Використовуйте шаблони електронної пошти, щоб створювати та зберігати повідомлення з вмістом, який рідко змінюється, щоб за потреби їх можна було використовувати повторно.
У новій класичній версії Outlook для Windows і інтернет-версії Outlook можна зберігати шаблони за допомогою вбудованої функції "Шаблони пошти " або надбудови "Мої шаблони ", залежно від вмісту та призначення шаблону.
|
Шаблони пошти |
Надбудова "Мої шаблони" |
|
Мета |
У ній зберігаються повні повідомлення електронної пошти, зокрема одержувачі, тема, основний текст, форматування та вкладення. |
У ньому зберігаються лише короткі фрагменти тексту для швидкого вставлення в повідомлення електронної пошти. |
|
Підтримка форматування |
Він підтримує форматоване форматування, зображення, таблиці та вкладення. |
Він підтримує лише звичайний текст із базовим укладанням. |
|
Інциденти використання |
Ідеально підходить для повних повторюваних електронних листів, наприклад бюлетенів або оголошень. |
Найкраще підходить для вставлення просто повторних фраз, як-от стандартних відповідей. |
Важливо
Щоб використовувати шаблони пошти та надбудову "Мої шаблони ", у вашому обліковому записі має бути відповідна передплата на Microsoft 365.
Створення шаблону за допомогою шаблонів пошти
- На стрічці Основне натисніть кнопку Створити>пошту . У чернетці електронної пошти додайте будь-який вміст, який потрібно зберегти в шаблоні, зокрема одержувачів, тему та вкладення.
- На стрічці Повідомлення виберіть елемент Шаблон > пошти Збереження електронної пошти як шаблону.
- У діалоговому вікні Збереження електронної пошти як шаблону введіть ім'я шаблону, а потім натисніть кнопку Зберегти .
- Щоб переглянути збережені шаблони, відкрийте сторінку Настройки та виберіть пунктШаблонипошти>. Шаблони перелічено за обліковим записом.
Примітка.
- Шаблони, створені в новій програмі Outlook для Windows за допомогою вбудованої функції "Шаблони пошти", зберігаються в обліковому записі, з якої створюється чернетка електронної пошти. До цих шаблонів також можна отримати доступ із цієї поштової скриньки облікового запису в інтернет-версія Outlook.
- Докладні відомості про те, як надіслати повідомлення електронної пошти за допомогою шаблону, див. в статті Надсилання повідомлення електронної пошти на основі шаблону .
Створення шаблону за допомогою надбудови "Мої шаблони"
На стрічці Основне натисніть кнопку Створити>пошту .
На вкладці Повідомлення стрічки натисніть кнопку Мої шаблони . Відкриється область завдань.
Порада.
Якщо списку Мої шаблони немає в списку, можливо, надбудови вашої організації вимкнуто. Щоб отримати додаткову допомогу, зверніться до адміністратора.
В області завдань Мої шаблони виберіть +Шаблон .
У полі Назва введіть ім'я нового шаблону.
У полі успіху введіть повідомлення шаблону.
Натисніть кнопку Зберегти . Збережений шаблон з'явиться в області завдань Мої шаблони .
Примітка.
Шаблони, створені в новій програмі Outlook для Windows за допомогою надбудови "Мої шаблони", зберігаються в основній поштовій скриньці. Доступ до цих шаблонів можна отримати з основної поштової скриньки на інших платформах, наприклад інтернет-версія Outlook, у Windows (новий і класичний) або на комп'ютері Mac.
Доступність шаблону в спільних поштових скриньках
Під час використання спільної поштової скриньки в новій програмі Outlook доступність шаблонів, створених за допомогою надбудови "Мої шаблони", може відрізнятися залежно від того, чи підвищили ви спільну поштову скриньку до повного облікового запису (докладні відомості див. в статті Керування параметрами спільної поштової скриньки в новій програмі Outlook ).
Якщо ви отримуєте доступ до спільної поштової скриньки, яку не було підвищено до повного облікового запису, створені вами шаблони будуть доступні лише для вашого облікового запису. Інші користувачі, які мають доступ до спільної поштової скриньки, не можуть переглядати та редагувати створені шаблони.
Однак, якщо ви отримуєте доступ до спільної поштової скриньки, підвищеної до повного облікового запису, створені вами шаблони можуть переглядати та редагувати будь-хто, хто має доступ до спільної поштової скриньки, якщо вони також відкривають спільну поштову скриньку в новій програмі Outlook і підвищують її рівень до повного облікового запису. Ці шаблони недоступні, якщо спільна поштова скринька доступна на інших платформах або в новій програмі Outlook як обліковий запис, не призначений для підвищення, навіть якщо шаблон створено.
Створення шаблону за допомогою вбудованих елементів керування
У меню Home (Основне) виберіть New Email (Створити електронну пошту).
Примітка.
Щоб створити повідомлення електронної пошти за допомогою сполучення клавіш, натисніть клавіші Ctrl+Shift+M .
У тексті повідомлення введіть потрібний вміст.
У вікні повідомлення виберіть Файл>Зберегти як .
У діалоговому вікні Збереження документа в списку Тип файлу виберіть шаблон Outlook .
У полі ім'я файлу введіть ім'я шаблону, а потім натисніть кнопку Зберегти .
За замовчуванням шаблони зберігаються в такому розташуванні:
c:\users\ ім'я_користувача \appdata\roaming\microsoft\templates
Створення шаблону за допомогою надбудови "Мої шаблони"
На стрічці натисніть кнопку Створити повідомлення електронної пошти .
