Основні завдання у програмі Access 2010

Реляційні бази даних в Access

Іноді для відстеження такої інформації потрібна реляційна база даних – сховище даних, розділене на менші колекції даних (так звані таблиці), щоб усунути надмірність, а потім пов'язане між собою на основі поширених бітів інформації (так званих полів). Наприклад, реляційна база даних планування подій може містити таблицю з відомостями про клієнтів, таблицю з відомостями про постачальника та таблицю з відомостями про події. Таблиця з відомостями про події може мати поле, яке зв'язується з таблицею клієнта, і поле, яке зв'язується з таблицею постачальника. Таким чином, наприклад, якщо номер телефону постачальника змінився, відомості можна змінити один раз у таблиці постачальника, а не в кожній події, у якій брав участь постачальник.

Access – це засіб, за допомогою якого можна швидко й легко розробляти програми реляційних баз даних, які допомагають керувати інформацією. Ви можете створити базу даних, щоб відстежувати інформацію про будь-яку інформацію, як-от інвентаризацію, професійні контакти або бізнес-процеси. Справді, Access постачається з шаблонами, які можна використовувати відразу для відстеження різноманітних відомостей, що спрощує роботу навіть для початківців.

Коли ви відкриваєте Access

Коли ви запускаєте Access 2010, відобразиться подання Microsoft Office Backstage, у якому можна отримати відомості про поточну базу даних, створити нову базу даних, відкрити наявну базу даних і переглянути рекомендований вміст із Office.com.

Подання Backstage також містить багато інших команд, за допомогою яких можна настроювати, обслуговувати бази даних або надавати до них спільний доступ. Команди в поданні Backstage зазвичай застосовуються до цілих баз даних, а не до об'єктів у базі даних.

На початок сторінки

Додавання таблиці

Нову таблицю можна додати до наявної бази даних за допомогою засобів у групі Таблиці на вкладці Створення .

Незалежно від того, у якому поданні ви починаєте роботу, ви завжди можете перейти до іншого подання за допомогою кнопок подання в рядку стану вікна Access.

Створення пустої таблиці у вікні табличного подання даних    У вікні табличного подання даних можна відразу ввести дані та дозволити програмі Access створювати структуру таблиці у фоновому режимі. Імена полів призначаються чисельно (Поле1, Поле2 тощо), а Access установлює тип даних поля на основі типу введених даних.

1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Таблиця .

2. Access створить таблицю, а потім розмістить курсор у першій пустій клітинці в стовпці Клацніть, щоб додати .

3. Щоб додати дані, почніть вводити дані в першу пусту клітинку або вставити дані з іншого джерела, як описано далі в цій статті.

   • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

     Порада.: Дайте зрозуміле ім'я кожному полю, щоб можна було визначити його вміст без необхідності переглядати дані.

   • Щоб перемістити стовпець, виберіть його, клацнувши його заголовок, а потім перетягніть його в потрібне місце. Також можна виділити кілька суміжних стовпців і перетягнути їх усі до нового розташування.

     Щоб додати до таблиці інші поля, можна ввести текст у стовпці Клацніть, щоб додати у вікні табличного подання даних, або додати нові поля за допомогою команд на вкладці Поля в групі Додати & Видалити.

Створення таблиці, починаючи з режиму конструктора    У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. Потім можна перейти до вікна табличного подання даних, щоб ввести дані, або ввести дані іншим способом, наприклад із формою.

Режим конструктора недоступний для таблиць у веб-базі даних.

1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць.

2. Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

3. У стовпці Опис можна ввести додаткові відомості для кожного поля. Введений опис відображається в рядку стану, коли місце вставлення міститься в цьому полі та використовується як текст рядка стану для всіх елементів керування, створених за допомогою перетягування поля з області Список полів до форми або звіту, а також для елементів керування, створених для цього поля майстром форм або майстром звітів.

4. Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:

   • на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

5. Ви можете почати вводити дані в таблицю в будь-який час, перейшовши до вікна табличного подання даних, клацнувши першу пусту клітинку та ввівши текст. Ви також можете вставити дані з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Створення таблиці на основі списку SharePoint    Зі списком SharePoint ваші дані можуть використовувати користувачі, які не мають Access. Крім того, дані списку зберігаються на сервері, який зазвичай забезпечує кращий захист від втрати даних, ніж файли, збережені на настільному комп'ютері. Спочатку можна створити новий список або створити зв'язок із наявним списком. Потрібно мати достатні дозволи на сайті SharePoint, на якому потрібно створити список; це може відрізнятися залежно від сайту, тому зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися про ваші варіанти.

