щоб контролювати вплив на дисковий простір, можна вказати кількість попередніх основних версій, що повертаються з поточної версії. Ви також можете вказати кількість основних версій, які мають містити відповідні другорядні версії. Наприклад, якщо вказати, що проміжні версії мають зберігатися для двох основних версій, а поточна Основна версія – 4,0, то всі проміжні версії, які починаються з 3,1, буде збережено.

  У основних і проміжних версій можна будь-який користувач, який має дозволи на читання, може переглядати основні версії документів. Можна вказати, які користувачі можуть також переглядати проміжні версії. Зазвичай ми радимо надавати дозволи на перегляд і роботу з незначними версіями для користувачів, які можуть редагувати елементи, а також обмежувати користувачів, які мають дозволи на читання для перегляду лише основних версій.

  Використовуйте основні та проміжні керування версіями, якщо потрібно розрізняти опублікований вміст, який можна переглядати аудиторією та чернетка, який ще не готовий до публікації. Наприклад, на веб-сайті людських ресурсів, що описує організаційні переваги, використовуйте основні та проміжні керування версіями, щоб обмежити доступ працівників до описів переваг, коли описи переглядаються.

Планування затвердження вмісту

Використовуйте затвердження вмісту, щоб оформити та контролювати вміст, доступний для аудиторії. Наприклад, підприємство, що публікує вміст, як одна зі своїх продуктів або служб, може вимагати юридичного аналізу та затвердження, перш ніж публікувати вміст.

Проект документа, що очікує ухвалення вмісту, перебуває в стані очікування. Коли затверджувач переглядає документ і затверджує вміст, він стає доступним для перегляду користувачами, які мають дозволи на читання. Власник бібліотеки документів може ввімкнути затвердження вмісту для бібліотеки документів і, за потреби, пов'язати робочий цикл із бібліотекою для запуску процесу затвердження.

Спосіб надсилання документів для затвердження залежить від параметрів керування версіями в бібліотеці документів:

• Без керування версіями      Якщо керування версіями не використовується, і зміни в документі зберігаються, стан документа буде завершено. SharePoint Server 2016 зберігає попередню версію документа, щоб користувачі, які мають дозволи на читання, все ще можуть переглядати його. Після ухвалення внесених змін нова версія документа буде доступна для перегляду користувачами, які мають дозволи на читання, а Попередня версія не зберігається.

  Якщо керування версіями не використовується, а новий документ буде передано до бібліотеки документів, його буде додано до бібліотеки в стані очікування та не відображається користувачами, які мають дозволи на читання, доки його не буде затверджено.

• Створення основних версій      Якщо використовується Основна версія керування, і зміни в документі зберігаються, стан документа буде завершено, і попередню основну версію документа буде доступно для перегляду користувачами, які мають дозволи на читання. Після внесення змін до документа буде створено нову основну версію документа та доступно для користувачів, які мають дозволи на читання, а Попередня Основна версія зберігається в списку Журнал документів.

  Якщо використовується Основна версія, а новий документ буде передано до бібліотеки документів, її буде додано до бібліотеки в стані очікування та не можна переглядати користувачі, які мають дозволи на читання, доки його не буде затверджено як версію 1.

• Створення основних і проміжних версій (чернетки)      Якщо використовується основна та Проміжна керування версіями, і зміни в документі зберігаються, автор має можливість зберегти нову проміжну версію документа як чернетку або створити нову основну версію, яка змінює стан документа на очікування. Після ухвалення змін до документа нова Основна версія документа створюється та надається для користувачів, які мають дозволи на читання. У основних і проміжних версій у списку журналу документів зберігаються як основні, так і проміжні версії документів.

  Якщо використовується основна та Проміжна керування версіями, а новий документ буде передано до бібліотеки документів, його можна додати до бібліотеки в чернетковому стані як версія 0,1 або автор може негайно надіслати запит на затвердження. У цьому випадку стан документа буде відкладений.

Планування взяття на редагування та взяття на редагування

Ви можете вимагати від користувачів витягнення документів із бібліотеки документів, перш ніж редагувати документи. Переваги, які потребують взяття на редагування та взяття на редагування, включають такі дії:

• Краще керування, коли створюються версії документів. Коли документ узято на редагування, автор може зберегти документ, не перевіряючи його. Інші користувачі бібліотеки документів не можуть побачити ці зміни, а нова версія не створюється. Нова версія (видимий для інших користувачів) створюється тільки під час перевірки автора в документі. Це дає змогу автору більше гнучкості та контролю.

• Краще захоплення метаданих. Під час повернення документа Автор може писати примітки, які описують зміни, внесені до документа. Після цього буде створено поточний історичний запис змін, внесених до документа.

Якщо для вирішення потрібно, щоб користувачі могли перевіряти та перевіряти документи, які можна редагувати, використовуйте функції в Office 2016 клієнтських програмах, які підтримують ці дії. Користувачі можуть перевіряти документи, скасовувати взяття на редагування та перевіряти документи з Office 2016 клієнтських програм.

Коли документ витягнуто, його буде заблоковано для ексклюзивного редагування користувачем. Коли користувач збереже зміни в цьому файлі, зміни буде завантажено та збережено на сервері. Зміни приватно для користувачів і не відображаються іншим користувачам. Коли користувач готовий повернути документ, Найновіші зміни буде відображено для інших користувачів і публікуються.

З Office 2016 клієнтських програм користувачі можуть також вибрати, щоб вийти з перевірених документів на сервері, змінивши варіанти редагування вмісту.