Bạn hiện đang ngoại tuyến, hãy chờ internet để kết nối lại

Cách sử dụng trộn thư để tạo nhãn thư trong Word

Về phiên bản Microsoft Word 2000 của bài viết này, hãy xem 212034.
Về phiên bản Microsoft Word 97 của bài viết này, hãy xem 195609. (Trang này có thể có bằng tiếng Anh)
Về phiên bản Microsoft Word 7,0 của bài viết này, hãy xem 141992. (Trang này có thể có bằng tiếng Anh)
Tóm tắt
Bài viết này mô tả cách sử dụng tính năng Kết hợp Thư trong Microsoft Word để tạo nhãn thư. Kết hợp thư là kết hợp một tài liệu chính với một nguồn dữ liệu.

Tài liệu chính có chứa phần văn bản và các mục khác mà vẫn được giữ nguyên trong mỗi nhãn. Nguồn dữ liệu chứa phần thông tin có thể thay đổi trong mỗi nhãn, ví dụ như tên và địa chỉ của mỗi người nhận.

Các trường mà bạn chèn vào tài liệu chính sẽ cho Word biết vị trí in thông tin từ nguồn dữ liệu. Khi bạn tiến hành kết hợp thư, Word sẽ thay thế các trường kết hợp trong tài liệu chính bằng thông tin từ nguồn dữ liệu. Mỗi hàng (hay bản ghi) trong nguồn dữ liệu sẽ tạo ra một nhãn riêng.

Quy trình sau sẽ giải thích cách thực hiện kết hợp thư để tạo nhãn.

Bước 1: Tạo tài liệu nhãn thư

Bắt đầu một tài liệu mới để tạo nhãn mới hoặc mở tài liệu hiện có mà bạn đã sử dụng trước đây để kết hợp nhãn.
  1. Mở tài liệu bằng Word, rồi bắt đầu kết hợp thư. Để bắt đầu kết hợp thư, hãy làm theo các bước sau, sao cho phù hợp với phiên bản Word mà bạn đang sử dụng:
    • Microsoft Word 2002

      Trên menu Công cụ, bấm Các Chức năng Thư tín, rồi bấm Thuật sĩ Kết hợp Thư.
    • Microsoft Office Word 2003

      Trên menu Công cụ, bấm Các Chức năng Thư tín, rồi bấm Kết hợp Thư.
    • Microsoft Office Word 2007 hoặc phiên bản Word mới hơn

      Trên tab Thư tín, bấm Bắt đầu Kết hợp Thư, rồi bấm Thuật sĩ Kết hợp Thư Từng bước.
  2. Dưới phần Chọn loại tài liệu, bấm Nhãn, rồi bấm Tiếp theo: Tài liệu Bắt đầu.

     
  3. Dưới phần Chọn tài liệu bắt đầu, bấm Thay đổi bố cục tài liệu hoặc Bắt đầu với tài liệu có sẵn.

    Với tuỳ chọn Thay đổi bố cục tài liệu, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu kết hợp thư để thiết lập tuỳ chọn cho nhãn để tạo tài liệu nhãn mới. Khi bạn bấm vào Tuỳ chọn nhãn hoặc Tiếp theo: Chọn người nhận, hộp thoại Tuỳ chọn Nhãn xuất hiện. Chọn loại máy in, loại sản phẩm nhãn và số lượng sản phẩm. Nếu bạn sử dụng nhãn tuỳ chỉnh, bấm Chi tiết, rồi nhập kích cỡ của nhãn. Bấm OK sau khi hoàn thành.

    Với tuỳ chọn Bắt đầu với tài liệu có sẵn, bạn có thể mở một tài liệu kết hợp thư có sẵn và dùng làm tài liệu chính.
  4. Bấm Tiếp tục: Chọn Người nhận.

Bước 2: Chọn nguồn dữ liệu

 Nguồn dữ liệu chứa thông tin có thể thay đổi trong từng nhãn, chẳng hạn như địa chỉ nơi đến. Bạn có thể mở nguồn dữ liệu có sẵn đã được tạo trong Word, hoặc bạn có thể tạo nguồn dữ liệu mới và điền thông tin của người nhận.

Lưu ý Ngoài ra, bạn có thể dùng nguồn dữ liệu đã được tạo trong chương trình khác, như Microsoft Excel hay Microsoft Access, hoặc bạn có thể dùng sổ địa chỉ cá nhân được tạo trong Microsoft Exchange Server hay Microsoft Schedule+, hoặc bạn có thể dùng tệp văn bản ASCII hay tệp định giới khác.
  1. Dưới tiêu đề Chọn Người nhận trong ngăn tác vụ Kết hợp Thư, chọn tuỳ chọn nguồn dữ liệu thích hợp.