Ця функція недоступна у веб-базі даних.

1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint.

2. Щоб створити стандартний список SharePoint, наприклад Контакти або Події, можна скористатися одним із шаблонів списку.

   Крім того, можна створити настроюваний список або створити зв'язок із наявним списком чи імпортувати його. Виберіть потрібний параметр.

3. Якщо вибрати будь-який із шаблонів списку або створити настроюваний список, відкриється діалогове вікно Створення списку , у якому можна буде виконати цю процедуру. Якщо ви вирішите використовувати наявний список, відкриється діалогове вікно Отримання зовнішніх даних , щоб вам допомогти.

Докладні відомості про таблиці див. в статті Загальні відомості про таблиці.

На початок сторінки

Вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access

Якщо дані зберігаються в іншій програмі, наприклад Excel, можна скопіювати та вставити дані в таблицю Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані містяться в програмі обробки тексту, спочатку слід розділити стовпці даних за допомогою вкладок або перетворити дані на таблицю в програмі обробки слів, а потім скопіювати дані. Якщо дані потрібні для редагування або керування ними (наприклад, розділення повних імен на імена та прізвища), це можна зробити, перш ніж копіювати дані, особливо якщо ви не знайомі з Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".

В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних схожий на наступні рядки, Access визначить, що перший рядок входить до складу даних, і призначає полям загальні імена (Поле1, Поле2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на наступні рядки, access використовує перший рядок як імена полів і виключає перший рядок у фактичних даних.

Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:

1. На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти , щоб зберегти таблицю.

2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть ім'я стовпця.

3. Знову збережіть таблицю.

На початок сторінки

Імпорт даних з іншого джерела або зв'язування з ними

Можливо, у вас є дані, зібрані в іншій програмі, яку ви хотіли б використовувати в Access. Можливо, ви працюєте з людьми, які зберігають свої дані в інших програмах, і хочете працювати з їхніми даними в Access. Або, можливо, у вас є кілька розрізнених джерел даних і вам потрібен "посадковий майданчик", де ви можете об'єднати їх для більш глибокого аналізу.

Access дає змогу легко імпортувати або зв'язувати дані з інших програм. Дані можна додавати з аркуша Excel, з таблиці в іншій базі даних Access, зі списку SharePoint або з будь-якого іншого джерела. Процес дещо відрізняється залежно від джерела даних, але ці інструкції допоможуть вам почати роботу.

1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання виберіть команду для типу файлу, з який імпортується файл.

   Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Excel. Якщо потрібний тип програми не відображається, натисніть кнопку Додатково.

   Примітка.: Якщо в групі Імпорт & Посилання не вдається знайти правильний тип формату, можливо, знадобиться запустити програму, у якій створено дані, а потім скористатися цією програмою, щоб зберегти дані у форматі файлу, який підтримує програма Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками ), а потім імпортувати дані або створити зв'язок із ними.

2. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних натисніть кнопку Огляд , щоб перейти до вихідного файлу даних, або введіть повний шлях до вихідного файлу даних у полі Ім'я файлу .

3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть спосіб і місце зберігання даних у поточній базі даних. Ви можете створити нову таблицю, використовуючи імпортовані дані, або створити зв'язану таблицю, у якій зберігається зв'язок із джерелом даних.

4. Натисніть кнопку OK.

   Залежно від вашого вибору відкриється діалогове вікно Зв'язування об'єктів або Імпорт об'єктів .

5. Щоб завершити процес, скористайтеся діалоговим вікном. Точна процедура, яку ви виконаєте, залежить від вибраного параметра імпорту або зв'язування.

6. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

   Якщо ви вирішили імпортувати дані, Access запитає, чи потрібно зберегти відомості про щойно завершену операцію імпорту.

7. Якщо вам здається, що цю саму операцію імпорту буде виконано знову, натисніть кнопку Зберегти етапи імпорту та введіть відомості.

