Підготовка джерела даних Excel до злиття у Word

Новіша версія Windows Office 2013-2010 macOS

Ви створили список контактів та інших даних, які потрібно використовувати для злиття у Word. Якщо джерелом даних слугує наявна електронна таблиця Excel, вам достатньо просто підготувати дані до злиття. Але якщо джерело даних – це розділений символами табуляції (TXT) або файлом з роздільниками-комами (CSV), спочатку потрібно імпортувати дані в Excel, а потім підготувати його до злиття.

Крок 1. Настроювання джерела даних в Excel

Якщо ви використовуєте електронну таблицю Excel як джерело даних для злиття в Word, пропустіть цей крок. Якщо джерело даних – txt або CSV-файл, скористайтеся майстром імпорту тексту, щоб настроїти дані в Excel.

Імпортувавши TXT- або CSV-файл, перейдіть до кроку 2.

  1. Відкрийте програму Excel.

  2. Перейдіть до > даних із тексту або CSV.

    Виділення тексту або CSV на вкладці "дані"

  3. Виберіть потрібний файл txt або CSV, а потім натисніть кнопку Імпорт.

  4. У вікні "зразок" натисніть кнопку " трансформувати дані".

  5. Виберіть поштовий індекс, поштовий індекс або інший стовпець, який потрібно відформатувати.

  6. Перейдіть до кнопки трансформувати > тип даних: і виберіть пункт текст.

    Вікно надбудови Power Query з вибраним текстом

  7. Виберіть команду Замінити поточний.

  8. Повторіть кроки 5-7 за потреби.

  9. Натисніть кнопку закрити & завантажити.

  10. Перейдіть на сторінку файл > зберегти як і збережіть як з іншим ім'ям.

  1. Відкрийте програму Excel.

  2. Excel 2016    Перехід до даних > отримання зовнішніх даних > з тексту.

    На вкладці "Дані" виділено параметр "З тексту".

  3. Виберіть потрібний файл txt або CSV, а потім натисніть кнопку Імпорт.

  4. У майстрі імпорту тексту в області Формат вихідних даних виберіть параметр з роздільниками.

    Отримання зовнішніх даних із тексту в Excel, майстер імпорту тексту, крок 1 із 3.

  5. Виберіть мої дані мають заголовки над областю попереднього подання, якщо файл містить заголовки, а потім натисніть кнопку Далі.

  6. В області роздільники встановіть прапорець, який відповідає роздільником (наприклад, на вкладці або кома), який використовує дані, а потім натисніть кнопку Далі.

    У майстрі імпорту тексту виділено розділ "Роздільники".

  7. В області Зразок аналізу даних виберіть стовпець, що містить поштові індекси, а потім у списку Формат даних стовпця виберіть параметр текстовий.

    У майстрі імпорту тексту в розділі "Формат даних стовпця" виділено параметр "текстовий".

    Примітка.: Щоразу, коли ви застосовуєте до стовпця формат ("загальний", "текстовий" або "дата"), у його заголовку відображається назва формату.

  8. За потреби повторіть крок 7, вибравши стовпець, який необхідно змінити, і потрібний формат даних.

  9. Натисніть кнопку Готово.

  10. У діалоговому вікні Імпорт даних прийміть стандартне значення (Наявний аркуш) і координати клітинки, а потім натисніть кнопку OK.

    У діалоговому вікні "Імпорт даних" виберіть, куди слід помістити дані – на наявний аркуш (за замовчуванням) чи на новий.

    Увага!: У діалоговому вікні Імпорт даних указано координати поточної виділеної клітинки. Дані імпортуються, починаючи з неї.

  11. Збережіть електронну таблицю з новим ім’ям файлу.

Крок 2. Підготовка джерела даних

У джерелі даних Excel, яке потрібно використовувати як список розсилки для злиття у Word, перевірте правильність форматування стовпців із числовими даними. Застосуйте до стовпців із числами відповідний формат, наприклад "грошовий".

Пам’ятайте: якщо вибрати відсотковий формат, значення клітинок помножиться на 100. Щоб уникнути цього, відформатуйте стовпець із відсотковими значеннями як текст.

ПОШТОВІ коди або поштові індекси повинні бути відформатовані як текст, щоб зберегти дані під час злиття. Якщо ви не виконали імпортування, відформатуйте її зараз. Початкові нулі, наприклад в індексі 00399, зникнуть під час злиття, якщо значення не відформатовано як текст.

  1. Виберіть стовпець, який містить поштові індекси, поштові індекси або інші дані, які потрібно відформатувати.

  2. Перейдіть на вкладку основне, а потім у групі число клацніть стрілку розкривного списку числові формати , а потім виберіть потрібний параметр у списку (наприклад, текст).

    У програмі Excel на вкладці "Основне" в групі "Число" клацніть стрілку вниз у списку з надписом "Загальний" і виберіть числовий формат.

