Bài viết này giải thích cách xem trước và in báo cáo được tạo bằng hoặc được mở trong Microsoft Access. Bài viết này cũng cung cấp thông tin cơ bản về cách thay đổi thiết đặt in thường dùng, chẳng hạn như lề và số cột trên một trang in.
Bạn muốn làm gì?
- Xem trước báo cáo
- In báo cáo nhanh chóng
- In các trang chọn lọc từ báo cáo
- Thay đổi thiết lập trang
- Chọn tùy chọn in
Xem trước báo cáo
Khi bạn muốn xem báo cáo của mình sẽ xuất hiện như thế nào khi in, hãy sử dụng chế độ Xem trước khi In. Nếu bạn xem trước báo cáo được tạo trong Access, nút dẫn hướng bản ghi sẽ xuất hiện ở vị trí mặc định, ở cuối cửa sổ Access.
Bắt đầu Xem trước khi In
- Nếu báo cáo không mở, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo bạn muốn xem trước, rồi bấm Xem trước khi In trên menu lối tắt.
-hoặc-
Nếu báo cáo đang mở, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu của báo cáo và bấm Xem trước khi In. - Bấm vào nút dẫn hướng bản ghi để di chuyển giữa các trang trong báo cáo.
Để biết thêm thông tin về cách sử dụng các nút dẫn hướng, hãy xem bài viết Làm thế nào để tôi có thể định vị các bản ghi cụ thể?
Xem trước nhiều trang
Nếu báo cáo đang mở, hãy bấm chuột phải vào tab tài liệu của báo cáo và bấm Xem trước khi In.
- Trên tab Xem trước khi In , trong nhóm Thu phóng , bấm Hai Trang để xem trước báo cáo của bạn hai trang mỗi lần.
-hoặc-
Trong nhóm Thu phóng , bấm Thêm Trang rồi chọn một tùy chọn. - Bấm vào nút dẫn hướng bản ghi để di chuyển giữa các trang trong báo cáo.
- Để quay trở lại xem trước một trang duy nhất, trong nhóm Thu phóng , bấm Một Trang.
Đóng Xem trước Khi in
Bạn có thể in báo cáo sau khi xem trước hoặc đóng bản xem trước nếu bạn muốn thay đổi báo cáo trước khi in.
- Trên tab Xem trước khi In , trong nhóm Xem trước Đóng, bấm Đóng Xem trước.
In báo cáo nhanh chóng
Nếu bạn muốn in mọi trang trong báo cáo mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với định dạng báo cáo như lề, đầu trang, chân trang và hướng (dọc hay ngang), bạn có thể sử dụng tùy chọn In Nhanh.
- Nếu báo cáo không mở, trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo, rồi bấm In.
-hoặc-
Đảm bảo rằng nút In Nhanh sẵn dùng trong Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. Để thêm nút vào thanh công cụ, hãy bấm vào mũi tên xuống ở cuối thanh công cụ và bấm In Nhanh.
Trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, bấm In Nhanh.
In các trang chọn lọc từ báo cáo
Trong báo cáo, bạn có thể giới hạn nội dung bạn in chỉ bằng cách chọn một phạm vi trang.
- Bấm Tệp, rồi bấm In.
- Trên khu vực In của tùy chọn Tệp, bấm vào tùy chọn In để mở hộp thoại In .
- Để chỉ in một số dữ liệu trong báo cáo, dưới Phạm vi In, bấm Trang, rồi nhập giá trị vào hộp Từ và Tới .
Ví dụ: để chỉ in trang 5 của báo cáo, hãy nhập 5 vào cả hộp Từ và Đến .
Nếu bạn sở hữu các quyền cần thiết để thay đổi thiết kế của báo cáo, bạn có thể thực hiện thay đổi bổ sung cho cách in báo cáo của mình bằng cách thay đổi bố trí in trong hộp thoại Thiết lập Trang (bấm Thiết lập để hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang ).
Thay đổi thiết lập trang
Hộp thoại Thiết lập Trang có thể được sử dụng để thay đổi một loạt các tùy chọn in, bao gồm lề trên và dưới cùng và liệu Access có in chỉ dữ liệu trong báo cáo của bạn không. Access cung cấp hai cách để hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang . Bạn có thể khởi động nó từ bên trong hộp thoại In hoặc bạn có thể bắt đầu nó từ tab Xem trước khi In xuất hiện khi bạn bắt đầu Xem trước khi In.
Các bước trong mục này giải thích cách hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang .
Bắt đầu hộp thoại Thiết lập Trang từ hộp thoại In
- Trong Ngăn Dẫn hướng, hãy chọn báo cáo mà bạn muốn thay đổi. Bạn không cần mở báo cáo, mặc dù bạn có thể mở nếu bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu bạn sắp in là cập nhật.
- Bấm Tệp, rồi bấm In.
- Trên khu vực In của tùy chọn Tệp, bấm vào tùy chọn In để mở hộp thoại In .
- Bấm vào Thiết lập để hiển thị hộp thoại Thiết lập Trang .
- Đặt hoặc thay đổi các tùy chọn trong hộp thoại, nếu cần. Hãy xem bài viết Đặt tùy chọn in trong Access để biết danh sách đầy đủ các mô tả tùy chọn này.
Bắt đầu hộp thoại Thiết lập Trang từ tab Xem trước khi In
- Trong Ngăn Dẫn hướng, bấm chuột phải vào báo cáo mà bạn muốn thay đổi rồi bấm Xem trước khi In.
Access mở báo cáo trong dạng Xem trước khi In. - Trên tab Xem trước khi In , trong nhóm Bố trí Trang , bấm vào nút Thiết lập Trang .
- Đặt hoặc thay đổi các tùy chọn trong hộp thoại, nếu cần. Hãy xem bài viết Đặt tùy chọn in trong Access để biết danh sách đầy đủ các mô tả tùy chọn này.
Chọn tùy chọn in
Làm theo các bước trong phần này khi bạn cần in một số trang trong báo cáo hoặc khi cần chọn máy in hoặc thay đổi cài đặt in, chẳng hạn như lề hoặc cột.
- Trong Ngăn Dẫn hướng, chọn báo cáo bạn muốn in.
- Bấm Tệp, rồi bấm In.
- Trên khu vực In của tùy chọn Tệp, bấm vào tùy chọn In để mở hộp thoại In .
- Thay đổi thiết đặt định dạng trang hoặc các tùy chọn in khác hoặc lựa chọn máy in nếu cần, rồi bấm OK để in báo cáo của bạn.