   Потім можна легко відтворити операцію імпорту, натиснувши кнопку Збережені операції імпорту в групіІмпорт на вкладці Зовнішні дані , вибравши специфікацію імпорту та натиснувши кнопку Виконати.

8. Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Access імпортує дані до нової таблиці, а потім відображає таблицю в області переходів у розділі Таблиці .

Щоб дізнатися більше про те, як імпортувати дані в Access, перейдіть за посиланнями в розділі Див. також у цій статті.

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу розробки залежить від цілей, але, можливо, вам варто створити запити, форми, звіти та макроси. У цій статті не наведено відомості про створення додаткових об'єктів бази даних.

Докладні відомості див. в таких статтях:

• Загальні відомості про запити

• Загальні відомості про форми

• Загальні відомості про звіти в Access

На початок сторінки

Імпорт аркуша Excel до Access

Багато людей починають вивчати Access після першого створення списку в Програмі Excel. Програма Excel – це чудове місце для створення списку, але в міру зростання списку важче впорядковувати та оновлювати його. Переміщення списку до Access – це зазвичай наступний логічний крок.

Таблиця бази даних схожа на аркуш, тому дані зберігаються в рядках і стовпцях. Як наслідок, зазвичай легко імпортувати аркуш до таблиці бази даних. Основна відмінність між зберіганням даних на аркуші та зберіганням їх у базі даних полягає в тому, як їх впорядковано. Просто імпорт усього аркуша як нової таблиці в базі даних не вирішить проблем, пов'язаних із впорядкуванням і оновленням даних, особливо якщо аркуш містить зайві дані. Щоб вирішити ці проблеми, потрібно розділити дані електронної таблиці на окремі таблиці, кожна з яких містить пов'язані дані. Докладні відомості про те, як упорядкувати дані в таблицях, див. в статті Основи розробки баз даних.

Access має майстер аналізатора таблиць, який може допомогти вам завершити цей процес. Імпортувавши дані до таблиці, майстер допоможе розділити таблицю на окремі таблиці, кожна з яких містить дані, які не дублюються в жодній з інших таблиць. Майстер також створює необхідні зв'язки між таблицями.

На початок сторінки

Імпорт аркуша Excel як таблиці в новій базі даних

1. На вкладці Файл виберіть команду Створити й клацніть плитку Пуста база даних.

2. Введіть ім'я нової бази даних у полі Ім'я файлу та натисніть кнопку Створити.

   Відкриється нова база даних, і Access створить пусту таблицю "Таблиця1".

3. Закрийте таблицю1.

   Коли з'явиться запит на збереження змін у структурі таблиці1, натисніть кнопку Ні.

4. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання натисніть кнопку Excel.

5. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних натисніть кнопку Огляд.

6. Скористайтеся діалоговим вікном Відкриття файлу , щоб знайти файл.

7. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

8. У діалоговому вікні Отримання зовнішніх даних переконайтеся, що вибрано параметр Імпортувати вихідні дані до нової таблиці в поточній базі даних .

9. Натисніть кнопку OK.

   Запуститься майстер імпорту електронних таблиць із запитаннями про дані.

10. Дотримуйтеся вказівок, натиснувши кнопку Далі або Назад , щоб переходити між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Примітка.: Access запитає, чи потрібно зберегти відомості про щойно завершену операцію імпорту. Якщо ви думаєте, що цю саму операцію імпорту буде виконано знову, натисніть кнопку Так, а потім введіть відомості. Потім операцію можна легко відтворити в майбутньому, натиснувши кнопку Збережені операції імпорту в групі Імпорт на вкладці Зовнішні дані . Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Access імпортує дані до нової таблиці, а потім відображає їх у розділі Усі таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Упорядкування даних за допомогою майстра аналізу таблиць

Імпортувавши дані до таблиці Access, можна скористатися майстром аналізу таблиць, щоб швидко визначити зайві дані. Потім майстер дає змогу легко впорядкувати дані в окремі таблиці, щоб вони зберігалися найефективніше. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію, а потім створює нові таблиці, які можна використовувати як основу для застосунку бази даних.

1. Відкрийте базу даних Access із таблицею, яку потрібно проаналізувати.

2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Аналіз натисніть кнопку Аналізувати таблицю.

