Dùng Chế độ Thư tín Lưu trữ Trung gian của Microsoft Exchange để làm việc với các mục trong hộp thư Microsoft 365 hoặc Microsoft Exchange Server của bạn ngay cả khi không có kết nối mạng hoặc kết nối chậm. Bạn không thể sử dụng Chế độ Exchange ẩn với tài khoản POP hoặc IMAP. Nếu thiết Outlook bị kẹt ở chế độ Ngoại tuyến, hãy xem Làm việc ngoại tuyến trong Outlook.

Quan trọng: Khi sử dụng Outlook kèm theo hộp thưMicrosoft 365, chúng tôi khuyên bạn luôn nên luôn sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

Giới thiệu về Chế độ Exchange ẩn

Chế độ Lưu Exchange ẩn cho phép trải nghiệm tốt hơn khi bạn sử dụng Exchange khoản. Trong chế độ này, một bản sao của hộp thư của bạn sẽ được lưu trên máy tính của bạn. Bản sao này cung cấp truy nhập nhanh tới các dữ liệu của bạn và nó thường xuyên được cập nhật với máy chủ chạy Microsoft Exchange.

Lưu ý: 

  • Chế độ Exchange ẩn là chế độ mặc định khi bạn thêm một tài Exchange hoặc Microsoft 365 chủ.

  • Chúng tôi khuyên bạn luôn nên luôn sử dụng Chế độ Exchange ẩn với Exchange hoặc Microsoft 365 chủ.

  • Outlook.com của bạn được đặt mặc định là Chế độ Exchange ẩn và không thể thay đổi.

Bật hoặc tắt Chế Exchange ẩn

  1. Hãy bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  2. Bấm vào Exchange hoặc Microsoft 365, rồi bấm Thay đổi.

    Lệnh Thay đổi trong hộp thoại Thiết đặt Tài khoản

  3. Dưới Thiết đặt Ngoại tuyến, chọn Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange.


    Dùng hộp kiểm Chế độ Exchange đã lưu trong Bộ đệm ẩn trong hộp thoại Đổi Tài khoản
    (Nếu bạn là người đăng kýMicrosoft 365 với bản cập nhật nửa năm một lần, bên dưới Cài đặtNgoại tuyến, hãy chọn Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange để tải email xuống tệp dữ liệu Outlookbạn.

Hộp thoại thiết lập tài khoản, Exchange Trang Cài đặt khoản.

4. Thoát, rồi khởi động lại Outlook.

Nếu bạn muốn tắt Chế độ Đệm ẩn Exchange, hãy lặp lại các bước nhưng bỏ chọn Sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

Theo mặc định, 12 tháng email của bạn khả dụng ở chế độ ngoại tuyến, nhưng bạn có thể kiểm soát số lượng thư được giữ ngoại tuyến.

Đầu trang

Chế độ Đệm ẩn Exchange và thư mục chia sẻ

Thư mục chia sẻ bao gồm Thư mục Exchange Công cộng, thư mục Sharepoint hoặc thư mục Exchange của người khác khi bạn dùng Truy cập Đại diện. Theo mặc định, khi Chế độ Đệm ẩn Exchange được bật, thì bản sao cục bộ của thư mục chia sẻ sẽ được tải xuống máy tính của bạn.

Để đổi giữa việc tải xuống thư mục chia sẻ hay Thư mục Công cộng khi bật Chế độ Đệm ẩn Exchange, bạn hãy làm như sau:

  1. Hãy bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  1. Bấm vào tài khoản Exchange, rồi bấm Thay đổi > Nhiều Thiết đặt nữa.

  2. Trên tab Nâng cao, dưới Thiết đặt Chế độ Đệm ẩn Exchange, hãy chọn những tùy chọn mà bạn muốn.

    Đầu trang

Tại sao tùy chọn Chế độ Đệm ẩn Exchange không sẵn dùng?

Nếu bạn thấy thiếu tùy chọn Chế độ Đệm ẩn Exchange, thì có thể vì một trong các lý do sau đây:

  • Hồ sơ Microsoft Outlook của bạn không có tài khoản Exchange    Tính năng này yêu cầu Hồ sơ Outlook của bạn phải có một tài khoản Exchange. Tài khoản POP3 và IMAP không dùng được tính năng này.

  • Người quản trị máy chủ Exchange đã tắt tính năng này    Người quản trị Exchange có thể tắt tính năng này trong Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với người quản trị Exchange của bạn.

  • Đã cài đặt Microsoft Terminal Services    Chế độ Đệm ẩn Exchange không sẵn dùng trên những máy tính chạy Windows Server khi đã cài đặt Microsoft Terminal Services.

