Báo cáo đưa ra phương thức để xem, định dạng và tóm tắt các thông tin trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo đơn giản bao gồm các số điện thoại dành cho tất cả các liên hệ của bạn hoặc một báo cáo tóm tắt về tổng doanh số của các vùng và các khoảng thời gian khác nhau.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu tổng quan về báo cáo trong Access. Bạn cũng học được các kiến thức cơ bản về việc tạo báo cáo, dùng các tùy chọn như sắp xếp, gộp nhóm và tóm tắt dữ liệu và cách xem trước và in báo cáo.
Tổng quan về báo cáo trong Access
Bạn có thể làm gì với một báo cáo?
Báo cáo là một đối tượng cơ sở dữ liệu sẽ có ích khi bạn muốn thể hiện các thông tin trong cơ sở dữ liệu về bất kỳ cách dùng nào sau đây:
- Hiển thị hoặc phân phối một tóm tắt dữ liệu.
- Lưu trữ ảnh tức thời của dữ liệu.
- Cung cấp chi tiết về các bản ghi riêng lẻ.
- Tạo nhãn.
Các phần trong một báo cáo
Mặc dù bạn có thể tạo báo cáo "không có ràng buộc" không hiển thị dữ liệu nhưng bài viết này giả định rằng một báo cáo được ràng buộc với một nguồn dữ liệu như một bảng hoặc một truy vấn. Thiết kế của một báo cáo được chia thành các phần bạn có thể xem ở dạng xem Thiết kế. Việc hiểu cách vận hành của mỗi phần có thể giúp tạo ra các báo cáo tốt hơn. Ví dụ: mục mà bạn chọn để đặt điều khiển tính toán sẽ xác định cách Access tính toán kết quả. Danh sách sau đây tóm tắt các loại mục và công dụng:
| Phần | Phần sẽ được hiển thị thế nào khi được in | Có thể dùng phần ở chỗ |
|---|---|---|
| Đầu trang Báo cáo | Phần đầu của báo cáo | Dùng đầu trang báo cáo cho các thông tin có thể xuất hiện bình thường trên một trang bìa, như logo, tiêu đề hoặc ngày tháng. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu trang báo cáo, thì tổng được tính toán là để dành cho toàn bộ báo cáo. Đầu trang báo cáo sẽ được in trước đầu trang. |
| Đầu trang | Nằm ở đầu mỗi trang. | Dùng đầu trang để lặp lại tiêu đề báo cáo trên mỗi trang. |
| Đầu mục Nhóm | Nằm ở phần đầu mỗi nhóm mới của các bản ghi. | Dùng đầu mục nhóm để in tên nhóm. Ví dụ: trong một báo cáo được gộp nhóm theo sản phẩm, hãy dùng đầu mục nhóm để in tên sản phẩm. Khi bạn đặt một điều khiển được tính toán dùng hàm tổng hợp Sum trong đầu mục nhóm, thì tổng này sẽ dành cho nhóm hiện tại. Bạn có thể có nhiều phần đầu mục nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm. Để biết thêm thông tin về việc tạo các đầu mục và chân trang của nhóm, hãy xem phần Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng. |
| Chi tiết | Sẽ xuất hiện một lần cho mỗi hàng trong nguồn bản ghi. | Đây là vị trí bạn sẽ đặt các điều khiển để tạo nên nội dung chính của báo cáo. |
| Chân trang của Nhóm | Nằm ở phần cuối mỗi nhóm của các bản ghi. | Dùng chân trang của nhóm để in thông tin tóm tắt cho một nhóm. Bạn có thể có nhiều phần chân trang của nhóm trên một báo cáo, tùy thuộc vào việc bạn thêm vào bao nhiêu mức gộp nhóm. |
| Chân trang | Nằm ở cuối mỗi trang. | Dùng chân trang để in số trang hoặc thông tin về mỗi trang. |
| Chân trang Báo cáo | Nằm cuối báo cáo Lưu ý: Ở cửa sổ Thiết kế, chân trang báo cáo xuất hiện bên dưới phần chân trang. Tuy nhiên, trong tất cả các dạng xem khác (ví dụ: dạng xem Bố trí hoặc khi in hoặc xem trước báo cáo), chân trang báo cáo sẽ xuất hiện phía trên chân trang, ngay sau chân trang của nhóm cuối cùng hoặc dòng chi tiết trên trang cuối cùng. |
Dùng chân trang báo cáo để in tổng cộng của báo cáo hoặc các thông tin tóm tắt khác cho toàn bộ báo cáo. |
Bạn thấy rằng việc tạo ra các báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều khi cơ sở dữ liệu của bạn có một cấu trúc bảng và các mối quan hệ được thiết kế tốt. Để xem phần giới thiệu cách hoạch định và thiết kế một cơ sở dữ liệu, hãy xem bài viết Kiến thức cơ bản về thiết kế cơ sở dữ liệu
Tạo báo cáo trong Access
Bạn có thể tạo báo cáo cho cơ sở dữ liệu Access trên máy tính bằng cách làm theo các bước trong mục này.
