Bạn hiện đang ngoại tuyến, hãy chờ internet để kết nối lại

Làm thế nào để sử dụng tính năng Mail Merge trong Word để tạo và in chữ mẫu sử dụng dữ liệu từ một bảng tính Excel

QUAN TRỌNG: Bài viết này được dịch bằng phần mềm dịch máy của Microsoft chứ không phải do con người dịch. Microsoft cung cấp các bài viết do con người dịch và cả các bài viết do máy dịch để bạn có thể truy cập vào tất cả các bài viết trong Cơ sở Kiến thức của chúng tôi bằng ngôn ngữ của bạn. Tuy nhiên, bài viết do máy dịch không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Loại bài viết này có thể chứa các sai sót về từ vựng, cú pháp hoặc ngữ pháp, giống như một người nước ngoài có thể mắc sai sót khi nói ngôn ngữ của bạn. Microsoft không chịu trách nhiệm về bất kỳ sự thiếu chính xác, sai sót hoặc thiệt hại nào do việc dịch sai nội dung hoặc do hoạt động sử dụng của khách hàng gây ra. Microsoft cũng thường xuyên cập nhật phần mềm dịch máy này.

Nhấp chuột vào đây để xem bản tiếng Anh của bài viết này:318118
TÓM TẮT
Bài này giải thích làm thế nào để sử dụng tính năng Mail Merge trong Microsoft Word để tạo và in chữ mẫu bằng cách sử dụng dữ liệu từ một Microsoft Bảng tính Excel.

Khi bạn sử dụng tính năng từ Mail Merge, Word nhập vào một tài liệu chính với một danh sách người nhận để tạo ra một tập các đầu ra văn bản:
  • Tài liệu chính chứa các văn bản basic là giống nhau trong tất cả các tài liệu đầu ra. Nó có thể chứa một giấy, văn bản, và chỉ dẫn trong hợp nhất các lĩnh vực để chèn văn bản (chẳng hạn như người nhận tên và địa chỉ) mà khác nhau từ một trong những đầu ra tài liệu khác.
  • Danh sách người nhận là một cơ sở dữ liệu có chứa dữ liệu là để được sáp nhập vào các tài liệu đầu ra. Ví dụ, danh sách người nhận là một Microsoft Access cơ sở dữ liệu tập tin hoặc một bảng tính Excel.

    Cơ sở dữ liệu này là điển hình là một danh sách các tên, địa chỉ, số điện thoại và các loại khác của thông tin cá nhân.
  • Các tài liệu đầu ra là kết quả của mail merge. Các văn bản trong tài liệu sản lượng có thể là như vậy trong tất cả các đầu ra văn bản, nhưng bạn có thể áp dụng định dạng tài liệu cụ thể.

Bước 1: Thiết lập các tập tin dữ liệu Excel

Trước khi bạn tiến hành trình wizard Mail Merge, hãy chắc chắn rằng của bạn bảng tính Excel tốt là cấu trúc cho mục đích này. Lưu ý yêu cầu đối với bảng dữ liệu:
  • Hàng đầu nên chứa trường tên cho mỗi cột-- Ví dụ, tiêu đề, Salutation, tên, tên đệm, tên cuối, Address1, và Address2.
  • Mỗi tên trường nên được duy nhất.
  • Mỗi hàng nên cung cấp thông tin về một cụ thể khoản mục. Ví dụ, trong danh sách gửi thư, mỗi hàng có thể có thông tin về một người nhận cụ thể.
  • Bảng nên chứa không có hàng trống.
Tạo tập tin dữ liệu Excel của bạn, và sau đó sắp xếp nó bằng cách sử dụng các các lĩnh vực mà bạn muốn sử dụng cho thư của bạn, như thể hiện trong các mẫu sau đây tệp dữ liệu.
Last Name First Name Title Address City Postal Code Country
DavolioNancySales Representative507 - 20th Ave. E. Apt. 2ASeattle98122USA
FullerAndrewVice President, Sales908 W. Capital WayTacoma98401USA
LeverlingJanetSales Representative722 Moss Bay Blvd.Kirkland98033USA
PeacockMargaretSales Representative4110 Old Redmond Rd.Redmond98052USA
BuchananStevenSales Manager14 Garrett HillLondonSW1 8JRUK
SuyamaMichaelSales RepresentativeCoventry House Miner Rd.LondonEC2 7JRUK
KingRobertSales RepresentativeEdgeham Hollow Winchester WayLondonRG1 9SPUK
CallahanLauraInside Sales Coordinator4726 - 11th Ave. N.E.Seattle98105USA
DodsworthAnneSales Representative7 Houndstooth Rd.LondonWG2 7LTUK