Đầu trang

Giới thiệu về Chế độ Exchange ẩn

Chế độ Lưu Exchange ẩn cho phép trải nghiệm tốt hơn khi bạn sử dụng Exchange khoản. Trong chế độ này, một bản sao của hộp thư của bạn sẽ được lưu trên máy tính của bạn. Bản sao này cung cấp truy nhập nhanh tới các dữ liệu của bạn và nó thường xuyên được cập nhật với máy chủ chạy Microsoft Exchange.

Lưu ý: Chế độ Exchange ẩn là chế độ mặc định khi bạn thêm một tài Exchange chủ.

Bật hoặc tắt Chế độ Ghi Exchange ẩn

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.
    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  3. Trên tab Email, bấm vào tài khoản Exchange, rồi bấm Thay đổi.

  4. Bên dưới Máy chủ Exchange Microsoft, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng Chế độ Exchange ẩn.
    Hộp kiểm Sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange

  5. Thoát rồi khởi động lại Microsoft Outlook 2010.

Khi bạn đang sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange, thư email có thể sẽ nằm trong Hộp thư đi trong tối đa một phút cho đến khi lần đồng bộ hóa tiếp theo với máy chủ chạy Exchange xảy ra. Nếu bạn muốn gửi thư ngay, hãy làm như sau:

  • Trên tab Gửi/Nhận, trong nhóm Gửi & Nhận, bấm Gửi Tất cả.
    Nhóm Gửi & Nhận trong ribbon

Đầu trang

Cấu hình tùy chọn tải thư xuống theo cách thủ công

Bộ đệm Exchange ẩn có thể tự động tối ưu hóa truyền dữ liệu cho tốc độ kết nối tới máy chủ chạy Exchange. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tùy chọn tải xuống theo cách thủ công.

  1. Trên tab Gửi/Nhận, trong nhóm Tùy chọn, bấm Tải xuống Tùy chọn.
    Lệnh Tuỳ chọn Tải xuống trên ribbon

  2. Bấm vào một trong các tùy chọn sau đây:

    • Tải xuống Mục Đầy đủ      Đây là thiết đặt mặc định. Tất cả thư và tệp đính kèm đều được tải xuống.

    • Tải xuống Tiêu đề và Mục Đầy đủ      Sau khi tải xuống tiêu đề thư, quá trình tải xuống thư và phần đính kèm sẽ bắt đầu. Khi tải xuống một lượng lớn các mục, thiết đặt này rất hữu ích để bạn có thể nhanh chóng xem tiêu đề thư và sau đó chọn thư để mở mà không cần phải đợi đến khi tải xuống toàn bộ thư trước.

    • Tải xuống Tiêu đề      Không có hiện tượng thư hoặc tệp đính kèm nào được tải xuống. Điều này sẽ làm giảm lượng dữ liệu truyền và thời gian kết nối. Khi bạn mở một mục, mục đầy đủ sau đó sẽ được tải xuống từ máy chủ thư.

    • Chỉ Tải xuống Tiêu đề trên Kết nối Chậm      Khi phát hiện một kết nối chậm, phần đính kèm và phần đính kèm của thư sẽ không được tải xuống. Nếu tùy chọn này không được chọn, ba lựa chọn trước đó sẽ xác định nội dung được tải xuống bất kể tốc độ kết nối.

Ngoài các thư Exchange, Chế độ Lưu trữ Exchange ẩn cũng hoạt động với các thư mục dùng chung. Ví dụ về thư mục dùng chung bao gồm thư mục Exchange của người khác khi bạn dùng Truy nhập Đại diện hoặc truy nhập SharePoint mục. Để bật hoặc tắt hỗ trợ thư mục dùng chung khi bạn đang sử dụng Chế độ Exchange ẩn, hãy làm như sau:

  1. Bấm tab Tệp.

  2. Bấm Thiết đặt Tài khoản, rồi bấm Thiết đặt Tài khoản.
    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  3. Trên tab Email, bấm vào tài khoản Exchange, rồi bấm Thay đổi.

  4. Bấm Nhiều Thiết đặt nữa.

  5. Trên tab Nâng cao, dưới Lưu vào bộ Exchange ẩn Cài đặt,chọn hộp kiểm tương ứng với các tùy chọn bạn muốn.

Đầu trang

Tại sao tùy chọn Chế độ Exchange ẩn không sẵn dùng?

Nếu bạn không thể bật Chế độ Đệm ẩn Exchange, một hoặc nhiều cách sau đây có thể áp dụng:

  • Hồ sơ Microsoft Outlook của bạn không có tài khoản Exchange     Tính năng này yêu cầu hồ sơ Outlook bạn phải chứa tài Exchange mới.

  • Người quản trị máy chủ Exchange đã tắt chức năng này     Exchange quản trị viên có thể tắt tính năng này trong Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với người quản trị Exchange của bạn.

