Пошук записів із наймолодшою або найстаршою датою

Правила створення та використання запитів на найвищі значення

Щоб створити запит на найвище значення, спочатку створіть вибірковий запит. Залежно від потрібних результатів до запиту потрібно застосувати порядок сортування або перетворити запит на запит підсумків. Якщо перетворити запит, використайте агрегатну функцію, наприклад "Максимум " або " Мінімум ", щоб повернути найбільше або найнижче значення, або " Перше " або "Останнє ", щоб повернути найранішу чи останню дату. Запити підсумків і агрегатні функції використовуються лише тоді, коли потрібно знайти дані, які потрапляють до набору груп або категорій. Припустімо, наприклад, що потрібно знайти номери збуту для певної дати для кожного міста, у якому працює ваша компанія. У такому разі міста стають категоріями (потрібно знайти дані в одному місті), тому ви використовуєте запит підсумків.

Пам'ятайте, що незалежно від типу запиту в запитах мають використовуватися поля, які містять описові дані, наприклад імена клієнтів, а також поле, яке містить значення дат, які потрібно знайти. Крім того, значення дат мають міститися в полі з типом даних "Дата й час". Запити, описані в цій статті, не вдається виконати зі значеннями дат у полі "Короткий текст". Крім того, якщо потрібно використати запит підсумків, поля даних мають містити відомості про категорії, наприклад поле міста або країни або регіону.

Вибір між запитом на найвищі значення та фільтром

Щоб визначити, чи слід створювати запит на найвищі значення або застосовувати фільтр, виберіть один із таких варіантів:

• Якщо потрібно повернути записи з останніми або останніми датами в полі, а точні значення дат невідомі або вони не мають значення, створіть запит на найвищі значення.

• Якщо потрібно повернути всі записи, які відповідають даті, перед певною датою або пізнішою, скористайтеся фільтром. Наприклад, щоб переглянути дати збуту в період із квітня по липень, застосуйте фільтр. Повне обговорення фільтрів виходить за рамки цієї статті.

  Докладні відомості про створення та використання фільтрів див. в статті Застосування фільтра для перегляду вибраних записів у базі даних Access.

На початок сторінки

Створення базового запиту на найвищі значення

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. У діалоговому вікні клацніть таблицю, яку потрібно використати в запиті, натисніть кнопку Додати , щоб розташувати таблицю у верхній частині конструктора, а потім натисніть кнопку Закрити.

   -або-

   Двічі клацніть таблицю та натисніть кнопку Закрити.

   Якщо використовується зразок даних у списку, це попередній розділ, додайте до запиту таблицю "Працівники".

3. Додайте поля, які потрібно використовувати в запиті, до сітки макета. Ви можете двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле в пусту клітинку в рядку Поле .

   Якщо використовується зразок таблиці, додайте поля Ім'я, Прізвище та Дата народження.

4. У полі, яке містить перші або останні значення (поле "Дата народження", якщо використовується зразок таблиці), клацніть рядок Сортування та виберіть значення За зростанням або За спаданням.

   Порядок сортування за спаданням повертає останню дату, а порядок сортування за зростанням повертає найранішу дату.

   Увага!: Слід установити значення в рядку Сортування лише для полів, які містять дати. Якщо вказати порядок сортування для іншого поля, запит не поверне потрібні результати.

5. На вкладці Конструктор запитів у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Усі (список Найвищі значення ) і введіть потрібну кількість записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

6. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

7. Збережіть запит і залиште його відкритим для використання в наступних кроках.

Ви можете побачити, що цей тип запиту на найвищі значення може відповідати на основні запитання, наприклад, хто є найстаршою або наймолодшою особою в компанії. У наступних кроках пояснюється, як використовувати вирази та інші умови, щоб додати потужності та гнучкості запиту. Умови, показані на наступному кроці, повертають наступні три дні народження працівників.

Додавання умов до запиту

1. Переключити запит, створений на попередніх кроках, у режим конструктора.