   Запуститься майстер аналізатора таблиць.

   Перші дві сторінки майстра містять короткий посібник із кнопками, які можна клацнути, щоб переглянути приклади. Якщо вступні сторінки не відображаються, але замість цього відображається прапорець Відображати вступні сторінки?, установіть цей прапорець і двічі натисніть кнопку Назад, щоб переглянути вступ. Якщо ви не хочете знову переглядати вступні сторінки після прочитання вступу, зніміть прапорець Відображати вступні сторінки?

3. На сторінці Яка таблиця містить поля зі значеннями, які повторюються в багатьох записах? виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати, і натисніть кнопку Далі.

4. Ви можете дозволити майстру вибрати поля, у які таблиці переходити, або прийняти це рішення самостійно. Якщо ви виконаєте рекомендації майстра, ви все одно зможете внести зміни до макета таблиці на наступній сторінці майстра.

   Примітка.: Якщо ви дозволите майстру вирішити, які поля слід помістити в які таблиці, його вибір не завжди підходить для ваших даних, особливо якщо даних недостатньо для роботи. Уважно перевіряйте результати роботи майстра. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективнішу організацію, ніж та, про яку ви думаєте, тому варто хоча б один раз спробувати рішення майстра. Якщо вам не подобаються пропозиції, ви все одно можете перевпорядкувати поля вручну, і завжди можна натиснути кнопку Назад і самостійно впорядкувати всі поля.

5. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці потрібно вказати таблиці, які містять поля. Якщо ви вирішили вибрати майстер, відобразиться кілька таблиць, з'єднаних за лініями зв'язків. В іншому разі Access створить лише одну таблицю з усіма полями. У будь-якому випадку ви можете внести зміни на цій сторінці.

   • Щоб створити нову таблицю з цими полями, можна перетягнути поля з таблиці до пустої області сторінки. Access запропонує ввести ім'я таблиці.

   • Якщо ви вважаєте, що поля зберігатимуться ефективніше, їх можна перетягнути з однієї таблиці до іншої.

   • Більшості таблиць буде надано поле ідентифікатора або створеного унікального ідентифікатора . Щоб дізнатися більше про поля ідентифікаторів, натисніть кнопку Підказки у верхньому правому куті майстра.

   • Щоб скасувати зміну, натисніть кнопку Скасувати .

   • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть її рядок заголовка, введіть нове ім'я та натисніть кнопку OK.

6. Упорядкувавши поля потрібним чином, натисніть кнопку Далі.

7. Якщо майстер знайде записи з дуже схожими значеннями, він визначить ці значення як можливі друкарські помилки та відобразить екран, на якому можна підтвердити, що з ними робити. Прокрутіть список, щоб знайти будь-який зі значень у стовпці Виправлення , а потім клацніть відповідний елемент у розкривному списку. Натисніть кнопку (Залишити як є ), щоб майстер не вніс жодних змін до цього значення. Завершивши, натисніть кнопку Далі.

8. Майстер запитає, чи потрібно створити запит, схожий на вихідну таблицю. Якщо ви вже створили форми та звіти на основі вихідної таблиці, варто створити такий запит. Якщо натиснути кнопку Так, створити запит, майстер перейменує вихідну таблицю, додаючи "_OLD" до імені таблиці, а потім називатиме новий запит іменем вихідної таблиці. Форми та звіти, створені на основі таблиці, тепер використовують запит для своїх даних, і вони продовжують працювати так само, як і раніше.

9. Натисніть кнопку Готово.

   Майстер створить нові таблиці, як зазначено, а потім відкриє їх. Завершивши перевірку результатів, закрийте їх.

На початок сторінки

Робота з даними з інших програм

У програмі Access 2010 передбачено функції для роботи з даними, які зберігаються в інших програмах.

Створення нової бази даних Access, яка зв'язує дані з даними в іншому форматі файлу    В Access можна відкрити файл в іншому форматі, як-от текст, dBASE або електронну таблицю. Access автоматично створює базу даних Access і зв'язує файл.

1. Запустіть Access.

2. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

3. У діалоговому вікні Відкрити виберіть тип файлу, який потрібно відкрити в списку. Якщо ви не впевнені в типі файлу, виберіть пункт Усі файли (*.*).

