Створення простору для співпраці над проектом у SharePoint

SharePoint дає організаціям змогу знаходити вирішення поширених бізнес-проблем за допомогою готових веб-частин і програм. Унікальні бізнес-сценарії визначать тип сайту та веб-частин, які будуть використовуватися.

Розглянемо приклад нижче, щоб дізнатися більше про процес створення сайту. Розповідайте про те, як різні типи ролей і відділів у будь-якій організації можуть спільно працювати відповідно до потреб своїх користувачів і бізнес-цілей. Розуміти етапи створення сайту – план, складання та керування, а також типи завдань на кожному етапі. Потім почніть створювати сайт SharePoint сайту.

Щоб швидко почати роботу, рекомендовано Project допомогою шаблону сайту керування Project керування.

Додаткові ресурси для натхнення:

Дізнайтеся про можливості за допомогою SharePoint книги
Отримайте покрокові вказівки зі створення сайту за допомогою покрокових інструкцій
Докладні відомості SharePoint про створення сайтів

Сценарій. Команда розробників має створити спільний і захищений простір для зберігання документів, надання спільного доступу до оновлень стану та спілкування

Меган – керівник проекту, який відповідає за керівну команду, яка працює над тим, щоб випустити новий продукт протягом наступних 6 місяців. Вона знає, що їй потрібне місце, де можна зберігати документи групи, співпрацювати над вмістом, ділитися новинами про проект і спілкуватися з командою. Наразі команда Меган використовує електронну пошту як основну форму спілкування, а деякі документи проекту зберігаються в спільному місці, але доступ до них можна безпечно отримати за межами офісу або на мобільному пристрої.

Новий сайт групи:

Зображення сайту групи з таймером підрахунку, статтею новин і Планувальником

Цілі сценарію:

Створення єдиного місця для новин проекту, співпраці в групі та комунікації за проектом
Забезпечення ефективніших способів спілкування за допомогою чату та відеоконференцій у реальному часі
Уніфікувати ресурси групи, наприклад календар групи, адресу електронної пошти, OneNoteта інструмент керування завданнями.
Безпечно зберігайте файли та папки в одному розтаю, який можна отримати віддалено на будь-якому пристрої

Кроки для створення сайту:

Планування сайту – 1/2 день

Меган починається з ідей мозкового штурму з іншим керівником проекту, який створив схожий сайт у минулому. Вона дізнаєся про найкращий спосіб почати свій сайт проекту – попросити у своєї групи відгуки про те, як вони віддають перевагу спілкуваності, співпраці та типам функцій, які будуть найціннішими для нового сайту проекту. Меган визначає головні пріоритети своєї команди та починає збирати документи, зображення та інший вміст.

Меган вирішує SharePoint що сайт групи найкраще відповідатиме потребам її команди та проекту. Однак, SharePoint сайту групи не можна використовувати в чаті в реальному часі, якщо ви не Microsoft Teams . Меган працює разом із адміністратором SharePoint,щоб забезпечити Microsoft Teams доступність. Вона дізналася, що її організація вже має дозвіл на використання Microsoft Teams і все, що їй потрібно зробити, – переконатися, що її сайт групи підключено до Office 365 групі.

Тепер Меган готова почати будувати її Office 365 простір проекту та сайт групи.

Створення сайту – 1/2 день

Меган створює SharePoint груп, підключає сайт до Office 365 групи та створює підключену команду Microsoft Team. Підключаючись до групи, вона автоматично надає їй доступ до спільних ресурсів,таких як календар групи, OneNote , Planner і адреса електронної пошти.

За допомогою веб-частини Planner командаможе відстежувати відомості про перебіг виконання проекту та надавати до неї спільний доступ
Веб-частина "Новини" допомагає обмінюватися оновленнями та проміжні етапи проекту організації.
Команда має легкий доступ до доступності один одного за допомогою веб-частини "Календар групи"
За допомогою веб-частини "Швидкіпосилання" виділено часто використовувані внутрішні посилання для швидкого доступу
Інтеграція Microsoft Teams дає змогу новим способам спілкування та співпраці з чатом у реальному часі, відеоконференціями, параметрами записування нарад і зберігання спільних ресурсів на SharePoint сайту групи

Керування сайтом – незабаром

Щотижня Меган публікує оновлення стану проекту у вигляді дописів у новинах, які можна шукати, відображається у веб-частині "Новини", а також автоматично публікується Teams каналі.
Меган перевіряє сайт групи щомісяця, щоб переконатися, що крайні терміни проекту та новини постійно додаються
Коли проект запуститься, Меган планує змінити частини вмісту та веб-частин сайту, щоб пристосувати новий ритм бізнесу до підтримки продукту
Щомісяця Меган хости Q&A-сеанси, розміщені в Microsoft Stream,і автоматично синхронізуються з вкладою Stream в Teams каналі.

Результати:

Дайте учасникам команди можливості залишатися на зв'язку з ключовими оновленнями, а також продовжувати розмови за допомогою постійних чатів і відеоконференцій.
Підвищте продуктивність команди, надайте учасникам команди спільну роботу над вмістом у Teams або SharePoint де б вони не працювали.
Зменшено обсяг нарад і повідомлень електронної пошти до запуску сайту групи, збільшуючи поінформованість про інформацію.
Увімкнуто роботу учасників віддаленої команди для ефективнішої роботи