Кожен шаблон, що входить до складу Access, – це повна програма відстеження, яка містить попередньо визначені таблиці, форми, звіти, запити, макроси та зв'язки. Ці шаблони миттєво стануть у нагоді, щоб можна було створити нову базу даних на основі шаблону та швидко почати роботу. Проте іноді може знадобитися змінити нову базу даних, наприклад додати чи перейменувати поле або змінити звіт.
У цій статті пояснюється, як застосувати найпоширеніші зміни до бази даних, створеної на основі шаблону. Докладні відомості про певні області див. в посиланнях на статті.
У цій статті
Основи роботи з таблицями та полями
Під час створення бази даних дані зберігаються в таблицях – тематичних списках рядків і стовпців. Елементи даних, які потрібно відстежувати, зберігаються в полях (які також називаються стовпцями). Наприклад, у таблиці "Контакти" можна створити поля "Прізвище", "Ім'я", "Номер телефону" та "Адреса". Для таблиці "Товари" можна створити поля "Назва товару", "Ідентифікатор товару" та "Ціна".
Важливо ретельно вибирати поля. Наприклад, зазвичай важко створити поле для зберігання обчислюваного значення. У більшості випадків за потреби можна обчислити Access значення. Вибираючи поля, намагайтеся зберігати інформацію в найменших корисних частинах. Наприклад, замість повного імені в одному полі радимо зберігати імена та прізвища окремо. Зазвичай, якщо потрібно звітувати, сортувати, шукати або виконувати обчислення елемента інформації, помістіть його в поле окремо.
Щоб отримати додаткові відомості про створення баз даних і вибір полів, див. статтю Основи розробки баз даних.
Поле має певні визначальні характеристики. Наприклад, кожне поле має ім'я, яке однозначно ідентифікує поле в таблиці. Поле також має тип даних, вибраний відповідно до даних, які потрібно зберігати. Тип даних визначає значення, які можна зберігати, і операції, які можна виконувати з цими значеннями, а також обсяг дискового простору, який потрібно відкласти для кожного значення. Кожне поле також має пов'язану групу настройок, які називаються властивостями, які визначають характеристики зовнішнього вигляду або поведінки поля. Наприклад, властивість Format визначає макет відображення поля, тобто його відображення.
Додавання поля до таблиці
У вікні табличного подання даних можна легко додати поле до таблиці. Однак можна також додати поле до таблиці в режимі конструктора. У вікні табличного подання даних поле потрібно додати, ввівши деякі дані в клітинку під заголовком стовпця Клацніть, щоб додати . Також можна додати поле до таблиці в режимі конструктора.
Докладні відомості про додавання поля до таблиці у вікні табличного подання даних див. в статті Додавання або видалення стовпця в табличному поданні.
Докладні відомості про додавання поля до таблиці в режимі конструктора див. в статті Створення таблиці та додавання полів.
Примітка.: Коли ви додаєте нове поле до таблиці, поле не додається автоматично до наявних форм і звітів. Потрібно вручну додати поле до цих форм і звітів, щоб воно відображалися в них.
Видалення поля з таблиці
Якщо це можливо, не видаляючи поле з бази даних, створеної з одного з наданих шаблонів, цілком імовірно, що поле використовується в інших об'єктах бази даних, таких як форми та звіти. Таким чином, видалення поля призведе до наслідків під час спроби використати інші об'єкти бази даних, які використовують поле – об'єкти бази даних не працюватимуть належним чином. Щоб ці інші об'єкти працювали належним чином, потрібно видалити всі посилання на поле з усіх об'єктів, у яких воно використовується.
Якщо ви вирішите видалити поле з бази даних, створеної на основі шаблону, це можна зробити в поданні таблиці або в режимі конструктора. Пам'ятайте, що якщо інші об'єкти бази даних посилаються на видалене поле, потрібно змінити ці інші об'єкти, щоб видалити посилання. Наприклад, якщо звіт містить елемент керування, прив'язаний до видаленого поля, і ви запускаєте звіт, відобразиться повідомлення про помилку, оскільки програмі Access не вдалося знайти дані для поля.
