Ви коли-небудь плутали фазу з процесом? Або портфель із кінцевим результатом? Можливо, ні, але термінологія керування проектами може бути заплутаною, і ця стаття допоможе вам у цьому розібратися.
У цій статті
- Орієнтуємося: етапи, процеси, портфелі та продукти
- Результати: кінцеві результати проекту
- Місце Microsoft Project у системі керування проектами
- Наїлися? Хочете дізнатися більше?
Орієнтуємося: етапи, процеси, портфелі та продукти
Проект – це просто набір дій, які виконуються згідно з графіком і дають певний результат. Деякі проекти не пов'язані з іншими роботами в організації. З іншого боку, деякі проекти – це частина більших зусиль, як-от етапи, процеси, програми та портфелі.
Етапи
Проекти можна планувати поетапно, щоб можна було керувати кількома проектами, пов'язаними з однією метою. Наприклад, благодійна організація щороку проводить збір коштів. Щоб керувати всіма проектами, пов'язаними з функцією, вони групують їх у три етапи: планування, день події та подальші дії. Кожен етап включає кілька проектів.
| Етап | Проекти | Вихід фази |
|---|---|---|
| Планування. |
|
Завершений документ плану заходу |
| День події |
|
Подія триває, як заплановано |
| Follow-Up |
|
Готовий патологоанатомічний документ |
Процеси
Діяльність у двох різних проектах може бути взаємопов'язана для формування процесу. Наприклад, у вас є два проекти: один містить дії, необхідні для створення системи продажу квитків до колл-центру, а інший проект містить дії з найму та навчання персоналу служби підтримки для колл-центру.
| Проєкт 1 | Проєкт 2 |
|---|---|
Напрямки діяльності:
|
Напрямки діяльності:
|
|
Висновок: Система квитків колл-центру |
Висновок: Співробітники служби підтримки колл-центру |
Сукупний набір заходів двох проектів утворює процес створення кол-центру. Процес має вихід повністю функціонуючого колл-центру.
| Процес. |
|---|
Заходи Проекту 1:
|
Заходи проекту 2:
|
|
Вивід процесу: Повнофункціональний колл-центр |
"Програми"
Програма – це група проектів, якими можна керувати разом, щоб максимально ефективно використовувати їхній взаємопов'язаний стан. Наприклад, будівельна компанія, яка працює над новим підрозділом, управляє кожним будинком в підрозділі як окремим проектом. Об'єднавши проекти в програму для всього підрозділу, компанія може легко побачити прогрес підрозділу в цілому та спланувати залучення сторонніх ресурсів, таких як бетоновози або ландшафтні дизайнери.
| Програма | Проекти |
|---|---|
| Contoso Estates |
|
Портфоліо
Деякі керівники проектів можуть використовувати портфелі, щоб поєднувати проекти та програми з відповідними стратегічними бізнес-цілями. Наприклад, компанія з розробки програмного забезпечення визначила три стратегічні бізнес-цілі: «Інновації в галузі», «Розробка безпечного програмного забезпечення» та «Забезпечення першокласної підтримки клієнтів». Організація створює портфелі для кожної з цих цілей (інновації, безпека та підтримка) і узгоджує поточні проекти та програми в межах цих портфелів.
| Портфоліо | Проекти та програми |
|---|---|
| Інновації |
|
| Безпека |
|
| Support |
|
Результати: кінцеві результати проекту
Проекти, етапи та процеси дають певний вихід, який називається кінцевим результатом. Зазвичай кінцевий результат – це якийсь матеріальний елемент, наприклад документ або готовий продукт. Кінцевими результатами можуть бути продукти або товари, але вони також можуть бути результатами або послугами. У таблиці нижче наведено кілька прикладів таких типів кінцевих результатів.
| Тип кінцевих результатів | Опис | Приклади |
|---|---|---|
| Продукт | Матеріальний елемент, що представляє собою результат проекту, етапу або процесу. Продукти можуть бути окремими кінцевими результатами або складовими більших кінцевих результатів. | Документ, програма, будинок |
| Результат | Результати завершеного проекту, етапу або процесу. | Переглянутий процес сортування помилок, нова організаційна структура, рекомендації щодо зеленого будівництва |
| Service (Служба) | Результат проекту, етапу або процесу, який дає змогу організації виконувати бізнес-функцію. | Повністю функціонуючий колл-центр, штатний стіл на конференції, радіодиспетчерська служба |
Місце Microsoft Project у системі керування проектами
Якщо зробити крок назад, то "система" керування проектами – це інтегрований набір процесів, методологій, методологій та інструментів, які використовуються для планування та відстеження проектів. Microsoft Project – це інструмент у рамках більшої системи керування проектами. Проекти, які також називаються планами проектів, зберігаються як окремі файли в програмі Project 2010 і можуть бути згруповані в більші проекти, наприклад етапи, процеси, програми та портфелі.