Sử dụng tính năng phối thư để gửi thư email hàng loạt

Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu Word trống và nhập nội dung của thư email bạn muốn gửi.

Để gửi email, cần cài đặt một chương trình email tương thích MAPI như Outlook Gmail hoặc Gmail.

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu chính của bạn

  • Đi tới Gửi thư > Đầu phối thư > gửi email.

    Bắt đầu phối thư với Thư email được chọn

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel tính, hãy định dạng cột Mã ZIP hoặc mã bưu chính dưới dạng văn bản để bảo toàn mọi số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Định dạng số, ngày và các giá trị khác trong phối Excel.

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn và các phiên bản giống như Word.

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

  1. Đi tới gửi thư > Chọn Người nhận.

  2. Chọn nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần chỉnh sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

  1. Đi tới Gửi >Dòng Lời chào.

  2. Chọn định dạng bạn muốn sử dụng.

  3. Chọn OK để chèn trường phối.

  4. Chọn Tệp > Lưu .

Bạn có thể thêm các trường khác từ nguồn dữ liệu vào thư email của mình. Để biết thêm thông tin, xem mục Chèn trường phối thư.

Lưu ý: Bạn sẽ cần định dạng email của mình bằng cách thủ công sau khi chèn trường.

Nếu bất kỳ phần nào của địa chỉ hoặc các trường khác bị thiếu, hãy xem mục Phối thư: Khớp trường để khắc phục.

Để thay đổi phông chữ, kích cỡ hoặc dãn cách nội dung được phối, hãy chọn tên trường phối và thực hiện thay đổi bạn muốn.

  1. Chọn Xem trước Kếtquả , rồi chọn Tiếp theo Nút bản ghi tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc Nút bản ghi trước đó cho kết quả xem trước phối thư Trước để xem tên và địa chỉ trong nội dung thư của bạn.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị nhóm Xem trước Kết quả.

  2. Chọn Hoàn tất & Phối > Gửi Thư Email.

    Ảnh chụp màn hình tab Gửi thư trong Word, hiển thị lệnh Kết thúc & Phối cùng các tùy chọn.

  3. Trong hộp Đến, chọn cột hoặc trường địa chỉ email từ danh sách gửi thư của bạn.

    Lưu ý:  Word sẽ gửi từng thư tới từng địa chỉ email. Bạn không thể Cc hoặc Bcc người nhận khác. Bạn có thể bao gồm các nối kết, nhưng bạn không thể thêm phần đính kèm vào email.

  4. Trong hộp Dòng chủ đề, nhập dòng chủ đề cho thư.

  5. Trong hộp Định dạng thư, chọn HTML (thiết đặt mặc định) hoặc Văn bản thuần để gửi tài liệu dưới dạng nội dung thư email.

  6. Trong Gửi bản ghi,sử dụng một trong các cách sau:

    • Tất cả bản ghi (mặc định).

    • Bản ghi hiện tại chỉ có thể xem bản ghi trên màn hình của bạn được gửi thư.

    • TừTới chỉ gửi một phạm vi bản ghi.

  7. Chọn OK để chạy phối thư.

Đi tới Tệp > Lưu. Khi lưu tài liệu chính, bạn cũng lưu kết nối của tài liệu đó đến nguồn dữ liệu. Để tái sử dụng, hãy mở tài liệu và trả lời Có khi được nhắc duy trì kết nối đến nguồn dữ liệu.

Xem thêm

Trước khi bạn bắt đầu, hãy mở một tài liệu Word trống và nhập nội dung của thư email bạn muốn gửi.

Để gửi email, cần cài đặt một chương trình email tương thích MAPI như Outlook Gmail hoặc Gmail.

Bước 1: Tạo một tài liệu chính trong Word

  1. Đi tới Gửi thư > đầu Phối Thư >email.

    email phối thư

  2. Trong Word, nhập thông điệp email bạn muốn gửi.

Bước 2: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

  • Nếu không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quy trình phối thư.

  • Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel tính, hãy định dạng cột Mã ZIP hoặc mã bưu chính dưới dạng văn bản để bảo toàn mọi số không. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Định dạng số, ngày và các giá trị khác trong phối Excel.

  • Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook của mình, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn và cùng là phiên bản Word.

Đảm bảo nguồn dữ liệu của bạn có một cột cho địa chỉ email và có địa chỉ email cho tất cả mọi người mà bạn đang gửi email đến.

  1. Đi tới gửi thư > Chọn Người nhận.

  2. Chọn nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Các nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

  3. Chọn Tệp > Lưu.

Nếu bạn cần chỉnh sửa, sắp xếp hoặc lọc danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

  1. Đi đến mục Gửi > Chèn Trường Phối, rồi chọn các trường cần thêm.

    Trên tab Gửi thư, Chèn trường phối được tô sáng

  2. Trong tài liệu chính của bạn, hãy chọn Kéo trường vào hộp này hoặc nhậpvăn bản , rồi bấm hoặc gõ nhẹ vào văn bản để loại bỏ.

  3. Thêm và định dạng những trường bạn muốn đưa vào thư email, rồi chọn OK.

  1. Đi tới Gửi thư > Xem trước Kết quả để xem diện tích của thư email.

    Trên tab Gửi thư, Xem trước kết quả được tô sáng

    Sử dụng các nút mũi tên trái và phải trên tab Gửi thư để cuộn qua từng thư email.

  2. Chọn Xem trước kết quả lần nữa để thêm hoặc loại bỏ trường phối.

  3. Khi đã sẵn sàng, hãy đi > Kết & Phối > phối vào Email.

    Phối vào email không sẵn dùng nếu bạn chưa chọn chương trình email mặc định.

  4. Chọn trường Đến phối, chủ đề và gửi dưới dạng văn bản, HTML hay dưới dạng tệp đính kèm. Khi bạn gửi dưới dạng tệp đính kèm, email không có thân văn bản nhưng thư sẽ được gửi dưới dạng tài liệu đính kèm.

  5. Chọn Phối Thư vào Hộp thư đi.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Tham gia thảo luận
Hỏi cộng đồng

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×