Видаляючи поле, ви остаточно видаляєте всю інформацію, що зберігається в цьому полі. Тому слід бути обережними, видаляючи поля, і перед видаленням поля слід створити резервну копію бази даних.
Перш ніж видалити поле, переконайтеся, що воно не бере участі в жодних зв'язках між таблицями. Якщо спробувати видалити поле, для якого існують зв'язки, Access попереджає, що спочатку потрібно видалити зв'язки.
Покрокові вказівки з видалення зв'язку між таблицями див. в статті Створення, редагування та видалення зв'язків.
Покрокові вказівки з видалення полів із таблиць див. в статті Видалення поля.
Перейменування поля або таблиці
Якщо це можливо, не варто перейменовувати поле або таблицю в базі даних, створених на основі одного з наданих шаблонів , цілком імовірно, що поле або таблиця використовується в інших об'єктах бази даних, наприклад формах і звітах. Таким чином, перейменування поля або таблиці може створити наслідки під час спроби використати інші об'єкти бази даних, у яких використовується поле або таблиця. Інші об'єкти можуть не працювати належним чином, якщо вони посилаються на старе ім'я. Щоб інші об'єкти працювали належним чином, потрібно змінити старе ім'я на нове ім'я. Якщо в категорії Поточна база даних діалогового вікна Параметри Access встановлено прапорець Виконати автовиправлення імені, значна частина цієї роботи виконуватиметься автоматично.
Ви можете змінити текст, який відображається в заголовку стовпця у вікні табличного подання даних. Це можна зробити, не перейменовуйте поле. Якщо потрібно змінити лише текст у заголовку стовпця та не потрібно перейменовувати поле, див. розділ Змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця.
За потреби можна перейменувати таблицю в області переходів або перейменувати поле у вікні табличного подання даних або в режимі конструктора. Перш ніж це зробити, радимо ввімкнути параметр Автовиправлення імені , якщо його ще не ввімкнуто.
Увімкнення функції автовиправлення імені
Коли ви перейменовуєте об'єкт бази даних, наприклад поле, таблицю, форму або звіт, зазвичай потрібно розповсюдити ім'я в усій базі даних. В іншому разі об'єкти, які посилаються на старе ім'я, не працюватимуть належним чином. Access надає функцію автовиправлення імені, яка допомагає розповсюджувати зміни імен. За замовчуванням автовиправлення імені ввімкнуто для всіх нових баз даних у Access. Однак, якщо її вимкнуто, ви можете ввімкнути її, виконавши наведені нижче дії.
Увімкнення функції автовиправлення імені
-
Виберіть Файл > Параметри.
-
У діалоговому вікні Параметри Access в області ліворуч виберіть пункт Поточна база даних.
-
У розділі Параметри автовиправлення імені встановіть прапорець Відстежувати відомості про автовиправлення імені , а потім установіть прапорець Виконувати автовиправлення імені .
-
Якщо потрібно зберегти таблицю, яка реєструє кожну зміну, яку виконує функція автовиправлення імені, установіть прапорець Записувати зміни автовиправлення імені .
-
Натисніть кнопку OK.
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Примітка.: Функція автовиправлення імені відрізняється від функції автовиправлення. Функція автовиправлення імені виправляє посилання між об'єктами. Функція автовиправлення виправляє часто написані слова або фрази з помилкою.
Перейменування поля у вікні табличного подання даних
-
В області переходів двічі клацніть таблицю, у якій потрібно перейменувати поле.
Таблицю буде відкрито у вікні табличного подання даних.
-
Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця для поля, яке потрібно перейменувати, і виберіть у контекстному меню команду Перейменувати поле .
-
Введіть нове ім'я поля та натисніть клавішу Enter.
Перейменування поля в режимі конструктора
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у якій потрібно перейменувати поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор .
