Резюме Дізнайтеся, як інтегрувати типи вмісту та робочі цикли в рішення для керування документами у службі SharePoint 2013.
У цій статті наведено типи вмісту й робочі цикли та описано, як планувати їх інтегрувати в SharePoint Server 2016 рішення для керування документами. Тип вмісту – це колекція багаторазового використання метаданих (стовпців), робочого циклу, поведінки та інших параметрів для категорії товарів або документів у списку SharePoint Server 2016 або бібліотеці документів. Типи вмісту дають змогу керувати настройками для категорії інформації в централізованому та багаторазовий спосіб. Робочий цикл дає змогу вкладати в SharePoint Server 2016 елементи бізнес-процесів.
У цій статті:
Перш ніж використовувати аркуш типу вмісту та планування робочого циклу (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878), який містить цю статтю, щоб планувати типи вмісту та робочі цикли, переконайтеся, що ви прочитали користувачів і аналізуєте використання документів у службі SharePoint 2013 і завершили "аналізувати використання документів", а також аркуші "учасники документа", пов'язані з цією статтею.
Огляд типів вмісту
Тип вмісту визначає атрибути елемента списку, документа або папки. Для кожного типу вмісту можна вказати наведені нижче дії.
-
Властивості, які потрібно пов'язати з елементами його типу.
-
Метадані, які потрібно пов'язати з елементами його типу.
-
Робочі цикли, які можна запустити з елемента його типу.
-
Політики керування даними, які потрібно пов'язати з елементами його типу.
-
Шаблони документів (для типів вмісту документів).
-
Додаткові функції.
Тип вмісту можна зв'язати зі списком або бібліотекою. Після цього ви зазначте, що список або бібліотека можуть містити елементи цього типу вмісту, а також про те, що нова команда в цьому списку або бібліотеці надасть користувачам змогу створювати нові елементи цього типу.
Примітка.: Ви також можете пов'язати властивості, робочі цикли, політики та шаблони безпосередньо зі списком або бібліотекою. Проте це може обмежувати ці зв'язки до списку або бібліотеки та не є багаторазове для повторного використання. У SharePoint Server 2016 робочі цикли на рівні сайту можна пов'язати з кількома списками або бібліотеками.
Бібліотеки документів і списки можуть містити кілька типів вмісту. Наприклад, бібліотека може містити документи та графіку, пов'язані з проектом. Якщо список або бібліотека містить кілька типів вмісту, виконайте наведені нижче дії.
-
За замовчуванням команда " створити " в цьому списку або бібліотеці дає змогу користувачам вибрати всі доступні типи вмісту під час створення нового елемента. Власники типів вмісту можуть настроїти нову команду для відображення лише певних типів вмісту.
-
Відобразяться стовпці, пов'язані з усіма доступними типами вмісту.
Ви можете визначити спеціальні типи вмісту в колекції типів вмісту сайту. Настроюваний тип вмісту має бути отримано безпосередньо або опосередковано від основного типу вмісту, наприклад документа або елемента. Після того як його визначено на сайті, настроюваний тип вмісту доступний на цьому сайті та на всіх сайтах нижче цього сайту. Щоб зробити тип вмісту найширше доступним для всієї колекції сайтів, визначте її в колекції типів вмісту на сайті верхнього рівня. У SharePoint Server 2016 можна також створити настроюваний тип вмісту в концентратора типу вмісту, який визначено в екземплярі служби керованих метаданих. Коли його створено в центрі типу вмісту, тип вмісту буде доступний для інших колекцій сайтів, які входять до складу веб-застосунків, пов'язаних із екземпляром служби керованих метаданих.
Примітка.: Служба керованих метаданих і концентратор типів вмісту недоступні в SharePoint Foundation 2013.
Наприклад, якщо в організації використовується певний шаблон контракту, у колекції типів вмісту на сайті верхнього рівня в колекцію сайтів можна створити тип вмісту, який визначає метадані для цієї угоди, шаблон контракту та робочі цикли, які потрібно переглянути та завершити сервісний договір. Потім будь-яка бібліотека документів у колекції сайтів, до якої ви пов'язуєте тип вмісту сервісного договору, міститиме усі ці функції та дасть змогу авторам створювати нові контракти на основі шаблону.
На веб-сайтах, які базуються на SharePoint Server 2016, кожен елемент списку або бібліотеки, наприклад контакт, завдання або документ, має відповідний основний тип вмісту в колекції типів вмісту сайту. Під час планування типів вмісту ви можете використовувати ці основні визначення типів вмісту як початкові точки, а також створювати нові типи вмісту для наявних за потреби.
Типи вмісту впорядковуються в ієрархії, що дає змогу один тип вмісту успадковувати її характеристики з іншого типу вмісту. Ця спадковість дає змогу використовувати класи документів для надання спільного доступу до характеристик в організації та дає змогу командам настроювати ці характеристики для певних сайтів або списків.
