Trước tiên, hãy bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cho site liên lạc SharePoint của bạn. Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn sẽ tìm hiểu cách suy nghĩ về dẫn hướng site, quyền và tùy chỉnh để chuẩn bị cho bạn xây dựng site liên lạc SharePoint. Sử dụng bài viết này để tìm hiểu cách xây dựng site liên lạc SharePoint.
Bạn cần tạo một site nhóm? Bạn vẫn có thể làm theo hướng dẫn trong bài viết này, nhưng hiểu rằng site nhóm thường có lượng người xem nhỏ hơn nhiều với các mục tiêu và nhiệm vụ rất cụ thể cần hoàn thành. Site liên lạc được thiết kế để giao tiếp rộng.
Xây dựng site của bạn
Bạn có thể tạo site liên lạc của mình bằng một trong các thiết kế tiêu chuẩn (Chủ đề, Giới thiệu, trống) hoặc thiết kế site tùy chỉnh được tạo cho tổ chức của bạn. Nếu bạn có Quản trị quyền, bạn cũng có thể cung cấp một trong các thiết kế site trong sổ tìm kiếm làm điểm bắt đầu cho site của bạn.
Xem lại hướng dẫn này để tạo site liên lạc.
Hoặc bỏ qua để tạo site liên lạc.
Tùy chỉnh giao diện
Bạn có thể tùy chỉnh chủ đề, đầu trang và logo site để phù hợp với thương hiệu site hoặc tổ chức của mình. Tìm hiểu cách tùy chỉnh diện mạo site SharePoint của bạn. Nếu site của bạn là một phần của hub, bạn sẽ không thể thay đổi chủ đề site. Nếu Bạn không thấy các tùy chọn để thay đổi diện mạo site của mình, người quản trị của bạn có thể đã vô hiệu hóa khả năng làm như vậy.
Truy nhập những thay đổi này trong cài đặt > Thay đổi giao diện
Thông số kỹ thuật cho logo:
- Logo trang web của bạn có thể là JPG, GIF hoặc PNG. Việc sử dụng tệp PNG cho phép nền trong suốt
- Nếu bạn muốn có logo hình vuông cho trang web của mình, kích thước tối thiểu là 64 x 64 pixel
- Đối với logo hình chữ nhật, kích thước là 192 x 64
- Tăng gấp đôi các kích thước này để có màn hình tốt nhất ở độ phân giải cao
- Để giảm thiểu ảnh hưởng đến hiệu suất site của bạn, không sử dụng hình ảnh lớn hơn 300 MB cho logo site của bạn
Thiết lập thư viện Trang của site
Thư viện Trang Site là một loại thư viện tài liệu đặc biệt được dùng để lưu trữ tất cả các trang trên site của bạn. Bạn chỉ có thể có một thư viện Trang Site trong site của mình. Các bài đăng tin tức được lưu trữ trong thư viện Trang Site trên site của bạn – vì chúng chỉ là một kiểu trang đặc biệt.
Mẹo: Để dễ dàng hơn khi xem trang Tin tức và trang nào là trang "thông thường", hãy thêm cột Trạng thái Quảng bá vào các dạng xem trong thư viện Trang Site của bạn. Tin bài được quảng bá nhà nước = 2. "Thông thường" trang web là tăng cấp nhà nước = 0.
Mẹo: Đặt dạng xem Tất cả Các Trang thành dạng xem mặc định cho Trang của Site. Trong dạng xem này, ngoài Loại và Tên, hãy hiển thị các cột sau đây: Tiêu đề (được nối kết đến mục với menu soạn thảo), Trạng thái Được tăng cấp, Phiên bản, Đếm Thích và Đếm Chú thích. Bạn sẽ có thể thêm tất cả các cột này ngoại trừ Phiên bản bằng cách chọn menu thả xuống cho + Thêm cột và chọn Hiển thị/ẩn cột. Chọn cột bạn muốn hiển thị và bấm Áp dụng. Để thêm Phiên bản vào dạng xem của bạn, hãy chọn danh sách thả xuống dạng xem, rồi chọn Chỉnh sửa dạng xem hiện tại. Sau đó, chọn hộp kiểm trước Phiên bản và nhấn OK để lưu dạng xem.
Tìm hiểu về nội dung site
Mỗi site liên lạc bao gồm một số danh sách và thư viện mặc định:
- Thư viện tài liệu – một vị trí để tải tệp lên. Site của bạn đi kèm với một thư viện mặc định, nhưng bạn có thể thêm nhiều thư viện khác nếu cần.
- Danh sách sự kiện – danh sách lưu trữ các mục nhập lịch.
- Thư viện trang của site – thư viện nơi chứa tất cả các Trang Site của bạn.
