Bạn có thể chia sẻ một cơ sở dữ liệu Access theo nhiều cách, tùy theo nhu cầu của bạn và tài nguyên sẵn có. Bài viết này xem xét các tùy chọn sẵn có, lợi ích của mỗi tùy chọn và các nơi để tìm hiểu thêm.
Trong bài viết này
- Tổng quan về các cách chia sẻ dữ liệu Access
- Chia sẻ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ
- Chia sẻ một cơ sở dữ liệu tách
- Chia sẻ dữ liệu trên site SharePoint
- Chia sẻ dữ liệu bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu
Tổng quan về các cách chia sẻ dữ liệu Access
Các ứng dụng cơ sở dữ liệu thay đổi và phát triển theo thời gian. Nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu và hiệu suất, bao gồm số lượng người dùng đồng thời, môi trường mạng, lưu lượng, độ trễ, kích cỡ cơ sở dữ liệu, thời gian sử dụng cao điểm và mức tăng trưởng dự kiến. Nếu giải pháp cơ sở dữ liệu của bạn thành công, thì có lẽ nó sẽ cần phải phát triển. May mắn thay, Access cung cấp một lộ trình phát triển từ đơn giản đến nâng cao, vì vậy bạn có thể mở rộng giải pháp của mình theo thời gian. Bảng sau đây tóm tắt các kịch bản và khối lượng công việc của Access để giúp bạn chọn cách thức đó.
Chia sẻ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ
Tùy chọn này đơn giản nhất và có ít yêu cầu nhất. Nó cũng cung cấp ít chức năng nhất. Trong phương pháp này, tệp cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên ổ đĩa mạng dùng chung và tất cả người dùng chia sẻ tệp cơ sở dữ liệu cùng một lúc. Một số giới hạn bao gồm độ tin cậy và tính sẵn có khi nhiều người dùng thay đổi dữ liệu cùng một lúc vì tất cả đối tượng cơ sở dữ liệu đều được chia sẻ. Phương pháp này cũng có thể giảm hiệu suất vì tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu đều được gửi qua mạng.
Tùy chọn này có thể hoạt động nếu chỉ một vài người sử dụng cơ sở dữ liệu cùng một lúc và người dùng không cần tùy chỉnh thiết kế cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, phương pháp này ít an toàn hơn các phương pháp chia sẻ khác vì mỗi người dùng có một bản sao đầy đủ tệp cơ sở dữ liệu. Điều đó làm tăng nguy cơ truy nhập trái phép.
Để chia sẻ một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng một thư mục dùng chung:
Trong môi trường gia đình hoặc doanh nghiệp nhỏ, hãy chia sẻ một thư mục với những người cụ thể. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chia sẻ tệp qua mạng trong Windows.
Hãy đảm bảo rằng Access được thiết đặt để mở trong chế độ chia sẻ trên tất cả máy tính của người dùng. Đây là cài đặt mặc định nhưng hãy kiểm tra cho chắc chắn. Nếu một người dùng mở cơ sở dữ liệu ở chế độ riêng, nó sẽ ảnh hưởng đến tính sẵn dùng của dữ liệu.
- Khởi động Access, rồi chọnTùy chọntệp>.
- Trong hộp thoại Tùy chọn Access , chọn Cài đặt Máy khách.
- Trong phần Nâng cao , dưới Chế độ mở mặc định, chọn Đã chia sẻ, chọn OK, rồi thoát khỏi Access.
Sao chép tệp cơ sở dữ liệu vào thư mục được chia sẻ. Sau khi bạn sao chép tệp, hãy đảm bảo rằng các thuộc tính tệp cho phép truy nhập đọc và ghi vào tệp cơ sở dữ liệu. Người dùng phải có quyền truy nhập đọc và viết để sử dụng cơ sở dữ liệu.
Trên mỗi máy tính của người dùng, hãy tạo một lối tắt đến tệp cơ sở dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo lối tắt màn hình nền cho chương trình hoặc tệp Office.
