Увага!: Якщо ви шукаєте довідку з FindTime, зверніть увагу, що, як було оголошено в липні 2022 року, опитування щодо планування замінило надбудову FindTime Outlook. Дізнатися більше
Замість того, щоб працювати з нескінченними повідомленнями електронної пошти, чатами та конфліктами в календарі, використовуйте опитування планування, щоб заощадити час і скоротити час, коли ви намагаєтеся знайти час, який підходить для всіх.
Щоб дізнатися більше про опитування планування Outlook, виберіть версію Outlook, яка використовується:
Outlook для Windows (найновіша версія) і інтернет-версія Outlook
Планування опитування для Outlook для Windows (найновіша версія) і інтернет-версія Outlook
Увага!: Ця версія опитування планування наразі випускається. Ця функція може не відображатися, як описано в цій статті, доки вона не з'явиться у вашому регіоні.
Перш ніж почати, ось що потрібно знати про планування опитувань.
-
Люди за межами організації можете проголосувати за допомогою безпечного посилання на веб-сайт, створеного під час настроювання опитування з планування.
-
Планування опитувань не підтримується спільними обліковими записами електронної пошти або календарями групи.
-
Наразі представники календаря не можуть створити нові опитування з планування або проголосувати від імені основного власника календаря.
-
Під час створення нового опитування планування тимчасові утримання розміщуються в календарях кожного користувача, щоб зарезервувати час. Утримання видаляються, коли організатор вибирає остаточний час події.
Створення опитування планування
Щоб створити опитування планування, виконайте наведені нижче дії.
-
Виберіть створити подію або клацніть правою кнопкою миші час у календарі та виберіть пункт Нова подія.
-
Додавання учасників.
-
Виберіть область дати й часу, а потім виберіть перший день, який слід розглянути для події. Вибрана тут дата впливатиме на рекомендації щодо вибору часу опитування, які ви отримуєте (рекомендації відображатимуться після цієї дати).
-
Виберіть опитування
-
Перегляньте запропоновані варіанти часу (у цей час ґрунтуються на найкращій доступності учасників). Щоб видалити запропонований час, наведіть вказівник миші на параметр часу та виберіть
Примітка.: Наразі в опитуванні можна додати до 15-разові варіанти, проте рекомендовано 3–5 варіантів, тому учасники не переповнюються під час голосування.
-
Необов'язково. Виберіть дату й час завершення опитування.
-
Додайте решту відомостей про нараду, якщо ви ще не (заголовок, кімната, порядок денний, вкладення) і натисніть кнопку Надіслати. Опитування планування надсилається учасникам і створюється безпечна веб-сторінка опитування.
Примітка.: Параметри часу не можна редагувати після додавання їх до опитування. Натомість просто видаліть непотрібні параметри часу та додайте нові параметри часу, вибравши
Утримання зарезервовано в календарі кожного користувача для кожного параметра часу планування опитування
Щоб інші наради не були заплановані на час наради, утримання створюються в розкладах кожного учасника відразу після надсилання опитування.
Для організаторів увесь час утримання параметра відображається як Зайнятий.
Для учасників параметр увесь час відображається під сумнівом, доки вони не проголосують.
-
Якщо учасник голосує так за певний час, утримання відображається в його календарі як Зайнятий.
-
Якщо учасник голосує " Ні " за певний час, утримання відображається в його календарі як Вільний.
-
Якщо учасник не голосує за певний час, утримання відображається в його календарі під сумнівом.
Використання фільтрів для зручного перегляду параметрів планування часу опитування в календарі
Щоб швидко знайти потрібний варіант опитування в календарі, виберіть
Крім того, наведіть вказівник миші на будь-який параметр утримання в календарі, і всі утримання для цього опитування буде тимчасово виділено.
Голосування в опитуванні з планування
Коли учасники отримають електронний лист із плануванням опитування у своїй поштовій папці "Вхідні", вони зможуть проголосувати за бажаний час. Є кілька різних способів проголосувати.
Примітка.: Різні способи голосування можуть відрізнятися залежно від версії Outlook, яка використовується.
Голосування в електронному листі із запрошенням до планування опитування
-
Відкрийте електронний лист із опитуванням планування в папці "Вхідні".
