Добре розроблена база даних не лише забезпечує цілісність даних, але й легше підтримувати й оновлювати дані. База даних Access – це не файл у тому самому сенсі, що й документ Microsoft Word або набір слайдів Microsoft PowerPoint. Натомість, це колекція об'єктів ( таблиць, форм, звітів, запитів тощо), які мають працювати разом, щоб функціонувати належним чином.
Користувачі вводять дані переважно за допомогою елементів керування. Дії, які ви робите з заданим елементом керування, залежать від типу даних, наданого для базового поля таблиці, будь-яких властивостей, установлених для цього поля, і властивостей, установлених для елемента керування. Нарешті, радимо використовувати додаткові методи перевірки бази даних, стандартні значення, списки та підстановки, а також каскадні оновлення.
Докладні відомості про оновлення даних із точки зору користувача див. в статті Способи додавання, редагування та видалення записів.
У цій статті
Вплив структури бази даних на введення даних
Відомості, які зберігаються в базі даних, зберігаються в таблицях, які містять дані про певний предмет, наприклад активи або контакти. Кожен запис у таблиці містить відомості про один елемент, наприклад певний контакт. Запис складається з полів, таких як ім'я, адреса та номер телефону. Запис зазвичай називають рядком, а поле зазвичай називається стовпцем. Ці об'єкти мають дотримуватися набору принципів структури, або база даних працюватиме погано або взагалі не працюватиме. У свою чергу, ці принципи оформлення впливають на те, як ви вводите дані. Зверніть увагу на такі особливості:
-
Таблиці Усі дані в access зберігаються в одній або кількох таблицях. Кількість таблиць, які використовуються, залежить від структури та складності бази даних. Хоча дані можуть переглядатися у формі, звіті або результатах, які повертає запит, дані зберігаються лише в таблицях, а інші об'єкти бази даних – поверх цих таблиць. Кожна таблиця має базуватися на одній темі. Наприклад, таблиця службових контактних даних не має містити відомості про збут. Якщо це так, знайти та відредагувати правильну інформацію може бути складно, якщо це не неможливо.
-
Типи даних Зазвичай кожне з полів у таблиці приймає лише один тип даних. Наприклад, не можна зберігати нотатки в наборі полів для прийняття чисел. Якщо спробувати ввести текст у такому полі, Access відобразить повідомлення про помилку. Однак це не важке і швидке правило. Наприклад, можна зберігати числа (наприклад, поштові індекси) у полі з типом даних "Короткий текст", але обчислюється за цими даними, оскільки програма Access вважає це фрагментом тексту.
За деякими винятками поля в записі мають приймати лише одне значення. Наприклад, у поле адреси не можна ввести кілька адрес. Це на відміну від Програми Microsoft Excel, яка дає змогу вводити будь-яку кількість імен або адрес або зображень в одній клітинці, якщо ця клітинка не приймає дані обмеженого типу.
-
Багатозначні поля В Access передбачено функцію під назвою багатозначне поле, яка дає змогу вкладати кілька фрагментів даних до одного запису та створювати списки, які приймають кілька значень. Багатозначний список завжди можна визначити, оскільки поруч із кожним елементом списку відображається прапорець. Наприклад, до запису в базі даних можна вкласти накрус слайдів Microsoft PowerPoint і будь-яку кількість зображень. Ви також можете створити список імен і вибрати стільки з цих імен, скільки потрібно. Використання багатозначного поля може здатися таким, що порушує правила структури бази даних, оскільки в одному полі таблиці можна зберігати кілька записів. Але Access застосовує правила "за лаштунками", зберігаючи дані в спеціальних прихованих таблицях.
-
Використання форм Форми зазвичай створюються, коли потрібно спростити використання бази даних і забезпечити точне введення даних користувачами. Спосіб редагування даних у формі залежить від структури форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування, як-от списки, текстові поля, кнопки та навіть дані в табличному поданні. Так само кожен з елементів керування форми зчитує дані з поля базової таблиці або записує їх у неї.
Докладні відомості див. в статті Основи розробки баз даних і Створення таблиці та додавання полів.
Установлення значення за промовчанням для поля або елемента керування
Якщо велика кількість записів має однакове значення для певного поля, наприклад міста, країни чи регіону, можна заощадити час, установивши стандартне значення для елемента керування, прив'язаного до цього поля або самого поля. Коли ви відкриваєте форму або таблицю для створення нового запису, стандартне значення відображається в цьому елементі керування або полі.