Sau khi bạn tạo tập tin dữ liệu Excel của bạn, lưu nó, và sau đó đóng các dữ liệu tập tin.

Cho biết thêm thông tin về làm thế nào để tạo ra một Địa chỉ thư hợp nhất danh sách, bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
294688Cách thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn

Bước 2: Thiết lập các tài liệu chính

  1. Trong Microsoft Office Word 2003 và trong phiên bản trước của Word, điểm đến Chữ cái và Thư trên các Công cụ trình đơn, và sau đó nhấp vào Thuật sĩ Mail Merge.

    Trong Microsoft Office Word 2007, nhấp vào Bắt đầu Mail Merge trong các Bắt đầu Mail Merge nhóm vào các Thư tab, và sau đó nhấp vào Từng bước bởi thuật sĩ Mail Merge.
  2. Dưới Chọn loại tài liệu, bấm Chữ cái.

    Tài liệu hiện hoạt sẽ trở thành tài liệu chính. Các tài liệu chính chứa văn bản và đồ họa là như nhau cho mỗi phiên bản của tài liệu hợp nhất. Ví dụ, địa chỉ trả lại và lời chào trong một mẫu thư là như nhau cho mỗi phiên bản.
  3. Nhấp vào Tiếp theo: Bắt đầu từ tài liệu.
  4. Sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
    • Bắt đầu với tài liệu hiện đang được hiển thị trong tài liệu cửa sổ. Để làm điều này, bấm Sử dụng các tài liệu hiện tại.

      Bạn có thể sau đó gõ chữ trong cửa sổ tài liệu hoặc chờ cho đến khi các thuật sĩ sẽ nhắc bạn làm như vậy trong một bước sau này.
    • Bắt đầu với một bản mẫu. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
      1. Nhấp vào Bắt đầu từ một mẫu.
      2. Nhấp vào Chọn mẫu.
      3. Trên các Mail Merge tab, chọn mẫu mà bạn muốn trong các Chọn mẫu hộp thoại, và sau đó nhấp vào Ok.
    • Bắt đầu với một tài liệu hiện có. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
      1. Nhấp vào Bắt đầu từ hiện tại tài liệu.
      2. Trong các Bắt đầu từ hiện tại hộp, chọn tài liệu mà bạn muốn, và sau đó nhấp vào Mở.
      3. Nếu bạn không thấy các tài liệu, hãy nhấp vào Nhiều tập tin, sau đó bấm Mở. Trong các Mở hộp thoại hộp, xác định vị trí tài liệu mà bạn muốn, và sau đó nhấp vào Mở.
  5. Nhấp vào Tiếp theo: Chọn người nhận.

Bước 3: Xác định các nguồn dữ liệu Excel

  1. Dưới Chọn người nhận, bấm Sử dụng danh sách hiện tại.
  2. Nhấp vào Trình duyệt.
  3. Trong các Chọn nguồn dữ liệu hộp thoại, xác định vị trí và sau đó nhấp vào bảng tính Excel mà bạn muốn sử dụng.

    Bởi mặc định, Word sẽ mở thư mục "My nguồn dữ liệu".
  4. Nhấp vào Mở.
  5. Nếu của bạn bảng tính Excel có chứa thông tin về nhiều tab, chọn tab có chứa các thông tin mà bạn muốn, và sau đó bấm Ok.
  6. Tất cả các mục trong các nguồn dữ liệu xuất hiện trong các Người nhận Mail Merge hộp thoại. Ở đây, bạn có thể tinh chỉnh các danh sách người nhận phải bao gồm trong việc hợp nhất.

