Bạn đã xây dựng một danh sách các liên hệ và dữ liệu khác mà bạn muốn sử dụng cho việc phối thư trong Word. Nếu nguồn dữ liệu của bạn là một bảng tính Excel hiện có thì bạn chỉ cần chuẩn bị dữ liệu cho việc phối thư. Nhưng nếu nguồn dữ liệu của bạn là một tệp ngăn cách bằng dấu tab (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv), trước tiên bạn cần nhập dữ liệu vào Excel, rồi chuẩn bị cho việc phối thư.

Bước 1: Thiết lập nguồn dữ liệu của bạn trong Excel

Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu của mình để phối thư trong Word, hãy bỏ qua bước này. Nếu nguồn dữ liệu là một tệp .txt hoặc tệp.csv,hãy sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để thiết lập dữ liệu của bạn Excel.

Sau khi bạn nhập thành công một tệp .txt hoặc tệp .csv, hãy đi tới Bước 2.

  1. Mở Excel.

  2. Đi tới Hộp dữ > Từ Văn bản/CSV.

    Chọn Văn bản/CSV từ tab Dữ liệu

  3. Chọn tệp .txt hoặc .csv bạn muốn, rồi chọn Nhập.

  4. Trong cửa sổ xem trước, chọn Chuyển đổi dữ liệu.

  5. Chọn ZIP, Mã Bưu điện hoặc cột khác để định dạng.

  6. Đi tới Chuyển đổi > Data Type: và chọn Văn bản.

    Cửa sổ Power Query với Văn bản được chọn

  7. Chọn Thay thế hiện tại.

  8. Lặp lại bước 5 - 7 nếu cần.

  9. Chọn Đóng & tải.

  10. Đi tới Tệp > Lưu dưới dạng, rồi lưu dưới dạng bằng một tên khác.

  1. Mở Excel.

  2. Excel 2016    Đi đến Truy nhập Dữ > Lấy Dữ liệu Ngoài > Từ Văn bản.

    Tùy chọn Từ Văn bản được tô sáng trên tab Dữ liệu.

  3. Chọn tệp .txt hoặc .csv bạn muốn, rồi chọn Nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: Mỗi lần bạn áp dụng một định dạng dữ liệu—Chung, Văn bản hoặc Ngày—cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Lưu bảng tính của bạn với tên tệp mới.

Bước 2: Chuẩn bị nguồn dữ liệu của bạn

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

Nếu bạn chọn phần trăm làm danh mục, lưu ý rằng định dạng phần trăm sẽ nhân giá trị ô với 100. Định dạng một cột phần trăm dưới dạng văn bản nếu bạn muốn tránh thừa số nhân đó.

Mã ZIP hoặc mã bưu chính cần được định dạng dưới dạng văn bản để bảo toàn dữ liệu trong khi phối thư. Nếu không thực hiện được khi nhập, hãy định dạng ngay. Số không đứng đầu—ví dụ: 00399—trong mã sẽ biến mất trong quá trình phối thư nếu chúng không được định dạng dưới dạng văn bản.

  1. Chọn cột có chứa Mã ZIP, mã bưu chính hoặc dữ liệu khác cần định dạng.

  2. Đi tới Trang đầu, rồi trong nhóm Số, chọn mũi tên xuống của hộp Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách (chẳng hạn như Văn bản).

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

Hãy đảm bảo bạn thêm ký hiệu phù hợp trước hoặc sau trường phối. Ví dụ: đây là cách các giá trị tiền tệ và phần trăm sẽ hiển thị nếu bạn bỏ các ký hiệu.

Tài liệu phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Nếu bạn đưa các ký hiệu vào thì các số sẽ có ý nghĩa hơn.

Tài liệu kết quả phối thư cho biết "số tiền đóng góp của bạn là $50,00" và "tặng bạn một khoản chiết khấu 20 %".

Trong tài liệu phối thư của bạn, bạn thêm các ký hiệu trước hoặc sau các trường phối, như sau:

Tạo mẫu tài liệu phối thư, trong đó trường Quyên góp có ký hiệu đô la đứng trước và trường Phần trăm có ký hiệu phần trăm đứng sau.

Xem thêm

Một bước cần thiết trong Word trình phối thư là thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng một nguồn dữ liệu Excel có sẵn hoặc xây dựng một nguồn dữ liệu mới bằng cách nhập một tệp được phân cách bằng dấu tab (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv). Sau khi thiết lập và chuẩn bị nguồn dữ liệu, bạn có thể thực hiện phối thư bằng Trao đổi Dữ liệu Động (DDE) với Trình hướng dẫn Phối Thư Từng Bước hoặc bằng cách sử dụng phương pháp phối thư thủ công.

Nếu bạn hiện không sử dụng nguồn dữ liệu Excel để phối thư, bạn có thể sử dụng danh sách liên hệ hoặc sổ địa chỉ trong một tệp .txt hoặc .csv. Trình hướng dẫn Nhập Văn bản sẽ hướng dẫn bạn các bước để tải dữ liệu có trong tệp .txt hoặc .csv vào Excel.