    Các tuỳ chọn là sử dụng danh sách có sẵn, chọn từ các liên hệ trong Outlook, hoặc nhập danh sách mới.
  2. Sử dụng phương pháp thích hợp cho loại nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng.
    Phương pháp 1: Mở nguồn dữ liệu có sẵn

    Để mở nguồn dữ liệu có sẵn, hãy làm theo các bước sau:
    1. Trong ngăn tác vụ Kết hợp Thư, bấm Dùng danh sách có sẵn, rồi bấm Duyệt tìmdưới tiêu đề Dùng danh sách có sẵn.

      Hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu xuất hiện.
    2. Trong danh sách tệp trong hộp thoại Chọn Nguồn Dữ liệu, chọn nguồn dữ liệu mà bạn muốn dùng, rồi bấm Mở.

      Lưu ý: Nếu nguồn dữ liệu mà bạn muốn không có trong danh sách tệp, bấm vào ổ đĩa và cặp thích hợp, rồi chọn tuỳ chọn thích hợp trong ô Danh sách tệp.

      Nếu nguồn dữ liệu mà bạn muốn không có trong danh sách tệp, bấm vào ổ đĩa và cặp thích hợp, rồi chọn tuỳ chọn thích hợp trong ô Danh sách kiểu tệp.

      Word sẽ hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn để bạn chỉnh sửa thêm dữ liệu của bạn. Khi bạn đã chỉnh sửa xong, bấm OK.

       Nhãn của bạn được hiển thị.
    3. Bấm Tiếp tục: Sắp xếp nhãn của bạn.
    4. Chuyển sang phần Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu nhãn trong phần sau của bài viết này.
    Phương pháp 2: Dùng các liên hệ trong Outlook
    1. Trong ngăn tác vụ Kết hợp Thư, bấm Chọn từ liên hệ trong Outlook, rồi bấm Chọn Cặp Liên hệ dưới tiêu đề Chọn từ Cặp Liên hệ trong Outlook.

       Một hộp thoại để chọn liên hệ xuất hiện, với cặp Danh bạ có sẵn. Chọn đúng cặp, rồi bấm OK.

      Tên xuất hiện trong hộp thoại Người nhận Thư Trộn. Bấm OK.
    2. Bấm Tiếp tục: Sắp xếp nhãn của bạn.
    3. Chuyển sang phần Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu nhãn trong phần sau của bài viết này.
    Phương pháp 3: Tạo nguồn dữ liệu mới
    1. Bấm Nhập danh sách mới trong đề mục Chọn Người nhận.
    2. Bấm Tạo để hiển thị hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới. Hộp thoại chứa một danh sách tên trường thường được sử dụng trong thư mẫu, nhãn thư, và phong bì.

      Lưu ý: Để tuỳ chỉnh các trường trong hộp thoại này, bấm Tuỳ chỉnh hoặc Tuỳ chỉnh Cột. Bạn có thể đổi tên trường và xoá trường mà bạn không cần. Để thêm tên trường, bấm Thêm, gõ tên trường, rồi bấm OK. Khi bạn đã tuỳ chỉnh xong, bấm OK. Khi bạn nhập xong dữ liệu, bấm OK hoặc Đóng để đóng hộp thoại Danh sách Địa chỉ Mới.

      Hộp thoại Lưu Danh sách Địa chỉ xuất hiện.
    3. Chọn vị trí, đặt tên tệp, rồi bấm Lưu.

      Word sẽ hiển thị hộp thoại Người nhận Thư Trộn để bạn chỉnh sửa thêm dữ liệu của bạn. Khi bạn đã chỉnh sửa xong, bấm OK.
    4. Trong Thuật sĩ Kết hợp Thư, bấm Tiếp theo: Sắp xếp nhãn của bạn.
    5. Chuyển sang phần Bước 3: Sửa tài liệu nhãn.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu nhãn

  1. Trong ngăn tác vụ Kết hợp Thư, hãy kiểm tra xem bước Sắp xếp nhãn của bạn có hiển thị không. Trong bước này, bạn có thể sắp xếp nhãn của bạn.
  2. Word hiển thị các mục bạn có thể sử dụng để đặt bố cục nhãn, chẳng hạn như Khối địa chỉ. Sau khi bấm vào vị trí mà bạn muốn chèn trong nhãn, bấm để chọn một mục sẽ hiển thị ở đó.