Bước 4: Chọn người nhận

  1. Trong các Người nhận Mail Merge hộp thoại, chọn người nhận mà bạn muốn bao gồm. Để làm việc sử dụng này, một trong những phương pháp sau đây:
    • Dùng hộp kiểm để chỉ người nhận.

      Phương pháp này là hữu ích nhất nếu danh sách là ngắn. Nhấn vào đây để chọn kiểm tra hộp bên cạnh để người nhận mà bạn muốn bao gồm, và sau đó bấm Xóa các hộp kiểm bên cạnh cho người nhận mà bạn muốn loại trừ.

      Chú ý Nếu bạn biết rằng bạn muốn bao gồm hầu hết các danh sách theo của bạn sáp nhập, nhấp vào Chọn tất cả, và sau đó bấm vào hồ sơ rõ ràng cụ thể. Tương tự, nếu bạn muốn bao gồm chỉ một vài bản ghi trong danh sách, bấm vào Xóa tất cả, và sau đó chọn các bản ghi mà bạn muốn.
    • Sắp xếp khoản mục trong danh sách.

      Phương pháp này rất hữu ích Nếu bạn muốn xem các khoản mục theo thứ tự chữ cái hoặc số thứ tự. Nhấp vào cột Nhóm nguyên tố mà bạn muốn sắp xếp. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo thứ tự abc theo họ, bấm vào các Tên cuối cùng tiêu đề cột.
    • Lọc khoản mục trong danh sách.

      Phương pháp này là hữu ích nếu danh sách có hồ sơ mà bạn biết bạn không muốn xem hoặc bao gồm trong việc hợp nhất. Sau khi bạn đã lọc danh sách, bạn có thể sử dụng kiểm tra hộp để bao gồm và loại trừ các hồ sơ, như được mô tả trước đó. Lọc danh sách, thực hiện theo các bước sau:
      1. Nhấp vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của các yếu tố mà bạn muốn lọc theo.
      2. Nhấp vào bất kỳ sau đây:
        • (Khoảng trống): Tùy chọn này sẽ hiển thị tất cả các hồ sơ mà trong đó các lĩnh vực tương ứng là trống.
        • (Nonblanks): Tùy chọn này sẽ hiển thị tất cả các bản ghi trong đó các lĩnh vực tương ứng chứa thông tin.
        • Nếu nguồn dữ liệu chứa các hồ sơ chia sẻ các thông tin tương tự, và nếu có 10 hoặc ít hơn giá trị duy nhất trong cột, bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ, nếu có rất nhiều Địa chỉ liệt kê Australia là nước, bạn có thể lọc theo Úc.
    • Các Người nhận Mail Merge hộp thoại sẽ hiển thị chỉ các hồ sơ được chỉ định. Để hiển thị tất cả các hồ sơ một lần nữa, nhấn (Tất cả).
    Chú ý
    • Để nâng cao phân loại và lọc, nhấp vào mũi tên bất kỳ cột tên, và sau đó nhấp vào (Chuyên sâu). Sử dụng các Bộ lọc hồ sơLoại hồ sơ Tab để thiết lập các phân loại hoặc lọc truy vấn mà bạn muốn.
    • Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ, hãy nhấp vào Xác nhận trong các Người nhận Mail Merge hộp thoại để xác nhận địa chỉ người nhận của bạn.
  2. Nhấp vào Ok để quay lại Mail Merge Wizard.

    Từ sử dụng các người nhận bạn dành riêng cho việc hợp nhất.
  3. Nhấp vào Tiếp theo: Viết bức thư của bạn.

Bước 5: Hoàn tất bức thư và thêm các lĩnh vực Merge

Nếu bạn không làm điều này, hãy gõ các văn bản mà bạn muốn xuất hiện trong mỗi lá thư mẫu trong tài liệu chính.