Chia sẻ một cơ sở dữ liệu tách
Đây là một lựa chọn tốt nếu bạn không có một trang SharePoint hoặc một máy chủ cơ sở dữ liệu. Bạn có thể chia sẻ một cơ sở dữ liệu tách qua mạng cục bộ (LAN). Khi bạn tách cơ sở dữ liệu, bạn sắp xếp lại thành hai tệp: một cơ sở dữ liệu phần cuối bao gồm bảng dữ liệu và một cơ sở dữ liệu phần đầu bao gồm tất cả các đối tượng cơ sở dữ liệu khác như bảng truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Mỗi người dùng tương tác với dữ liệu bằng cách sử dụng bản sao cục bộ của cơ sở dữ liệu.
Lợi ích của việc tách một cơ sở dữ liệu bao gồm:
- Nâng cao hiệu suất: Chỉ dữ liệu được chia sẻ trên mạng, không chia sẻ bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, macro và mô-đun.
- Tính khả dụng cao hơn: Các giao dịch cơ sở dữ liệu như chỉnh sửa bản ghi kết thúc nhanh hơn.
- Bảo mật nâng cao: Người dùng truy nhập vào cơ sở dữ liệu phía sau thông qua bảng được liên kết. Ít có khả năng kẻ xâm nhập có thể nhận được truy nhập trái phép vào dữ liệu thông qua cơ sở dữ liệu đầu cuối.
- Cải thiện độ tin cậy: Nếu người dùng gặp sự cố và cơ sở dữ liệu đóng đột ngột, mọi hỏng tệp cơ sở dữ liệu thường được giới hạn ở bản sao của cơ sở dữ liệu đầu tiên mà người dùng đã mở.
- Môi trường phát triển linh hoạt: Mỗi người dùng có thể phát triển độc lập các truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác mà không ảnh hưởng đến người dùng khác. Bạn cũng có thể phát triển và cung cấp một phiên bản mới của cơ sở dữ liệu phần đầu mà không làm gián đoạn truy nhập đến dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu phần cuối.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tách cơ sở dữ liệu Access.
Chia sẻ dữ liệu trên site SharePoint
Có vài cách để chia sẻ dữ liệu Access trên site SharePoint:
- Liên kết: Quy trình liên kết sẽ kết nối đến dữ liệu trong một chương trình khác, vì vậy bạn có thể xem và chỉnh sửa dữ liệu mới nhất trong cả SharePoint và Access mà không cần phải tạo cũng như duy trì bản sao dữ liệu trong Access. Nếu bạn không muốn sao chép danh sách SharePoint vào cơ sở dữ liệu Access nhưng thay vì muốn chạy truy vấn và tạo báo cáo dựa trên danh sách đó, bạn có thể liên kết đến dữ liệu.
- Đang di chuyển: Khi di chuyển dữ liệu từ Access vào site SharePoint, bạn sẽ tạo các danh sách trên site SharePoint mà vẫn còn được liên kết đến các bảng trong cơ sở dữ liệu của mình. Trình hướng dẫn Xuất Bảng lên SharePoint sẽ giúp bạn di chuyển dữ liệu từ tất cả các bảng cùng một lúc và duy trì mối quan hệ của các bảng.
Để biết thêm thông tin, hãy xem Nhập, liên kết hoặc di chuyển dữ liệu vào SharePoint.
Cảnh báo
Mặc dù bạn có thể lưu tệp cơ sở dữ liệu Access vào OneDrive hoặc thư viện tài liệu SharePoint nhưng chúng tôi khuyên bạn tránh mở cơ sở dữ liệu Access từ những vị trí đó. Tệp có thể được tải xuống cục bộ để chỉnh sửa và sau đó tải lên lại sau khi bạn lưu các thay đổi của mình vào SharePoint. Nếu nhiều người mở cơ sở dữ liệu Access từ SharePoint, nhiều bản sao cơ sở dữ liệu có thể được tạo ra và một số hành vi không mong muốn có thể xảy ra. Đề xuất này áp dụng cho tất cả các loại tệp Access, bao gồm cơ sở dữ liệu đơn, cơ sở dữ liệu tách và , .accdb, .accdc.accdevà .accdr các định dạng tệp. Để biết thêm thông tin về việc triển khai Access, hãy xem Triển khai ứng dụng Access.
Chia sẻ dữ liệu bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu
Bạn có thể sử dụng Access với sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu như Máy chủ SQL để chia sẻ cơ sở dữ liệu của bạn. Phương pháp này mang lại nhiều lợi ích nhưng yêu cầu phần mềm bổ sung: một sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu.
