Планування наборів документів на сервері SharePoint Server

Відомості про набори документів

Набори документів – це функція в SharePoint Server 2016, яка дає змогу організації керувати одним кінцевими результатами або робочим продуктом, який може містити кілька документів або файлів. Набір документів – це особливий тип папки, яка об'єднує унікальні атрибути набору документів, атрибути та поведінку папок і документів, а також дає змогу керувати всіма аспектами роботи продукту, метаданими та об'єктної моделі.

Для команд і користувачів в багатьох організаціях, набір документів або продукт для роботи, необхідний для кращого керування проектом або кінцевими результатами. Наприклад, щоб Юридична група могла збирати, створювати та керувати різноманітними документами, фотографіями та звуковими файлами, пов'язаними з певним інцидентом. Щоб створити запит на пропозицію (RFP) для потенційного клієнта, Група збуту може знадобитися компіляцію документів із різних джерел. Набори документів надають ці команди та користувачам можливість керувати цими наборами документів як єдиною колекцією, кінцевими результатами або робочим продуктом. Власники набору документів можуть створювати спеціальну сторінку привітання, у якій можна відобразити пункти, включені та важливі відомості про роботу продукту.

У SharePoint Server 2016 організації, які потрібно створити, і керувати наборами документів послідовно, можна настроїти тип вмісту набору документів для кожного робочого продукту, який вони зазвичай створюють. Тип вмісту "набір документів" може визначати затверджені типи вмісту, атрибути, значення за замовчуванням, стовпці, робочі цикли та політики. Додаткові типи вмісту набору документів можна створити з батьківського типу вмісту, кожне успадкування властивостей і параметрів від типу вмісту "батьківський набір документів". Після додавання типу вмісту до бібліотеки користувачі можуть створити набір документів, який успадковує атрибути типу вмісту "набір документів" за допомогою команди " створити ". Тип вмісту "набір документів" надає додаткові параметри, які дають змогу визначати дозволені типи вмісту, вміст за замовчуванням, спільні стовпці, сторінки привітання та подання сторінки привітання за замовчуванням.

Докладні відомості про типи вмісту наведено в статті планування типів вмісту та робочих циклів (SharePoint Server 2010).

Докладні відомості про створення наборів документів і керування ними в SharePoint Server 2016 наведено в статті створення та настроювання нового типу вмісту набору документів у довідці SharePoint Server 2016.

Адміністрування наборів документів

Набори документів у SharePoint Server 2016 мають багато однакових атрибутів і властивостей, як папки. Однак є кілька важливих міркувань, які слід враховувати під час планування рішення для набору документів.

• Немає обмеження на кількість документів, які можуть існувати в сукупності документів. Однак, відображення часу завантаження може бути обмежено граничне значення подання списку, яке за замовчуванням настроєно на елемент 5 000. Папки дозволено в наборах документів, але переходи метаданих не можна використовувати в сукупності документів. Тому важливо враховувати можливість перевищення порогів подання списку та проблем із оформленням, коли ви визначаєте кількість об'єктів, які мають існувати в сукупності документів. Крім того, якщо ви використовуєте функцію " перемістити до " з набором документів, сума для всіх документів у наборі документів не може перевищувати 50 МБ. Для колекції або робочого продукту з дуже великою кількістю позицій, структура папки в бібліотеці документів може бути найкращим рішенням.

• Немає обмеження на кількість наборів документів, які можуть існувати в бібліотеці документів. Однак кількість наборів документів, які можуть відображатися у списках, буде обмежено граничне значення подання списку.

• Під час використання спільних метаданих, якщо в сукупності документів є понад 10 одиниць, які використовують спільні метадані в набору, оновлення метаданих запускатимуться за допомогою завдання таймера кожні 15 хвилин. Наприклад, якщо у вас є 10 документів у верхньому рівні бібліотеки, а один документ у комплекті з документом, що містить спільні метадані, час завдання не виконуватиметься. Але якщо додати ще один набір документів із 9 іншими документами, завдання таймера виконуватиметься.

• Коли ви використовуєте маршрутизацію набору документів, набори документів, які надходять до організатора вмісту, залишаться в розкривному бібліотеці та переміщуються до відповідного розташування за допомогою завдання таймера «Організатор вмісту», який за замовчуванням працює щодня.

Щоб використовувати набори документів у колекції сайтів, потрібно ввімкнути функцію набори документів.

Увімкнення функції наборів документів для колекції сайтів

1. На сторінці " Параметри сайту " в розділі адміністрування колекції сайтіввиберіть пункт функції колекції сайтів.

2. На сторінці " функції " для наборів документівнатисніть кнопку активувати.

Після ввімкнення функції наборів документів можна створити типи вмісту для набору документів.

Планування типів вмісту для набору документів

Ви можете планувати типи вмісту набору документів для вирішення за допомогою аркуша аналізу використання документів, який можна виконати за допомогою статті визначити користувачів і аналізувати використання документів у службі SharePoint 2013. Ви можете використовувати аркуш типів вмісту (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409), щоб записати свої рішення про кожний новий тип вмісту набору документів, який використовуватиметься у вашому рішенні.