Chèn các lĩnh vực Merge

Chèn hợp nhất các lĩnh vực nơi bạn muốn để nhập tên, địa chỉ, và các thông tin khác từ các nguồn dữ liệu. Để chèn hợp nhất các lĩnh vực, làm theo các bước sau:
  1. Trong tài liệu chi tiết, bấm vào nơi bạn muốn để chèn các lĩnh vực.
  2. Chèn bất cứ sau đây:
    • Địa chỉ khối với tên, địa chỉ, và khác thông tin:
      1. Nhấp vào Địa chỉ khối.
      2. Trong các Chèn địa chỉ khối hộp thoại, chọn các yếu tố địa chỉ mà bạn muốn bao gồm và các định dạng mà bạn muốn, và sau đó nhấp vào Ok. Để được giúp đỡ trên một lựa chọn, bấm dấu hỏi và sau đó bấm tùy chọn.

      3. Để có trợ giúp về một tùy chọn, bấm dấu chấm hỏi, và sau đó bấm Tùy chọn. Nếu Phù hợp với các lĩnh vực hộp thoại xuất hiện, từ có thể không thể tìm thấy một số các thông tin cần thiết cho khối địa chỉ. Nhấp vào mũi tên bên cạnh (không có sẵn), và sau đó chọn trường từ dữ liệu của bạn nguồn tương ứng với các lĩnh vực cần thiết cho mail merge.
    • Lời chào dây:
      1. Nhấp vào Lời chào dòng.
      2. Lựa dạng thức dòng lời chào bao gồm các lời chào, định dạng tên và dấu chấm câu sau đây.
      3. Chọn văn bản bạn muốn xuất hiện trong các trường hợp trong đó từ không thể giải thích tên của người nhận. Ví dụ, từ không thể giải thích tên khi dữ liệu nguồn chứa không có tên đầu tiên hoặc cuối cùng cho một người nhận, nhưng chỉ là một tên công ty.
      4. Nhấp vào Ok.
      5. Nếu Phù hợp với các lĩnh vực hộp thoại xuất hiện, từ có thể không thể tìm thấy một số các thông tin cần thiết cho dòng lời chào. Nhấp vào mũi tên bên cạnh (không có sẵn), và sau đó chọn trường từ các nguồn dữ liệu của bạn tương ứng trong lĩnh vực cần thiết cho mail merge.
    • Lĩnh vực khác của thông tin:
      1. Nhấp vào Nhiều khoản mục.
      2. Sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
        • Nhấp vào Trường địa chỉ chọn từ các lĩnh vực địa chỉ sẽ tự động ánh xạ cho các lĩnh vực tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi dữ liệu mã nguồn của các lĩnh vực không có cùng tên như các lĩnh vực của bạn.
        • Nhấp vào Các lĩnh vực cơ sở dữ liệu chọn từ các lĩnh vực mà luôn luôn mất dữ liệu trực tiếp từ một cột trong cơ sở dữ liệu.
      3. Trong các Các lĩnh vực hộp, bấm vào các lĩnh vực mà bạn muốn.
      4. Nhấp vào Chèn, sau đó bấm Đóng.
      5. Nếu Phù hợp với các lĩnh vực hộp thoại xuất hiện, từ có thể không thể tìm thấy một số các thông tin cần thiết để đưa các lĩnh vực. Nhấp vào mũi tên bên cạnh (không phải có sẵn), và sau đó chọn trường từ dữ liệu nguồn mà tương ứng với các lĩnh vực cần thiết cho mail merge.

        Chú ý Nếu bạn chèn một trường từ các Các lĩnh vực cơ sở dữ liệu danh sách, và nếu bạn sau này chuyển sang một nguồn dữ liệu mà không có một cột có cùng tên, Word không thể chèn rằng lĩnh vực thông tin vào các tài liệu hợp nhất.
    • Bưu điện tử:

      Để thêm tem bưu điện tử, bạn phải trước tiên cài đặt một chương trình tem bưu điện tử, chẳng hạn như một trong đó bạn có thể mua từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem bưu điện tử, làm theo các bước sau:
      1. Nhấp vào Bưu điện tử.

        Nếu bạn không có một chương trình tem bưu điện tử cài đặt, Word sẽ nhắc bạn cài đặt một trong, và cung cấp để kết nối với các Microsoft Office Web site sau:
      2. Chèn các bưu theo điều của chương trình hướng dẫn.
    • Để thêm tem bưu điện tử, bạn trước tiên phải cài đặt một chương trình tem bưu điện tử, chẳng hạn như một trong đó bạn có thể mua từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem bưu điện tử, làm theo các bước: thanh mã bưu điện: bạn phải chọn một loại lá thư hoặc phong bì hỗ trợ mã vạch POSTNET. Sử dụng mã vạch bưu chính, hãy làm theo các bước sau:
      1. Nhấp vào Mã bưu chính.
      2. Trong các Chèn mã bưu chínhhộp thoại, chọn các lĩnh vực địa chỉ thích hợp.