У таблиці
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
У верхній частині подання виберіть поле.
-
У нижній частині подання перейдіть на вкладку Загальні .
-
Установіть для властивості Значення за промовчанням потрібне значення.
У формі
-
Відкрийте форму в режимі розмітки або конструктора.
-
Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, з яким потрібно працювати, і виберіть пункт Властивості.
-
На вкладці Дані встановіть для властивості Значення за промовчанням потрібне значення.
Використання правил перевірки для обмеження даних
Ви можете перевіряти дані в локальних базах даних Access під час їх введення за допомогою правил перевірки. Правила перевірки можна налаштувати у вікні табличного подання даних або в режимі конструктора для таблиці. Правила перевірки в Access поділяються на три типи:
-
Правило перевірки поля. За допомогою правила перевірки поля можна вказати умову, якій мають відповідати всі припустимі значення полів. Якщо поточне поле не використовується у функції, його не потрібно зазначати в правилі. Обмеження щодо типів символів, які можна вводити в поле, простіше налаштувати за допомогою маски вводу. Наприклад, для поля дати можна задати правило перевірки, яке забороняє вводити значення в минулому.
-
Правило перевірки запису За допомогою правила перевірки запису можна вказати умову, яку мають задовольняти всі припустимі записи. Правило перевірки запису дає змогу порівнювати значення в різних полях. Наприклад, запис із двома полями дат може вимагати, щоб значення одного поля завжди передували значенням іншого поля (наприклад, дата початку передує даті завершення).
-
Перевірка форми. Властивість Правило перевірки елемента керування у формі дає змогу задати умову, яку мають задовольняти всі значення, що вводяться в цьому елементі керування. Властивість Правило перевірки елемента керування працює подібно до правила перевірки поля. Зазвичай правило перевірки форми використовується замість правила перевірки поля, якщо правило стосується лише цієї форми, а не цілої таблиці (незалежно від місця його використання).
Докладні відомості див. в статті Обмеження введення даних за допомогою правил перевірки.
Робота зі списками значень і полями підстановки
В Access є два типи даних списку:
-
Списки значень Вони містять жорстко закодований набір значень, введених вручну. Значення розташовано у властивості Джерело рядків поля.
-
Поля підстановки Вони використовують запит для отримання значень з іншої таблиці. Властивість Джерело рядків поля містить запит, а не жорстко закодований список значень. Запит отримує значення з однієї або кількох таблиць у базі даних. За замовчуванням у полі підстановки ці значення відображаються у вигляді списку. Залежно від того, як ви налаштуєте поле підстановки, можна вибрати один або кілька елементів із цього списку.
Примітка. Поля підстановки можуть заплутати нових користувачів Access, оскільки список елементів відображається в одному розташуванні (список, який програма Access створює з даних у полі підстановки), але дані можуть міститися в іншому розташуванні (таблиці, яка містить дані).
За замовчуванням у програмі Access дані списку відображаються в елементі керування "поле зі списком", хоча можна вказати елемент керування "список". Відкриється поле зі списком для представлення списку, а потім закриється, коли ви зробите вибір. Список, навпаки, залишається відкритим у будь-який час.
Щоб редагувати списки, можна також виконати команду Редагувати елементи списку або відредагувати дані безпосередньо у властивості Джерело рядків вихідної таблиці. Якщо оновити дані в полі підстановки, вихідну таблицю буде оновлено.
Якщо властивість Тип джерела рядків у списку або полі зі списком має значення Список значень, ви можете редагувати список значень, коли форма відкрита в поданні форми, не переходячи в режим конструктора або макета, відкриваючи аркуш властивостей і редагуючи властивість Джерело рядків для елемента керування щоразу, коли потрібно вносити зміни до списку. Щоб змінити список значень, потрібно встановити для властивості Дозволити редагування списку значень для списку або поля зі списком значення Так.
Докладні відомості див. в статті Створення списку варіантів за допомогою списку або поля зі списком.
Заборона редагування списку значень у поданні форми
-
Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть конструктор або режим розмітки.
-
Клацніть елемент керування, щоб вибрати його, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.
-
На вкладці Дані аркуша властивостей установіть для властивості Дозволити редагування списку значень значення Ні.
