Зведення: Дізнайтеся про елементи рішення для керування документами та процес планування документів у програмі SharePoint 2013.
У цій статті наведено докладний опис різних елементів рішення для керування документами на основі SharePoint Server 2016.
Керування документами керує життєвим циклом документів у вашій організації – спосіб їх створення, рецензування та публікації, а також способи їх остаточного видалення або збереження. Хоча термін "керування" означає, що відомості контролюються зверху організації, ефективна система керування документами має відображати культуру використання організації. Засоби, які використовуються для керування документами, мають бути достатньо гнучкими, щоб реконструйувати життєвий цикл документа, якщо вони відповідають культурі та цілям вашого підприємства, але також дають змогу впровадити вдосконалену структуровану систему, якщо вона краще відповідає потребам підприємства.
Елементи системи керування документами
Ефективне рішення з керування документами визначає такі параметри:
-
Типи документів та інший вміст, які можна створити в організації.
-
Шаблони для кожного типу документа.
-
Метадані для кожного типу документа.
-
Де зберігати документ на кожному етапі життєвого циклу.
-
Як керувати доступом до документа на кожному етапі життєвого циклу.
-
Переміщення документів у межах організації як учасників групи до створення, рецензування, затвердження, публікації та ліквідації.
SharePoint Foundation 2013 містить функції, які реалізували всі ці аспекти керування документами. SharePoint Server 2016 має такі самі функції, а також додає такі:
-
Які політики застосовуються до документів, щоб перевіряти дії, пов'язані з документом, а також належним чином зберігати або утримувати їх, а вміст, важливий для організації, захищено.
-
Способи обробки документів як корпоративних записів, які мають зберігатися відповідно до юридичних вимог і корпоративних рекомендацій.
Щоб інформаційні працівники легко впоратися з цими можливостями, не відходять від своїх звичних операцій і знайомих інструментів, програм у програмі система Microsoft Office, наприклад Microsoft Outlook і Word, також містять функції, які підтримують кожну стадію в життєвому циклі документа.
Процес планування
Процес планування керування документами складається з таких основних кроків:
-
Визначення ролей керування документами Переконайтеся, що ваші плани впроваджують відгуки основних зацікавлених сторін організації, ви маєте найкращу команду для реалізації рішення та знаєте, хто візьме участь у процесах керування документами.
-
Аналіз використання документів Визначивши, хто працює над документами, визначте типи документів, з яким вони працюють, і як вони їх використовують. Докладні відомості див. в SharePoint Server 2010.
-
Планування організації документів Документи можна впорядковувати в колекціях сайтів, на сайтах і в бібліотеках. SharePoint Server 2016 містить низку функцій, які дають змогу впорядковувати та зберігати документи: від спеціалізованих сайтів до відклеєних структурованих бібліотек документів для швидкого створення та спільної роботи над документами. Крім того, у бібліотеці можна впорядкувати вміст у папки та вкладені папки. Докладні відомості див. в документі Планування бібліотеки документів (SharePoint Server 2010).
-
Планування переміщення вмісту між розташуваннями Можливо, потрібно буде перемістити або скопіювати документ з одного сайту або бібліотеки до іншого на різних етапах життєвого циклу. Докладні відомості див. врозділіПланування потоку вмісту в бібліотеці документів (SharePoint Server 2010).
-
Планування типів вмісту Типи вмісту використовуються для впорядкування інформації про документи, як-от метаданих, шаблонів документів і процесів робочого циклу. Це важливий крок, який допоможе упорядкувати документи та забезпечити узгодженість у своїй організації. Докладні відомості див. в документі Тип вмісту та планування робочих циклів (SharePoint Server 2010).
-
Планування робочих циклів Планивши робочі цикли для організації, ви можете контролювати та відстежувати переміщення документів від одного учасника команди до іншого в процесі співпраці учасників протягом життєвого циклу документа. SharePoint Server 2016 містить робочі цикли для поширених завдань групи, як-от рецензування та затвердження документів. SharePoint Server 2016 також підтримує створення та інсталяцію настроюваних робочих циклів. Докладні відомості див. в документі Тип вмісту та планування робочих циклів (SharePoint Server 2010).
-
Планування керування вмістом Ви можете спланувати відповідний ступінь керування, що базується на типі вмісту або розташуванні сховища. Наприклад, перш ніж їх можна буде редагувати, може знадобитись узяти документи на редагування в певній бібліотеці. Докладні відомості див. в цій SharePoint: Керування версіями, затвердження вмісту та узя на редагування (SharePoint Server 2010).
-
Політики планування Для кожного типу вмісту плануйте політики керування даними, щоб переконатися, що документи перевірено, зберігаються та іншим чином обробляються відповідно до вимог установи та юридичної організації. SharePoint Server 2016 включає політики, які реалізує перевірку, збереження документів і штрих-коди (щоб переконатися, що надрукований вміст можна узгоджувати з відповідними електронними версіями). Докладні відомості див. в документі Планування політики керування даними (SharePoint Server 2010).
Примітка.: Політики недоступні в SharePoint Foundation 2013.