        Chú ý Các Mã bưu chính tùy chọn sẽ xuất hiện chỉ nếu bạn đang sử dụng phiên bản ngôn ngữ Mỹ của Word.
      3. Lặp lại bước a và b cho tất cả các lĩnh vực mà bạn bạn muốn chèn. GHI CHÚ:
        • Bạn không thể nhập ký tự trường hợp nhất ("") hoặc chèn chúng bằng cách sử dụng các Biểu tượng lệnh trên các Chèn trình đơn.
        • Nếu các trường hợp nhất xuất hiện bên trong niềng răng, như vậy {MERGEFIELD phố}, Word là hiển thị trường mã thay vì của trường kết quả. Điều này không ảnh hưởng đến việc hợp nhất, nhưng nếu bạn muốn hiển thị các kết quả Thay vào đó, nhấp chuột phải vào các lĩnh vực mã, và sau đó nhấp vào Bật tắt lĩnh vực mã trên menu phím tắt.
      Ví dụ, bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu hiển thị trước đó, bức thư của bạn có thể chứa các lĩnh vực AddressBlock và GreetingLine, và do đó trang đầu tiên của bạn xuất hiện tương tự như sau:
      Ngày 26 tháng 2 năm 2002

      AddressBlock

      GreetingLine

      Nhập thư của bạn ở đây.

      Trân trọng

      Gõ tên của bạn ở đây

    Chú ý Bạn cũng có thể sử dụng các Mail Merge thanh công cụ để chèn hợp nhất các lĩnh vực, làm việc với chính thư hợp nhất của bạn tài liệu, hoặc chạy một mail merge. Để hiển thị các Mail Merge thanh công cụ, điểm đến Chữ cái và các thư trên các Công cụ trình đơn, và sau đó nhấp vào Hiển thị thanh công cụ của Mail Merge.

    Các Mail Merge thanh công cụ cung cấp lệnh bổ sung mà không được bao gồm trong thư Hợp nhất Wizard nhiệm vụ ngăn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các Chèn chữ Field Menu trên các Mail Merge thanh công cụ để chèn các lĩnh vực từ cho việc kiểm soát quá trình hợp nhất. Ví dụ, bạn có thể chèn một trường nếu chèn văn bản chỉ khi một lĩnh vực cụ thể phối có một giá trị được chỉ định.

    Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Kiểm tra lỗi để làm cho chữ chạy mail merge và báo cáo bất kỳ lỗi nào được chứa trong tài liệu chính.

Thay đổi định dạng dữ liệu hợp nhất

Định dạng dữ liệu hợp nhất, bạn phải định dạng các trường hợp nhất trong các tài liệu chính. Không định dạng dữ liệu trong nguồn dữ liệu, vì của nó định dạng không được giữ lại khi bạn nhập dữ liệu vào tài liệu. Để thay đổi các định dạng dữ liệu hợp nhất, hãy làm theo các bước sau:
  1. Trong các tài liệu chính, chọn các lĩnh vực có chứa các thông tin mà bạn muốn định dạng, trong đó có trường hợp nhất lớp ký tự (<>>).
  2. Trong Word 2003 và trong phiên bản trước của Word, nhấp vào Phông chữ trên các Định dạng trình đơn, và sau đó chọn tùy chọn bạn muốn.

    Trong Word 2007, bấm vào tùy chọn mà bạn muốn trong các Chủ đề Fonts hộp trong các Phông chữ nhóm vào các Trang chủ tab.

Định dạng bằng cách sử dụng mã số lĩnh vực

Để kiểm soát các khía cạnh khác của định dạng, nhấn ALT + F9 để hiển thị trường mã, và sau đó thêm các thiết bị chuyển mạch cho các trường hợp nhất. Khi bạn làm việc với các lĩnh vực, một chuyển đổi là một hướng dẫn đặc biệt gây ra một hành động cụ thể để xảy ra. Nói chung, một chuyển đổi sẽ được thêm vào một lĩnh vực để sửa đổi kết quả.