-
Відкрийте вкладку Файл і виберіть команду Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S
Укажіть іншу форму для редагування списку значень
За замовчуванням Access надає вбудовану форму для редагування списку значень. Якщо у вас є інша форма, яку потрібно використовувати для цієї мети, ви можете ввести ім'я форми у властивості Форма редагування елементів списку , як описано нижче.
-
Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт Режим конструктора або Розмітка .
-
Клацніть елемент керування, щоб вибрати його, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.
-
На вкладці Дані аркуша властивостей клацніть стрілку розкривного списку в полі властивості Редагувати форму елементів списку .
-
Клацніть форму, яку потрібно використовувати для редагування списку значень.
-
Виберіть файл і натисніть кнопку Зберегти або натисніть клавіші Ctrl+S
Перевірка поля підстановки у формі
-
Відкрийте форму в режимі розмітки або конструктора.
-
Клацніть правою кнопкою миші список або елемент керування "поле зі списком" і виберіть пункт Властивості.
-
У вікні властивостей перейдіть на вкладку Усі та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків . Властивість Тип джерела рядків має містити список значень або таблицю/запит, а властивість Джерело рядків має містити список елементів, розділених крапкою з комою або запитом. Щоб збільшити місце, клацніть правою кнопкою миші властивість і виберіть масштаб або натисніть клавіші Shift+F2.
Зазвичай у списках значень використовується такий основний синтаксис: "елемент";"item";"елемент"
У цьому випадку список – це набір елементів, оточених подвійними лапками, розділених крапками з комою.
Вибіркові запити використовують цей основний синтаксис: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Ось ключовий момент, який слід пам'ятати: речення SELECT не повинні містити ім'я таблиці або запиту, хоча рекомендовано, і вони повинні містити ім'я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Тому завжди можна знайти вихідну таблицю або вихідний запит для поля підстановки, прочитавши речення FROM.
-
Виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Якщо використовується список значень, відредагуйте елементи в списку. Переконайтеся, що кожен елемент оточено подвійними лапками, і розділяйте кожен елемент крапкою з комою.
-
Якщо запит у списку підстановки посилається на інший запит, відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть конструктор). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до наступного кроку.
В іншому разі, якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, запишіть її ім'я та перейдіть до наступного кроку.
-
-
Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних і за потреби відредагуйте елементи списку.
Перевірка поля підстановки в таблиці
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
У верхній частині бланка запиту в стовпці Тип даних клацніть або розташуйте фокус на будь-якому полі Текст, Число або Так/Ні.
-
У нижній частині бланка таблиці перейдіть на вкладку Підстановка та перегляньте властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків .
Властивість Тип джерела рядків має читати список значень або таблицю або запит. Властивість Джерело рядків має містити список значень або запит.
Списки значень використовують цей основний синтаксис: "елемент";"item";"елемент"
У цьому випадку список – це набір елементів, оточених подвійними лапками, розділених крапками з комою.
Зазвичай для вибіркових запитів використовується такий базовий синтаксис: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].
У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Ось ключовий момент, який слід пам'ятати: речення SELECT не повинні містити ім'я таблиці або запиту, хоча рекомендовано, і вони повинні містити ім'я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Тому завжди можна знайти вихідну таблицю або вихідний запит для поля підстановки, прочитавши речення FROM.
-
Виконайте одну з наведених нижче дій.
-
Якщо використовується список значень, відредагуйте елементи в списку. Переконайтеся, що кожен елемент оточено подвійними лапками, і розділяйте кожен елемент крапкою з комою.
-
Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит, в області переходів відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і виберіть конструктор). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до наступного кроку.
В іншому разі, якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, запишіть її ім'я та перейдіть до наступного кроку.
-
-
Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних і за потреби відредагуйте елементи списку.
Видалення даних зі списку значень або поля підстановки
Елементи в списку значень містяться в тій самій таблиці, що містить інші значення в записі. На відміну від цього, дані в полі підстановки містяться в одній або кількох інших таблицях. Щоб видалити дані зі списку значень, відкрийте таблицю та відредагуйте елементи.
Видалення даних зі списку підстановки потребує додаткових кроків, які залежать від того, чи запит для списків підстановки отримує дані з іншої таблиці або іншого запиту. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з таблиці, визначте цю таблицю та поле з даними, які відображаються в списку. Після цього відкрийте вихідну таблицю та змініть дані в цьому полі. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з іншого запиту, відкрийте цей другий запит, знайдіть вихідні таблицю та поле, звідки другий запит отримує дані, а потім змініть значення в таблиці.
