Access cung cấp nhiều cách khác nhau để bạn sử dụng lại thiết kế cơ sở dữ liệu. Bạn có thể lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu, lưu một phần của cơ sở dữ liệu dưới dạng phần ứng dụng hoặc lưu trường hoặc tập hợp trường dưới dạng mẫu kiểu dữ liệu. Trong từng trường hợp, Access sẽ tạo một tệp mà bạn có thể chia sẻ với người khác. Tương tự, bạn có thể sử dụng các tệp như vậy từ bên thứ ba.
Bài viết này thảo luận cách lưu các đối tượng cơ sở dữ liệu khác nhau dưới dạng mẫu, trong một số trường hợp, bao gồm cả dữ liệu. Bài viết cũng thảo luận đến các tệp mẫu khác nhau và cách chia sẻ chúng. Bài viết này cung cấp một số chi tiết về các phần ứng dụng đi kèm với Access.
Trong bài viết này
- Tổng quan
- Lưu và chia sẻ các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu để tái sử dụng
- Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng (*.accdt)
- Lưu một trường làm mẫu kiểu dữ liệu (*.accft)
- Sử dụng lại thiết kế cơ sở dữ liệu từ bên thứ ba
Tổng quan
Đôi khi, bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu. Khi bạn dành nhiều thời gian để thiết kế phù hợp, bạn muốn tận dụng tối đa thiết kế, chẳng hạn như bằng cách sử dụng lại thiết kế. Hoặc có thể bạn muốn tận dụng công việc thiết kế mà người khác đã thực hiện. Access cung cấp ba cách chính để bạn sử dụng lại thiết kế cơ sở dữ liệu:
- Mẫu cơ sở dữ liệu là các tệp (loại tệp *.accdt) mà bạn có thể sử dụng để tạo cơ sở dữ liệu mới. Thông thường, một cơ sở dữ liệu được tạo từ mẫu đã sẵn sàng để sử dụng nhưng bạn có thể tùy chỉnh nó để đáp ứng các nhu cầu cụ thể. Ví dụ: mẫu cơ sở dữ liệu web Tài nguyên cung cấp các chức năng quản lý tài nguyên cơ bản, nhưng bạn có thể muốn mở rộng nó bằng cách thêm một số thông tin phòng ban hoặc ngân sách có liên quan đến tổ chức của bạn. Access đi kèm với một loạt các mẫu cơ sở dữ liệu mà bạn có thể xem trong dạng xem Backstage khi Access mở.
- Phần ứng dụng là tệp cũng giống như mẫu cơ sở dữ liệu nhưng bạn dùng chúng để thêm thành phần thiết kế vào cơ sở dữ liệu hiện có, chứ không phải để làm cơ sở cho cơ sở dữ liệu mới. Ví dụ: phần ứng dụng Nhận xét cung cấp một bảng được thiết lập để chứa chú thích, bao gồm một trường ngày/giờ. Một số phần ứng dụng sẽ khởi động trình hướng dẫn để giúp bạn tạo mối quan hệ nhằm xác định cách phần ứng dụng khớp với bảng hiện có của bạn. Access đi kèm với một số phần ứng dụng mà bạn có thể thấy trên tab Tạo .
- Mẫu kiểu dữ liệu là các tệp mà bạn có thể sử dụng để tạo các trường và tổ hợp trường mới. Ví dụ: bạn có thể sử dụng mẫu kiểu dữ liệu Ngày Bắt đầu và Kết thúc để thêm cặp trường ngày/giờ vào bảng chỉ bằng một cú bấm chuột. Mẫu kiểu dữ liệu sử dụng kiểu tệp khác (*.accft) từ mẫu cơ sở dữ liệu và phần ứng dụng. Access đi kèm với một loạt mẫu kiểu dữ liệu mà bạn có thể thấy trên tab Trường khi mở bảng trong dạng xem Biểu dữ liệu.
Lưu và chia sẻ các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu để tái sử dụng
Tạo mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng tệp *.accdt bằng các lệnh trên tab Tệp . (Để biết các bước, hãy xem phần Lưu và sử dụng lại các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu.) Sau đó, bạn có thể sử dụng mẫu để tạo cơ sở dữ liệu mới hoặc nếu đó là một phần ứng dụng, hãy thêm các tính năng của mẫu vào cơ sở dữ liệu hiện có.