4. За потреби перейдіть до папки з файлом, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.

5. Дотримуйтеся вказівок майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Імпорт або зв'язування даних із наявною базою даних Access    Ви можете імпортувати дані з інших джерел і програм до таблиць Access, щоб вони містилися у файлі Access, або зв'язати їх із даними з Access, щоб дані були у вихідному файлі (за межами файлу Access).

1. На вкладці Зовнішні дані в групі Імпорт & Посилання виберіть формат, у якому зберігаються дані.

   Ви можете імпортувати або зв'язувати дані з таких джерел:

   • Excel    Дані з аркуша або іменованого діапазону можна об'єднати в книзі Excel. Кожен аркуш або іменований діапазон потрібно імпортувати або зв'язати окремо.

   • Access    Це дуже зручно для відокремлення процесу від даних, створення розділеної бази даних. Тобто можна використовувати одну базу даних, щоб містити всі форми, звіти й макроси, а також зберігати дані в іншій базі даних. Після цього ви зможете вдосконалити процес, не перериваючи роботу будь-кого. Крім того, можна об'єднати дані з багатьох різних баз даних Access в одній, щоб спростити підсумовування даних у підрозділах або між бізнес-партнерами.

   • база даних ODBC    Цей формат підтримує багато програм, зокрема багато серверів баз даних. Це допоможе створити бази даних "цільової панелі", де об'єднуються дані з різних систем.

   • Текстовий файл    Ви можете підключитися до простого текстового файлу та навіть змінити вміст цього файлу за допомогою Access. Це може полегшити використання даних Access у багатьох програмах.

   • XML-файл    Цей формат також забезпечує сумісність з різними іншими програмами, зокрема з деякими веб-серверами.

   • Список SharePoint    Завдяки цьому ваші дані можна використовувати в браузері – стандартному способі використання списку SharePoint.

   • Служби даних    Ви можете підключитися до служб веб-даних у межах підприємства.

   • Html-документ   

   • Папка Outlook    Ви можете підключитися до папок Outlook, щоб легше інтегрувати свою контактну інформацію з рештою даних.

   • dBase file    dBase – це популярна альтернативна система баз даних, яка підтримується Access

     Відкриється діалогове вікно Отримання зовнішніх даних .

2. Дотримуйтеся вказівок у діалоговому вікні.

   Access імпортує або зв'яже дані з базою даних. Для більшості форматів потрібно вказати розташування даних, а потім вибрати спосіб зберігання даних у базі даних.

На початок сторінки

Використання файлу бази даних Access у кількох версіях Access

Якщо всі таблиці, форми та інші об'єкти бази даних Access попередньої версії містяться в одному файлі та потрібно використовувати базу даних у кількох версіях Access, можна створити нову клієнтську базу даних у пізнішій версії та зв'язати її з вихідним файлом. Користувачі з попередньою версією Access все ще можуть використовувати вихідну базу даних. Користувачі, які мають пізнішу версію, можуть використовувати нову клієнтську базу даних для зв'язування з тими самими даними. Якщо знадобиться кілька версій Access, можна створити кілька зовнішніх версій.

На початок сторінки

Використання клієнтської або серверної програми в кількох версіях Access

Якщо база даних Access уже програма типу "зовнішня/внутрішня", можна перетворити зовнішній кінець на новий формат файлу. Для серверної бази даних зміни не потрібні.

Нижче описано, як за допомогою команди Зберегти базу даних як перетворити клієнтську базу даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі та створює копію у вказаному форматі.

1. Закрийте клієнтську базу даних. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або в спільній папці, переконайтеся, що її ніхто не відкрив.

2. Запустіть Access 2010.

3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

4. Перейдіть до розташування клієнтської бази даних і двічі клацніть її, щоб відкрити.

   Якщо з'явиться діалогове вікно Покращення бази даних із запитом на покращення бази даних, натисніть кнопку Ні.

5. Якщо під час відкриття бази даних з'являється форма, закрийте її.

6. На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти базу даних як.

7. У діалоговому вікні Збереження документа введіть ім'я нової бази даних.

8. Натисніть кнопку Зберегти.

Тепер ви можете покращити нову клієнтську базу даних, щоб підтримувати нові функції.

На початок сторінки