Таблицю буде відкрито в режимі конструктора.
-
Клацніть клітинку в стовпці Ім'я поля для поля, яке потрібно перейменувати.
Порада.: Щоб виділити все ім'я поля, наведіть вказівник ліворуч від першого символу в імені, доки вказівник не перетвориться на стрілку, а потім клацніть.
-
Змініть текст, щоб перейменувати поле.
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Перейменування таблиці
Ви можете перейменувати таблицю та більшість інших об'єктів бази даних безпосередньо з області переходів.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно перейменувати, і виберіть перейменувати в контекстному меню.
Примітка.: Перед перейменуванням необхідно закрити всі відкриті об'єкти, які посилаються на таблицю.
-
Введіть нове ім'я та натисніть клавішу Enter.
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця
Підпис – це заголовок або заголовок, який можна призначити полю, установивши властивість Caption поля. Підпис не залежить від імені поля– кожне поле має ім'я поля, а також може мати підпис. Наприклад, може знадобитися, щоб ім'я поля було одним словом без вбудованих пробілів. Потім за допомогою властивості Caption можна створити більш описове ім'я, яке містить пробіли. Підпис відображається замість імені поля у вікні табличного подання даних, а також у підписах і заголовках у запитах, формах і звітах.
Якщо не вказати текст для властивості Підпис , ім'я поля використовуватиметься за замовчуванням.
Якщо потрібно змінити ім'я, яке відображається в заголовку стовпця у вікні табличного подання даних, це можна зробити, не змінюючи ім'я поля, установивши властивість "Підпис" поля. Щоб змінити властивість Caption поля, виконайте такі дії:
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у якій потрібно змінити підпис, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор .
Таблицю буде відкрито в режимі конструктора.
-
Клацніть клітинку в стовпці Ім'я поля для поля, властивість Caption якого потрібно встановити.
-
У нижньому розділі в розділі Властивості поля на вкладці Загальні натисніть кнопку Підпис.
-
Введіть новий підпис для поля.
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Під час наступного відкриття таблиці у вікні табличного подання даних підпис замість імені поля відображатиметься в заголовку стовпця.
Додавання поля до форми або звіту
Під час створення бази даних на основі шаблону база даних міститиме низку вбудованих готових форм і звітів, з якими можна працювати негайно. Однак може знадобитися додати до форми або звіту додаткове поле. Коли ви додаєте поле до форми або звіту, створюється елемент керування.
Елементи керування – це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача (надписами, зображеннями тощо). Елементи керування можуть бути зв'язаними, вільними та обчислюваними.
Повний список типів елементів керування, які можна використовувати у формах і звітах, див. в статті Загальні відомості про елементи керування.
Додавання поля до форми або звіту в режимі розмітки
Створивши форму або звіт, ви можете легко налаштувати його оформлення в режимі розмітки. Використовуючи фактичні інтерактивні дані як орієнтир, ви можете змінити ширину поля та перевпорядкувати поля. У формі або звіті можна розмістити нові поля та задати властивості форми або звіту та їхніх елементів керування.
Щоб перейти в режим розмітки, в області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт і виберіть у контекстному меню пункт Режим розмітки . Крім того, можна натиснути кнопку Режим розмітки в рядку стану Access або клацнути правою кнопкою миші вкладку документа для форми чи звіту та вибрати в контекстному меню пункт Режим розмітки .
Відкриття аркуша властивостей
-
На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Аркуш властивостей.
Сполучення клавіш Натисніть клавішу F4.
За допомогою області Список полів можна додати поля з базової таблиці або запиту до макета. Щоб відобразити область Список полів , на вкладці Формат у групі Елементи керування натисніть кнопку Додати наявні поля. Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області Список полів до макета.
Відобразити область "Список полів"
-
На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.
Додавання поля з області "Список полів"
-
Щоб додати одне поле, перетягніть поле з області Список полів до розділу, де воно має відображатися у формі або звіті.
