Nếu bạn đã tạo một cơ sở dữ liệu Access theo định dạng tệp (.accdb) nhưng bạn muốn chia sẻ cơ sở dữ liệu với những người đang sử dụng các phiên bản trước của Access, chẳng hạn như trước Access 2007, trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu đó sang định dạng tệp cũ hơn bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như . Bài viết này cung cấp các bước để chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang định dạng tệp cũ hơn (.mdb) và thảo luận về một số yếu tố ngăn bạn chuyển đổi cơ sở dữ liệu.
Trong bài viết này
- Chuyển đổi cơ sở dữ liệu .accdb thành định dạng tệp cũ hơn
- Các yếu tố ngăn việc chuyển đổi sang định dạng tệp cũ hơn
Chuyển đổi cơ sở dữ liệu .accdb thành định dạng tệp cũ hơn
Hãy làm như sau để tạo bản sao cơ sở dữ liệu Access ở định dạng tệp mà bạn chỉ định.
Trước tiên, hãy mở cơ sở dữ liệu của bạn:
- Bấm tab Tệp.
- Ở bên trái, bấm vào Mở.
- Trong hộp thoại Mở , hãy chọn và mở cơ sở dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi.
Bây giờ, hãy chuyển đổi cơ sở dữ liệu của bạn:
Bấm tab Tệp.
Dưới Loại Tệp, bấm Lưu Cơ sở dữ liệu Ở dạng. Dưới Lưu Cơ sở dữ liệu Như, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
- Để lưu bản sao của cơ sở dữ liệu theo định dạng .mdb có thể mở được bằng cách sử dụng Access 2002 hoặc Access 2003, bấm vào Cơ sở dữ liệu Access 2002 - 2003 (*.mdb).
- Để lưu bản sao của cơ sở dữ liệu theo định dạng .mdb có thể mở được bằng Access 2000, bấm Cơ sở dữ liệu Access 2000 (*.mdb).
Trong hộp thoại Lưu dưới Dạng , trong hộp Tên tệp , hãy nhập tên cho tệp cơ sở dữ liệu, rồi bấm Lưu.
Access đóng cơ sở dữ liệu gốc và mở một bản sao mới của cơ sở dữ liệu ở định dạng bạn đã chỉ định. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với cơ sở dữ liệu sẽ chỉ ảnh hưởng đến bản sao mới. Để thực hiện thay đổi đối với cơ sở dữ liệu gốc, bạn phải mở lại cơ sở dữ liệu ban đầu.
Lưu ý
Để chuyển đổi cơ sở dữ liệu Access 2007 thành định dạng tệp tương thích với Access 97 trở về trước, trước tiên bạn phải sử dụng Access 2007 để chuyển đổi cơ sở dữ liệu đó sang định dạng tệp Access 2000 hoặc định dạng tệp Access 2002 - 2003. Sau đó, bạn sử dụng một phiên bản trước đó của Access để chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang định dạng mong muốn. Ví dụ: bằng cách sử dụng lệnh Chuyển đổi Cơ sở dữ liệu trong Access 2003, bạn có thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu Access 2000 hoặc cơ sở dữ liệu Access 2002 - 2003 thành định dạng tệp Access 97.
Các yếu tố ngăn việc chuyển đổi sang định dạng tệp cũ hơn
Một số kiểu dữ liệu và tính năng mới nhất định chỉ có thể được sử dụng theo định dạng tệp .accdb và không được các phiên bản Access trước đó hỗ trợ. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn chứa bất cứ tính năng nào trong số này và bạn tìm cách lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng cơ sở dữ liệu phiên bản cũ hơn, Access sẽ hiển thị một thông báo và không chuyển đổi cơ sở dữ liệu đó. Danh sách sau đây mô tả các yếu tố ngăn việc chuyển đổi sang định dạng tệp cũ hơn:
Sử dụng kiểu dữ liệu mới hoặc cài đặt thuộc tính trường Các kiểu dữ liệu và cài đặt thuộc tính trường mới sau đây không được các phiên bản Access cũ hơn hỗ trợ:
Trường tra cứu đa giá trị (trường tra cứu có thuộc tính Cho phép nhiều giá trị được đặt thành Có)
Kiểu dữ liệu Phần đính kèm
Kiểu dữ liệu Được tính toán
Theo dõi lịch sử Trường Văn bản dài (Bản ghi nhớ) (Văn bản Dài - Trường Bản ghi nhớ có thuộc tính Chỉ Nối được đặt là Có)
Bạn không thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu trừ khi bạn sửa đổi cơ sở dữ liệu để cơ sở dữ liệu không còn sử dụng các tính năng này nữa.Lưu ý
Bạn có thể chuyển đổi một cơ sở dữ liệu có chứa Văn bản Dài (Bản ghi nhớ) với các trường Văn bản có Định dạng (trường Văn bản Dài/Bản ghi nhớ có thuộc tính Định dạng Văn bản được đặt thành Văn bản có Định dạng). Tuy nhiên, các phiên bản Access cũ hơn Access 2007 sẽ không hiểu trường này là Văn bản có Định dạng. Nếu có bất kỳ định dạng Văn bản Có định dạng nào trong dữ liệu Access, văn bản sẽ hiển thị cùng với thẻ HTML thay vì định dạng trong các phiên bản Access trước như trong ví dụ dưới đây.
Văn bản có Định dạng gốc Văn bản như đã xem trong các phiên bản Access trước Đây là một ví dụ. <div><strong><em>This is an example.</em></strong></div>
Nối kết đến các tệp bên ngoài không được hỗ trợ bởi các phiên bản trước của Access Trong cơ sở dữ liệu .accdb Access, bạn có thể liên kết đến một vài kiểu dữ liệu không được các phiên bản Access trước đó hỗ trợ. Chúng bao gồm:
- Bảng trong các cơ sở dữ liệu định dạng tệp .accdb khác
- Trang tính Excel sử dụng định dạng .xlsx
- Danh sách Windows SharePoint Services
Nếu cơ sở dữ liệu của bạn chứa nối kết đến những kiểu nguồn dữ liệu này, bạn phải xóa bỏ nối kết trước khi có thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu đó sang định dạng tệp cũ hơn Access 2007. Giải pháp là nhập dữ liệu thay vì liên kết đến dữ liệu để dữ liệu được đưa vào chính cơ sở dữ liệu Access. Để biết thêm thông tin về cách nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu Access, xem bài viết Giới thiệu về thao tác nhập, liên kết và xuất dữ liệu trong Access.
Mã hóa cơ sở dữ liệu Các cơ sở dữ liệu Access sử dụng định dạng tệp .accdb sử dụng phương pháp bảo vệ bằng mật khẩu mới không tương thích với các phiên bản Access trước đó. Nếu bạn thêm mật khẩu vào cơ sở dữ liệu .accdb của Access bằng lệnh Mã hóa bằng Mật khẩu , trước tiên bạn phải loại bỏ mật khẩu trước khi có thể chuyển đổi cơ sở dữ liệu đó thành định dạng tệp cũ hơn. Để tìm hiểu thêm về cách thêm và loại bỏ mã hóa, hãy xem bài viết Mã hóa cơ sở dữ liệu bằng mật khẩu cơ sở dữ liệu.