Не забудьте додати відповідний символ перед полем злиття або після нього. Ось так, наприклад, виглядатимуть грошові й відсоткові значення, якщо не додати символи:

Результат злиття: "ваш внесок у розмірі 50,00" і "запропонувати вам знижку в розмірі 20".

Якщо додати символи, значення чисел стануть зрозумілішими.

Результат злиття: "ваш внесок у розмірі $50,00" і "запропонувати вам знижку в розмірі 20 %".

У документі злиття можна додати символи до та після поля злиття таким чином:

Зразок документа злиття, у якому полю "Пожертва" передує знак долара, а за полем "Відсоток" слідує знак відсотка.

Див. також

Основний крок у Word процесу злиття – настроювання та підготовка джерела даних. Ви можете використовувати наявне Excel джерело даних або створити новий, імпортуючи файл із роздільниками-комами (TXT) або з роздільниками-комами (CSV). Налаштувавши джерело даних, ви можете виконати злиття, використовуючи Динамічний обмін даними (DDE), за допомогою майстра злиття, а також за допомогою методу злиття вручну.

Якщо ви не використовуєте наявне Excel джерела даних для злиття, ви можете використовувати список контактів або адресну книгу у файлі txt або CSV. Майстер імпорту тексту допомагає виконати кроки, щоб отримати дані, які у файлі txt або CSV в Excel.

  1. Відкрийте програму Excel.

  2. На вкладці дані виберіть пункт з тексту або CSV.

  3. Виберіть потрібний файл txt або CSV, а потім натисніть кнопку Імпорт.

  4. У майстрі імпорту тексту в області Формат вихідних даних виберіть параметр з роздільниками.

    Отримання зовнішніх даних із тексту в Excel, майстер імпорту тексту, крок 1 із 3.

  5. Установіть прапорець Мої дані із заголовками над областю Попередній перегляд, якщо імпортований файл містить заголовки, і натисніть кнопку Далі.

  6. В області Роздільники встановіть прапорець, що відповідає роздільнику у ваших даних (наприклад, "знак табуляції" або "кома"), і натисніть кнопку Далі.

    У майстрі імпорту тексту виділено розділ "Роздільники".

    Порада.: В області Зразок аналізу даних показано, як виглядатимуть результати в таблиці.

  7. В області Зразок аналізу даних виберіть стовпець, що містить поштові індекси, а потім у списку Формат даних стовпця виберіть параметр текстовий.

    У майстрі імпорту тексту в розділі "Формат даних стовпця" виділено параметр "текстовий".

    Примітки.: 

    • Доступні формати – загальні, тексті дата. Щоразу, коли ви застосовуєте формат даних до стовпця, ім'я формату відображається в заголовку таблиці для цього стовпця.

    • Стовпець, що містить числові дані, наприклад відсоток або значення грошової одиниці, наприклад, можна форматувати лише після імпорту файлу. У підрозділі "формат числових даних у Excel " слід отримати докладні відомості.

  8. За потреби повторіть крок 7, вибравши стовпець, який необхідно змінити, і потрібний формат даних.

  9. Натисніть кнопку Готово.

  10. У діалоговому вікні Імпорт даних прийміть стандартне значення (Наявний аркуш) і координати клітинки, а потім натисніть кнопку OK.

    У діалоговому вікні "Імпорт даних" виберіть, куди слід помістити дані – на наявний аркуш (за замовчуванням) чи на новий.

    Увага!: У діалоговому вікні Імпорт даних указано координати поточної виділеної клітинки. Дані імпортуються, починаючи з неї.

  11. Після цього збережіть джерело даних за допомогою нового імені файлу.

Форматування числових даних у Excel

Відформатуйте всі числові дані, як-от відсотки або грошові значення в будь-якому новому або наявному джерелі даних у Excel, які ви збираєтеся використовувати в Word злиття. Щоб зберегти числові дані, відформатовані як відсотки або грошову одиницю під час злиття, дотримуйтеся вказівок у розділі "Крок 2: використання динамічного обміну даними (DDE) для злиття".

У джерелі даних Excel, яке потрібно використовувати як список розсилки для злиття у Word, перевірте правильність форматування стовпців із числовими даними. Застосуйте до стовпців із числами відповідний формат, наприклад "грошовий".

  1. Відкрийте Excel джерело даних.

  2. Виберіть стовпець, який потрібно відформатувати.

  3. На вкладці Основне в групі Число клацніть стрілку вниз у списку Числовий формат (у ньому відображається пункт "Загальний") і виберіть потрібний формат.

    У програмі Excel на вкладці "Основне" в групі "Число" клацніть стрілку вниз у списку з надписом "Загальний" і виберіть числовий формат.

  4. Повторіть кроки 2 та 3 за потреби.

  5. Після цього натисніть кнопку зберегти.

Якщо у вас є Excel джерело даних, що містить відформатовані числа, як-от відсотки та грошові значення, деякі числові дані можуть не зберігати форматування під час злиття. Ви отримаєте потрібні результати злиття та можете зберегти формат числових даних у Excel за допомогою DDE.