Phương pháp này tương tự như tách một cơ sở dữ liệu bởi vì các bảng được lưu trên mạng và mỗi người dùng có một bản sao cục bộ của tệp cơ sở dữ liệu Access bao gồm các nối kết đến bảng, cùng với truy vấn, biểu mẫu, báo cáo và các đối tượng cơ sở dữ liệu khác. Lợi ích của phương pháp chia sẻ này phụ thuộc vào phần mềm máy chủ cơ sở dữ liệu mà bạn sử dụng nhưng chúng thường bao gồm tài khoản người dùng và các truy nhập có chọn lọc vào các dữ liệu, tính sẵn dùng dữ liệu mạnh mẽ và các công cụ quản lý dữ liệu tích hợp. Ngoài ra, hầu hết phần mềm máy chủ cơ sở dữ liệu hoạt động tốt với các phiên bản trước của Access, vì vậy không cần tất cả người dùng phải sử dụng cùng một phiên bản. Chỉ bảng được chia sẻ. Để biết thêm thông tin, xem mục Di chuyển cơ sở dữ liệu Access sang SQL Server, Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu trong cơ sở dữ liệu SQL Server và Liên kết tới hoặc nhập dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu Azure SQL Server.
Lợi ích của việc chia sẻ một cơ sở dữ liệu bằng cách sử dụng máy chủ cơ sở dữ liệu
- Hiệu suất và khả năng mở rộng cao: Trong nhiều tình huống, máy chủ cơ sở dữ liệu sẽ mang lại hiệu suất tốt hơn là chỉ riêng tệp cơ sở dữ liệu Access. Nhiều sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cũng hỗ trợ các cơ sở dữ liệu kích cỡ terabyte rất lớn, gấp khoảng 500 lần giới hạn hiện tại đối với một tệp cơ sở dữ liệu Access (2 gigabyte). Các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu thường hoạt động hiệu quả bằng cách xử lý các truy vấn song song và giảm thiểu các yêu cầu về bộ nhớ bổ sung khi nhiều người dùng được thêm vào.
- Tăng tính khả dụng: Hầu hết các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu đều cho phép bạn sao lưu cơ sở dữ liệu khi chúng được sử dụng. Do đó, bạn không cần phải yêu cầu người dùng thoát khỏi cơ sở dữ liệu để sao lưu dữ liệu. Các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cũng thường xử lý việc chỉnh sửa và khóa ghi đồng thời một cách hiệu quả.
- Cải thiện tính bảo mật: Không một cơ sở dữ liệu nào có thể được bảo mật hoàn toàn. Tuy nhiên, các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu cung cấp khả năng bảo mật mạnh có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi bị sử dụng trái phép. Hầu hết các sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu đều cung cấp khả năng bảo mật dựa trên tài khoản, cho phép bạn xác định ai có thể xem bảng nào. Ngay cả khi ai đó nhận được phần đầu Access không đúng cách, bảo mật dựa trên tài khoản vẫn giúp ngăn chặn việc sử dụng dữ liệu trái phép.
- Khả năng khôi phục tự động: Trong trường hợp xảy ra lỗi hệ thống, chẳng hạn như hệ điều hành bị treo hoặc mất điện, một số sản phẩm máy chủ cơ sở dữ liệu có cơ chế phục hồi tự động sẽ khôi phục cơ sở dữ liệu về trạng thái nhất quán cuối cùng trong vài phút mà không cần sự can thiệp của người quản trị cơ sở dữ liệu.
- Xử lý dựa trên máy chủ: Sử dụng Access trong cấu hình của máy khách/máy chủ giúp giảm lưu lượng mạng bằng cách xử lý các truy vấn cơ sở dữ liệu trên máy chủ trước khi gửi kết quả đến máy khách. Yêu cầu máy chủ thực hiện quy trình xử lý thường hiệu quả hơn, đặc biệt là khi bạn làm việc với tập dữ liệu lớn.
- Azure SQL Server: Ngoài những lợi ích của SQL Server, nó còn cung cấp khả năng mở rộng động mà không có thời gian chết, tối ưu hóa thông minh, khả năng mở rộng và tính khả dụng toàn cầu, không tốn chi phí phần cứng và ít quản trị hơn.