На вкладці Повідомлення стрічки натисніть кнопку Переглянути шаблони . Відкриється область завдань.
Порада.
Якщо списку Мої шаблони немає в списку, можливо, надбудови вашої організації вимкнуто. Щоб отримати додаткову допомогу, зверніться до адміністратора.
В області завдань Мої шаблони виберіть +Шаблон .
У полі Назва введіть ім'я нового шаблону.
У полі успіху введіть повідомлення шаблону.
Натисніть кнопку Зберегти . Збережений шаблон з'явиться в області завдань Мої шаблони .
Примітка.
- Шаблони, створені в класичній програмі Outlook за допомогою надбудови "Мої шаблони", зберігаються в основній поштовій скриньці. Доступ до цих шаблонів можна отримати з основної поштової скриньки на інших платформах, наприклад інтернет-версія Outlook, у Windows (новий і класичний) або на комп'ютері Mac.
- Хоча ви перебуваєте в контексті спільної поштової скриньки в класичній програмі Outlook для Windows, шаблони, створені за допомогою надбудови "Мої шаблони " зі спільної поштової скриньки, доступні лише для вашого облікового запису. Інші користувачі, які мають доступ до спільної поштової скриньки, не можуть переглядати та редагувати створені шаблони. Якщо потрібно створити шаблон, який може використовувати та редагувати будь-який користувач, який має доступ до спільної поштової скриньки, див. розділ Доступність шаблону в спільних поштових скриньках на вкладці інтернет-версія Outlook.
Важливо
Щоб використовувати шаблони пошти та надбудову "Мої шаблони ", у вашому обліковому записі має бути відповідна передплата на Microsoft 365.
Створення шаблону за допомогою шаблонів пошти
- На стрічці Основне натисніть кнопку Створити>пошту . У чернетці електронної пошти додайте будь-який вміст, який потрібно зберегти в шаблоні, зокрема одержувачів, тему та вкладення.
- На стрічці Повідомлення виберіть елемент Шаблон > пошти Збереження електронної пошти як шаблону.
- У діалоговому вікні Збереження електронної пошти як шаблону введіть ім'я шаблону, а потім натисніть кнопку Зберегти .
- Щоб переглянути збережені шаблони, відкрийте сторінку Настройки та виберіть пунктШаблонипошти>. Шаблони перелічено за обліковим записом.
Примітка.
- Шаблони, створені в інтернет-версія Outlook за допомогою вбудованої функції "Шаблони пошти" зберігаються в обліковому записі, з якої створюється чернетка електронної пошти. До цих шаблонів також можна отримати доступ із цієї поштової скриньки облікового запису в новій програмі Outlook для Windows.
- Докладні відомості про те, як надіслати повідомлення електронної пошти за допомогою шаблону, див. в статті Надсилання повідомлення електронної пошти на основі шаблону .
Створення шаблону за допомогою надбудови "Мої шаблони"
На стрічці натисніть кнопку Створити>пошту .
На вкладці Повідомлення стрічки натисніть кнопку Мої шаблони . Відкриється область завдань.
Порада.
Якщо списку Мої шаблони немає в списку, можливо, надбудови вашої організації вимкнуто. Щоб отримати додаткову допомогу, зверніться до адміністратора.
В області завдань Мої шаблони виберіть +Шаблон .
У полі Назва введіть ім'я нового шаблону.
У полі успіху введіть повідомлення шаблону.
Натисніть кнопку Зберегти . Збережений шаблон з'явиться в області завдань Мої шаблони .
Примітка.
Шаблони, створені в інтернет-версія Outlook за допомогою надбудови Мої шаблони, зберігаються в основній поштовій скриньці. Потім ви можете отримати доступ до цих шаблонів із основної поштової скриньки на інших платформах, як-от Outlook у Windows (нова та класична) або на комп'ютері Mac.
Доступність шаблону в спільних поштових скриньках
Під час використання спільної поштової скриньки в інтернет-версія Outlook доступність шаблонів, створених за допомогою надбудови "Мої шаблони", може відрізнятися залежно від того, як ви отримуєте доступ до поштової скриньки.
Якщо ви отримуєте доступ до спільної поштової скриньки на тій самій вкладці або у вікні, що й основна поштова скринька, створені шаблони будуть доступні лише для вашого облікового запису. Інші користувачі, які мають доступ до спільної поштової скриньки, не можуть переглядати та редагувати створені шаблони.
Однак, якщо ви отримуєте доступ до спільної поштової скриньки з окремої вкладки або вікна за допомогою параметра Відкрити іншу поштову скриньку , створені вами шаблони можуть переглядати та редагувати будь-хто, хто має доступ до спільної поштової скриньки, якщо вони також відкривають спільну поштову скриньку за допомогою параметра Відкрити іншу поштову скриньку . Ці шаблони недоступні, якщо спільна поштова скринька доступна на інших платформах або в інтернет-версія Outlook з тієї самої вкладки або вікна, що й основна поштова скринька, навіть якщо шаблон створено.
Примітка.
Шаблони, створені в основній поштовій скриньці, недоступні зі спільної поштової скриньки, відкритої в новій вкладці або вікні. Щоб вирішити цю проблему, відкрийте спільну поштову скриньку на тій самій вкладці або у вікні, що й основна поштова скринька в інтернет-версія Outlook.
Додаткові відомості
Надсилання повідомлення електронної пошти на основі шаблону
Чи можна створювати шаблони електронної пошти в Outlook для Mac?
Створення та використання шаблону резюме
