Làm việc ngoại tuyến trong Outlook

Với tài khoản Microsoft Exchange Server Microsoft 365, bạn có thể làm việc ngoại tuyến để tránh phí kết nối hoặc không cho phép Outlook tìm cách gửi và nhận thư qua kết nối mạng chậm.

Chuyển đổi giữa làm việc ngoại tuyến và làm việc trực tuyến

  • Bấm Gửi / Nhận khi > làm việc ngoại tuyến.

    Lệnh Ngoại tuyến trên ruy-băng

Khi chuyển Outlook giữa chế độ làm việc trực tuyến và ngoại tuyến, tất cả tài khoản email đều được thay đổi.

Bạn sẽ biết bạn đang làm việc ngoại tuyến khi Làm việc Ngoại tuyến được tô sáng trên ribbon hoặc Làm việc Ngoại tuyến xuất hiện trên thanh trạng thái ở cuối cửa sổ Outlook bạn.

Chỉ báo Làm việc Ngoại tuyến trên thanh trạng thái Outlook

Khi bạn đã sẵn sàng để làm việc trực tuyến trở lại, hãy bấm Gửi / Nhận > làm việc Ngoại tuyến. Văn bản nút không thay đổi nhưng chỉ được tô sáng khi bạn đang làm việc ngoại tuyến. Làm việc Ngoại tuyến trên thanh trạng thái cũng biến mất khi bạn đang làm việc trực tuyến.

Đổi số lượng thư lưu ngoại tuyến

  1. Hãy bấm Tệp > Thiết đặt Tài khoản > Thiết đặt Tài khoản.

    Thiết đặt Tài khoản trong dạng xem Backstage

  2. Chọn một Exchange hoặc Microsoft 365 khoản người dùng, rồi bấm Thay đổi.

    Lệnh Thay đổi trong hộp thoại Thiết đặt Tài khoản

  3. Bên dướiCài đặt tuyến , di chuyển con trượt tới khoảng thời gian mong muốn, chẳng hạn như Tất cả,12tháng , 6tháng , 3tháng hoặc 1 tháng. Lưu ý: Nếu bạn đang sử Outlook 2016 thì bạn cũng có thể chọn khoảng thời gian ngắn nhất là 3 ngày.

    Con trượt điều chỉnh số lượng lưu giữ thư ngoại tuyến

    Ví dụ, nếu bạn di chuyển con trượt tới 3tháng , thì chỉ thư từ ba tháng qua sẽ được đồng bộ hóa với tệp Dữ liệu Outlook Ngoại tuyến (.ost) từ máy chủ Exchange. Các mục cũ hơn 3 tháng chỉ nằm trong hộp thư của bạn trên máy chủ. Bạn có thể thay đổi cài đặt này bất cứ lúc nào.

    Chế độ Exchange đệmẩn , sẽ tải xuống bản sao thư của bạn, phải được bật.

    Nếu bạn đang sử dụng Outlook tài khoản Microsoft 365, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

Theo mặc định, Outlook cấu hình cho Exchange và Microsoft 365 của bạn để chỉ đồng bộ hóa 12 tháng email của bạn.

Việc thay đổi số lượng dữ liệu cần đồng bộ có thể ảnh hưởng đến thời gian cần Outlook để mở cũng như dung lượng lưu trữ mà Outlook sử dụng trên máy tính của bạn. Nếu bạn đang chạy trong môi trường máy tính ảo, chúng tôi khuyên bạn chỉ nên đồng bộ hóa một tháng dữ liệu. 

Sử dụng thư mục ngoại tuyến với tài khoản Exchange bạn

Các thư mục ngoại tuyến giúp bạn có thể làm việc với nội dung của một thư Exchange trong khi bạn đang ngoại tuyến, nghĩa là, không kết nối với mạng. Lần tới khi bạn thiết lập kết nối với máy chủ chạy máy chủ Exchange, các thư mục ngoại tuyến sẽ được đồng bộ hóa.

Các thư mục ngoại tuyến được lưu trữ trong tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) của bạn, khác với tệp Tệp Thư mục Riêng (.pst). Tệp .ost bắt đầu dưới dạng hình ảnh phản chiếu các thư mục của bạn trên máy chủ đang Exchange. Mọi thay đổi được thực hiện trên máy chủ chạy Exchange hoặc trên máy tính của bạn khi bạn đang ngoại tuyến đều được đồng bộ khi có kết nối. Ngược lại, tệp .pst chỉ là một vị trí lưu trữ trên ổ đĩa cứng của bạn. Các thay đổi đối với tệp .pst không được đồng bộ hóa trở lại máy chủ chạy Exchange.