Ví dụ về cách sử dụng thiết bị chuyển mạch là như sau:
  • Để hiển thị số 34987.89 như $34,987.89, thêm các chuyển đổi hình ảnh số (được viết bởi admin #).
  • In khách hàng tên trong thöôøng, thêm các định dạng chuyển đổi (được viết bởi admin *).
  • Để đảm bảo rằng thông tin hợp nhất có phông chữ giống nhau và kích thước điểm bạn áp dụng cho trường hợp nhất, thêm các chuyển đổi Charformat (\*).

Bước 6: Lưu tài liệu

Sau khi bạn đã hoàn thành các tài liệu chính và đưa vào tất cả các trường hợp nhất, hãy chắc chắn rằng bạn lưu tài liệu trước khi tiếp tục. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Trong Word 2003 và trong phiên bản trước của Word, nhấp vào Löu laøm trên các Tệp trình đơn.

    Trong Word 2007, bấm các Microsoft Office Button, sau đó bấm Löu laøm.
  2. Tên tài liệu, và sau đó bấm vào Lưu.
  3. Nhấp vào Tiếp theo: Xem trước của bạn chữ cái.

Bước 7: Xem trước các chữ cái và tinh chỉnh danh sách người nhận

Khi thuật sĩ hiển thị "Bước 5 Mail Merge" nhiệm vụ ngăn, thuật sĩ thay thế mỗi người trong số các trường hợp nhất trong tài liệu chính có văn bản thực tế từ mục nhập đầu tiên của danh sách người nhận.Vì vậy, bạn có thể xem như thế nào của bạn tài liệu sản lượng đầu tiên sẽ xem xét.

Ví dụ, nếu bạn đã tiếp tục sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đó, trang đầu tiên nên giống với các trang sau đây sau khi bạn nhấp Tiếp theo: Xem trước các thư của bạn:
Ngày 26 tháng 2 năm 2002

Andrew Fuller
908 W. vốn cách
Tacoma 98401

Kính gửi Andrew Fuller,

Nhập thư của bạn ở đây.

Trân trọng

Gõ tên của bạn ở đây
Để xem trước mục bổ sung, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:
  • Để xem trước các khoản mục theo thứ tự, bấm trái hoặc phải các nút mũi tên.
  • Để xác định vị trí và xem trước một mục cụ thể, hãy nhấp vào Tìm một người nhận, và sau đó nhập các tiêu chí tìm kiếm trong các Tìm thấy mục nhập hộp thoại.
Tinh chỉnh danh sách người nhận nếu bạn muốn. Để thực hiện việc này, sử dụng một các phương pháp sau đây:
  • Để loại trừ một người nhận cụ thể từ các hoạt động hợp nhất, Nhấp vào Loại trừ các người nhận này.
  • Để thay đổi danh sách người nhận, bấm Chỉnh sửa danh sách người nhận, và sau đó thực hiện các thay đổi trong các Mail Merge Người nhận hộp thoại.

Bước 8: Hoàn thành việc hợp nhất

Để hoàn tất việc hợp nhất, sử dụng bất kỳ phương pháp sau đây.

Cá nhân hóa cá nhân thư

Để cá nhân hoá các mục riêng lẻ, bạn thực sự hoàn thành việc hợp nhất, và sửa các thông tin mà bạn muốn trong các tài liệu hợp nhất kết quả. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Nhấp vào Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ.
  2. Trong các Hợp nhất để tài liệu mới hộp thoại, chọn hồ sơ mà bạn muốn kết hợp.
  3. Nhấp vào Ok.

    Word tạo và mở một tài liệu mới sáp nhập. Của bạn tài liệu chính cũng vẫn còn mở, và bạn có thể chuyển trở lại nó nếu bạn muốn thay đổi tất cả các tài liệu.
  4. Di chuyển đến các thông tin mà bạn muốn chỉnh sửa, và sau đó thay đổi của bạn.
  5. In hoặc lưu các tài liệu cũng giống như bạn sẽ thường xuyên bất kỳ tài liệu.