  • Đã cài đặt Microsoft Terminal Services     Chế độ Đệm ẩn Exchange không sẵn dùng trên những máy tính chạy Windows Server khi đã cài đặt Microsoft Terminal Services.

Đầu trang

Chế độ Exchange ẩn cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt hơn khi bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange mình. Một bản sao của hộp thư của bạn được lưu trữ trên máy tính của bạn. Bản sao này cung cấp truy nhập nhanh đến dữ liệu của bạn và thường xuyên được cập nhật với máy chủ thư.

Lưu ý: Tính năng này yêu cầu bạn phải sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 hoặc Exchange Server 2007. Hầu hết các tài khoản gia đình và cá nhân không sử dụng Microsoft Exchange. 

Nếu bạn làm việc ngoại tuyến, dù là do lựa chọn hay do sự cố kết nối, dữ liệu của bạn vẫn có sẵn cho bạn ngay lập tức ở bất cứ đâu. Nếu không có kết nối từ máy tính của bạn đến máy chủ chạy Exchange, Microsoft Office Outlook 2007 sẽ chuyển sang Thử kết nối hoặc Đã ngắt kết nối. Nếu kết nối được khôi phục, bạn Microsoft Office Outlook 2007 động chuyển trở lại Kết nối hoặc Đã kết nối (Đầu trang). Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện khi kết nối với máy chủ không sẵn dùng sẽ được tự động đồng bộ khi có kết nối. Bạn có thể tiếp tục làm việc trong khi các thay đổi được đồng bộ.

Đầu trang

Khi dữ liệu được tối ưu hóa cho Exchange kiểu kết nối mới thì kiểu mục được đồng bộ hóa với hộp thư máy chủ của bạn sẽ khác nhau. Ví dụ: khi bạn sử dụng kết nối nhanh, Office Outlook 2007 sao chép đầu trang, nội dung và phần đính kèm của mục email từ máy chủ email vào máy tính của bạn. Khi chọn kết nối chậm hơn, chỉ có tiêu đề được tự động tải xuống. Nội dung và mọi tệp đính kèm liên kết chỉ được tải xuống khi bạn yêu cầu, hoặc khi cần thiết để đồng bộ hóa với trợ lý kỹ thuật số cá nhân (PDAs), tự động lưu trữ và một số quy tắc phía máy khách. Trong môi trường kết nối chậm hơn, Sổ Địa chỉ Ngoại tuyến cũng không được cập nhật tự động. Tuy nhiên, bạn có tùy chọn yêu cầu cập nhật theo cách thủ công.

Lưu ý: Chỉ tải xuống tiêu đề là một tính năng sẵn dùng khi bạn kết nối với Exchange Server 2003 hoặc Office Outlook 2007.

Đầu trang

Chế độ Exchange ẩn tận dụng khả năng của Outlook để tự động xác định tốc độ kết nối của bạn đến Exchange và tối ưu hóa truyền dữ liệu cho tốc độ đó. Khi chọn cài đặt Chỉ Tải xuống Kết nối Chậm, các Outlook sẽ ngừng tự động tải xuống mục đầy đủ và cũng để lại tệp đính kèm trên máy chủ.

Ví dụ, bạn có thể dùng máy tính xách tay tại văn phòng của mình và kết nối thông qua cáp mạng với mạng cục bộ của công ty bạn (LAN). Bạn có quyền truy nhập vào tiêu đề và mục đầy đủ, bao gồm phần đính kèm. Bạn có thể truy nhập nhanh vào máy chủ đang chạy Exchange. Nếu bạn ngắt kết nối máy tính xách tay khỏi mạng LAN, Outlook chuyển sang trạng thái Đang cố gắng kết nối. Bạn có thể tiếp tục làm việc không bị gián đoạn với dữ liệu của mình. Nếu kết nối không khả dụng, bạn Outlook chuyển sang Đã ngắt kếtnối , kiểm tra định kỳ trạng thái sẵn sàng của máy chủ. Nếu bạn có quyền truy nhập không dây, Outlook thể thiết lập lại kết nối với máy chủ và chuyển trở lại trạng thái Đã kết nối. Bạn không bắt buộc phải thay đổi bất kỳ cài đặt nào hoặc khởi động lại Outlook.

Cuối ngày đó, bạn hãy dùng modem để truy nhập quay số vào tài khoản Exchange bạn. Outlook nhận ra kết nối của bạn chậm và tự động tối ưu hóa cho kết nối đó bằng cách chỉ tải xuống tiêu đề và không cập nhật Sổ Địa chỉ Ngoại tuyến. Tối ưu hóa bổ sung cũng được thực hiện để giảm lượng dữ liệu được gửi qua kết nối.

