"Ви можете мати його хорошим, швидким або дешевим. Виберіть два".
Інженери говорять про це керівникам проектів протягом десятиліть.
Дещо по-різному, кожен проект врівноважує «трикутник» часу, грошей і обсягу : ви не можете змінити один із них, не зачепивши принаймні один із інших. Завдання керівника проекту – забезпечувати, щоб трикутник не розпався.
Як це зробити? Спершу, коли виникне проблема, знайдіть її в трикутнику проекту: час (графік), гроші (бюджет) чи масштаб? По-друге, з'ясуйте, які сторони трикутника ви можете змінити, а які «закріпити» на місці. По-третє, налаштуйте все можливе, щоб усунути проблему та оптимізувати проект. По-четверте, завершіть проект і відсвяткуйте!
У цій статті
- Час + гроші + розмах = якість
- Дізнайтеся, що не можна змінити
- Оптимізуйте розклад
- Оптимізуйте бюджет
- Оптимізація області
- Докладні відомості про керування проектами
Час + гроші + розмах = якість
Трикутник проекту також відомий як «залізний трикутник» і, менш поетично, «потрійні обмеження». Як би ви це не називали, це означає одне й те саме: неможливо змінити бюджет, розклад або обсяг проекту, не зачепивши хоча б одну з двох інших частин
Кілька прикладів того, як це працює:
- Щоб встановити дату завершення (час), можна було б витратити більше ресурсів (грошей), щоб завершити роботу швидше, або скоротити функції (обсяг), щоб зменшити обсяг роботи до нового крайнього терміну.
- Щоб завершити проект у рамках бюджету (витрат), можна позбутися понаднормової роботи та завершити проект пізніше (час) або скоротити функції (обсяг).
- Щоб додати функції до продукту (область), можна подовжити крайній термін, щоб виділити час для нової роботи (час), або додати людей, які працюватимуть швидше (витрати). Ви можете робити і те, і інше!
Якість – четверта частина трикутника проекту. Він розташований у центрі, де на нього впливає будь-яка зміна в будь-яку сторону.
Наприклад, якщо план виконується з випередженням плану, можна замінити функції вирізання або виділити більше часу для наявних завдань. З таким додатковим часом і обсягом кінцевий результат може стати кращим продуктом.
Один ключовий момент: універсального стандарту якості не існує. Для будь-якого проекту якість визначається самим проектом. Для деяких компаній дотримання бюджету проекту є найважливішим показником якості. Для інших важливіше вчасно вивести його на ринок. Керівник проекту повинен знати, як визначається якість в організації та конкретному проекті.
У попередньому прикладі ви могли просто достроково завершити випуск продукту з меншою кількістю функцій, випередивши конкурентів. Це може бути визначенням якості для цього проекту у вашій компанії.
Дізнайтеся, що не можна змінити
У більшості проектів принаймні одна сторона трикутника фіксується на місці. Змінити його не можна.
Можливо, бюджет не підлягає обговоренню. (Звучить знайомо?) А може, товар обов'язково повинен надійти в продаж до певної дати. Можливо, і те, і інше правда.
Часто, але не завжди, фіксовані елементи проекту диктуються згори керівником проекту. Іноді на ваших плечах лежить прийняття рішення про те, який елемент є найважливішим для успіху проекту. І ви дійсно повинні чітко розуміти це, коли з'являються проблеми (а вони завжди виникають).
Коли проблема виникає на стороні фіксації, порядок дій часто зрозумілий. Наприклад, якщо ви виявили, що реалізація функції програмного забезпечення триватиме довше, ніж прогнозувалося, і ви підписали контракт про те, що цю функцію (обсяг) буде надано, потрібно перенести дату завершення або додати ресурси, щоб завершити її вчасно.
Якщо фіксована сторона і проблемна сторона різні, не здавайтеся. У цьому і полягає краса трикутника проекту; Завжди можна внести зміни Наприклад, якщо проект потрібно завершити вчасно, а його обсяг збільшився, витрати все одно можна скоригувати, додавши ресурсів.
Якщо всі три сторони трикутника застрягли, не панікуйте. Можливо, проблемам із проектом не вистачає, але ви принаймні усвідомлюєте , що він у такому разі та маєте гарну відправну точку, щоб переосмислити цілі проекту або стандарти якості.
Оптимізуйте розклад
Рано чи пізно ви зіткнетеся з проектом, у якому буде перевищено негнучкий термін.
Надійний спосіб скоротити графік – скоротити критичний шлях – низку завдань, останнє завдання яких завершується в дату завершення проекту. Змінення інших завдань не може скоротити розклад, але змінення критичних завдань впливає. Щоб скоротити критичний шлях, можна:
- скорочувати тривалість завдань (зменшувати область завдань або додавати ресурси);
- «Пришвидшити» графік. Завдання накладаються одне на одне, щоб люди могли працювати над ними одночасно (додайте ресурси). Цю тактику краще використовувати ближче до початку проекту.
- «Кращий» розклад: додайте ресурси, щоб швидше завершити завдання (гроші).
- Видалення завдань (зменшення обсягу).
Звичайно, таке виправлення розкладу може суттєво вплинути на бюджет, обсяг і якість проекту.
Оптимізуйте бюджет
У більшості проектів більшу частину бюджету складають витрати на ресурси: змінні та постійні витрати на людей, обладнання та матеріали. Щоб дотримуватися бюджету, може знадобитися дуже складний вибір:
- Скоротіть область проекту, щоб зменшити кількість завдань, які потребують ресурсів, менше коротших завдань.
- Вилучення ресурсів.
- Переконайтеся, що ставки, комісії та понаднормова робота є доречними.
- Переконайтеся, що ресурси найкраще підходять для цієї роботи.
- Замініть дорогий ресурс на менш витратний.
Взяття під контроль витрат може змусити крайній термін або вимагати скорочення обсягу проекту. Наприклад, якщо не використовувати понаднормову роботу для завдань, може виявитися, що дата завершення – на місяць пізніше. Або якщо скоротити обсяг, дата завершення може фактично зрушитися.
Оптимізація області
Чи подумали б ви про економію грошей, зробивши міст на кілька футів коротшим за річку, через яку він проходить? Звичайно, ні. Іноді обсяг проекту не можна змінити, тому потрібно виконати інші дії.
- Додайте ресурси, щоб переконатися, що всі завдання виконано (витрати).
- Вирізання завдань не на критичному шляху, якщо такі є (витрати).
- Додавання завдань або додавання тривалості до завдань (витрат).
- Подовжте крайній термін, щоб виділити час для всіх завдань із поточним рівнем ресурсів (часом).