  1. Mở Excel.

  2. Trên tab Dữ liệu, chọn Từ Văn bản/CSV.

  3. Chọn tệp .txt hoặc .csv bạn muốn, rồi chọn Nhập.

  4. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, ở ngăn Kiểu dữ liệu gốc, chọn Tách biệt.

    Excel Lấy Dữ liệu Ngoài từ Văn bản, Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, Bước 1 trên 3

  5. Chọn hộp kiểm Dữ liệu của tôi có tiêu đề ở trên ngăn Xem trước nếu tệp bạn nhập có tiêu đề, rồi chọn Tiếp theo.

  6. Trong ngăn Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách (như Tab hoặc Dấu phẩy) mà dữ liệu của bạn sử dụng, rồi chọn Tiếp theo.

    Các tùy chọn cho Dấu tách được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Mẹo: Ngăn Xem trước dữ liệu hiển thị kết quả sẽ có dạng như thế nào trong một định dạng bảng.

  7. Bên dưới mục Xem trước dữ liệu, chọn cột có chứa Mã ZIP hoặc mã bưu chính, rồi bên dưới Định dạng dữ liệu cột, chọn Văn bản.

    Tùy chọn Văn bản cho định dạng dữ liệu Cột được tô sáng trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản.

    Lưu ý: 

    • Các định dạng sẵn có là Chung, Văn bảnNgàytháng . Mỗi lần bạn áp dụng định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

    • Một cột chứa dữ liệu số chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ, chẳng hạn như chỉ có thể được định dạng sau khi tệp được nhập. Xem mục con "Định dạng dữ liệu số Excel " ở sau để biết thêm thông tin.

  8. Làm lại bước 7 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

  9. Chọn Hoàn tất.

  10. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, chấp nhận thiết đặt mặc định của Trang tính hiện có và địa chỉ ô, rồi chọn OK.

    Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn đặt dữ liệu vào trang tính hiện có, thiết đặt mặc định, hoặc vào một trang tính mới

    Thận trọng: Địa chỉ ô trong hộp thoại Nhập Dữ liệu sẽ hiển thị ô được chọn hiện tại. Dữ liệu được nhập sẽ bắt đầu với địa chỉ ô đã có tên.

  11. Khi hoàn tất, hãy lưu nguồn dữ liệu của bạn với một tên tệp mới.

Định dạng dữ liệu số trong Excel

Định dạng mọi dữ liệu số như tỷ lệ phần trăm hoặc giá trị tiền tệ trong bất kỳ nguồn dữ liệu mới hoặc hiện có nào trong Excel mà bạn có ý định sử dụng trong phối Word thư. Để lưu giữ dữ liệu số bạn đã định dạng dưới dạng phần trăm hoặc dưới dạng tiền tệ trong quá trình phối thư, hãy làm theo các hướng dẫn trong mục "Bước 2: Sử dụng dữ liệu động Exchange (DDE) để phối thư".

Trong nguồn dữ liệu Excel mà bạn sẽ sử dụng cho danh sách gửi thư ở phối thư trong Word, hãy đảm bảo bạn định dạng chính xác các cột dữ liệu số. Định dạng một cột với số, ví dụ: để khớp với một danh mục cụ thể như tiền tệ.

  1. Mở nguồn dữ Excel của bạn.

  2. Chọn cột bạn muốn định dạng.

  3. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp (Chung) Định dạng Số, rồi chọn một tùy chọn trong danh sách.

    Trong Excel, trên tab Trang đầu, ở nhóm Số, hãy chọn mũi tên xuống trong hộp Chung để chọn định dạng số cần sử dụng.

  4. Lặp lại bước 2 và 3 nếu cần.

  5. Khi hoàn tất, chọn Lưu.

Khi bạn có một nguồn dữ Excel có chứa các số được định dạng như tỷ lệ phần trăm và giá trị tiền tệ, một số dữ liệu số có thể không giữ nguyên định dạng của nó trong khi phối thư. Bạn sẽ nhận được kết quả phối thư mong muốn và có thể duy trì định dạng của dữ liệu số trong Excel cách sử dụng DDE.

Excel dạng dữ liệu so với Trường Phối Công việc bằng cách sử dụng hoặc không sử dụng Trường Dữ Exchange

Lưu ý: Nếu bạn quyết định không sử dụng DDE, hãy làm theo hướng dẫn trong mục Sử dụng phối thư để gửi thư email hàng loạt.

