У цій статті пояснюється, як переглянути відповіді на збирання даних, перевірити параметри обробки електронної пошти та вжити заходів, щоб усунути поширені типи повідомлень про помилки або проблеми з відповідями.
Діалогове вікно Керування повідомленнями про збирання даних дає змогу керувати повідомленнями збору даних, надісланими одержувачам електронної пошти, і відповідями, отриманими для кожного з цих повідомлень у папці "Вхідні" програми Outlook.
Якщо діалогове вікно не відображається, виконайте наведені нижче дії, щоб відкрити його.
-
Відкрийте базу даних із повідомленням, яким потрібно керувати.
-
На вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями.
У цій статті
Перегляд відповідей
Ось що відбувається після надсилання форми збирання даних електронною поштою. Одержувачі відповідають на повідомлення, натиснувши кнопку Відповісти, заповнивши форму, а потім натиснувши кнопку Надіслати. У цьому розділі пояснюється, як переглянути відповіді та що робити, якщо будь-яка з них не обробляється належним чином. Незалежно від того, чи ви вирішили обробляти відповіді автоматично або вручну, ви можете відкрити відповіді вручну або дізнатися, хто відповів. Докладні відомості про настроювання параметрів процесу відповідей див. в статті Додавання даних, зібраних електронною поштою, до бази даних Access.
Щоб переглянути відповіді, виконайте такі дії:
-
Відкрийте програму Microsoft Outlook 2007 або 2010 і перейдіть до папки, у якій ви зберігаєте відповіді на збирання даних.
Порада.: Якщо ви не пам'ятаєте ім'я папки, на вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування повідомленнями про збирання даних ім'я папки розташовано в стовпці Папка Outlook у рядку, що відповідає повідомленню, відповіді на яке потрібно переглянути.
-
Щоб відкрити відповідь у програмі Outlook, двічі клацніть відповідь. З'явиться форма, оскільки її виконав відправник.
Програма Access не оброблятиме відповіді на повідомлення для відповіді. Таким чином, якщо одна або кілька форм від одержувачів пусті, неповні або не завершені належним чином, потрібно повторно надіслати вихідне повідомлення електронної пошти цим користувачам замість команди Відповісти . Докладні відомості про повторне надсилання повідомлення про збирання даних див. в статті Повторне надсилання повідомлення про збирання даних.
Аналогічно, якщо потрібно надіслати запит іншим користувачам, потрібно повторно надіслати вихідне повідомлення, а не пересилати його.
Перевірка параметрів автоматичної обробки відповідей
Якщо ви вирішили автоматично обробляти відповіді, виконайте наведені нижче дії, щоб переконатися, що відповіді обробляються належним чином.
-
Перегляньте значення в стовпцях "До виконання", "Стан збирання даних" і "Категорії" для кожної відповіді .
Порада.: Якщо в поданні не відображаються стовпці Позначка до виконання, Стан збирання даних і Категорії , додайте їх за допомогою засобу вибору полів. Клацніть заголовок стовпця правою кнопкою миші та виберіть пункт Вибір поля. У діалоговому вікні Вибір поля перетягніть кожне поле праворуч або ліворуч від наявного заголовка стовпця.
Якщо в папці Outlook позначка "До виконання " вдала операція збирання даних, стовпець Стан збирання даних пустий і в стовпці Категорії є зелений індикатор, відповідь успішно оброблено.
-
Крім того, може знадобитися переглянути вміст таблиць призначення, щоб переконатися, що зібрані дані зберігаються як нові записи або як оновлення наявних записів.
Примітка.: Ви не зможете додати дані з відповіді електронною поштою, якщо одержувач надіслав вам форму збору даних за допомогою Hotmail або Yahoo.
Виправлення неполадок автоматично оброблених відповідей
Одержувачі електронної пошти можуть повідомити, що вони заповнили форми та надіслали їх вам як відповіді. Однак очікувані результати не відображаються в Access або Outlook. Наприклад:
-
Дані в цільових таблицях Access не відображаються. Нові записи не додаються, або наявні записи не оновлюються.
-
У стовпці Стан збирання даних для повідомлення в Outlook відображається повідомлення про помилку або рядок "Повідомлення необроблено". Крім того, у стовпці Категорії повідомлення відображається червоний квадрат або пустий.
Якщо виникають такі проблеми, див. вказівки з виправлення неполадок у статті Автоматичне оброблення відповідей на збирання даних.
Крім того, див. статтю Додавання даних, зібраних через повідомлення електронної пошти, до бази даних Access , якщо потрібно перевірити, чи правильно налаштовано автоматичну обробку.
Обробка відповідей вручну
Обробка відповіді вручну передбачає початок операції експортування з Програми Outlook. Одночасно можна експортувати лише одну відповідь. Уникайте відповідей, для яких у стовпці Стан збирання даних установлено значення Збирання даних за допомогою електронної пошти. Цей стан означає, що відповідь уже оброблено. Відповіді, для яких у стовпці Стан збирання даних установлено значення Необроблене повідомлення , потрібно обробляти вручну. Не вдалося автоматично обробити відповідь, яка містить повідомлення про помилку в цьому стовпці, і перед експортом вручну знадобиться виправлення неполадок. Довідку з виправлення неполадок див. в статті Відповіді на збирання даних не обробляються автоматично.
-
У програмі Outlook клацніть правою кнопкою миші відповідь, яку потрібно обробити вручну.
-
Виберіть пункт Експорт даних до Microsoft Office Access.