- Mẫu biểu mẫu và thư viện kiểu - các thư viện này là các thư viện kế thừa được chuyển qua từ các phiên bản SharePoint đầy hấp dẫn
Mẹo để cấu hình nội dung site:
- Thêm tiêu đề trang trước khi bạn thêm hình ảnh vào trang. Nếu bạn không thêm tiêu đề trang trước, tên thư mục con Tài nguyên Site (được tìm thấy trong Tài nguyên Site) cho trang của bạn có thể là một chuỗi ký tự ngẫu nhiên, khiến việc tìm hình ảnh liên kết với trang của bạn sau này trở nên khó khăn hơn nhiều.
- Không tải lên tài liệu bằng cách dùng phần web Nối kết nhanh. Luôn tải chúng lên thư viện tài liệu, rồi nối kết đến chúng từ Liên kết nhanh. Nếu bạn tải lên tài liệu trong khi đang thêm nối kết trong Nối kết nhanh, tài liệu sẽ được lưu trữ trong thư viện Tài nguyên Site – điều này sẽ khiến việc tìm kiếm sau này trở nên khó khăn hơn nhiều.
- Đặt dấu cách (không phải dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới) giữa các từ trong tên tệp để cải thiện tính dễ đọc. Tên tệp và tiêu đề tài liệu nên có ý nghĩa với người dùng vì thông tin này sẽ trở nên quan trọng khi người dùng tìm kiếm nội dung trong site của bạn.
- Tránh sử dụng ngày và số phiên bản trong tên tệp. SharePoint sẽ tự động theo dõi các phiên bản cho bạn. Nếu bạn thêm ngày vào tên tệp, rồi thêm một bản sao mới hơn của tệp, các liên kết của bạn đến tệp cũ sẽ không tự động được cập nhật. Nếu bạn tải lên phiên bản mới của tệp có cùng tên với tệp hiện có, các liên kết của bạn sẽ được cập nhật tự động.
- Dùng nhãn có thể nhận biết cho tất cả các siêu kết nối. Không phát minh ra thuật ngữ khi bạn đang liên kết đến nội dung trong trang web của bạn. Để biết hướng dẫn bổ sung về nhãn liên kết, hãy xem lại hướng dẫn dành cho nhãn trong mục Lập kế hoạch dẫn hướng cho trải nghiệm SharePoint hiện đại. Hướng dẫn đặt tên nhãn trong bài viết này không chỉ áp dụng cho các nhãn dẫn hướng trên cùng mà còn áp dụng cho bất kỳ nối kết nào trên trang của bạn.
Quyết định cách bạn muốn người dùng tương tác với các trang của mình
Một lợi ích chính của trải nghiệm SharePoint hiện đại là có một số cách tích hợp sẵn để khách truy nhập vào site của bạn và trên các trang của bạn:
- Nhận xét trang. Mỗi trang được tạo với nút bật tắt chú thích trang. Bạn có thể chọn bật hoặc tắt tính năng này. Nếu bạn bật chú thích trang, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên xem lại chú thích để phản hồi khi cần.
- Lưu để sử dụng sau. Tính năng này cho phép bất kỳ bộ đọc nào lưu trang để xem lại sau. Các trang đã lưu được hiển thị trên trang bắt đầu của SharePoint hoặc trong ứng dụng dành cho thiết bị di động.
- Thích. Tính năng này cho phép khách truy cập chỉ báo mối quan hệ với trang của bạn. Tổng số lượt thích được hiển thị cho mỗi trang và bài viết tin tức.
- Dạng xem. Tính năng này cho chủ sở hữu site và khách truy cập biết số lần xem trang.
- Hội thoại Yammer. Việc thêm phần web Yammer cho phép khách truy nhập trang xem, bắt đầu và tham gia vào cuộc hội thoại cộng đồng Yammer từ trang SharePoint của bạn.
Hướng nội dung tới người xem cụ thể
Một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng nội dung site của bạn phù hợp hơn cho khách truy cập là tùy chỉnh cách khách truy cập của bạn xem trang và tin tức bằng cách sử dụng nhắm mục tiêu theo người xem. Hướng tới người xem cho phép nhắm mục tiêu nội dung đến những người dùng là một phần của một người xem cụ thể. Nhắm mục tiêu theo khán giả cũng cho phép ưu tiên tin tức cho thành viên người xem trên trang bắt đầu của SharePoint, tin tức trên ứng dụng dành cho thiết bị di động và trong phần web Tin tức.
Hướng tới người xem được cấu hình đầu tiên trong thư viện Trang của site và sau đó trong phần web Tin tức hoặc Nội dung được tô sáng. Nếu người xem được chỉ định cho một trang, các phần web này sẽ chỉ hiển thị trang cho những người là thành viên của người xem. Người không phải là thành viên có thể tìm thấy nội dung bằng cách sử dụng tìm kiếm vì nhắm mục tiêu trang không giống như bảo mật một trang. Tuy nhiên, người không phải là thành viên sẽ không được trình bày với trang hoặc bài viết tin tức.