-
Перегляньте параметри часу.
-
Голосуйте Так для разів, що вам подобається, і Ні для разів, що вам не подобається або не працює для вашого графіка.
Порада.: Піктограма користувача поруч із параметром часу відображає вашу власну доступність для цієї дати й часу.
Голосування з календаря
Після надсилання організатором опитування під сумнівом утримання розміщуються в календарях учасників і позначаються в заголовку HOLD . Щоб проголосувати, клацніть нараду на сітці календаря , виберіть Так або Ні для кожного параметра, а потім натисніть кнопку Надіслати голосування.
Ще один спосіб проголосувати – клацнути правою кнопкою миші будь-яке утримання в календарі.
Проголосуйте від події
Учасники можуть голосувати за планування часу опитування безпосередньо з події. Двічі клацніть подію в календарі, щоб відкрити її та проголосувати.
Голосування з веб-сторінки безпечного планування опитування
Коли створюється опитування планування, також створюється відповідна безпечна веб-сторінка, а посилання на цю сторінку додається до повідомлення електронної пошти з планування опитування. Будь-хто може використовувати веб-сторінку для голосування, і це єдиний спосіб, яким люди за межами вашої організації можуть голосувати за час, який вони віддають перевагу.
Внесення змін до опитування планування
Організатор може вносити зміни до опитування планування зі свого календаря.
-
Двічі клацніть будь-який час опитування, що утримується в календарі.
-
Внесіть зміни, додавши чи видаливши параметри часу або учасників, або оновивши заголовок, порядок денний чи вкладення подій, а потім натисніть кнопку Надіслати.
Перегляд результатів голосування та вибір остаточного часу
Після того, як всі учасники проголосують, організатор може вибрати остаточний час події.
-
Відкрийте подію.
-
Виберіть час із найбільшою кількість голосів "Так ".
-
Виберіть завершити опитування вибраним параметром.
Усі утримання буде видалено з календаря всіх користувачів, а подію буде оновлено до останнього часу.
Запитання й відповіді (запитання й відповіді)
Чи можна створити опитування планування з більш ніж 15 варіантами часу? Ні. Поточне обмеження – 15.
Чи можуть учасники поза межами організації голосувати? Так. Вони використовують безпечний веб-сайт посилання в електронному листі планування опитування.
Чи можна змінити свій голос? Так, доки організатор не вибере остаточний час і не завершить планування опитування або до завершення терміну дії опитування.
Чи можна запропонувати новий час? Ні, не зараз.
Чи оновлюватиметься календар автоматично? Так. Утримання додаються, коли ви отримуєте опитування планування, і вилучаються, коли організатор вибирає останній час.
Чи можна переслати опитування планування іншим користувачам? Ні, учасники не можуть пересилати планування опитувань. Додавати або видаляти учасників може лише організатор.
Планування опитування для класичної версії Outlook для Windows і Outlook для Mac
Функція планування опитування використовується для планування нарад за допомогою опитування. Організатор може надсилати кілька варіантів часу за допомогою функції планування опитуваннята згортання електронних листів про планування.
Функція планування опитування наразі доступна для користувачів планів Програми Microsoft 365 для бізнесу або підприємств, які містять Exchange Online. Наразі вона підтримується для клієнтів GCC, за винятком GCC High.
Організатор наради повинен мати поштову скриньку в Microsoft 365 Exchange Online, щоб мати змогу використовувати функцію планування опитування, тоді як будь-хто з дійсною адресою електронної пошти може бути учасником наради, яка використовує функцію планування опитування для опитування. Ця функція недоступна для організаторів із поштовими скриньками на локальному сервері Exchange. Вона також не підтримується для спільних поштових скриньок.
Ось список статей планування опитування:
Створення опитування за допомогою опитування планування
Планування голосування в опитуванні
Приладна дошка організатора планування опитування
Конфіденційність і захист особистих даних
Примітки.:
-
Для адміністраторів-клієнтів Microsoft 365:
-
Якщо ви налаштували EWSApplicationAccessPolicy для застосування EWSAllowlist у вашій організації, потрібно додати наведені нижче записи до списку довірених користувачів (зверніть увагу, що ці записи мають регістр):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