Bằng cách cung cấp các cấp độ tối ưu hóa khác nhau, Outlook có thể thích ứng với việc thay đổi môi trường kết nối, chẳng hạn như ngắt kết nối khỏi mạng LAN công ty, chuyển sang ngoại tuyến, rồi thiết lập lại kết nối với máy chủ thông qua kết nối quay số chậm hơn. Khi kiểu kết nối Exchange của bạn thay đổi — LAN, không dây, mạng di động, Dịch vụ Vô tuyến Gói tin Chung (GPRS) và ngoại tuyến — quá trình chuyển tiếp diễn ra liền mạch và không bao giờ yêu cầu bạn thay đổi cài đặt hoặc khởi động lại thiết Outlook.

Lưu ý: Chỉ tải xuống tiêu đề là một tính năng sẵn dùng khi bạn kết nối Exchange 2003 trở lên.

Đầu trang

Bạn luôn có tùy chọn đặt hành vi kết nối theo cách thủ công. Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn kiểm soát hành vi kết nối của mình và lượng dữ liệu được truyền đến và đi Exchange. Tại văn phòng, khi được kết nối với mạng cục bộ tốc độ cao (LAN), có thể tùy chọn Tải xuống Mục Đầy đủ là tùy chọn tốt nhất. Nếu bạn kết nối thông qua một dịch vụ tính phí theo lượng dữ liệu mà bạn gửi và nhận, điều này phổ biến với các kết nối mạng di động và GPRS, hãy chọn Tải xuống Tiêu đề. Lượng dữ liệu được gửi qua kết nối sẽ bị giảm và thời gian kết nối của bạn được rút ngắn. Sau đó bạn có thể chỉ yêu cầu các mục đầy đủ mà bạn cần.

Lưu ý: Chỉ tải xuống tiêu đề là một tính năng sẵn dùng khi bạn kết nối với Exchange 2003 hoặc Exchange 2007.

Đầu trang

  1. Trên menu Công cụ, bấm vàoCông cụ Cài đặt.

  2. Trên tab Email, bấm vào tài khoản Exchange Server, rồi bấm Thay đổi.

  3. Bên dưới Máy chủ Exchange Microsoft, chọn hộp kiểm Sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

    Nếu bạn không thể bật Chế độ Đệm ẩn Exchange, một hoặc nhiều cách sau đây có thể áp dụng:

    • Bạn không có tài khoản email Exchange trong hồ sơ Tài khoản Microsoft Outlook bạn     Tính năng này yêu cầu hồ sơ Outlook bạn phải chứa tài Exchange mới.

    • Người quản Exchange của bạn có thể đã tắt chức năng này     Exchange quản trị viên của bạn có khả năng tắt tính năng này trong Outlook. Để biết thêm thông tin, hãy liên hệ với người quản trị Exchange của bạn. Thông tin bổ sung dành cho người quản trị có trong Bộ Tài Microsoft Office Nguyên Mới.

    • Bạn đã cài đặt Microsoft Terminal Services     Chế độ Lưu Exchange ẩn sử dụng tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost). Không thể sử dụng tệp này nếu bạn đã cài đặt Microsoft Terminal Services cho Microsoft Windows 2000 Server Windows Server 2003. Tuy nhiên, việc cài đặt Máy khách Dịch vụ Thiết bị đầu cuối hoặc máy khách Kết nối Máy tính Từ xa không ngăn chặn quyền truy nhập vào tính năng này.

  4. Thoát và khởi động lại Office Outlook 2007.

Khi bạn đang sử dụng Chế độ Exchange ẩn, một thư có thể vẫn ở trong Hộp thư đi trong tối đa một phút cho đến khi quá trình đồng bộ hóa tiếp theo với máy chủ chạy Exchange xảy ra. Nếu bạn muốn gửi thư ngay, hãy làm như sau:

  • Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi/Nhận, rồi bấm vào Gửi Tất cả.

Lưu ý: Ngoài các thư mục riêng Exchange bạn, Chế độ Ghi Exchange ẩn cũng hoạt động với các thư mục dùng chung. Ví dụ về thư mục dùng chung bao gồm thư mục Exchange của người khác khi bạn dùng Truy nhập Đại diện hoặc truy nhập SharePoint khác. Để bật hoặc tắt hỗ trợ thư mục dùng chung khi sử dụng Chế độ Exchange Đệm ẩn, sau bước 2 trong quy trình trên, hãy bấm Thêm Cài đặt, rồi trên tab Nâng cao, chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Tải xuống thư mục dùng chung (không bao gồm thư mục thư).

Đầu trang

  1. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

  2. Trên tab Email, bấm vào tài khoản Exchange, rồi bấm Thay đổi.

  3. Bên dưới Máy chủ Exchange Microsoft, bỏ chọn hộp kiểm Sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

  4. Thoát và khởi động lại Office Outlook 2007.

Đầu trang

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×