Bước 1: Chọn một nguồn bản ghi
Nguồn bản ghi của một báo cáo có thể là một bảng, một truy vấn có thêm hoặc một truy vấn được nhúng. Nguồn bản ghi phải chứa tất cả các hàng và các cột của dữ liệu bạn muốn hiển thị trên báo cáo.
Nếu dữ liệu đến từ một bảng hay một truy vấn đã có sẵn, hãy chọn bảng hoặc truy vấn trong Ngăn Dẫn hướng, rồi tiếp tục đến Bước 2.
Nếu chưa có nguồn bản ghi, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Bước 2: Chọn một công cụ báo cáo
Tìm các công cụ báo cáo trên tab Tạo của ruy-băng, trong nhóm Báo cáo . Bảng sau đây sẽ mô tả tùy chọn này:
| Công cụ | Mô tả |
|---|---|
| Báo cáo | Tạo một báo cáo dạng bảng đơn giản có chứa tất cả các trường trong nguồn bản ghi bạn đã chọn trong Ngăn Dẫn hướng. |
| Thiết kế Báo cáo | Mở một báo cáo trống ở dạng xem Thiết kế, mà bạn có thể thêm các trường và các điều khiển vào đó. |
| Báo cáo Trống | Mở một báo cáo trống ở dạng xem Bố trí và hiển thị Danh sách Trường từ những vị trí bạn có thể thêm các trường vào báo cáo. |
| Trình hướng dẫn Báo cáo | Hiển thị trình hướng dẫn nhiều bước giúp bạn chỉ định các trường, mức gộp nhóm và sắp xếp, cũng như các tùy chọn bố trí. |
| Nhãn | Hiển thị một trình hướng dẫn cho phép bạn chọn các kích thước nhãn tiêu chuẩn hoặc tùy chỉnh, cũng như những trường nào bạn muốn hiển thị, và cách bạn muốn các trường được sắp xếp thế nào. |
Bước 3: Tạo báo cáo
Chọn nút dành cho công cụ bạn muốn sử dụng. Nếu xuất hiện một trình hướng dẫn, hãy làm theo các bước trong trình hướng dẫn và chọn Kết thúc ở trang cuối. Access sẽ hiển thị báo cáo ở dạng xem Bố trí.
Định dạng báo cáo để lưu trữ giao diện bạn muốn:
- Đổi kích cỡ các trường và các nhãn bằng cách chọn chúng rồi kéo các cạnh cho đến khi chúng có kích cỡ bạn muốn.
- Di chuyển trường bằng cách chọn nó (và nhãn của nó, nếu có), rồi kéo nó tới một vị trí mới.
- Bấm chuột phải vào một trường rồi dùng các lệnh trên menu lối tắt để phối hoặc tách các ô, xóa bỏ hoặc chọn các trường, rồi thực hiện các tác vụ định dạng khác.
Ngoài ra, hãy dùng các tính năng đã mô tả trong các phần sau đây để làm cho báo cáo của bạn trở nên thu hút và dễ đọc hơn.
Lưu ý
Bắt đầu từ Access cho Microsoft 365 Phiên bản 2609 (bản dựng 16.0.20430.20146), một báo cáo có thể rộng tối đa 2.000 inch (5.080 cm) và mỗi mục báo cáo có thể cao tối đa 2.000 inch. Chiều cao kết hợp của tất cả các phần và tiêu đề phần có thể lên đến 2.100 inch (5.334 cm). Các phiên bản Access cũ hơn giữ lại các giới hạn trước đây là 22,75 inch (57,79 cm) cho chiều rộng báo cáo và chiều cao mục riêng lẻ và 200 inch (508 cm) cho chiều cao mục kết hợp. Báo cáo sử dụng kích thước lớn hơn có thể không tương thích với các phiên bản trước, vì vậy hãy xác minh các phiên bản Access mà mọi người mở cơ sở dữ liệu sử dụng.
Việc tăng vùng thiết kế báo cáo không làm tăng vùng có thể in của kích cỡ giấy đã chọn. Dùng tùy chọn Xem trước khi In và thiết lập trang để xác nhận cách chia báo cáo thành các trang. Để biết thêm thông tin, hãy xem Xem trước và in báo cáo.
Thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng
Cách nhanh nhất để thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng vào một báo cáo cơ sở dữ liệu màn hình máy tính là bấm chuột phải vào trường nơi bạn muốn áp dụng gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng, rồi chọn lệnh bạn muốn từ menu lối tắt.
Bạn còn có thể thêm gộp nhóm, sắp xếp hoặc tổng cộng bằng cách dùng ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng trong khi báo cáo đang mở ở dạng xem Bố trí hoặc dạng xem Thiết kế:
- Nếu ngăn Nhóm, Sắp xếp và Tổng cộng không mở, thì trên tab Thiết kế Báo cáo , trong nhóm Gộp nhóm và Tổng cộng , hãy chọn Nhóm & Sắp xếp.
- Chọn Thêm nhóm hoặc Thêm sắp xếp, rồi chọn trường bạn muốn gộp nhóm hoặc sắp xếp.