  1. Mở Word, chọn Tệp và > chọn Nâng > cao.

  2. Bên dưới Chung, chọn hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở.

    Tùy chọn Xác nhận chuyển đổi dạng thức tệp khi mở

  3. Chọn OK.

  4. Trên tab Gửi thư, chọn Bắt đầu Phối Thư > Hướng dẫn Phối Thư Từng Bước.

    Trong Word, trên tab Gửi thư, chọn Bắt đầu Phối Thư, rồi chọn Trình hướng dẫn Phối Thư Từng Bước

  5. Trong ngăn Phối Thư, bên dưới Chọn người nhận, chọn Sử dụng danh sách hiện .

    Trong Word, ngăn tác vụ Phối Thư mở ra khi bạn chọn Trình hướng dẫn Phối Thư Từng Bước trong nhóm Phối Thư

  6. Bên dưới Sử dụng danh sách hiện có,chọn Duyệt, rồi mở bảng tính được định dạng của bạn.

  7. Trong hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu, chọn hộp kiểm Hiển thị tất cả, rồi chọn Trang tính MS Excel thông qua DDE (*.xls) để > OK.

    Hộp thoại Xác nhận Nguồn Dữ liệu

  8. Trong hộp thoại Microsoft Excel, chọn Toàn bộ Bảng tính >OK.

    Hộp thoại Microsoft Excel trong Word

  9. Khi hộp thoại Người nhận phối thư mở ra, chọn OK.

    Hộp thoại Người nhận phối thư hiển thị nội dung của bảng Excel được sử dụng làm nguồn dữ liệu cho danh sách gửi thư

  10. Tiếp tục với thư, thư email, nhãn hoặc phối phong bì của bạn.

Mẹo: Bạn có thể ngăn không cho người khác nhắc Word mỗi khi bạn mở một tệp dữ liệu. Sau khi bạn kết nối với danh sách gửi thư của mình, hãy đi đến Mục > chọn Tệp > Nâng cao. Bên dưới Chung, bỏ chọn hộp kiểm Xác nhận chuyển đổi định dạng tệp khi mở.

Nếu bạn đã xây dựng danh sách liên hệ trong bảng tính Excel thì điều quan trọng là phải định dạng mọi mã zip hoặc mã bưu điện dưới dạng văn bản để tránh mất dữ liệu. Nếu bạn đang nhập vào một bảng tính mới bất kỳ liên hệ nào từ văn bản (.txt) hoặc tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (.csv), Trình hướng dẫn Nhập Văn bản có thể giúp bạn nhập và định dạng dữ liệu của mình.

Bước 1: Thiết lập nguồn dữ liệu của bạn trong Excel

Nếu bạn đã sử dụng một bảng tính Excel làm nguồn dữ liệu của mình để phối thư trong Word, hãy đi đến Bước 2 trong chủ đề này. Nếu nguồn dữ liệu là một tệp .txt hoặc tệp .csv chứa danh bạ Gmail của bạn, ví dụ: sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để thiết lập dữ liệu của bạnExcel.

  1. Mở Excel, và trên tab Dữ liệu, chọn Từ Văn bản.

    Trên tab Dữ liệu, hãy chọn Từ Văn bản

  2. Chọn tệp .csv hoặc .txt bạn muốn, rồi chọn Tải dữ liệu.

  3. Trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, chọn Tiếp theo.

  4. Trong Dấu tách, chọn hộp kiểm khớp với dấu tách để phân tách từng thành phần dữ liệu của bạn (như tab hoặc dấu phẩy). Sau đó, chọn Tiếp theo.

    Mẹo: Ngăn Xem trước của dữ liệu được chọn sẽ cho bạn biết kết quả sẽ trông như thế nào trong một định dạng bảng.


    Bước 2 trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản
     

  5. Trong xem trước dữ liệuđược chọn , chọn cột có chứa mã zip hoặc mã bưu chính. Sau đó, ở địnhdạng dữ liệu Olumn, chọn Văn bản.

    Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, bước 3
     

  6. Lặp lại bước 5 nếu cần, chọn cột bạn muốn thay đổi và định dạng dữ liệu bạn muốn áp dụng.

    Lưu ý: Mỗi lần bạn áp dụng định dạng dữ liệu cho một cột, tên của định dạng sẽ xuất hiện trong tiêu đề bảng cho cột đó.

  7. Bấm Kết thúc.

  8. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu, hãy chọn vị trí bạn Excel đặt dữ liệu của mình, rồi bấm OK.

    Lưu ý: Lưu bảng tính của bạn với tên tệp mới.

Bước 2: Định dạng dữ liệu số trong Excel tính

Để đảm bảo mã zip hoặc mã bưu chính của bạn truyền qua phối thư mà không làm mất bất kỳ số không nào, hãy định dạng cột chứa các mã đó dưới dạng văn bản.

  1. Mở bảng tính của bạn và chọn cột có chứa mã zip hoặc mã bưu chính.

  2. Trên tab Trang đầu, trong hộp Định dạng, chọn Văn bản.

    Trên tab Nhà, trong hộp Định dạng, hãy chọn Văn bản

Bây giờ, bạn có thể sử dụng dữ liệu này để phối thư.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×