Nhắm mục tiêu theo khán giả cũng có thể được thêm vào dẫn hướng cho site của bạn. Điều này cho phép bạn chọn ai sẽ thấy nội dung nào trong dẫn hướng site của bạn bằng cách dùng cùng những người xem sẵn có cho các trang.
Tạo phê duyệt trang tự động
Bạn có muốn một người hoặc một nhóm phê duyệt trang trước khi chúng được phát hành không? Phiên bản chính và phụ được bật theo mặc định trong thư viện Trang của Site. Khi bật tính năng này, bạn có thể dễ dàng cấu hình phê duyệt trang từ menu thả xuống Tự động hóa trong thư viện Trang của Site. Đây có thể là một ý tưởng hay nếu bạn dự định có nhiều tác giả và bạn muốn xem lại các trang cuối cùng trước khi chúng được phát hành. Lưu ý rằng ngay cả khi không bật phê duyệt trang, chỉ thành viên và chủ sở hữu mới có thể xem các trang chưa được phát hành (mặc dù Khách có thể xem phiên bản phát hành cuối cùng của trang).
Tùy chỉnh quyền cho danh sách và thư viện
Bạn có muốn có một số danh sách hoặc thư viện nơi khách truy cập site có thể đóng góp không? Bạn có thể tùy chỉnh quyền cho một hoặc nhiều danh sách hoặc thư viện trên site của mình để gán quyền Đóng góp cho nhóm khách truy cập của bạn. Cách tốt nhất là cố gắng tránh vi phạm quyền trong thư viện Trang Của Site. Vi phạm quyền trong thư viện Trang Site có thể dẫn đến trải nghiệm người dùng phức tạp và gây nhầm lẫn và cần được quản lý rất cẩn thận để đảm bảo rằng bạn không vô tình loại bỏ quyền khỏi trang mà tất cả người dùng đều cần. Bạn cũng có thể sử dụng phần web Microsoft Forms để thêm biểu mẫu vào trang nơi khách truy cập có thể đóng góp hoặc phần web Power Apps để thêm ứng dụng mà bạn đã cấu hình.
Những điều cần cân nhắc đặc biệt khi hiện đại hóa trang web cổ điển
Nếu bạn đang hiện đại hóa site SharePoint cổ điển hiện có để tạo site liên lạc của mình hoặc chuyển đổi từ một nền tảng khác sang SharePoint, có khả năng bạn sẽ có nội dung để di chuyển sang site mới của mình.
Cách thực hành tốt nhất để di chuyển:
Sử dụng di chuyển đến site liên lạc mới để nghĩ lại câu chuyện của site và đảm bảo nội dung vẫn có liên quan. Lập kế hoạch cho site mới của bạn bằng cách sử dụng hướng dẫn được mô tả trước đó. Điều này không có nghĩa là bạn nên quên đi những gì mình đã có – đặc biệt là khi nội dung đang được sử dụng và luôn được cập nhật. Nhưng đây có phải trường hợp này đối với tất cả nội dung hiện tại của bạn không?
Trò chuyện với khách truy nhập site của bạn. Tìm hiểu những gì họ thực sự cần. Nội dung trên site cũ của bạn có còn đáp ứng các mục tiêu cho site mới của bạn không? Xem dữ liệu sử dụng cho site hiện có. Sử dụng thông tin này để xác định nên di chuyển nội dung nào đến site mới của bạn.
Tạo và xem lại thư mục nội dung cho site hiện tại của bạn. Đối với mỗi thành phần trong thư mục, xác định xem nó có nên là:
- Đã xóa - nếu có, hãy thực hiện ngay!
- Đã lưu trữ - vì đây là bản ghi kinh doanh
- Đã di chuyển - vì là tệp hiện tại và bạn vẫn cần đến nó
- Đã cập nhật và sau đó được di chuyển
- Được đặt trên một site khác và được liên kết trên site của riêng bạn
Nội dung sẽ kiếm được vị trí trên trang web mới của bạn.
- Nội dung này có làm gia thêm giá trị cho doanh nghiệp/khách truy cập không?
- Tôi có cam kết duy trì cập nhật cho thiết bị không?
- Nhóm doanh nghiệp của tôi có chịu trách nhiệm về nội dung này không? Nếu không, đã đến lúc phải nói lời tạm biệt với nội dung. Nếu đó không phải là của bạn, hãy yêu cầu chủ sở hữu thêm chủ sở hữu vào site của họ và tạo liên kết đến nội dung trên site của bạn.
Tìm "trang chủ" cho nội dung mới. Hãy đảm bảo rằng mọi yếu tố đều có nhà và nếu không, hãy suy nghĩ xem liệu bạn có thể đã bỏ lỡ một thể loại trong kế hoạch của mình hay không.