Формат даних Excel у порівнянні з полем "злиття" за допомогою або без використання динамічного обміну даними

Примітка.: Якщо ви вирішили не використовувати DDE, виконайте вказівки, наведені в розділі використання злиття, щоб надсилати повідомлення електронної пошти з розсилкою.

  1. Відкрийте Word, виберіть пункт файл > Параметри > Додатково.

  2. У розділі загальнівстановіть прапорець Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття.

    Параметр ''Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття''

  3. Натисніть OK.

  4. На вкладці розсилки натисніть кнопку розпочати злиття > крок за кроком майстер злиття повідомлень.

    У програмі Word на вкладці Розсилки натисніть кнопку Розпочати злиття, а потім виберіть майстер злиття за кроком.

  5. В області злиття в розділі вибір одержувачіввиберіть пункт використовувати наявний список.

    У програмі Word область завдань "злиття", яка відкривається, коли ви вибрали майстер злиття "крок за кроком" у групі "злиття"

  6. У розділі використання наявного спискунатисніть кнопку Огляд, а потім відкрийте відформатовану електронну таблицю.

  7. У діалоговому вікні підтвердження джерела даних установіть прапорець Показати все та виберіть пункт АРКУШІ MS Excel за допомогою DDE (*. xls) > OK.

    Діалогове вікно підтвердження джерела даних

  8. У діалоговому вікні Microsoft Excel виберіть усю таблицю > OK.

    Діалогове вікно ''Microsoft Excel'' у програмі Word

  9. Коли відкриється діалогове вікно Одержувачі злиття , натисніть кнопку OK.

    Діалогове вікно «Одержувачі злиття», у якому відображається вміст електронної таблиці Excel, яка використовується як джерело даних для списку розсилки

  10. Продовжуйте використання листа, повідомлення електронної пошти, етикеткиабо конверта .

Порада.: Під час кожного відкриття файлу даних можна заборонити відповідь на запит Word. Коли ви підключаєтеся до списку розсилки, перейдіть на вкладку файл > Параметри > Додатково. У розділі загальнізніміть прапорець Підтверджувати перетворення формату файлу під час відкриття .

Якщо ви створили список контактів у Excel електронній таблиці, важливо відформатувати будь-які поштові індекси або поштові індекси як текст, щоб уникнути втрати даних. Якщо ви імпортуєте в нову електронну таблицю будь-які контакти з текстового (TXT) або файлу значень із роздільниками-комами (CSV), майстер імпорту тексту може допомогти вам імпортувати та форматувати дані.

Крок 1: настроювання джерела даних у програмі Excel

Якщо ви вже використовуєте електронну таблицю Excel як джерело даних для злиття у програмі Word, перейдіть до кроку 2 в цій статті. Якщо джерело даних – txt або CSV-файл, який містить контакти Gmail, наприклад, скористайтеся майстром імпорту тексту, щоб настроїти дані вExcel.

  1. Відкрийте Excel, а потім на вкладці дані натисніть кнопку з тексту.

    On the Data tab, select From Text

  2. Виберіть потрібний файл CSV або TXT, а потім натисніть кнопку отримати дані.

  3. У майстрі імпорту текстунатисніть кнопку Далі.

  4. У роздільниківустановіть прапорець, що відповідає роздільником, який відокремлює кожний елемент даних (наприклад, клавіша табуляції або кома). Потім натисніть кнопку Далі.

    Порада.: У попередньому перегляді виділеної області даних показано, як виглядатимуть результати у форматі таблиці.


    Step 2 of the Text Import Wizard
     

  5. У попередньому перегляді вибраних данихвиберіть стовпець, який містить поштові індекси або поштові індекси. Потім у форматі Colcolumnвиберіть пункт текст.

    Text Import Wizard step 3
     

  6. Повторіть крок 5, якщо потрібно, виберіть стовпець, який потрібно змінити, і формат даних, який потрібно застосувати.

    Примітка.: Щоразу, коли ви застосовуєте формат даних до стовпця, ім'я формату відображається в заголовку таблиці для цього стовпця.

  7. Натисніть кнопку Готово.

  8. У діалоговому вікні Імпорт даних виберіть місце, де потрібно Excel помістити дані, а потім натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Збережіть електронну таблицю з новим ім’ям файлу.

Крок 2: форматування числових даних у електронній таблиці Excel

Щоб переконатися, що поштовий індекс або поштовий індекс проходять через злиття, не втрачаючи Нулі, відформатуйте стовпець, який містить ці коди як текст.

  1. Відкрийте електронну таблицю та виберіть стовпець, що містить поштові індекси або поштові індекси.

  2. На вкладці основне у полі Формат виберіть пункт текст.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Тепер ви можете використовувати ці дані для злиття.

Facebook LinkedIn Електронна пошта

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×