Mẫu cơ sở dữ liệu và phần ứng dụng mà bạn tạo sẽ được lưu trữ theo mặc định trong thư mục mẫu dữ liệu ứng dụng chuyển vùng của bạn (ví dụ: C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Bạn có thể đặt các tệp mẫu trong thư mục này để làm cho chúng sẵn dùng dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng. Tương tự, bạn có thể sao chép các tệp mẫu từ thư mục này và đưa cho người khác để họ sử dụng riêng.
Lưu ý
Như thường lệ, hãy thận trọng khi sử dụng tệp từ bên thứ ba.
Tạo mẫu kiểu dữ liệu Lưu lựa chọn các trường bảng dưới dạng tệp *.accft bằng lệnh trên tab Trường . (Để biết các bước, hãy xem phần Lưu và sử dụng lại các yếu tố thiết kế cơ sở dữ liệu.)
Mẫu kiểu dữ liệu mà bạn tạo sẽ được lưu trữ theo mặc định trong thư mục mẫu dữ liệu ứng dụng chuyển vùng của bạn (ví dụ: C:\Users\<username>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\). Bạn có thể đặt các tệp mẫu kiểu dữ liệu trong thư mục này để chúng sẵn có dưới dạng kiểu dữ liệu cho các trường mới. Tương tự, bạn có thể sao chép các tệp mẫu từ thư mục này và đưa cho người khác để họ sử dụng riêng.
Lưu ý
Như thường lệ, hãy thận trọng khi sử dụng tệp từ bên thứ ba.
Lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng (*.accdt)
Bạn lưu một cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng bằng các lệnh trên tab Lưu & Phát hành trong dạng xem Backstage.
Trên tab Tệp , bấm Lưu & Phát hành.
Bên dưới Lưu Cơ sở dữ liệu Dưới dạng, bấm Mẫu.
Trong hộp thoại Tạo Mẫu Mới từ Cơ sở dữ liệu Này , hãy chỉ định các trường sau đây:
Tên Bắt buộc. Nhập văn bản sẽ xác định mẫu hoặc phần ứng dụng. Access sẽ hiển thị tên này cùng với mẫu hoặc phần ứng dụng.
Mô tả Nhập văn bản mô tả nội dung hoặc mục đích của mẫu hoặc phần ứng dụng. Thông tin này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ cho mẫu hoặc phần ứng dụng.
Thể loại Chọn Mẫu người dùng để phần ứng dụng hiển thị bên dưới Mẫu người dùng trên dải băng (mặc định). Bạn cũng có thể thêm một thể loại bằng cách nhập thể loại đó, rồi bạn có thể gán phần ứng dụng này và phần ứng dụng trong tương lai cho thể loại đó. Thể loại mới sẽ xuất hiện trong dải băng.
Biểu tượng Xác định một biểu tượng để hiển thị cho mẫu hoặc phần ứng dụng. Đối với các phần ứng dụng, biểu tượng này sẽ xuất hiện trong bộ sưu tập phần ứng dụng trên ribbon.
Xem trước Xác định hình ảnh lớn hơn để hiển thị cho mẫu trong dạng xem Backstage. Khi bạn duyệt tìm một mẫu, bạn sẽ thấy hình ảnh này cho mẫu này.
Bảng Chính Xác định bảng sẽ là bảng chính cho phần ứng dụng đó. Theo mặc định, bảng này sẽ được sử dụng để liên kết phần ứng dụng với các bảng khác trong cơ sở dữ liệu mà phần đó được thêm vào. Khi ai đó sử dụng phần ứng dụng, Access sẽ khởi động một trình hướng dẫn để giúp tạo mối quan hệ. Mặc dù Bảng Chính được sử dụng theo mặc định, bạn có thể chọn một bảng khác khi trình hướng dẫn chạy.
Biểu mẫu Phiên bản Xác định một biểu mẫu sẽ mở theo mặc định khi mở cơ sở dữ liệu được tạo từ mẫu này lần đầu tiên. Biểu mẫu này theo mặc định chỉ mở một lần. Biểu mẫu có thể chứa mã mà nó chạy khi mở ra, nhưng nếu có mã thì sẽ tạo cảnh báo bảo mật.