2. У сітці макета запиту в стовпці праворуч від стовпця "Дата народження" скопіюйте та вставте або введіть цей вираз: Вираз1: DatePart("m",[Дата народження]). Потім натисніть кнопку Виконати.

   Функція DatePart видобуває частину місяця поля "Дата народження".

3. Перехід до режиму конструктора.

4. Праворуч від першого виразу вставте або введіть такий вираз: Вираз2: DatePart("d",[Дата народження]). Потім натисніть кнопку Виконати.

   У цьому випадку функція DatePart видобуває частину дати в полі "Дата народження".

5. Перехід до режиму конструктора.

6. Зніміть прапорці в рядку Відображення для кожного з двох виразів, які ви щойно ввели, клацніть рядок Сортування для кожного виразу та натисніть кнопку За зростанням.

7. Виберіть команду Виконати.

8. За потреби можна вказати умови для обмеження області запиту. Якщо вказати умови, запит сортує лише ті записи, які відповідають умовам, і визначає значення перших або останніх полів зі відсортованого списку.

   Щоб продовжити роботу зі зразками даних, перейдіть у режим конструктора. Потім у рядку Критерії стовпця Дата народження введіть такий вираз:

   Month([Дата народження]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Цей вираз робить такий вираз: частина Month([Birth Date]) > Month(Date()) перевіряє дату народження кожного працівника, щоб дізнатися, чи він припадає на майбутній місяць і, якщо це правда, містить ці записи в запиті. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) частина виразу перевіряє дати народження, які відбуваються в поточному місяці, щоб побачити, чи день народження припадає на поточний день або після цього. Якщо ця умова істинна, функція включає ці записи в запит. Підсумовування. Цей вираз ігнорує всі записи, у яких день народження припадає між 1 січня та датою виконання запиту.

   Додаткові приклади виразів умов запиту див. в статті Приклади умов запиту.

9. На вкладці Конструктор запитів у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Усі (список Найвищі значення ) і введіть потрібну кількість записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

   Щоб переглянути три наступні дні народження, введіть 3.

10. Натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.

Створення запиту підсумків

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Двічі клацніть таблиці, які потрібно використовувати. Кожна таблиця відображається у верхній частині конструктора запитів.

   Якщо використовуються наведені вище зразки таблиць, додайте таблиці "Події" та "Типи подій".

3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті. Переконайтеся, що на цьому етапі до запиту додано лише поля групи або категорії та поле значення.

   Якщо використовується зразок даних, перелічених у трьох попередніх таблицях, потрібно додати поле Тип події з таблиці Тип події або поле Дата події з таблиці Події.

4. За потреби можна вказати умови, які обмежують область запиту. У цьому відсортованій списку сортуються лише записи, які відповідають умовам, а в цьому відсортованій таблиці визначаються значення полів згори та знизу.

   Наприклад, якщо потрібно повернути події в категорії Приватна функція, введіть цей вираз у рядку Критерії стовпця Тип події: <>"Приватна функція".

   Додаткові приклади виразів умов запиту див. в статті Приклади умов запиту.

5. Перетворіть запит на запит підсумків, виконавши такі дії:

   На вкладці Конструктор запитів у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Підсумки.

   На бланку з'явиться рядок Підсумки .

6. Переконайтеся, що в рядку Підсумки кожної групи або поля категорії встановлено значення Групувати за, а потім установіть рядок Підсумки поля значення (поле з верхніми або нижніми значеннями) значення Макс або Мінімум.

   Значення max повертає найбільше значення в числовому полі та останнє значення дати або часу в полі "Дата й час". Функція Min повертає найменше значення в числовому полі та найраніше значення дати або часу в полі "Дата й час".

7. На вкладці Конструктор запитів у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Усі (список Найвищі значення ) і введіть потрібну кількість записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

   У цьому випадку виберіть пункт Усі, а потім натисніть кнопку Виконати , щоб відобразити результати у вікні табличного подання даних.

