Chuẩn bị nguồn dữ liệu Excel để phối thư trong Word

Nếu bạn hiện không sử dụng nguồn dữ liệu Excel để phối thư, bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ hoặc sổ địa chỉ trong một tệp .txt hoặc .csv. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản sẽ hướng dẫn bạn các bước để tải dữ liệu có trong tệp .txt hoặc .csv vào Excel.

1. Mở Excel.

2. Trên tab Dữ liệu, chọn Từ Văn bản/CSV.

3. Chọn tệp .txt hoặc .csv bạn muốn, rồi chọn Nhập.

4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

   

5. Chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp bạn nhập có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu của bạn sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

   

   Mẹo: Ngăn Xem trước dữ liệu hiển thị kết quả sẽ có dạng như thế nào trong một định dạng bảng.

7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

   

   Lưu ý: 

   • Các định dạng sẵn có là Chung, Văn bảnvà Ngàytháng . Mỗi lần bạn áp dụng định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

   • Một cột chứa dữ liệu số chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ, chẳng hạn như chỉ có thể được định dạng sau khi tệp được nhập. Xem mục con "Định dạng dữ liệu số Excel " ở sau để biết thêm thông tin.

8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

9. Chọn Hoàn tất.

10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

11. Khi hoàn tất, hãy lưu nguồn dữ liệu của bạn với một tên tệp mới.

Định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng mọi dữ liệu số như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ trong bất kỳ nguồn dữ liệu mới hoặc hiện có nào trong Excel mà bạn có ý định sử dụng trong phối Word thư. Để lưu giữ dữ liệu số bạn đã định dạng dưới dạng phần trăm hoặc dưới dạng tiền tệ trong quá trình phối thư, hãy làm theo các hướng dẫn trong mục "Bước 2: Sử dụng dữ liệu động Exchange (DDE) để phối thư".

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

1. Mở nguồn dữ Excel của bạn.

2. Chọn cột bạn muốn định dạng.

3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp (Chung) Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách.

   

4. Lặp lại bước 2 và 3 nếu cần.

5. Khi hoàn tất, chọn Lưu.

Khi bạn có một nguồn dữ Excel có chứa các số được định dạng như tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ, một số dữ liệu số có thể không giữ nguyên định dạng của nó trong khi phối thư. Bạn sẽ nhận được kết quả phối thư mong muốn và có thể duy trì định dạng của dữ liệu số trong Excel cách sử dụng DDE.

1. Mở Word, chọn Tệp và > chọn Nâng > cao.

2. Bên dưới Chung, chọn hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở.

   

3. Chọn OK.

4. Trên tab Gửi thư, chọn Bắt đầu Phối Thư > Hướng dẫn Phối Thư Từng Bước.

   

5. Trong ngăn Phối Thư, bên dưới Chọn người nhận, chọn Sử dụng danh sách hiện có.

   

6. Bên dưới Sử dụng danh sách hiện có,chọn Duyệt, rồi mở bảng tính được định dạng của bạn.

7. Trong hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu, chọn hộp kiểm Hiển thị tất cả, rồi chọn Trang tính MS Excel thông qua DDE (*.xls) để > OK.

   

8. Trong hộp thoại Microsoft Excel, chọn Toàn bộ Bảng tính >OK.

   

9. Khi hộp thoại Người nhận phối thư mở ra, chọn OK.

   

10. Tiếp tục với thư, thư email, nhãn hoặc phối phong bì của bạn.