Khi bạn đang làm việc ngoại tuyến, bạn làm việc với nội dung của một thư mục ngoại tuyến chính xác như bạn làm với một thư mục nằm trên máy chủ chạy Exchange. Ví dụ, bạn có thể thay đổi và di chuyển các mục trong Hộp thư đến ngoại tuyến của bạn và gửi thư được đặt trong Hộp thư đi ngoại tuyến của bạn. Bạn tiếp tục nhận thư mới trong hộp thư của mình trên máy chủ chạy máy Exchange. Tuy nhiên, bạn sẽ không biết về những thay đổi này trên máy chủ cho đến khi bạn kết nối với mạng.

Khi bạn cần cập nhật nội dung của thư mục ngoại tuyến, bạn đồng bộ hóa thư mục đó với máy chủ rồi tiếp tục làm việc ngoại tuyến. Lệnh Gửi/Nhận kết nối với máy chủ, sao chép những thay đổi đã thực hiện, rồi ngắt kết nối. Bất kỳ mục nào mà bạn xóa khỏi thư mục ngoại tuyến hoặc thư mục máy chủ tương ứng sẽ bị xóa khỏi cả hai thư mục khi việc đồng bộ diễn ra.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Chế độ Exchange ẩn, thì bạn luôn làm việc với một tệp .ost ngay cả khi bạn có kết nối hiện hoạt với máy chủ chạy Exchange. Chế độ Exchange đệm ẩn cho phép bạn làm việc mà không bị gián đoạn nếu kết nối máy chủ của bạn bị mất hoặc nếu không có kết nối mạng. Các thủ tục theo dõi trong phần này không áp dụng cho cấu hình của bạn. Để biết thêm thông tin về Chế độ Exchange ẩn, hãy xem phần Sử dụng Chế độ Exchange ẩn trong bài viết này hoặc phần Xem Thêm.

  1. Trên menu Tệp, bấm vào Làm việc Ngoại tuyến.

  2. Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm Nhắc tôi khi khởi động để tôi có thể chọn làm việc ngoại tuyến hoặc trực tuyến, rồi bấm OK.

    Nếu bạn bỏ chọn hộp kiểm, Microsoft Outlook sẽ tự động bắt đầu ngoại tuyến nếu không có kết nối với máy chủ.

  3. Bấm để sao chép dữ liệu từ máy chủ vào tệp Thư mục Ngoại tuyến (.ost) mới của bạn.

    Lưu ý: Bắt đầu với Microsoft Office Outlook 2003, định dạng tệp Thư mục Ngoại tuyến mới đã được giới thiệu cung cấp dung lượng lưu trữ lớn hơn cho các mục và thư mục, đồng thời hỗ trợ dữ liệu Unicode đa ngôn ngữ. Tệp được tạo ở định dạng này không tương thích với các phiên bản Outlook cũ hơn và không thể mở trong phiên bản cũ hơn của Outlook. Outlook tự động xác định định dạng tạo tệp Thư mục Ngoại tuyến, dựa trên phiên bản Microsoft Exchange, các thiết đặt người quản trị và định dạng của các tệp dữ liệu được cấu hình cho hồ sơ đó. Nếu các thiết đặt không cho phép tạo tệp trong định dạng mới, Outlook sẽ tạo tệp ở định dạng tương thích với các phiên bản trước của Outlook không hỗ trợ Unicode và cung cấp cùng dung lượng lưu trữ sẵn có trong các phiên bản Outlook.

  4. Chọn thư mục mà bạn muốn sẵn dùng ngoại tuyến.

    Các thư mục Hộpthư đến , Hộp thư đi , Khoản mục đã Xóa , Lịch , Danh bạ và Tác vụ sẽ tự động sẵn dùng ngoại tuyến khi bạn thiết lập thư mục ngoại tuyến. Để sử dụng bất kỳ thư mục nào khác ngoại tuyến, bạn phải chọn thư mục đó để sử dụng ngoại tuyến bằng cách thực hiện như sau:

    1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi/Nhận, trỏ tới Gửi/Nhận Cài đặt, rồi bấm vào Xác định Nhóm Gửi/Nhận.

    2. Trong danh sách, bấm vào nhóm Gửi/Nhận có chứa tài khoản Exchange, rồi bấmSửa.

    3. Trong mục Tàikhoản , chọn tài khoản Exchange bạn.

    4. Dưới Tùy chọn Thưmục, hãy chọn các thư mục mà bạn muốn dùng ngoại tuyến.

    5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

      • Chọn Chỉ tải xuống tiêu đề.

      • Chọn Tải xuống toàn bộ mục bao gồm phần đính kèm.

        Bạn có thể giới hạn tải xuống các mục vượt quá kích cỡ đã xác định chỉ trong tiêu đề. Chọn hộp kiểm Chỉ tải xuống tiêu đề cho các mục lớn hơn, rồi nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilobyte (KB).

Sử dụng Chế độ Exchange ẩn

Theo mặc định, bộ Microsoft Office Outlook 2007 dụng Chế độ Exchange ẩn. Chế độ Exchange đệm ẩn cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt hơn khi bạn sử dụng tài khoản Microsoft Exchange bằng cách sử dụng bản sao của hộp thư được lưu trữ trên máy tính của bạn. Bản sao này cung cấp truy nhập nhanh đến dữ liệu của bạn và thường xuyên được đồng bộ hóa với máy chủ thư.