Видалення даних зі списку значень
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
У верхній частині конструктора виберіть поле таблиці, що містить список значень.
-
У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивість Джерело рядків.
За замовчуванням елементи в списку значень узято в подвійні лапки та розділено крапками з комою: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
-
За потреби видаліть елементи зі списку. Не забудьте видалити лапки для кожного видаленого елемента. Крім того, не лишайте крапку з комою на початку, не лишайте пусті пари крапок із комою (;;), нарешті, видаляючи останній елемент у списку, не лишайте крапку з комою в кінці.
Увага! Якщо ви видаляєте елемент зі списку значень, а записи в таблиці вже використовують цей видалений елемент, він лишається частиною запису, доки ви не зміните запис. Припустімо, що у вашої компанії є склад у місті А, але згодом вона продає цю будівлю. Якщо ви видалите "Місто А" зі списку складів, "Місто А" залишиться в таблиці, доки ви не зміните ці значення.
Видалення даних із поля підстановки
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
У верхній частині конструктора виберіть поле підстановки.
-
У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків.
Для властивості Тип джерела рядків має відображатися значення Таблиця/Запит, а властивість Джерело рядків має містити запит, який посилається на таблицю або інший запит. Запити для полів підстановки завжди починаються зі слова SELECT.
Зазвичай (але не завжди) вибірковий запит має такий основний синтаксис: SELECT [ім’я_таблиці_або_запиту].[ім’я_поля] FROM [].
У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю та поле в цій таблиці, а друге речення посилається лише на таблицю. Пам’ятайте: речення FROM завжди вказує ім’я вихідної таблиці або запиту. Речення SELECT не обов’язково містять ім’я таблиці або запиту, проте вони завжди містять ім’я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит.
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит, натисніть кнопку Побудувати (на вкладці Дані аркуша властивостей натисніть кнопку
-
Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, занотуйте ім’я таблиці та перейдіть до кроку 5.
-
-
Відкрийте вихідну таблицю у вікні табличного подання даних.
-
Знайдіть поле з даними, які використовуються в списку підстановки, а потім змініть дані.
Вплив типів даних на спосіб введення даних
Створюючи таблицю бази даних, ви вибираєте тип даних для кожного поля в цій таблиці– процес, який забезпечить точніше введення даних.
Перегляд типів даних
Виконайте одну з таких дій:
Використання вікна табличного подання даних
-
Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.
-
На вкладці Поля в групі Форматування погляньте на значення в списку Тип даних. Значення змінюється під час розміщення курсору в різних полях таблиці:
Використання режиму конструктора
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
Погляньте на сітку макета. У верхній частині сітки відображається ім'я та тип даних кожного поля таблиці.
Вплив типів даних на введення даних
Тип даних, установлений для кожного поля таблиці, забезпечує перший рівень контролю за типом даних, дозволеним у полі. У деяких випадках, наприклад у полі "Довгий текст", можна ввести будь-які потрібні дані. В інших випадках, наприклад у полі "Лічильник", параметр типу даних для поля не дає змогу взагалі ввести будь-яку інформацію. У таблиці нижче наведено типи даних, які Access надає, і описано, як вони впливають на введення даних.
Докладні відомості див. в статті Типи даних для настільних баз даних Access і Змінення або змінення параметра типу даних для поля.