Phần ứng dụng Chọn hộp kiểm này để lưu cơ sở dữ liệu như một phần ứng dụng. Bỏ chọn hộp kiểm này để lưu cơ sở dữ liệu dưới dạng mẫu cơ sở dữ liệu.
Lưu ý
Bạn phải chọn hộp kiểm này trước khi có thể xác định giá trị cho Bảng Chính.
Bao gồm Dữ liệu trong Mẫu Chọn hộp kiểm này để lưu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu như một phần của mẫu. Khi các cơ sở dữ liệu mới được tạo từ mẫu, chúng sẽ bao gồm dữ liệu này.
Bấm OK để lưu mẫu của bạn. Theo mặc định, Access lưu mẫu của bạn vào C:\Users\<current user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.
Lưu một trường làm mẫu kiểu dữ liệu (*.accft)
Để tạo mẫu kiểu dữ liệu, bạn chọn một trường hoặc tổ hợp trường, rồi sử dụng lệnh trên dải băng để lưu chúng dưới dạng mẫu. Hãy đảm bảo rằng trường hoặc các trường được thiết lập theo cách bạn muốn trước khi bắt đầu – đặt bất kỳ thuộc tính nào bạn muốn được bảo toàn như một phần của mẫu kiểu dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo mẫu kiểu dữ liệu "euro", bạn có thể tạo trường tiền tệ, rồi đặt Định dạng của trường đó thành Euro.
Mở bảng có các trường hoặc trường bạn muốn lưu dưới dạng mẫu.
Chọn trường mà bạn muốn lưu để tái sử dụng.
Trên tab Trường , trong nhóm Thêm & Xóa , bấm vào Xem thêm Trường rồi bấm Lưu Lựa chọn dưới dạng Loại Dữ liệu Mới.
Trong hộp thoại Tạo Kiểu Dữ liệu Mới từ Trường , hãy xác định như sau:
- Tên Bắt buộc. Nó xác định mẫu loại dữ liệu của bạn và được hiển thị trong danh sách các trường sẵn có khi bạn chọn một trường từ danh sách Xem thêm trường .
- Mô tả Nhập văn bản mô tả nội dung hoặc mục đích của mẫu kiểu dữ liệu. Logo này sẽ xuất hiện trong chú giải công cụ được hiển thị khi bạn di chuột qua mẫu kiểu dữ liệu trong danh sách Trường Khác .
- Thể loại Chọn một danh mục để liệt kê mẫu kiểu dữ liệu trong danh sách Trường Khác . Theo mặc định, thể loại này là Loại do Người dùng Xác định.
- Biểu mẫu 实例化 Nếu muốn, hãy chỉ định một biểu mẫu sẽ mở theo mặc định khi mẫu kiểu dữ liệu được sử dụng lần đầu.
Bấm OK để lưu mẫu kiểu dữ liệu của bạn.
Sử dụng lại thiết kế cơ sở dữ liệu từ bên thứ ba
Bạn có thể tạo một mẫu cơ sở dữ liệu hoặc phần ứng dụng từ bên thứ ba sẵn dùng trên ribbon bằng cách đặt một bản sao của tệp .accdt vào thư mục thích hợp trên máy tính của bạn.
Lấy tệp mẫu (tệp phải có phần mở rộng tệp .accdt hoặc .accft).
Đặt một bản sao của tệp vào <System Root>Users\current< user>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, trong đó:
<System Root> là thư mục gốc của bản cài đặt Windows của bạn (thường là C:\) và
<người dùng> hiện tại là tên người dùng mà bạn đã sử dụng để đăng nhập vào Windows.
Lưu ý
Nếu thư mục chưa tồn tại, hãy tạo thư mục.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
- Để sử dụng mẫu cơ sở dữ liệu, trên tab Tệp , bấm Mới, bấm Mẫu của Tôi, bấm vào mẫu bạn muốn, rồi bấm Tạo.
- Để sử dụng phần ứng dụng, hãy mở cơ sở dữ liệu bạn muốn thêm phần vào, rồi trên tab Tạo , bấm Phần Ứng dụng, rồi bấm vào phần bạn muốn.
- Để sử dụng một mẫu kiểu dữ liệu, hãy mở bảng mà bạn muốn tạo một trường, sau đó trên tab Trường , trong nhóm Thêm & Xóa , bấm vào Trường Khác, rồi bấm vào mẫu kiểu dữ liệu mà bạn muốn.