Khi bạn sử dụng Chế độ Exchange ẩn, tất cả các thư mục Exchange sẵn dùng tự động.

  1. Trên menu Công cụ, bấm Thiết đặt Tài khoản.

    Lệnh Thiết đặt tài Cài đặt bị thiếu

    Lệnh Tùy Cài đặt Khoản nằm trên menu Công cụ trong Microsoft Office Outlook 2007. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản cũ hơn của Outlook, hướng dẫn sau đây không áp dụng. Sử dụng Trợ giúp đi kèm với sản phẩm đó. Nếu thanh tiêu đề của chương trình bạn đang sử dụng hiển thị Microsoft Outlook Express, nghĩa là bạn đang sử dụng một chương trình không giống với chương trình Outlook. Xem Trợ giúp trong Outlook Express để được trợ giúp.

  2. Chọn tài khoản Exchange của bạn, rồi bấm Thay đổi.

  3. Bên dưới Microsoft Exchange, chọn hộp kiểm Sử dụng Chế độ Exchange ẩn.

  4. Thoát rồi khởi động lại Outlook.

Tất cả thư mục đều được đồng bộ hóa; tuy nhiên, bạn có thể chỉ định những thư mục mà bạn muốn được đưa vào quá trình đồng bộ hóa ngay lập tức khi bạn khởi tạo một lệnh gửi/nhận thủ công để chạy bằng cách nhấn F9.

  1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi/Nhận, trỏ tới Gửi/Nhận Cài đặt, rồi bấm vào Xác định Nhóm Gửi/Nhận.

    Lối tắt bàn phím Để mở hộp thoại Nhóm Gửi/Nhận, nhấn CTRL+ALT+S.

  2. Trong danh sách, bấm vào nhóm Gửi/Nhận có chứa tài khoản Exchange của bạn, rồi bấmSửa.

  3. Trong mục Tàikhoản , chọn tài khoản Exchange bạn.

  4. Bên dưới Tùy chọnThư mục , chọn hộp kiểm cho từng thư mục bạn muốn đưa vào khi khởi tạo thủ công tính năng Gửi/Nhận Tất cả.

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Chỉ tải xuống tiêu đề.

    • Chọn Tải xuống toàn bộ mục bao gồm phần đính kèm.

      Bạn có thể giới hạn tải xuống các mục vượt quá kích cỡ đã xác định chỉ trong tiêu đề. Chọn hộp kiểm Chỉ tải xuống tiêu đề cho các mục lớn hơn, rồi nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilobyte (KB).

      Lưu ý: Bạn chỉ có thể tải xuống tiêu đề khi tài khoản Exchange của bạn kết nối với Microsoft Exchange 2003 trở lên. Tiêu đề không sẵn dùng trên các thư mục không chứa các mục thư, ví dụ, thư mục Lịch.

Thay đổi các thư mục và nội dung sẵn dùng ngoại tuyến

Bất cứ khi nào bạn sử dụng thư mục ngoại tuyến, bất kể bạn có sử dụng Chế độ Đệm ẩn Exchange hay không, bạn đều có thể thay đổi các thư mục được sao chép vào và đồng bộ trên máy tính của mình.

  1. Trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi/Nhận, trỏ tới Gửi/Nhận Cài đặt, rồi bấm vào Xác định Nhóm Gửi/Nhận.

    Lối tắt bàn phím Để mở hộp thoại Nhóm Gửi/Nhận, nhấn CTRL+ALT+S.

  2. Trong danh sách, bấm vào nhóm Gửi/Nhận có chứa tài khoản Exchange của bạn, rồi bấmSửa.

  3. Trong mục Tàikhoản , chọn tài khoản Exchange bạn.

  4. Bên dưới Tùy chọnThư mục, hãy chọn hộp kiểm cho mỗi thư mục mà bạn muốn sử dụng ngoại tuyến.

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Chọn Chỉ tải xuống tiêu đề.

    • Chọn Tải xuống toàn bộ mục bao gồm phần đính kèm.

      Bạn có thể giới hạn tải xuống các mục vượt quá kích cỡ đã xác định chỉ trong tiêu đề. Chọn hộp kiểm Chỉ tải xuống tiêu đề cho các mục lớn hơn, rồi nhập giới hạn kích cỡ bạn muốn tính theo kilobyte (KB).

Mẹo: Để nhanh chóng chỉ định một thư mục để sử dụng ngoại tuyến, bấm vào thư mục trong Ngăn Dẫn hướng và trên menu Công cụ, trỏ đến Gửi/Nhận, trỏ tới Gửi/Nhận Cài đặt, rồi bấm vào Làm cho Thư mục này sẵn dùng ngoại tuyến.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển kỹ năng Office của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Người dùng nội bộ Office

Thông tin này có hữu ích không?

×