|
Тип даних |
Вплив на введення даних |
|---|---|
|
Короткий текст Зверніть увагу, що, починаючи з версії Access 2013, тип даних "Текст" називається Короткий текст. |
Поля "Короткий текст" приймають текстові або числові символи, включно з розділеними списками елементів. Текстове поле приймає менше символів, ніж поле "Довгий текст" – від 0 до 255 символів. У деяких випадках за допомогою функцій перетворення можна виконувати обчислення даних у полі "Короткий текст". |
|
Довгий текст. Зверніть увагу, що починаючи з версії Access 2013, типи даних Memo перейменовано на Довгий текст. |
У цьому типі поля можна вводити великі обсяги тексту та числових даних до 64 000 символів. Крім того, ви налаштуєте поле на підтримку форматування форматованого тексту, ви можете застосувати типи форматування, які зазвичай стосуються текстових редакторів, наприклад Word. Наприклад, можна застосувати різні шрифти й розміри шрифтів до певних символів у тексті, зробити їх жирним або курсивом тощо. До даних також можна додати теги Мова розмітки гіпертексту (HTML). Докладні відомості див. в статті Вставлення або додавання поля форматованого тексту. Крім того, у полях "Довгий текст" є властивість Лише додавання. Якщо цю властивість активовано, нові дані можна додати до поля "Довгий текст", але змінити наявні дані не можна. Ця функція призначена для використання в таких програмах, як бази даних відстеження питань, де може знадобитися зберегти постійний запис, який залишається незмінним. Якщо помістити курсор у поле "Довгий текст" із активованою властивістю Лише додавання , за замовчуванням текст у полі зникає. До тексту не можна застосувати форматування або інші зміни. Як і поля "Короткий текст", ви також можете запускати функції перетворення даних у полі "Довгий текст". |
|
число |
У цьому типі поля можна вводити лише числа, а також обчислити обчислення значень у полі "Число". |
|
Велике число Зверніть увагу, що типи даних "Велике число" доступні лише в Microsoft 365 версії Access для передплати. |
У цьому типі поля можна вводити лише числа, а також обчислити значення в полі "Велике число". Докладні відомості див. в статті Використання типу даних "Велике число". |
|
Дата й час |
У поле цього типу можна вводити лише дати й час. Ви можете встановити маску вводу для поля (ряд символів літерала та покажчика місця заповнення, які відображаються під час вибору поля), необхідно ввести дані в пробіли та формат, який надає маска. Наприклад, якщо відображається маска, наприклад MMM_DD_YYYY, потрібно ввести 11 жовтня 2017 р. у наданих просторах. Не можна ввести повне ім'я місяця або двозначне значення року. Докладні відомості див. в статті Керування форматами введення даних за допомогою масок вводу. Якщо маску вводу не створено, можна ввести значення з використанням будь-якого припустимого формату дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2017 р., 11.10.17, 11 жовтня 2017 р. тощо. До поля також можна застосувати формат відображення. У такому разі, якщо маски вводу немає, можна ввести значення практично в будь-якому форматі, але в Access дати відображаються відповідно до формату відображення. Наприклад, можна ввести 11.10.2017, але формат відображення може бути задано таким чином, щоб значення відображалися як 11 жовтня 2017 р. Докладні відомості див. в статті Вставлення сьогоднішньої дати. |
|
Валюта |
У цьому типі поля можна вводити лише грошові значення. Крім того, не потрібно вводити символ грошової одиниці вручну. За замовчуванням Access застосовує символ грошової одиниці ( ¥, £, $тощо), указаний у регіональних параметрах Windows. За потреби цей символ грошової одиниці можна змінити. |
|
автонумерація; |
Дані в цьому типі полів не можна вводити або змінювати в будь-який час. Access збільшує значення в полі "Автонумерація" під час додавання нового запису до таблиці. |
|
Обчислюваний |
Дані в цьому типі полів не можна вводити або змінювати в будь-який час. Результати цього поля визначаються виразом, який ви визначаєте. Access оновлює значення в обчислюваному полі щоразу, коли додається або редагує новий запис до таблиці. |
|
Так/Ні |
Якщо клацнути поле з таким типом даних, Access відображає або прапорець, або розкривний список залежно від того, як ви форматуєте поле. Якщо відформатувати поле для відображення списку, можна вибрати зі списку значення Так або Ні, Істина чи Хибність чи Увімк . або Вимк. , ще раз залежно від формату, застосованого до поля. Не можна вводити значення в списку або змінювати значення в списку безпосередньо з форми чи таблиці. |
|
об’єкт OLE; |
Це поле використовується, якщо потрібно відобразити дані з файлу, створеного за допомогою іншої програми. Наприклад, у полі "Об'єкт OLE" можна відобразити текстовий файл, діаграму Excel або накреслення слайдів PowerPoint. Вкладення дають змогу швидше, простіше й гнучкіше переглядати дані з інших програм. |