Планування типів вмісту для набору документів за допомогою аркуша типу вмісту

1. Введіть набір документів у полі тип вмісту    на аркуші тип вмісту.

2. Введіть URL-адресу сайту, на якому буде визначено тип вмісту "набір нових документів". Зверніть увагу, що типи вмісту доступні на сайті, у якому їх визначено та на всіх сайтах нижче цього сайту.

3. Визначення батьківського типу вмісту    У полі батьківський тип    вмісту на аркуші тип вмісту введіть батьківський тип вмісту набору документів. Це буде або основним типом вмісту набору документів або настроюваним типом вмісту набору документів, який ви вже запланували.

4. Визначення параметрів набору документів    Визначте, а потім укажіть наведені нижче параметри набору документів на аркуші тип вмісту:

   1. Визначення дозволених типів вмісту    Укажіть типи вмісту за замовчуванням, які буде дозволено в цьому типі вмісту набору документів.

   2. Визначення вмісту за замовчуванням    Якщо тип вмісту "набір документів", який створюється, буде настроєно для автоматичного створення вмісту за замовчуванням під час створення нового екземпляра набору документів, можна додавати файли до набору документів уручну. Можна додати лише файли дозволених типів вмісту для набору документів.

   3. Визначення спільних стовпців    Визначення значень стовпців для набору документів має бути автоматично синхронізовано з усіма документами, які містяться в цій сукупності.

   4. Визначення стовпців сторінки привітання    Укажіть, які стовпці слід показувати на сторінці привітання для кожного набору документів.

   5. Визначення подання сторінки привітання    Укажіть подання для відображення вмісту набору документів на сторінці привітання.

5. Визначення порядку стовпців і стовпців    У таблиці " план    " на аркуші "тип вмісту" виконайте такі дії:

   1. Введіть кожен стовпець, успадкований від батьківського типу вмісту. У стовпці новий?    введіть ні для кожного запису.

   2. Для кожного додаткового стовпця введіть ім'я попередньо визначеного стовпця або стовпця, який буде створено. Укажіть імена додаткових стовпців, їх типів і вкажіть, чи вони нові.

6. У розділі шаблон плану    на аркуші введіть немає.

7. Визначення робочих циклів    Якщо наявний робочий цикл, що відповідає типу вмісту "набір документів", можна пов'язати його з типом вмісту. Робочий цикл може бути ініційовано в будь-якому елементі списку цього типу вмісту. Щоб отримати повну дискусію з планування робочого циклу, перегляньте статтю планування робочих циклів. Після перегляду робочих циклів і визначення робочих циклів, введіть кожен робочий цикл, який потрібно пов'язати з типом вмісту в таблиці " план    робочого циклу" на аркуші типу вмісту. Якщо робочий цикл не успадковується від батьківського типу вмісту, введіть ці відомості в новому стовпці ?    .

8. Визначення політики    Політика – це набір правил для певного вмісту; функції політики дають відомості про кожне правило, наприклад, чи можна друкувати елементи типу вмісту, або які дії з елементом мають бути перевірені. Докладні відомості про планування політики наведено в статті планування політики керування даними на сервері SharePoint Server 2013. Після перевірки політики та визначення функцій політики та шаблонів політики в розділі план політики    на аркуші тип вмісту виконайте наведені нижче дії.

   1. Якщо батьківський тип вмісту має настройки політики, вони застосовуватимуться до нового типу вмісту. Це гарантує, що політики, після їх встановлення, застосовуються в усіх відповідних типах вмісту. Якщо поточний тип вмісту успадковуючи параметри політики від батьківського типу, у розділі план політики    на аркуші тип вмісту відповідь на запитання "чи Yes є політика, визначена в батьківському типі вмісту?".

   2. Якщо поточний тип вмісту успадковуватиме політику на основі батьківського типу вмісту, у полі записати ім'я політики    в розділі план політики    введіть ім'я шаблону політики. Так само, якщо поточний тип вмісту не успадкує політику, і потрібно застосувати шаблон політики, у полі записати ім'я політики    у розділі план політики    введіть ім'я шаблону політики.

   3. Якщо поточний тип вмісту успадковуючи одну або кілька окремих функцій політики від батьківського типу вмісту, введіть кожну функцію політики в таблиці функцій    у розділі план політики    на аркуші. І навпаки, якщо поточний тип вмісту не успадкує політику і потрібно пов'язати функції політики з поточним типом вмісту, введіть ці функції політики в таблиці функцій    . Зверніть увагу, що ви не можете пов'язати як окремі функції політики, так і політику за іменем до типу вмісту.

Аркушів

Щоб записати інформацію, обговорену в цій статті, використовуйте наведені нижче аркуші.

• Аркуш типу вмісту (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Аналізувати аркуш використання документів (http://Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)