Ціль у керуванні проектами: обмін інформацією про проект

Передавати інформацію про проект часто складно, як для отримання відомостей про стан від команди, так і для повідомлення керівникам про стан проекту. Дізнайтеся, коли і як потрібно повідомляти про проектну інформацію та звітувати про неї. В іншому випадку страждає ефективна співпраця та успіх проекту може опинитися під загрозою. Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

• Створення списку зацікавлених сторін Перш ніж починати проект, з'ясуйте, хто ваші зацікавлені сторони. Надійний спосіб зупинити проект – це забути про важливу зацікавлену сторону, яка має вплив на нього.
• Завчасне створення плану спілкування Розробіть комунікаційні стратегії та процеси у своєму проекті ще до його початку. Ще краще, нехай процеси комунікації відображаються як завдання на перших рядках вашого проекту, щоб ця важлива частина співпраці стала обов'язком кожного.
• Часто спілкуйтеся Збирати інформацію про стан завдання раз на тиждень – це приблизно той самий момент, коли потрібно запобігти проблемам, перш ніж вони загостряться. Якщо ви спілкуєтеся частіше, учасники групи можуть припинити надсилати оновлення через додатковий час на їхню підготовку.
• Пошук проблем Якщо здається, що все йде добре, тому що ви не почули нічого негативного, ймовірно, ви прямуєте до неприємностей. Навіть у найбільш запущених проектах виникають проблеми. Ваше завдання полягає в тому, щоб знайти їх, перш ніж вони переростуть у більші проблеми.
• Використовуйте відповідну технологію розуміти комунікаційні потреби учасників групи й зацікавлених сторін; Наприклад, учасники групи, які звітують про стан завдання, можуть скористатися електронною поштою або Project Online, тоді як керівник може віддати перевагу добре представленій діаграмі або зведеній таблиці. Ось список програм, які ви можете використовувати для допомоги в спілкуванні.

Застосування	Переваги	Недоліки
Project	мають вбудовані засоби презентації для всіх зацікавлених сторін; Має зрозуміле уявлення про часову шкалу та подання планувальника роботи групи. Експортує дані до програм Excel і Visio для обміну даними зі складними даними.	Можливо, ваша компанія не використовує програму Project. Проекти, над якими працює ваша компанія, можуть бути занадто малі, щоб скористатися перевагами потужного програмного забезпечення для складання графіків.
Project OnlineProject Online	Найкраще підходить для розширеної комунікації та звітування про проектні відомості в масштабах організації. Дає змогу порівняти стан кількох проектів або цілого портфеля проектів.	Невеликим компаніям може знадобитися допомога консультантів, щоб інсталювати та використовувати Project Online.
Excel	Програма Project може експортувати дані до програми Excel для розширеного аналізу, наприклад аналізу ANOVA або освоєного обсягу. Ідеально підходить для раннього планування проектів або визначення кінцевих результатів високого рівня, які згодом можна додавати до проекту.	Програмі Excel бракує функцій автоматичного планування для складніших проектів.
Word	Ідеально підходить на етапі ініціювання, коли потрібно спільно використовувати документи планування, як-от бюджет і кінцеві результати.	Не ідеально підходить для візуальних презентацій для зацікавлених сторін. Натомість використовуйте програми Excel, Visio, PowerPoint або власні функції звіту Project.
SharePoint	Пропонує функції синхронізації без використання сервера Project Server. Зміни в одному списку завдань відобразяться в іншому.	Дороге розгортання в межах компанії. Якщо у вас немає ресурсів компанії для інсталяції SharePoint, ви можете використовувати Microsoft 365 із SharePoint Online.
PowerPoint	Ідеальний варіант для ефектних презентацій для керівників зацікавлених сторін.	Аналітикам та інженерам можуть знадобитися докладніші діаграми для комплексного аналізу бюджету.
Visio	Ідеальний варіант на початкових етапах проекту, коли потрібно проілюструвати бізнес-процеси та виробничі процеси за допомогою блок-схем або інших діаграм.	Може надавати занадто багато інформації для виконавчої аудиторії. Використовуйте натомість власні функції звітування програми Project.
Microsoft Teams	Ідеальний варіант для команд у різних розташуваннях. Можна надавати спільний доступ до відомостей проекту за допомогою миттєвих повідомлень, голосового зв'язку, відеовиклику або під час мережних нарад.	Для розгортання може знадобитися відділ інформаційних технологій.

Передавання інформації про проект

Перевірка оновлень стану в Project Online	Якщо ваша група використовує Project Online, перш ніж обговорювати перебіг виконання проекту з нею, завантажте оновлення стану завдань із сервера.
Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта	Є прості способи відстежувати перебіг виконання, а є й складніші. Знайдіть спосіб, що найкраще підходить для проекту та робочої групи.
Передавання інформації про освоєний обсяг	Записування відомостей про освоєний обсяг – це більш досконалий, але дуже ефективний крок до виявлення переваг і недоліків проекту. Факти високого рівня, які ви отримаєте з цього – це те, що хочуть бачити ваші зацікавлені сторони.
Створення звіту про проект	У програмі Project можна створювати й настроювати захопливі графічні звіти для будь-яких даних проекту, не використовуючи додаткового програмного забезпечення. У ході виконання проекту звіти автоматично оновлюватимуться, відображаючи останні дані.
Синхронізація зі списком завдань SharePoint	Учасники групи зможуть переглядати розклад і оновлювати свою роботу на сайті SharePoint, а ви переглядатимете зміни у програмі Project. І навпаки.
Використовуйте Microsoft 365	Передавайте інформацію про проект за допомогою Microsoft 365. Якщо ви використовуєте комп'ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування.
Публікація змін у завданнях на сервері	Вносячи зміни до завдань, публікуйте їх у Project Online, щоб усі мали потрібні відомості для продовження роботи.
Спілкування за допомогою Microsoft Teams	Якщо користувачі не можуть прийти на нараду, поділіться відомостями про проект за допомогою Teams. Надайте спільний доступ до слайдів PowerPoint, аркушів Excel або блокнота OneNote, щоб надати спільний доступ до планів проекту. PeoplePeople Люди можуть брати участь у мережевих нарадах у своєму офісі, вдома або зі свого мобільного пристрою.

Повернутися до схеми керування проектами