|
Гіперпосилання |
Ви можете ввести будь-які дані в цьому типі поля, і Програма Access переносить їх у веб-адресу. Наприклад, якщо ввести значення в полі, access оточить текст http://www.your_text.com. Якщо ввести припустиму веб-адресу, посилання працюватиме. В іншому разі посилання призведе до повідомлення про помилку. Крім того, редагувати наявні гіперпосилання може бути складно, оскільки якщо клацнути поле гіперпосилання за допомогою миші, браузер запуститься та відкриється сайт, указаний у посиланні. Щоб змінити поле гіперпосилання, потрібно вибрати суміжне поле, перемістити фокус до поля гіперпосилання за допомогою клавіші табуляції або клавіш зі стрілками, а потім натиснути клавішу F2, щоб увімкнути редагування. |
|
вкладення; |
До цього типу поля можна вкладати дані з інших програм, але не можна вводити текст або числові дані. Докладні відомості див. в статті Вкладення файлів і графіки до записів у базі даних. |
|
Майстер підстановок |
Майстер підстановок не належить до типу даних. Натомість за допомогою майстра можна створювати розкривні списки двох типів: списки значень і поля підстановки. У списку значень використовується список елементів із роздільниками, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення можуть бути незалежними від будь-яких інших даних або об'єктів у базі даних. На відміну від цього, поле підстановки використовує запит для отримання даних з однієї або кількох інших таблиць у базі даних. Потім поле підстановки відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням майстер підстановок установлює для поля таблиці тип даних "Число". Ви можете працювати з полями підстановки безпосередньо в таблицях, а також у формах і звітах. За замовчуванням значення в полі підстановки відображаються в елементі керування "список" типу "поле зі списком" (список зі стрілкою розкривного списку):
Щоб переглянути інші елементи, можна також скористатися списком, у якому відображаються кілька елементів із смугою прокручування:
Залежно від того, як ви налаштуєте поле підстановки та поле зі списком, можна редагувати елементи в списку та додавати елементи до списку, вимкнувши властивість Обмежити списком поля підстановки. Якщо ви не можете безпосередньо редагувати значення в списку, потрібно додати або змінити дані в попередньо визначеному списку значень або в таблиці, яка слугує джерелом для поля підстановки. Нарешті, створюючи поле підстановки, ви можете налаштувати його на підтримку кількох значень. Після цього в списку результатів поруч із кожним елементом списку відображається прапорець, і можна вибрати або зняти стільки елементів, скільки потрібно. Цей рисунок ілюструє типовий багатозначний список:
Відомості про те, як створювати багатозначні поля підстановки та використовувати отримані списки, див. в статті Створення або видалення багатозначного поля. |
Вплив властивостей поля таблиці на спосіб введення даних
На додачу до принципів розробки, які керують структурою бази даних і типами даних, які визначають, що можна вводити в певному полі, кілька властивостей поля також можуть впливати на спосіб введення даних у базу даних Access.
Перегляд властивостей поля таблиці
У програмі Access є два способи перегляду властивостей поля таблиці.
У вікні табличного подання даних
-
Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.
-
Перейдіть на вкладку Поля та скористайтеся елементами керування в групі Форматування , щоб переглянути властивості кожного поля таблиці.
У режимі конструктора
-
Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.
-
У нижній частині сітки перейдіть на вкладку Загальні , якщо її ще не вибрано.
-
Щоб переглянути властивості поля підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка .
Вплив властивостей на введення даних
У таблиці нижче наведено властивості, які мають найбільший вплив на введення даних, і пояснює, як вони впливають на введення даних.
|
Властивість |
Розташування в бланку таблиці |
Можливі значення |
Поведінка під час спроби введення даних |
|---|---|---|---|
|
Розмір поля |
Вкладка Загальні |
0-255 |
Обмеження кількості символів застосовується лише до полів із типом даних "Текст". Якщо спробувати ввести більше вказаної кількості символів, поле їх буде вимкнуто. |
|
Обов’язковий |
Вкладка Загальні |
Так/Ні |
Якщо цю властивість увімкнуто, буде потрібно ввести значення в поле, і Access не дозволить вам зберігати нові дані, доки ви не заповните обов'язкове поле. Якщо його вимкнуто, поле прийматиме null-значення, тобто поле може залишатися пустим. Null-значення – це не те саме, що й нульове значення. Нуль – це цифра, а "null" – це відсутнє, невизначене або невідоме значення. |
|
Дозволити рядки нульової довжини |