Наприклад, для всіх кінцевих документів користувача на підприємстві може знадобитися набір метаданих, наприклад номер облікового запису, номер проекту та Диспетчер проектів. Створюючи тип вмісту верхнього рівня для клієнтів, з якого успадковуються всі інші типи документів-кінцевих користувачів, переконайтеся, що необхідні відомості, наприклад номери облікових записів і номери проектів, буде пов'язано з усіма варіантами клієнтів-кінцевих документів у вашій організації. Зверніть увагу, що якщо власник типу вмісту додає інший обов'язковий стовпець до типу вмісту "кінцевий вміст" клієнта, власник типу вмісту може поширювати зміни до всіх типів вмісту, які успадковують від неї, і додати новий стовпець до всіх документів із кінцевих результатів клієнтів.
Інтеграція властивостей із Office 2016
У система Microsoft Office, коли користувач редагує документ із сервера керування документами SharePoint Server 2016, панель відомостей про документ відображається у верхній частині документа. На панелі відомостей про документ відобразиться редаговані форми властивостей документа на сервері.
SharePoint Server 2016 дає змогу налаштувати форму властивості для типу вмісту. Під час настроювання типу вмісту можна почати InfoPath 2016, що генерує форму властивостей за замовчуванням на основі властивостей типу вмісту. Форма за замовчуванням включає однакові елементи керування, макет і схему, які InfoPath 2016 використовувати, якщо не було визначено настроювану форму. Ви можете настроїти та розгорнути форму, як і будь-який інший InfoPath 2016 формі. Наприклад, можна додати до форми емблему компанії, шрифти та колірну схему; підключіть його до настроюваного джерела даних; Додавання умовної логіки; та конструктивні функції форм, доступні для користувачів на основі їхніх ролей.
Окрім властивостей редагування на панелі відомостей про документ, автори, які використовують Word 2016, можуть вставляти властивості, визначені на сервері, до своїх документів. Наприклад, якщо властивості документа містять ім'я керівника проекту, це ім'я можна вставити на сторінку заголовка, нижній колонтитул або будь-яке інше ім'я, яке використовується в документі. Якщо проект призначено новому керівнику проекту, властивість диспетчера проектів можна оновити на сервері керування документами. Це оновлене ім'я диспетчера проектів буде відображено в кожному екземплярі цієї властивості, вставленому в документ.
Використання метаданих із типами вмісту
Метадані – це відомості про документ, який використовується для категоризації та класифікації вмісту. Метадані зв'язано з типом вмісту як стовпець. Метадані можуть надавати контекстну інформацію про документ, пов'язуючи її з автором, темою, аудиторією, мовою тощо. На відміну від властивостей, метадані зберігаються як стовпці та можна індексувати та шукати за допомогою пошукової системи SharePoint.
Метадані, додані на рівні колекції сайтів, можна пов'язати з типами вмісту. Використовуючи метадані з типами вмісту, усі пізніші типи вмісту можуть успадковувати деякі або всі метадані від батьківського типу вмісту на рівні колекції сайтів. Додаткові метадані можна додавати на нижчому рівні, наприклад в одному документі.
Шаблони стовпців
Кожний елемент метаданих, пов'язаний із типом вмісту, – це стовпець, який є розташуванням у списку для зберігання інформації. Списки або бібліотеки часто відображаються графічно, як стовпці інформації. Однак, залежно від подання, пов'язаного зі списком, стовпці можуть відображатися в інших формах, як-от дні в календарі. У формах, пов'язаних із списком або бібліотекою, стовпці відображаються як поля.
Ви можете визначати стовпці для використання в кількох типах вмісту. Для цього створіть їх у колекції шаблонів стовпців. На кожному веб-сайті колекції сайтів є колекція шаблонів стовпців. Як і типи вмісту, стовпці, визначені в колекції шаблонів стовпців сайту, доступні на цьому сайті та на всіх сайтах під ним.
Типи вмісту папки
Типи вмісту папки визначають метадані, пов'язані з папкою в списку або бібліотеці. Якщо ви застосовуєте тип вмісту папки до списку або бібліотеки, нова команда в цьому списку або бібліотеці міститиме тип вмісту папки, що дає змогу користувачам створювати папки цього типу.
Ви можете визначати подання у списку або бібліотеці, доступних лише в папках певного типу вмісту. Це зручно, якщо потрібно, щоб папка могла містити певний тип документа, і ви хочете, щоб у цій папці відображалися лише стовпці, які відповідають типу документа, що міститься в цій папці.
За допомогою Продукти SharePoint об'єктної моделі можна настроїти нову команду для типу вмісту папки, щоб коли користувач створив нову папку цього типу, папка заповнюється кількома файлами та документами на основі шаблонів, які зберігаються на сервері. Це корисно, наприклад, для реалізації складеного типу документа, який вимагає кілька файлів, щоб внести свій внесок в один документ кінцевих результатів.