-
У діалоговому вікні Експорт даних до Microsoft Access перегляньте відомості про відповідь і натисніть кнопку OK , щоб експортувати її. Якщо операцію експорту виконано успішно, відобразиться повідомлення Дані успішно експортовано до бази даних. Якщо не вдається виконати операцію, відобразиться повідомлення Не вдалося імпортувати дані через помилки, а потім опис проблем, які спричинили помилку. У таблиці нижче наведено проблеми, які можуть спричинити помилку експорту.
Виправлення неполадок із обробленими вручну відповідями
|
Повідомлення стовпця "Проблема" або "Стан збирання даних" |
Причина |
Вирішення |
|
Якщо клацнути відповідь правою кнопкою миші, команда Експортувати дані до Програми Microsoft Access не відображається. |
Вибране повідомлення не є припустимою відповіддю на збирання даних. |
Видаліть повідомлення, які не є відповідями на збирання даних із визначеної папки. |
|
Відповідь не передається до потрібної папки. |
У визначену папку надходитимуть лише вихідні відповіді на повідомлення. Відповіді на власні повідомлення (якщо для створення відповіді не використано копію повідомлення в папці Надіслані ), а відповіді, які входять до ланцюжка повідомлень електронної пошти, які використовуються для обговорення, можуть не переміщуватися до визначеної папки. Інші можливі причини: не інстальовано Access або надбудова, необхідна для обробки відповідей, відсутня або пошкоджена. |
Якщо одна з відповідей не обробляється, заповніть форму, яка міститься в надісланому повідомленні в папці Надіслані. Якщо користувач заповнив форму у відповіді на відповідь, попросіть користувача відповісти на вихідне повідомлення. Якщо ви підозрюєте, що надбудова відсутня або пошкоджена, перейдіть до Outlook і виконайте такі дії:
Якщо запис відображається в розділі Вимкнута надбудова програми, клацніть стрілку в полі Керування , виберіть Вимкнута елементи, а потім у діалоговому вікні Вимкнута елементи виберіть надбудову Microsoft Access Outlook для збору й публікації даних і натисніть кнопку Увімкнути. Якщо надбудова Microsoft Access Outlook для збирання даних і публікації не відображається, спробуйте інсталювати Access ще раз. |
|
Не вдалося знайти базу даних. Знайдіть базу даних і імпортуйте дані вручну. |
Базу даних переміщено до іншого розташування, перейменовано або видалено або пошкоджено. |
Відновіть базу даних у вихідному розташуванні та повторіть спробу. |
|
База даних уже використовується. |
Базу даних відкрито в монопольному режимі, і зміни не можна вносити до бази даних до випуску монопольного блокування. |
Попросіть користувача, який відкрив базу даних у монопольному режимі, закрити та відкрити базу даних у звичайному режимі. Потім експортуйте відповідь вручну. |
|
Відсутня таблиця, запит або поле. |
Цільову таблицю або запит видалено або перейменовано, або її структуру змінено таким чином, що вміст форми не можна додати до таблиць. |
Створіть відсутні таблиці та запити призначення або створіть і надішліть нове повідомлення про збирання даних. |
|
Форму пошкоджено або змінено. |
Форму у відповіді пошкоджено, або хтось (одержувач чи відправник) змінив форму. |
Якщо одержувач змінив форму, попросіть його повторно надіслати форму, а потім вручну експортувати відповідь. Якщо форма у вихідному повідомленні пошкоджена або неприпустима, потрібно створити й надіслати нове повідомлення. |
|
Відсутні відомості, необхідні для завершення обробки. |
Відсутні відомості, необхідні для зіставлення відповіді з наявним записом, який потрібно оновити. |
Параметри повідомлення потрібно синхронізувати з Outlook. В Access на вкладці Зовнішні дані в групі Збирання даних натисніть кнопку Керування відповідями. У діалоговому вікні Керування відповідями виберіть повідомлення. У розділі Відомості про повідомлення відобразиться попередження. Клацніть попередження, щоб синхронізувати параметри, а потім закрийте діалогове вікно. Поверніться до програми Outlook і спробуйте експортувати відповідь вручну. |
|
Не вдалося додати або оновити дані, оскільки дані отримають повторюване значення в полі, яке приймає лише унікальні значення. |
Поле, для якого властивість Індексовано має значення Так (без повторень), не може містити повторювані значення. Якщо значення, призначене полю форми, уже існує у відповідному полі таблиці, операція завершиться помилкою. |
Попросіть одержувачів надіслати іншу відповідь з іншим значенням у полі форми. |
|
Введене значення не є елементом у списку варіантів. |
Форма містить обов'язкове поле, яке шукає значення, але користувач не вказав значення для поля, або властивість LimitToList поля має значення Так , а користувач вказав значення, відсутнє в списку. |
Попросіть одержувачів повторно надіслати відповідь, заповнивши всі поля, або заповніть і збережіть форму , а потім повторіть спробу експорту. |
|
Неприпустиме значення в полі форми. |
Одержувач ввів неприпустимі дані в одне або кілька полів. |
Попросіть одержувачів повторно надіслати відповідь, заповнивши всі поля, або заповніть і збережіть форму, а потім спробуйте експортувати ще раз. |
|
Відповідь містить форму, яку потрібно заповнити. Коли все буде готово, надішліть його відправнику цього повідомлення електронної пошти. |
Одержувач не заповнив форму. |
Попросіть одержувачів надіслати ще одну відповідь після заповнення форми. |
Якщо до вихідного повідомлення не вдалося зв'язатися з деякими користувачами, спробуйте повторно надіслати повідомлення, а не пересилати його. Докладні відомості про повторне надсилання повідомлення див. в статті Повторне надсилання повідомлення про збирання даних.