- Chọn Xem thêm trên đường gộp nhóm và sắp xếp để đặt thêm tùy chọn và để thêm tổng cộng.
Để biết thêm thông tin chi tiết về nhóm, sắp xếp và tổng cộng, hãy xem Tạo báo cáo được nhóm hoặc tóm tắt.
Tô sáng dữ liệu bằng định dạng có điều kiện
Access bao gồm các công cụ để tô sáng dữ liệu trên một báo cáo. Bạn có thể thêm các quy tắc định dạng có điều kiện cho từng điều khiển hoặc nhóm các điều khiển và trong báo cáo khách hàng, bạn cũng có thể thêm thanh dữ liệu để so sánh dữ liệu.
Cách thêm định dạng có điều kiện vào điều khiển:
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem bố trí.
Chọn các điều khiển bạn muốn. Trên tab Định dạng, trong nhóm Định dạng Điều khiển, hãy bấm Định dạng có Điều kiện.
Mẹo
Để chọn nhiều điều khiển, hãy nhấn giữ CTRL và bấm vào các điều khiển.
Trong hộp thoại Trình quản lý Quy tắc Định dạng có Điều kiện, hãy bấm Quy tắc Mới.
Trong hộp thoại Quy tắc Định dạng Mới, hãy chọn một giá trị bên dưới Chọn kiểu quy tắc:
- Để tạo một quy tắc đánh giá từng bản ghi riêng rẽ, hãy chọn các giá trị Kiểm tra trong bản ghi hiện thời hoặc dùng một biểu thức.
- Để tạo một quy tắc so sánh các bản ghi với nhau bằng cách dùng các thanh dữ liệu, hãy bấm So sánh với các bản ghi khác.
Dưới phần Sửa mô tả quy tắc, hãy xác định quy tắc để khi nào áp dụng định dạng và định dạng nào cần áp dụng, rồi bấm OK.
Để tạo thêm một quy tắc cho cùng một điều khiển hoặc một tập hợp các điều khiển, hãy lặp lại thủ tục này từ bước 4.
Màu và phông tùy chỉnh
Thử tùy chọn Chủ đề Ứng dụng để tùy chỉnh màu sắc và phông chữ.
- Mở một báo cáo trong dạng xem Bố trí bằng cách bấm chuột phải vào Ngăn dẫn hướng, rồi bấm vào Dạng xem Bố trí.
- Trên tab Thiết kế Bố trí Báo cáo , hãy bấm Chủ đề và trỏ con trỏ trên các chủ đề khác nhau trong bộ sưu tập để xem trước các hiệu ứng. Bấm vào một chủ đề để chọn nó, rồi lưu báo cáo của bạn.
- Dùng bộ sưu tập Màu sắc hoặc Phông để đặt màu sắc và phông một cách độc lập.
Thêm logo hoặc hình nền
Bạn có thể thêm logo hoặc hình nền vào báo cáo. Nếu bạn cập nhật hình ảnh, Access sẽ tự động cập nhật hình ảnh vào mọi nơi được sử dụng trong cơ sở dữ liệu.
Để thêm hoặc loại bỏ một hình ảnh logo:
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm Dạng xem Bố trí.
- Trong báo cáo, bấm vào vị trí bạn muốn thêm hình ảnh. Trên tab Thiết kế Bố trí Báo cáo , trong nhóm Đầu trang/Chân trang , bấm vào Logo.
- Dẫn hướng đến hình ảnh, rồi bấm Mở. Access sẽ thêm hình ảnh vào báo cáo.
- Để loại bỏ hình ảnh, hãy bấm chuột phải vào hình ảnh rồi bấm Xóa từ menu lối tắt.
Để thêm một hình nền
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm Dạng xem Bố trí.
- Trên tab Định dạng, trong nhóm Nền, hãy bấm Ảnh Nền.
- Chọn một ảnh từ danh sách Bộ sưu tập Ảnh hoặc bấm Duyệt, chọn một ảnh, rồi bấm OK.
Xem trước và in báo cáo
Xem trước báo cáo
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi chọn Xem trước khi In. Sử dụng các lệnh trên tab Xem trước In để:
- In báo cáo
- Điều chỉnh kích thước hoặc bố trí trang
- Phóng to hoặc thu nhỏ hoặc xem nhiều trang một lúc
- Làm mới dữ liệu trên báo cáo
- Xuất báo cáo thành một định dạng tệp khác
Chọn Đóng Xem trước In.
In báo cáo
Để in một báo cáo mà không xem trước:
Bấm chuột phải vào báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng rồi chọn In. Báo cáo sẽ được chuyển tới máy in mặc định của bạn.
Lưu ý
Nếu bạn chọn báo cáo trong Ngăn Dẫn hướng và chọn In từ tab Tệp , bạn có thể chọn thêm các tùy chọn in như số trang và số bản sao, cũng như chỉ định máy in.
- Để mở hộp thoại nơi bạn có thể chọn máy in, xác định số bản và nhiều hơn nữa, hãy chọn In.