    Lưu ý: Sử dụng tuỳ chọn Mục khác để thêm các trường cụ thể. Tính năng này hữu ích nếu có khó khăn khi đặt bố cục một khối dữ liệu, như Địa chỉ trên nhãn. Tính năng Chọn Trường Hợp nhất cho phép bạn chọn một trường riêng biệt trong khối, như Tên, Địa chỉ 1 hoặc Thành phố, sao cho bạn có thể chèn các trường vào bất kỳ đâu bạn thích trên nhãn.

    Lưu ý: Trước khi bấm vào Mục khác, bấm vào vị trí trong nhãn mà bạn muốn chèn các trường hợp nhất biểu thị vị trí mà Word sẽ in thông tin vào từ nguồn dữ liệu. Đảm bảo rằng bạn gõ dấu cách hay ký tự phân cách mà bạn muốn giữa hai trường hợp nhất hoặc sau một trường hợp nhất, nếu cần.
  3. Làm việc với hộp thoại xuất hiện sau khi bấm vào từng mục. Ví dụ: hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ xuất hiện nếu bạn chọn Khối địa chỉ.
  4. Bấm Đối chiếu Trường để xác thực xem tất cả các trường trong tài liệu có khớp với các trường trong danh sách nguồn không. Bạn có thể đối chiếu thủ công các trường bằng cách chọn đúng trường từ danh sách thả xuống. Bấm OK khi mọi trường đã khớp như mong đợi.
  5. Xác thực rằng thiết kế nhãn mong muốn được hiển thị trong cửa sổ Xem trước, sau đó bấm OK trên hộp thoại Chèn Khối địa chỉ để đóng lại.
  6. Khi bạn thiết lập nhãn xong, bấm Cập nhật tất cả nhãn để nhân bản tất cả các nhãn.
  7. Bấm Tiếp tục: Xem trước nhãn để xem trước dữ liệu được kết hợp của bạn. Nếu bạn thấy cần đặt lại bố cục khi xem trước, bạn có thể quay lại bước Sắp xếp nhãn của bạn bằng cách bấm vào Trước: Sắp xếp nhãn của bạn.

Bước 4: Thực hiện kết hợp

  1. Trong ngăn tác vụ Kết hợp Thư, hãy kiểm tra xem bước Hoàn thành kết hợp có hiển thị không. Trong bước này, bạn có thể kết hợp tới máy in hoặc lên màn hình.

    Để kết hợp trực tiếp tới máy in, bấm In. Hộp thoại Kết hợp tới máy in xuất hiện, nhờ đó bạn có thể chọn bản ghi để kết hợp. Bấm OK. Hộp thoại In xuất hiện, nhờ đó bạn có thể chọn máy in và in nhãn.

    Để kết hợp lên màn hình, bấm Chỉnh sửa từng nhãn. Hộp thoại Kết hợp tới tài liệu mới xuất hiện, nhờ đó bạn có thể chọn bản ghi để kết hợp. Bấm OK để kết hợp nhãn. Bạn có thể xem nhãn trước khi in.
  2. Sau khi tài liệu được kết hợp xuất hiện trên màn hình, bạn có thể lưu thành một tài liệu riêng, bạn có thể in tài liệu đã được kết hợp bằng cách bấm In trên menu Tệp , hoặc bạn có thể thực hiện cả hai thao tác.
Thông tin thêm
Để biết thông tin về kết hợp thư, hãy bấm vào liên kết sau: Câu hỏi thường gặp về kết hợp thư trong Word 2002

Để biết thêm thông tin về cách tạo nguồn dữ liệu mới, hãy bấm vào liên kết sau: Cách thiết lập danh sách địa chỉ kết hợp thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn

Để biết thông tin về cách tạo và in nhãn trong Word 2007 và Word 2010, hãy bấm vào liên kết sau:

Word 2007: Tạo và in nhãn để gửi thư hàng loạt

Word 2010: Tạo nhãn để gửi thư hàng loạt




 



OfficeKBHowTo trộn thư nhãn nguồn dữ liệu công cụ tạo trình trợ giúp phụ cách nhãn thông tin kết hợp thư WD2003 WD2007
Thuộc tính

ID Bài viết: 294684 - Xem lại Lần cuối: 12/28/2012 11:59:00 - Bản sửa đổi: 3.0

Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbhowtomaster kbmerge KB294684
Phản hồi