Набори документів – це функція в SharePoint Server 2016, яка дає змогу використовувати Office 2016 для керування кінцевими результатами, які охоплюють кілька документів. Набори документів – це особливі типи папок, які використовуються для керування одним кінцевими результатами або робочими продуктами, які можуть містити кілька документів у кількох розташуваннях. Ви створюєте набори документів за допомогою розширюваних шаблонів, які надаються SharePoint Server 2016. Крім того, можна настроїти шаблони набору документів для відображення робочих продуктів, які відповідають вашій організації. Набори документів також містять елемент керування версіями, який дає змогу записати стан повного набору документів в різних точках у своєму життєвому циклі. Докладні відомості про набори документів наведено в статті планування наборів документів (SharePoint Server 2010).
Планування типів вмісту документа
Перший етап планування типів вмісту документа – перевірка кожного типу документа, перерахованого на аркуші аналізу використання документів (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873), щоб визначити, чи працюватиме наявний тип вмісту для такого типу документа. Кожний тип вмісту документа має успадковувати свої параметри безпосередньо від типу вмісту основного документа або від типу вмісту, який походить від типу вмісту документа. Це гарантує, що основні стовпці для типів документів, як-от заголовок і створено, присутні, а також можна пов'язати шаблон із типом вмісту. Якщо основний тип вмісту (наприклад, "документ") достатньо, введіть ім'я типу вмісту в стовпці тип вмісту на аркуші "аналізувати використання документів".
Примітка.: Підтримувані основні типи вмісту не містять PDF-файлів.
Щоб отримати відомості про те, як змінити основні типи вмісту, завантажте білу книгу "посібник з редагування попередньо визначених типів вмісту та стовпців сайту" (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Типи вмісту списку планів
До елементів типу вмісту списку належать стовпці метаданих, пов'язаних із типом вмісту та робочими циклами, які можна запускати з елементами цього типу вмісту. Використовуйте тип вмісту списку, щоб визначити тип елемента списку, який є унікальним для вашого рішення. Наприклад, у рішенні центру обслуговування клієнтів, у якому фахівці служби підтримки досліджують та розв'яже технічні проблеми клієнтів, тип вмісту списку можна використовувати для стандартизувати дані для кожної події підтримки та відстежувати інцидент за допомогою робочого циклу.
Планування робочих циклів
Робочі цикли реалізують бізнес-процеси з документами, веб-сторінками, формами та елементами списку в SharePoint Server 2016. Їх можна пов'язати з бібліотеками, списками або типами вмісту.
У поданні керування документами використання робочих циклів для маршрутизації документів від людини до особи, щоб вони могли виконувати свої завдання керування документами, як-от рецензування документів, затвердження їх публікації або керування їх ліквідації. Крім того, використовуйте спеціальні робочі цикли, щоб перенести документи з одного сайту або бібліотеки до іншої. Наприклад, можна створити робочий цикл, щоб скопіювати документ з одного сайту на інший, коли документ заплановано на Архівний.
SharePoint Server 2016 включає Трьохетапний робочий цикл, за допомогою якого можна керувати бізнес-процесами, які відстежують стан елемента через три стани або фази. SharePoint Server 2016 також включає наведені нижче робочі цикли, які стосуються потреб керування документами.
-
Збирання відгуків. Надсилає документ на рецензування.
-
Затвердження. Надсилає документ для затвердження, часто як передумова публікування.
-
Розпорядження Керує терміном дії та ліквідації документів.
-
Збирання підписів. Спрямовує документ для підписів.
Зв'яжіть робочий цикл із типом вмісту, коли потрібно зробити цей робочий цикл доступним, коли використовується цей тип вмісту. Наприклад, тип вмісту замовлення на придбання може вимагати схвалення керівником, перш ніж можна буде завершити транзакцію. Щоб переконатися, що робочий цикл затвердження завжди доступний, коли розпочато замовлення на придбання, створіть тип вмісту замовлення на придбання та зв'яжіть робочий цикл затвердження з ним. Потім додайте тип вмісту замовлення до будь-яких бібліотек документів, у яких буде зберігатися замовлення на придбання.
Щоб планувати робочі цикли для рішення керування документами, Проаналізуйте кожний тип вмісту документа, який потрібно реалізувати, і визначте бізнес-процеси, які мають бути доступні для роботи з вмістом цього типу. Потім визначте робочі цикли, які потрібно буде зробити доступним для цього вмісту.
Нижче наведено зразок таблиці, у якій аналізується робочі цикли для типу вмісту сервісного договору.
|
Процес сервісного договору |
Робочий цикл контракту |
|---|---|
|
Перегляд чернеток. |
Збирання відгуків |
|
Отримайте схвалення від керівника та юридичного юрисконсульта. |
Затвердження. |
|
Вирішення проблем із відкритими. |
Відстеження проблем |
|
Отримання підписів. |
Збирання підписів |
Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю робочий цикл у службі SharePoint 2013.
Аркуш
Щоб записати інформацію, обговорену в цій статті, використовуйте наведений нижче аркуш.
-
Аркуш типів вмісту та планування робочого циклу (https://Go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
