Освоєний обсяг – це потужна функція відстеження й обчислення бюджету в програмі Project. Незважаючи на безліч страхітливих абревіатур, які визначають його (наприклад, AC, BCWP, TPI, EV тощо), він не є особливо складним. Аналіз освоєного обсягу допоможе відповісти на такі запитання: "Скільки грошей витрачено на роботу, виконану в цьому проекті на цей момент?". Це призводить до інших запитань, таких як: «Чи закінчимо ми вчасно?».
Простий приклад Ви працюєте над проектом садівництва для 10 будинків у глухому куті, і ви очікуєте, що за 10 місяців буде завершено весь проект з 10 будинків. Крім того, вам потрібно щомісяця доповнювати один сад будинку. Давайте розглянемо деякі деталі цього проекту.
- 10 000 доларів – це ваш загальний бюджет на всі 10 будинків.
- У бюджеті закладено 1,000 доларів США для кожного будинку, що означає, що ви плануєте витрачати 1,000 доларів США на місяць на весь проект. Сюди входять кошти, витрачені на рослини, інструменти, садівника.
- Запит облікового запису на звіт мине через 2 місяці. Бухгалтер каже, що на проект вже витрачено 1500 доларів. Ви думаєте: «Чудово, я заощаджую гроші».
- Тоді ви усвідомлюєте свою помилку. Через 2 місяці проект має бути виконано 20 відсотків, тому що 2 місяці – це 20 відсотків від тих 10 місяців, які планувалося витратити на проект. Але насправді робиться лише півтора сади, а не 2.
- Таким чином, через два місяці ви повинні були витратити 20 відсотків на 10 000 доларів (або 2 000 доларів) на проект, щоб завершити його вчасно, і два сади повинні бути завершені, а не 1500 доларів за півтора сади. Тепер ви розумієте, що насправді відстаєте від графіка. Отакої! Час поговорити з садівником.
Ось у чому складність (і найголовніше) в освоєному обсязі. Він поєднує час із грошима, оскільки перемножує грошову одиницю на запланований час (або відсоток виконання, на жаргоні професійних керівників проектів).
Чого чого ми з цього вчимося? «Час – це гроші», як каже стара приказка. Зараз ви ще не можете похвалитися своєю майстерністю із заробленою вартістю. Читати потрібно далі . . .
Докладніше про освоєний обсяг
Відображення освоєного обсягу
Програма Project відображає освоєний обсяг двома способами: у поданнях і у звітах. Але спочатку потрібно виконати кілька дій, щоб налаштувати освоєний обсяг для звітування.
- Указання базового плану
- Установлення дати звітування про стан
- Укажіть метод обчислення освоєного обсягу для відсотка виконання (необов'язково)
Використання звітів
- Виберіть "Звіти> проекту>" "Інші звіти".
- Виберіть елемент "Витрати", а потім – "Освоєний обсяг".
Використання подань
- ChooseView Table, then choose More>Tables.
- У списку виберіть компонент "Освоєний обсяг", " Індикатор витрат освоєного обсягу" або "Індикатори графіка освоєного обсягу".
Якщо ви не знаєте, яка саме, виберіть стовпець "Освоєний обсяг". - Натисніть кнопку Застосувати.
Інтерпретація освоєного обсягу
В основі аналізу освоєного обсягу лежать три ключові значення, і щоб використовувати їх, необхідно знати принаймні ці три значення.
Важливою темою, яка проходить через ці загальні терміни обчислення освоєного обсягу, є дата звітування про стан. Для аналізу освоєного обсягу припускається, що необхідно переглянути перебіг виконання проекту до вибраного моменту часу.
Оскільки зображення варте тисячі слів, давайте подивимося на це наочно. На прикладі діаграми нижче наведено діаграму, яка демонструє постійне накопичення витрат упродовж життєвого циклу проекту. Пунктирна лінія показує постійні витрати протягом усього життєвого циклу проекту.
Після початку роботи над проектом діаграма ключових значень аналізу освоєного обсягу може виглядати наступним чином.
Дата стану визначає, які значення обчислюватиме програма Project. Фактична вартість (РК) цього проекту перевищила планову вартість. Освоєний обсяг (EV) відображає справжню вартість виконаної роботи. У цьому випадку вартість виконаної роботи менша за суму, витрачену на цю роботу.
Кілька порад щодо використання освоєного обсягу
| Інструкція | Інструкції |
|---|---|
| Негайні дії | Що раніше в життєвому циклі проекту буде виявлено такі розбіжності між фактичними, бюджетними витратами та освоєним обсягом, то швидше можна буде вжити заходів для усунення проблеми. |
| Працюйте старанніше | Легше сказати, ніж зробити. Що більше зусиль буде виконано для визначення освоєного обсягу до наступної дати оцінювання, то краще. Просте наймання більшої кількості працівників може не допомогти, але наймання дешевших працівників може. Або, можливо, вам доведеться «пройтися по підлозі», щоб з'ясувати, чому працівники не стають більш продуктивними. Або, можливо, проблема в менеджерах, які надають техніку, яка потребує більшого обслуговування, ніж очікувалося. Причин може бути багато, але суть у тому, що використання «цифрового підходу» з освоєним обсягом допоможе вам виявити негативні тенденції. |
| Працюйте ефективніше | Не женіться за проблемами продуктивності в тих завданнях, які менш важливі, ніж інші. Спочатку перевіряйте завдання на критичному шляху , щоб визначити найбільший вплив на додатні числа освоєного обсягу. |
| Повторне виконання звітів | Аналіз освоєного обсягу наприкінці проекту насправді мало корисний. Імовірно, джерела проблем у проекті з'явилися на ранніх стадіях проекту. Цілком імовірно, що його виправлення мало б надто великий вплив, не завдаючи шкоди й не завдаючи шкоди вашій команді, керівнику та іншим зацікавленим сторонам. Візьміть за звичку щомісяця відкривати звіти про освоєний обсяг, якщо ви взагалі збираєтеся їх робити. |
| Не переживайте через ранні речі | Якщо ви помітили проблеми на ранніх стадіях проєкту, це можуть бути просто витрати на нарощування персоналу або витрати на навчання, залучення всіх на роботу, рясну, але необхідну ранню співпрацю з командою та інші домашні обов'язки. Не ігноруйте ці ранні ознаки неприємностей, але вони можуть бути зрозумілішими на початку проекту, ніж пізніше. |