Вкладка Загальні |
Так/Ні |
Після ввімкнення можна вводити рядки нульової довжини – рядки, які не містять символів. Щоб створити рядок нульової довжини, введіть у поле пару подвійних лапок (""). |
|
Індексовано |
Вкладка Загальні |
Так/Ні |
Коли ви індексуєте поле таблиці, Access не дозволяє додавати повторювані значення. Індекс також можна створити з кількох полів. У такому разі можна дублювати значення в одному полі, але не в обох полях. |
|
Маска вводу |
Вкладка Загальні |
Попередньо визначені або настроювані набори літералів і покажчиків місця заповнення |
Маска вводу вимагає введення даних у попередньо визначеному форматі. Маски відображаються, якщо вибрати поле в таблиці або елементі керування у формі. Наприклад, ви клацнете поле "Дата" та бачите такий набір символів: MMM-DD-YYYY. Це маска вводу. Вона вимагає введення значень місяця як скорочення з трьох букв, наприклад OCT, а значення року – на чотири цифри, наприклад OCT-15-2017. Маски вводу керують лише тим, як ви вводите дані, а не тим, як Access зберігає або відображає ці дані. Докладні відомості див. в статті Керування форматами введення даних за допомогою масок вводу та Форматування поля дати й часу. |
|
Обмежити списком |
Вкладка "Підстановка" |
Так/Ні |
Вмикає або вимикає зміни елементів у полі підстановки. Іноді користувачі намагаються змінити елементи в полі підстановки вручну. Якщо програма Access не дозволяє змінювати елементи поля, ця властивість має значення Так. Якщо цю властивість активовано й потрібно змінити елементи в списку, потрібно відкрити список (якщо потрібно змінити список значень) або таблицю, яка містить вихідні дані для списку (якщо потрібно змінити поле підстановки) і змінити значення в ній. |
|
Відображати зміни списку значень |
Вкладка "Підстановка" |
Так/Ні |
Вмикає або вимикає команду "Редагувати елементи списку " для списків значень, але не для полів підстановки. Щоб увімкнути цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім'я форми у властивості Форма редагування елементів списку . Команда Дозволити редагування списку значень відображається в контекстному меню, яке ви відкриваєте, клацнувши правою кнопкою миші елемент керування "список" або "поле зі списком". Коли ви запустите команду, відкриється діалогове вікно Редагування елементів списку . Крім того, якщо вказати ім'я форми у властивості Форма редагування елементів списку , access запустить цю форму замість відображення діалогового вікна. Команду Редагувати елементи списку можна виконати зі списку та елементів керування "поле зі списком", розташованих у формах, а також з елементів керування "поле зі списком", розташованих у таблицях і наборах результатів запиту. Форми мають бути відкриті в режимі конструктора або в поданні огляду; таблиці та набори результатів запиту мають бути відкриті у вікні табличного подання даних. |
|
Форма редагування елементів списку |
Вкладка "Підстановка" |
Ім'я форми для введення даних |
Якщо ввести ім'я форми введення даних як значення в цій властивості таблиці, ця форма відкриється, коли користувач виконає команду Редагувати елементи списку . В іншому разі діалогове вікно Редагування елементів списку з'являється, коли користувачі запускають команду. |
Змінення значень первинного та зовнішнього ключів за допомогою каскадних оновлень
Іноді може знадобитися оновити значення первинного ключа. Якщо цей первинний ключ використовується як зовнішній ключ, зміни можна автоматично оновлювати в усіх дочірніх екземплярах зовнішнього ключа.
Нагадаємо, первинний ключ – це значення, яке однозначно ідентифікує кожен рядок (запис) у таблиці бази даних. Зовнішній ключ – це стовпець, який відповідає первинному ключу. Зазвичай зовнішні ключі розташовано в інших таблицях, і вони дають змогу створити зв'язок (зв'язок) між даними в таблицях.
Припустімо, наприклад, що ідентифікатор продукту використовується як первинний ключ. Один ідентифікаційний номер однозначно ідентифікує один продукт. Цей ідентифікаційний номер також використовується як зовнішній ключ у таблиці даних про замовлення. Таким чином, ви можете знайти всі замовлення, пов'язані з кожним продуктом, тому що в будь-який час, коли хтось розміщує замовлення на цей продукт, ідентифікатор стає частиною замовлення.
Іноді ці ідентифікаційні номери (або інші типи первинних ключів) змінюються. У такому разі ви можете змінити значення первинного ключа та автоматично каскадно змінювати всі пов'язані дочірні записи. Цю поведінку можна активувати, увімкнувши цілісність даних і каскадні оновлення між двома таблицями.
Пам'ятайте про такі важливі правила:
-
Каскадні оновлення можна ввімкнути лише для полів первинного ключа з типами даних "Текст" або "Число". Каскадні оновлення не можна використовувати для полів із типом даних "Автонумерація".