   Примітка.: Залежно від функції, вибраної на кроці 6, Access змінює ім'я поля значення в запиті на MaxOfFieldName або MinOfFieldName. Якщо використовуються зразки таблиць, Access перейменуватиме поле MaxOfEvent Date або MinOfEvent Date.

8. Збережіть запит і перейдіть до наступних кроків.

У результатах запиту не відображаються назви продуктів або інші відомості про продукти. Щоб переглянути додаткові дані, потрібно створити другий запит із щойно створеним запитом. У наступних кроках пояснюється, як це зробити.

Створення другого запиту для додавання додаткових даних

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Перейдіть на вкладку Запити та двічі клацніть запит підсумків, створений у попередньому розділі.

3. Перейдіть на вкладку Таблиці та додайте таблиці, які використовувалися в запиті підсумків, а також додайте таблиці, які містять інші пов'язані дані. Якщо використовуються попередні три зразки таблиць, додайте до нового запиту таблиці Тип події, Подія та Клієнти.

4. Об'єднання полів у запиті підсумків до відповідних полів у батьківських таблицях. Для цього перетягніть кожне поле в запиті підсумків до відповідного поля таблиці.

   Якщо використовуються зразки даних із трьох таблиць, перетягніть стовпець Тип події в запиті підсумків до поля Тип події в таблиці Тип події. Потім перетягніть стовпець MaxOfEvent Date у запиті підсумків до поля Дата події в таблиці Події. Створення цих об'єднань дає змогу новому вибірковому запиту об'єднати дані в запиті підсумків і дані в інших таблицях.

5. Додайте додаткові описові поля з інших таблиць у запиті.

   Якщо використовуються зразки даних із трьох таблиць, можна додати поля "Компанія" та "Контакт" із таблиці "Клієнти".

6. За потреби вкажіть порядок сортування для одного або кількох стовпців. Наприклад, щоб перелічити категорії в алфавітному порядку, у стовпці Тип події встановіть для рядка Сортування значення За зростанням.

7. На вкладці Конструктор запитів у групі Результати натисніть кнопку Виконати.

   Результати запиту відображаються у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення запиту на створення таблиці

1. Коли запит на найвищі значення відкрито в режимі конструктора, виконайте наведені нижче дії.

   На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Створити таблицю.

   З’явиться діалогове вікно Створити таблицю.

2. У полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці, у якій зберігатимуться перші й останні записи. Наприклад, введіть Перші та останні записи, а потім натисніть кнопку OK.

   Щоразу під час виконання запиту замість результатів у вікні табличного подання даних запит створює таблицю та замінює перше значення поточними даними.

3. Збережіть і закрийте запит.

Створення запиту на додавання

1. За допомогою запиту з найменшим значенням у режимі конструктора виконайте наведені нижче дії.

   На вкладці Конструктор запитів у групі Тип запиту натисніть кнопку Додати.

2. Відкриється діалогове вікно №№Додавання.

3. Введіть те саме ім'я, введене в діалоговому вікні Створення таблиці .

   Наприклад, введіть Перші та останні записи, а потім натисніть кнопку OK. Щоразу, коли ви виконуєте запит, замість результатів у вікні табличного подання даних запит додає записи до таблиці Перші та Останні записи.

4. Збережіть і закрийте запит.

Виконання запитів

• Тепер ви готові виконати два запити. В області переходів двічі клацніть запит на найвище значення та натисніть кнопку Так , коли Access з'явиться відповідний запит. Потім двічі клацніть запит з нижнім значенням і натисніть кнопку Так , коли Access з'явиться відповідний запит.

• Відкрийте таблицю "Перші та останні записи" у вікні табличного подання даних.

Неактивний режим заблокував цю дію або подію.

Якщо відображається таке повідомлення, виконайте такі дії:

• Виберіть увімкнути цей вміст і натисніть кнопку OK.

• Запустіть запит знову.

На початок сторінки