Створення організаційної діаграми на основі даних Excel за допомогою інтернет-версії Visio

У вебпрограмі Visio за допомогою нової надбудови можна створити організаційну діаграму на основі даних Excel.

Якщо потрібно створити організаційну діаграму, яка не базується на даних Excel, див. статтю Створення організаційної діаграми у Visio. 

Діаграма базується на даних Excel

Організаційна діаграма походить від даних у книзі Excel. Ми надаємо зразки даних, щоб спростити початок роботи. Зразки даних буде замінено на дані про людей, яких потрібно включити до організаційної діаграми. 

Процес містить кілька кроків, описаних нижче. Перевага цього процесу полягає в тому, що коли відбуваються зміни, ви просто оновлюєте дані працівників у книзі Excel, а потім натискаєте кнопку, щоб повністю оновити схему Visio.

Початок роботи з надбудовою Візуалізатора даних Visio

Надбудова Візуалізатора даних доступна для Excel на ПК, комп'ютері Mac і в браузері з робочим або навчальним обліковим записом Microsoft 365. Тут ми зосереджуємося на використанні Excel і Visio в браузері.

1. Відкрийте вебпрограма Excel та створіть нову пусту книгу.
2. Збережіть книгу в розташуванні OneDrive або SharePoint.
3. Переконайтеся, що в книзі вибрано пусту клітинку.
4. Виберіть вставити>надбудови:
   
5. У вікні Надбудови для Office перейдіть на вкладку Магазин , знайдіть Data Visualizerі натисніть кнопку Додати поруч із пунктом Візуалізатор даних Microsoft Visio. Якщо з'явиться повідомлення системи безпеки про надбудову, виберіть довіряти цій надбудові.
6. Увійдіть за допомогою облікового запису, пов'язаного з вашою робочою або навчальною передплатою Microsoft 365.
   
7. Якщо з'явиться запит на дозволи, натисніть кнопку Дозволити.

Змінення зв'язаної з даними таблиці для настроювання схеми

1. У вікні Візуалізатор даних виберіть Організаційна діаграма. Потім виберіть один із п'яти варіантів макета:
   
   До книги буде додано зразок схеми та її таблицю, зв'язану з даними. Цей процес може тривати хвилину. 

2. Схема зберігається як файл Visio в тому самому розташуванні, де збережено книгу Excel.

3. Замініть зразок даних у таблиці Excel відомостями про організацію. Введіть ідентифікатор працівника, ім'я, ідентифікатор керівника, посаду та тип ролі для кожного користувача, якого потрібно додати до організаційної діаграми. 
   Не змінюйте імена заголовків стовпців. Просто змініть дані під заголовками. Для ідентифікатора працівника можна використовувати будь-яку схему нумерації, але кожен запис у цьому стовпці має бути унікальним. Докладні відомості див. в наступному розділі "Взаємодія даних таблиці зі схемою".

4. Додавайте або видаляйте записи користувачів, додаючи або видаляючи рядки в таблиці даних.

5. Змінивши таблицю даних, натисніть кнопку Оновити в області схеми, щоб оновити вигляд діаграми.

   Примітка.

   Якщо у вихідній таблиці даних є недоліки, поруч із діаграмою з'явиться засіб перевірки даних і наведено вказівки з усунення недоліків. Після внесення виправлень у таблиці натисніть кнопку Повторити в засобі перевірки даних, щоб переконатися, що недолік виправлено. Потім схема оновиться.

Взаємодія даних таблиці зі схемою

Кожен стовпець таблиці однозначно визначає важливий аспект організаційної діаграми, яку ви бачите. Перегляньте довідкові відомості нижче, щоб дізнатися більше про кожен стовпець, а також про те, як він застосовується та впливає на схему. 

Виберіть підзаголовок нижче, щоб розгорнути його та переглянути докладні відомості.

Ідентифікаційний номер працівника

Число, яке визначає кожного працівника на організаційній діаграмі. Цей стовпець обов'язковий, і кожне значення в таблиці Excel має бути унікальним, а не пустим. Це значення не відображається на схемі.

Ім’я

Введіть повне ім'я працівника, якого потрібно пов'язати з ідентифікаційним номером працівника. Цей текст відображається на схемі як текст фігури.

Заголовок

Надайте додаткові відомості для працівника, ввівши посаду або роль. Цей текст відображається у фігурах схеми під іменем працівника.

Ідентифікатор керівника

Щоб створити структуру організаційної діаграми, використовуйте цей стовпець, щоб визначити керівника кожного працівника. Ви можете залишити його пустим для тих, хто нікому не звітуватиме. З першого стовпця введіть відповідний ідентифікатор працівника. У наведеному нижче прикладі зверніть увагу на те, як ідентифікатор працівника (ID1) Б'янки Тоскано відображається в стовпці Ідентифікатор керівника для Aasa Andrejev, що вказує на те, що Б'янка є менеджером Aasa.

Також можна розділяти кілька ідентифікаторів керівників за допомогою коми.

Тип ролі

Організаційні діаграми в надбудові бувають різних типів ролей. Виберіть поле під стовпцем Тип ролі, щоб вибрати з попередньо встановленого списку ролей. Вибрана роль визначає колір фігури на схемі.

Перегляд, друк або надання спільного доступу до схеми Visio

Відкрийте блок-схему Візуалізатора даних у вебпрограмі Visio, щоб переглянути, надрукувати схему або надати до неї спільний доступ іншим користувачам. Ось як це зробити:

1. Щоб переглянути схему в інтернет-версії Visio, виберіть три крапки (...) в області схеми та натисніть кнопку Відкрити в Інтернеті.
   
2. Відкривши файл Visio на новій вкладці браузера, виберіть три крапки (...) у верхній частині екрана, а потім натисніть кнопку Друк , щоб надрукувати схему. (Докладні відомості див. в статті Друк схеми. 
3. Щоб надати спільний доступ до схеми, натисніть кнопку Спільний доступ , щоб створити посилання, або введіть адреси електронної пошти тих, кому потрібно надати спільний доступ.

Редагування схеми

Якщо у вас є передплата на Visio, ви можете змінити схему певним чином у вебпрограмі Visio– змінити тему, змінити макет або додати та відформатувати текст. 

1. В області схеми в Excel натисніть кнопку Редагувати

2. Внесіть зміни до схеми в інтернет-версії Visio, як показано нижче.

   Дія	Логічне значення
   Додавання та форматування тексту	Головна>Параметри шрифту Головна>Параметри шрифту : Докладні відомості див. в статті Додавання та форматування тексту.
   Змінення теми	Дизайн>Themes Дизайн>Theme Colors Докладні відомості див. в статті Застосування теми або кольору теми.
   Змінення макета схеми	Дизайн>Макет Докладні відомості див. в статті Повторне створення схеми.

3. Завершивши редагування схеми, можна повернутися до файлу Excel і натиснути кнопку Оновити Інші типи змін у схемі, внесені в інтернет-версію Visio, окрім тих, які наведено на кроці 2, не можна синхронізувати з вихідним файлом Excel.