-
Каскадні оновлення можна ввімкнути лише між таблицями зі зв'язком "один-до-багатьох".
Докладні відомості про створення зв'язків. Див. статті Посібник зі зв'язків між таблицями та Створення, редагування або видалення зв'язків.
Далі розповідається про те, як спочатку створити зв'язок, а потім увімкнути каскадні оновлення для цього зв'язку.
Створення зв'язку
-
На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.
-
На вкладці Конструктор у групі Зв'язки натисніть кнопку Додати таблиці (відображати таблицю в Access 2013 ).
-
Перейдіть на вкладку Таблиці , виберіть таблиці, які потрібно змінити, натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку Закрити.
Можна натиснути клавішу Shift, щоб вибрати кілька таблиць, або додати кожну таблицю окремо. Виберіть лише таблиці на сторонах зв'язку "один" і "багато".
-
У вікні Зв'язки перетягніть первинний ключ із таблиці на стороні зв'язку "один" і перетягніть його в поле Зовнішній ключ таблиці на стороні зв'язку "багато".
Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано діалогове вікно:
-
Установіть прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку Створити.
Увімкнення каскадних оновлень у первинних ключах
-
На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.
-
Відкриється вікно "Зв'язки " та відобразяться об'єднання (відображаються як сполучні лінії) між таблицями в базі даних. На рисунку нижче показано типовий зв'язок:
-
Клацніть правою кнопкою миші лінію об'єднання між батьківською та дочірньою таблицями та виберіть команду Змінити зв'язок.
Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано діалогове вікно:
-
Установіть прапорець Каскадне оновлення пов'язаних полів, установіть прапорець Забезпечення цілісності даних і натисніть кнопку OK.
Чому іноді здається, що ідентифікаційні номери пропускають число
Коли створюється поле з типом даних "Автонумерація", Access автоматично створює значення для цього поля в кожному новому записі. Значення за замовчуванням збільшується, тому кожен новий запис отримує наступне доступне послідовне число. Призначення типу даних "Автонумерація" – надати значення, придатне для використання як первинний ключ. Докладні відомості див. в статті Додавання, настроювання, змінення або видалення первинного ключа.
Якщо видалити рядок із таблиці, яка містить поле з типом даних "Автонумерація", значення в полі "Лічильник" для цього рядка не завжди використовуватиметься автоматично. Тому число, яке створює програма Access, може бути не числом, яке ви очікуєте побачити, а проміжки можуть відображатися в послідовності ідентифікаційних номерів – це задумом. Слід покладатися лише на унікальність значень у полі "Автонумерація", а не на їхню послідовність.
Групове оновлення даних за допомогою запитів
Запити на додавання, оновлення та видалення – це потужні способи додавання, змінення або видалення записів групою. Крім того, групові оновлення легше й ефективніше виконувати, коли використовуються належні принципи розробки баз даних. Використання запиту на додавання, оновлення або видалення може бути економією часу, оскільки також можна повторно використовувати запит.
Увага! Створіть резервну копію даних, перш ніж використовувати ці запити. Резервне копіювання допоможе швидко виправити будь-які помилки, які ви могли ненавмисно зробити.
Додавання запитів Використовується для додавання багатьох записів до однієї або кількох таблиць. Один із найбільш часто використовуваних запитів на додавання – додавання групи записів з однієї або кількох таблиць у вихідній базі даних до однієї або кількох таблиць у кінцевій базі даних. Припустімо, наприклад, що ви отримали деяких нових клієнтів і базу даних, яка містить таблицю відомостей про цих клієнтів. Щоб не вводити нові дані вручну, можна додати їх до відповідної таблиці або таблиці в базі даних. Докладні відомості див. в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.
Оновлення запитів Використовується для додавання, змінення або видалення частини (але не всіх) багатьох наявних записів. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Ви вводите умову вибору (грубий еквівалент рядка пошуку) і умову оновлення (грубий еквівалент рядка заміни). На відміну від діалогового вікна, запити на оновлення можуть приймати кілька умов, дозволяти оновлювати велику кількість записів за один прохід і дозволяти змінювати записи в кількох таблицях. Докладні відомості див. в статті Створення та виконання запиту на оновлення.
Видалення запитів Якщо потрібно швидко видалити багато даних або регулярно видаляти набір даних, це зручно, оскільки запити дають змогу вказати умови для швидкого пошуку та видалення даних. Докладні відомості див. в статті Способи додавання, редагування та видалення записів.