In các chữ cái

Để in các chữ cái, sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
  • Nếu bạn cá nhân hoá các khoản mục và nếu các tài liệu hợp nhất hoạt động, hãy làm theo các bước sau:
    1. Trong Word 2003 và trong phiên bản trước của Word, nhấp vào In Ấn trên các Tệp trình đơn.

      Trong Word 2007, bấm các Microsoft Office Button, sau đó bấm In Ấn.
    2. Chọn các tùy chọn mà bạn muốn.
  • Nếu bạn muốn in trực tiếp từ thuật sĩ Mail Merge, hãy làm theo các bước sau:
    1. Trong bước 6 của họ Mail Merge Wizard ()Hoàn tất việc hợp nhất), nhấp vào In Ấn.
    2. Trong các Hợp nhất tới máy in hộp thoại, sử dụng một trong những phương pháp sau đây và bấm Ok:
      • In tất cả các tài liệu, bấm Tất cả các.
      • In tài liệu mà bạn nhìn thấy trong tài liệu cửa sổ, bấm Hiện nay kỷ lục.
      • Để in một loạt các văn bản, bấm vào Từ, rồi gõ những con số kỷ lục trong các TừĐể hộp.
    3. Trong các In Ấn hộp thoại, chọn tùy chọn bạn muốn.

Tiết kiệm các chữ cái hợp nhất cho sử dụng sau này

Nếu bạn muốn chỉnh sửa các chữ cái hợp nhất hoặc tiết kiệm cho họ để sử dụng sau này, bạn có thể thu thập chúng vào một tài liệu duy nhất. Để thực hiện việc này, hãy làm theo những bước sau:
  1. Nhấp vào Chỉnh sửa các chữ cái riêng lẻ.
  2. Trong các Nhập vào một tài liệu mới hộp thoại, sử dụng một trong những phương pháp sau đây và bấm Ok:
    • Để kết hợp tất cả các tài liệu, hãy nhấp vào Tất cả các.
    • Để nhập chỉ tài liệu mà bạn nhìn thấy trong tài liệu cửa sổ, bấm Hiện nay kỷ lục.
    • Để nhập một loạt các văn bản, bấm vào Từ, rồi gõ những con số kỷ lục trong các TừĐể hộp.
  3. Word mở một tài liệu mới duy nhất có chứa tất cả các thư cá nhân. Bạn có thể sau đó lưu tài liệu để sử dụng sau này, cũng giống như bạn sẽ bất kỳ tài liệu thường xuyên.
THAM KHẢO
Để biết thêm chi tiết, nhấp vào số bài viết sau để xem các bài viết trong cơ sở kiến thức Microsoft:
318117Làm thế nào để sử dụng địa chỉ từ một bảng tính Excel để tạo nhãn trong Word
318115 Làm thế nào để tạo ra một bức thư mẫu bằng cách sử dụng thông tin từ một cơ sở dữ liệu Access trong Word 2002
318112 Làm thế nào để sử dụng địa chỉ từ một cơ sở dữ liệu Access 2002 để tạo nhãn trong Word 2002
294686 Làm thế nào để sử dụng mail merge để tạo ra một danh sách được sắp xếp theo thể loại trong Word 2002 và các phiên bản sau của từ
290408 Những câu hỏi thường gặp về trộn thư trong Word 2002
294688 Cách thiết kế và tạo danh sách địa chỉ trộn thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn
294693 Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo một thư mục trong Word 2002 và các phiên bản sau của từ
294683 Làm thế nào để sử dụng mail merge tạo chữ mẫu trong Word 2002 và các phiên bản sau của từ

Cảnh báo: Bài viết này được dịch tự động

Thuộc tính

ID Bài viết: 318118 - Xem lại Lần cuối: 09/18/2011 22:18:00 - Bản sửa đổi: 3.0

Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Excel 2002 Standard Edition, Microsoft Office Word 2007, Microsoft Word 2002 Standard Edition

  • kbexpertisebeginner kbforms kbprint kbhowtomaster kbmerge kbmt KB318118 KbMtvi
Phản hồi
> &t=">