-
Щоб одночасно додати кілька полів, виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Перетягніть виділені поля на форму або звіт.
Якщо перетягнути поля до розділу, Access створить зв'язаний елемент керування "текстове поле" для кожного поля та автоматично розмістить елемент керування "Підпис" поруч із кожним полем.
Докладні відомості про форми та звіти див. в статтях Додавання поля до форми або звіту, Створення форми в Access і Створення простого звіту.
Додавання поля, у яких зберігаються документи, файли або зображення
За допомогою Access можна додати поле з типом даних "Вкладення", щоб зберігати один або кілька документів, файлів або зображень. Поле вкладення можна використовувати для зберігання кількох файлів в одному полі. У цьому полі можна навіть зберігати кілька типів файлів. Наприклад, у базі даних кандидатів на роботу можна вкладати одне або кілька резюме, окрім фотографії, до запису для кожного контакту.
Додавання поля вкладення до таблиці
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати поле, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор .
Таблицю буде відкрито в режимі конструктора.
-
У стовпці Ім'я поля клацніть перший пустий рядок і введіть ім'я нового поля.
-
Клацніть суміжну клітинку в стовпці Тип даних і виберіть у списку пункт Вкладення .
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
Після збереження таблиці в Access може відобразитися повідомлення про те, що не можна скасувати зміни. Це означає, що не можна перетворити поле на інший тип даних, але його можна видалити, якщо ви вважаєте, що зробили помилку.
-
Натисніть кнопку Так , щоб підтвердити зміну.
Якщо додати поле Вкладення до таблиці, можна скористатися діалоговим вікном Вкладення , щоб додати документи, файли або зображення до запису.
Додавання вкладення до поля
-
В області переходів двічі клацніть таблицю, до якої потрібно додати вкладення.
Таблицю буде відкрито у вікні табличного подання даних.
-
У таблиці двічі клацніть поле вкладення.
Відобразиться діалогове вікно Вкладення.
-
Натисніть кнопку Додати.
З’явиться діалогове вікно Вибрати файл.
-
Скористайтеся списком Папка , щоб перейти до файлу або файлів, які потрібно вкласти в запис, виберіть файл або файли, а потім натисніть кнопку Відкрити.
Зверніть увагу, що можна вибрати кілька файлів будь-якого підтримуваного типу даних.
-
У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK, щоб додати файли до таблиці.
Програма Access додає файли до поля та збільшує число, яке вказує на вкладення відповідним чином.
-
Повторіть ці кроки за потреби, щоб додати файли до поточного поля або інших полів таблиці.
Докладні відомості про поля вкладень див. в статті Вкладення файлів і графіки до записів бази даних.
Змінення способу відображення поля
Ви можете налаштувати вигляд поля під час його відображення. Наприклад, можна настроїти формати відображення, які використовуватимуться в базі даних, наприклад у формах і звітах, або коли таблицю відкрито у вікні табличного подання даних. Щоб установити формат відображення, потрібно задати властивість Поля Формат . Після цього властивість Format поля автоматично успадковується новими формами та звітами, які ви створюєте.
Установлення формату відображення у вікні табличного подання даних
-
В області переходів двічі клацніть таблицю з полем, формат якого потрібно встановити.
Таблицю буде відкрито у вікні табличного подання даних. -
Клацніть поле, формат відображення якого потрібно встановити.
-
На вкладці Поля в групі Форматування клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Формат і виберіть потрібний формат.
Поле відобразиться з новим форматом відображення.
Установлення формату відображення в режимі конструктора
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю з полем, формат відображення якого потрібно змінити, і виберіть у контекстному меню пункт Конструктор .
Таблицю буде відкрито в режимі конструктора.
-
Клацніть поле, формат відображення якого потрібно встановити.
-
У розділі Властивості поля на вкладці Загальні клацніть поле Формат .
-
Клацніть розкривний список і виберіть формат відображення.
-
Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку Зберегти на панелі швидкого доступу.
